Viva Connections – Was nun möglich ist und was man noch bedenken muss
Informieren Sie sich in diesem Blogbeitrag über Viva Connections und finden Sie heraus, was mit der Microsoft-Lösung für Ihre Mitarbeiter-Kommunikation alles möglich ist.
Seit September 2021 ist es nun so weit und Viva Connections ist raus aus dem Public Preview und voll rein in die General Availability. Zumindest eine Teilfunktionalität davon, aber zu den Herausforderungen nehme ich euch noch weiter unten mit. Erstmal möchte ich mit Euphorie und großer Viva-Liebe starten und bin super happy.
Was uns nun zur Verfügung steht, ist eine Vollintegration von Sharepoint Online Homesites ins geliebte Microsoft Teams. Nutzer müssen nun nicht mehr in den Browser wechseln, Redakteure können von Teams aus News posten und ein schickes, nutzerfreundliches Dashboard bietet uns jetzt die Möglichkeit zielgruppenrelevante Lösungen noch prominenter zu platzieren. Sounds nice, wenn da nicht noch die kleinen, aber feinen fehlenden Funktionalitäten wären.
Let’s stay positive: Was können wir denn nun jetzt und warum benötige ich dieses Connections-Dings?
Viele unserer Kunden stehen vor der strategischen Frage, wo denn nun zukünftig der Hauptarbeitspunkt der Mitarbeiter sein sollen könnte/möchte. Dabei führt ein Weg in eine browserbasierte SharePoint-Umgebung, wenn es um das Thema Zusammenarbeit und Kommunikation geht. 1:1 -Kommunikation, Gruppenchats, Meetings, Aufgaben, Termine könnten in Teams stattfinden, aber Moment mal – Aufgaben nun in Teams, Modern Workplace im SharePoint. Liegt nicht hinter jedem Team ein Sharepoint und kann ich nicht auch unternehmensweite Informationen über Teams publizieren? Die letzten 3 Sätze genügen, um aufzuzeigen, dass die Grenzen verschwimmen.
Die Weiterentwicklung von Teams zum zentralen Hub für Mitarbeitende führt dazu, dass zukünftig noch viel mehr in Teams stattfinden kann und soll. Das führt uns wieder zum eigentlichen Thema: Viva Connections. Die Integration einer SharePoint Homesite in Teams führt dazu, dass man Mitarbeitende nicht mehr durch wilde Browserverläufe schicken muss. Lösungen auf Sharepoint-Basis dürfen sich nun bequem als neue App in die Teams-Seitenleiste einfügen und der Modern Workplace in Microsoft Teams wird dadurch eine rundere Sache.
Als Hauptanwendungsfall gilt mit Sicherheit das Corporate Intranet. Zusammenarbeit und Informationsverteilung dürfen zukünftig in derselben Anwendung (in Teams) stattfinden, ohne dass dabei Grenzen verwischen.
Nun aber weg von der strategischen Ausrichtung des modernen Arbeitsplatzes hin zu konkreten Funktionalitäten, die bereits nutzbar sind:
- Festlegen einer Homesite: Wir haben mittlerweile über das Sharepoint Admin Center die Möglichkeit die unternehmensweite Homesite festzulegen. Diese erscheint dann auch als Startseite, wenn man Viva Connections über den Desktop oder Browser öffnet.
- Nutzung des Dashboards in der Desktop-Variante und im Browser: Das anwendungsfall ausgerichtete Viva Connections Dashboard lässt sich nun direkt in die Homesite einbinden und bietet eine interaktive Oberfläche für Tasks, Links, PowerApps, Adaptive Cards und vieles mehr.
- Anzeige der Sharepoint App Bar in Teams, und damit einhergehend, die folgenden Features:
- Globale Navigation
- Mein personalisierter Newsfeed
- Meine Websites
- Meine Dateien
- Die Konfiguration von Viva Connections über das Teams Admin Center: Mittlerweile lässt sich Viva Connections mit wenigen Klicks für Einzelnutzer, Nutzergruppen oder das gesamte Unternehmen freischalten und in den App-Richtlinien hinterlegen.
- Anpassung der App an das Corporate Branding: Viva Connections lässt sich sowohl hinsichtlich Namensgebung, als auch zu Farben und Logo anpassen.
Auf was man unbedingt noch achten sollte:
Bei so viel Euphorie wollen wir auf keinen Fall darüber hinwegsehen, was es noch zu beachten gilt. Die mobile Version der Viva Connections App ist noch nicht vollständig ausgerollt. Die oben beschriebenen Funktionalitäten sind zwar im Status GA (General Availability), beschränken sich aber noch auf die oben beschriebenen Funktionalitäten. Die App wird zwar in der mobilen Variante schon angezeigt, die Ladezeiten sind allerdings noch relativ lang. Der Newsfeed wird nicht immer voll angezeigt und auch die Anzeige des Dashboards funktioniert noch nicht immer zuverlässig. Am Tablet steht die App zudem aktuell noch gar nicht zur Verfügung.
Wer Viva Connections trotzdem schon in der mobilen Variante nutzen möchte, sollte außerdem beachten, dass die Bereiche „Dashboard“, „Feed“ und „Ressourcen“ angezeigt werden und sich nicht direkt die Homesite öffnet, wenn man auf das Icon der App klickt. Bei Start der App landet man somit immer erst im Dashboard, das man als Administrator aber dahingehend optimieren kann, dass sich dort direkt ein Absprungpunkt zur Homesite befindet.
Wir gehen aber davon aus, dass sich hier in den nächsten Wochen und Monaten einiges tun wird und vor allem die Mobile Experience weiter optimiert wird, so dass vor allem die Frontline Worker noch mehr von Viva Connections profitieren können. Denn das Dashboard bietet an sich grandiose Möglichkeiten um Schnittstellen zur HR oder IT einzurichten, so dass z.B. Urlaubsanträge, Tickets oder Krankenstände direkt über Viva eingereicht werden können. Und dass sind nur 3 von sehr vielen Use Cases, die wir bereits umsetzen durften.
Wir unterstützen gerne beim Erkennen von sinnvollen Use Cases für Ihre Mitarbeitenden und helfen bei der Konfiguration. Finden Sie mit uns und unserem strukturierten Standardvorgehen heraus, ob sich Ihre Anwendungsfälle für Viva Connections eignen und wie Sie diese umsetzen können.
