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Viva Suite – mehr als nur ein cleverer Assistent

Die Viva Suite nimmt Druck aus zu dynamischen Arbeitstagen: wir geben einen Überblick über die Module

Microsoft hat die Kosten für seine KI "Copilot" angekündigt: 30 US Dollar pro Monat je Nutzenden werden fällig. Auf Künstliche Intelligenz, die konform mit den geltenden Datenschutzvorschriften von Unternehmen ist, müssen wir jedoch auch ohne Copilot zum Glück nicht verzichten. Denn Microsoft hat neben Bing Chat auch die Viva Suite, die gespickt ist (bzw. sein wird) mit KI, für die Nutzung mit Enterprise Lizenzen freigegeben.

Viva und die Elemente der Suite sind aus meiner Sicht viel mehr als ein digitaler Assistent, der bspw. auf wichtige Informationen aufmerksam macht und Vorschläge für Terminlegungen liefert. Mit Viva können Mitarbeitende ihren Fokus wieder mehr auf wichtige Aufgaben lenken. 

Dazu verhelfen automatische Analysen von Echtzeitdaten sowie clevere KI-Inputs. Dabei geht Microsoft mit den Viva-Anwendungen schnellen Schrittes voran, Künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag kompetent und sicher zu integrieren.

Viva läuft innerhalb der Microsoft 365-Umgebung und arbeitet so geschlossen mit Unternehmensinformationen. Zugleich integriert es sich in alle wichtigen Microsoft-Anwendungen, insbesondere in Microsoft Teams, und ist mit vielen weiteren Tools und Quellen verknüpfbar. Wie bei cloud-gehosteten Anwendungen üblich, ist auch Viva unabhängig vom Arbeitsort verfügbar. 

Derzeit deckt die Viva Suite weite Teile der Arbeitswelt ab und bietet dafür aktuell 11 Module:

  • Viva Connections: stärkt Interne Kommunikation und Unternehmenskultur und erleichtert die Integration und Bereitstellung von Services, z.B. in Teams
  • Viva Engage: erhöht Mitarbeiterbindung und Interaktionen im Unternehmen 
  • Answers: integriert in Viva Engage findet Answers Antworten oder Ansprechpartner*innen auch mithilfe von KI 
  • Viva Insights: steigert die persönliche Produktivität und optimiert Arbeitsabläufe 
  • Viva Learning: fördert die Entwicklung und Bereitstellung von Weiterbildungsangeboten
  • Viva Topics: erleichtert Wissensmanagement und verkürzt den Weg zu relevanten Informationen
  • Viva Goals: vermittelt strategische Prioritäten und Unternehmensziele  
  • Viva Pulse: hilft Führungskräften, leicht und schnell Feedback einzuholen 
  • Viva Amplify: bietet Hilfestellungen beim verfassen von Nachrichten und Neuigkeiten 
  • Viva Glint: assistiert bei Mitarbeitendenumfragen, deren Auswertung und Ableitungen 
  • Viva Sales: vervollständigt mithilfe von KI Datensätze in CRM-Systemen (Customer Relationship Management) 
Das Angebotsspektrum der Viva Suite im Detail

Plattform für Employee Experience

Der Schwerpunkt von Viva liegt unverkennbar darauf, Mitarbeitende zu entlasten und die Bindung zum Unternehmen zu stärken. Deswegen empfehle ich meinen Kunden, Viva bei Programmen zur Entwicklung der Employee Experience in der Organisation zu berücksichtigen. Jedes Modul kann einzeln genutzt werden – noch stärkere Hebelkraft entwickelt sich, sobald mehrere Module kombiniert werden.

Dazu stehen am Anfang häufig vier Anwendungsfälle im Fokus, die wir bereits bei verschiedenen Kundenorganisationen ausgestalten konnten: 

Unterstützung der internen Kommunikation durch mehr Vernetzung und Interaktion

mit Connections & Engage

  • Transparente Verbreitung von Neuigkeiten 
  • Offene Interaktionen & Communities
  • Schnelle Umfragen 

Entwicklung der Mitarbeitenden und Vereinfachung des Zugangs zu Lernangeboten

mit Insights & Learning

  • Unkompliziertes Lernmanagement 
  • Social & Group Learning
  • Verfestigen von gelernten Inhalten

Ausbau des internen Wissenstransfers über organisationale Grenzen hinweg

mit Topics 

  • Schnelle Ermittlung von Ansprechpartnern 
  • Zugriff auf weiterführende Materialien
  • Intelligente Themenvorschläge

Effektives Arbeites an Zielen & Performance-Verbesserung

mit Goals 

  • Tool-gestützte OKR-Begleitung
  • Transparente Strategiegestaltung & -vermittlung
  • Dynamisches Reporting mit Echtzeitdaten

Viva richtet sich mit Blick auf diese Anwendungsfälle sowohl an Fachkräfte in HR- oder Kommunikations-Teams aber auch an Führungskräfte. Nichtsdestotrotz stehen am Ende alle Mitarbeitenden im Fokus. Gerade operative Abteilungen können mit Viva ihre Arbeitszeit besser strukturieren: sei es durch Fokuszeiten oder besprechungsfreie Tage. Ebenso verhelfen Analysen der vorangegangen Wochen aus Viva Insights dazu, Termine realistisch zu planen. Gekonnt aufgesetzt und eingeführt, unterstützt Viva durch Analysen und clevere Vorschläge. 

Um die als nächstes Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft Viva genauer zu beleuchten, folgen in den kommenden Wochen weitere Blog-Artikel von mir. 

Aufwände für Einführung

Viva ist in E3- und E5-Lizenzen von Microsoft 365 enthalten, muss jedoch von Administratoren aktiviert werden. Die Module können dabei einzeln freigeschaltet werden. Bevor das geschieht, empfehle ich einen sauberen Plan: Wofür und wie sollen die Module genutzt werden? Sind die Nutzenden geschult, Viva zu bedienen und in den Arbeitsalltrag zu integrieren? Ist ersichtlich, welche Daten genutzt werden und wer darauf Zugriff hat und wer nicht? Gibt es Empfehlungen und Best Practices für unterschiedliche Zielgruppen? Wo erhalte ich Unterstützung bei komplexeren Anwendungsfällen? 

Wir beraten Sie gern zur Einführung

Weitere Blog-Beiträge über die Viva Suite

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Paul Kruse
28. August 2023 

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