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Dokumentenmanagement mit Microsoft 365

Nutzen Sie moderne Funktionen, um Dokumente einfach und schnell zu filtern, sortieren und zu gruppieren.

Anwendungsfälle für modernes, effizientes Arbeiten

Problemlose Dokumentenablage & Zugriffsrechte

Mit Drag+Drop, Metadaten und einem passenden Rollenmodell ist Transparenz und Verwaltung ein Kinderspiel – inklusiver einer perfekten Integration in Microsoft 365.

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten 

Ob mobil oder am Notebook: bearbeiten Sie im Team Ihre Dokumente und kommunizieren Sie direkt dazu - auf Wunsch auch mit externen Partnern.

Nutzerfreundliche Suche nach Dokumenten 

Nutzen Sie moderne Funktionen, um Dokumente einfach und schnell zu filtern, sortieren, gruppieren - inklusive einer Volltextsuche und optimierter Darstellung für mobile Geräte.

Automatisierung

Intelligente Workflows bringen Effizienz, beispielsweise wenn in Genehmigungsprozesse automatisch Benachrichtigungen versendet werden

Ihre Vorteile

Ermitteln Sie mit uns die Anwendung in Ihrem Unternehmen!

Sicherheit & Compliance

Data Loss Prevention, Information Rights Management & Co. schützen Ihre Daten.

Gemeinsam arbeiten

Bearbeiten Sie zentral oder dezentral die Inhalte, egal wo Sie sind. Mit einer nahtlosen Integration in der Office Suite.

Genehmigungen & Berechtigungen automatisieren

Ein Workflow kümmert sich um Zwischenschritte bei Genehmigungen & Berechtigungen.

Strukturierte Verwaltung

Metadaten helfen Ihnen dabei, Ihre Dokumente zu kategorisieren.
Dokumentenvorlagen können zentral genutzt werden.

Volltextsuche

Eine anpassbare Volltextsuche mit Dokumentenvorschau findet alle Dokumente.

So funktioniert Dokumentenmanagement mit Microsoft 365

Die Lösung basiert auf SharePoint Online und kann zu 100% in Microsoft Teams integriert werden. Mit den Dokumentenmanagementsystem Funktionen können auch Sonderlösungen wie beispielsweise Systeme für Vertragsmanagement aufgebaut werden. Mit den Lizenzen von Microsoft 365 decken Sie außerdem gleich die gesamte Bandweite für modernes Arbeiten ab und profitieren von den vielfältigen Anwendungen. 

Übersichtlicher Einstieg

  • Auf der Startseite finden Sie in Form eines Dashboards Informationen wie die neusten Dokumente, persönliche Favoriten oder Dokumente an denen Sie zuletzt gearbeitet haben
  • Die Startseite ist komplett an Ihre individuellen Anforderungen anpassbar – schnell und einfach

Moderne Pflege

  • Durch Drag + Drop und die nahtlose Integration in der Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) ist die Verwaltung einfach wie nie
  • Ob einzeln, zu zweit oder im kompletten Team - das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist nur einen Klick entfernt
  • Zentrale Dokumentenvorlagen

Strukturierung

  • Metadaten ermöglichen eine viel effizientere und transparentere Strukturierung Ihrer Dateien – inklusive Mehrsprachigkeit
  • Strukturen können individuell, beispielsweise pro Standort, Projekt, Thema oder Team festgelegt werden – immer im Rahmen von einheitlichen Vorgaben

Suche

  • Eine übergreifende Volltextsuche mit anpassbaren Filter- und Vorschaufunktionen bringt Sie schnell ans Ziel – natürlich unter Berücksichtigung der Berechtigungen
  • Intelligente, personalisierte Suchvorschläge unterstützen Sie

Content-Verarbeitung mit KI

  • SharePoint Syntex nutzt fortgeschrittene KI und Machine Teaching, um Fachwissen zu erweitern, die Verarbeitung von Inhalten zu automatisieren und Inhalte in Wissen umzuwandeln
  • Automatisches Extrahieren von Dokumenteninhalten

Compliance

  • Freigabeprozesse & Versionierung sind Standard-Funktionen
  • Mit DLP* und AIP** identifizieren und schützen Sie vertrauliche Informationen (z.B. Verträge oder Dokumente mit sensiblen Inhalten)
  • Mit IRM*** haben Sie die Kontrolle darüber, ob bestimmte Dokumente gedruckt oder runtergeladen werden können

Passen Sie Ihr Dokumentenmanagement auf Ihr Unternehmen an

Alle Prozesse können z.B. durch ChatBot Nachrichten in Microsoft Teams oder E-Mails unterstützt werden. 

Alle abgebildeten Prozesse sind lediglich Beispiele. Sie können Ihre eigenen, bestehenden und neue Prozesse einbringen.

Sowohl die Farbauswahl, als auch die einzelnen Elemente auf der Startseite und auch die Schriftart können auf Ihr Corporate Design angepasst werden.

Wenn Sie bereits ein bestehendes Microsoft 365 Umfeld im Einsatz haben, können Sie beispielsweise auch Ihr Qualitätsmanagement oder Intranet optimal integrieren.

Bringen Sie Ihre eigenen Ideen ein! Wenn Sie bei unserer Lösung noch etwas vermissen, sprechen Sie einen unserer Consultants an, gemeinsam können wir neue Features ausarbeiten. 

Unser Angebot für eine Basis-Variante

  1. Analyse

    Beratungsgespräch & Set-Up Abstimmung

  2. Erarbeitung

    Implementieren der Dokumentenmanagement Lösung

  3. Start

    Übergabe und Präsentation der fertigen Dokumentenmanagement Lösung

Informationen für Ihre nächsten Schritte

Webinar Vertragsmanagement mit Microsoft 365

Erhalten Sie Einblicke in eine Lösung zur Verwaltung aller Dokumente. Mithilfe einer angepassten Lösung auf einer SharePoint-Umgebung, können auch Sie Dokumente kategorisieren und mit spezifische Berechtigungen abgerenzen. Erfahren Sie, wie Sie die weiteren Tools von Microsoft 365 nutzen können:

  • Genehmigungsverfahren und Prozessautomatisierung mit Hilfe von Microsoft Flow
  • Angepasste Formulare und mobile App Nutzung mit Hilfe von Microsoft Power Apps
  • Ausführliche Auswertung und grafische Darstellung der Daten mit Hilfe von Microsoft Power BI
Webinar-Aufzeichnung anfordern

Wir analysieren mit Ihnen die Anforderungen für ein effektives Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen. 

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Carolin Bredner, Sales Managerin Customer Acquisition bei Communardo Software GmbH

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Carolin Bredner
Sales Managerin