Fokus, Produktivität und Work-Life-Balance mit Viva Insights

Für alle, die Remote arbeiten, in verschiedenen Zeitzonen tätig sind oder deren Teams weit verteilt sind, ist Microsoft Viva Insights wie gemacht. Denn das Modul gibt Mitarbeitenden wertvolle Überblicke sowie Einsichten in tägliche Routinen und Abläufe.

Viva Insights: Gemacht für eine gute Employee Experience

Wer Viva Insights nutzt, erhält wöchentliche oder monatliche Reports, die beispielsweise zeigen:

wie hoch der Anteil der Meetings an meiner Arbeitszeit war
wie oft oder wie viel ich mit gewissen Themen beschäftigt war
mit welchen Kolleginnen oder Kollegen ich zusammengearbeitet habe
wie oft ich außerhalb meiner Arbeitszeit tätig war oder
wie viel Zeit ich mit Multi-Tasking verbracht habe

Das Modul zielt also darauf ab, in Microsoft 365 vorhandene Daten sinnvoll und KI-gestützt aufzubereiten, um meinen Arbeitstag anhand von Einblicken und konkreten Empfehlungen zu verbessern.

Insights kann neben dem Zugang via Browser auch in Microsoft Teams oder von Outlook aus angesteuert werden und ist damit dort verfügbar, wo ich Termine und Aufgaben normalerweise koordiniere. Anhand der aufbereiteten Anhaltspunkte kann ich dann entscheiden, ob und was ich anpasse. Dazu stellt Insights erste Empfehlungen bereit, die besonders auf eine ausgewogene Work-Life-Balance ausgelegt sind. Wer nach Unterstützung bei der Steigerung des Wohlbefinden im Unternehmen aber auch der Effizienz von Abläufen sucht, wird hier also schnell fündig.

Funktionen für einen produktiven Bürotag

Fokuszeiten reservieren: automatische Terminblocker für störungsfreies Arbeiten

Arbeitszeiten definieren: Benachrichtigungen außerhalb dieser Zeiten werden zurückgehalten

Effektive Besprechungen: kürzt Meetings ein, um 5 Minuten zum Wechsel der Sitzungen zu haben

Vorbereitungszeit: blockt 10 oder 15 Minuten vor Meetings, um Themen zu sammeln oder den aktuellen Stand zu sichten

Zeitfenster blockieren: reserviert bspw. wöchentlich oder monatlich einen Tag für Aufgaben, Grundlagenthemen oder zum Lernen

Vorgeschlagene Aufgaben: stellt Aufforderungen oder Bitten aus Teams-Nachrichten und E-Mails heraus

Virtuelles Pendeln: zeigt offene Aufgaben am Ende des Arbeitstages an, um nächsten Tag zu planen

Funktionen für starke Teams

Daten helfen Führungskräften und Employee Experience Profis

Für Vorgesetzte leistet Viva Insights aggregierte und (wichtig!) anonymisierte Erkenntnisse über die Arbeitsmuster ihrer Teams und unterstützt so Rückschlüsse auf deren Wohlbefinden. Ein hoher Multitasking-Anteil sowie Tätigkeiten außerhalb der Arbeitsstunden sind beispielsweise deutliche Indikatoren für Überlastung und können durch die Führungskraft gezielt adressiert werden. Genauso wird für Führungskräfte schnell ersichtlich, wenn Teammitgliedern wenig besprechungsfreie Zeit zur Verfügung steht. Auch hier kann die Führungskraft anhand der bereitgestellten Daten unterstützend eingreifen. Insights liefert also vor allem Daten, die ein bereits vorhandenes Bauchgefühl stärken oder die eine oder andere Befürchtung entkräften. Das alles, ohne viel Aufwand und ohne Überwachung, da die Daten vollständig anonymisiert sind.

Doch nicht nur Führungskräfte sollten sich mit Insights auseinandersetzen. Besonders HR und die Interne Kommunikation erhalten mit Insights ohne nennbaren Aufwand Metriken, mit denen Maßnahmen kommunikativer Art oder Personalentwicklungsthemen optimiert werden können. Die zur Verfügung gestellte Datenlage kann daher der Employee Experience einen echten Boost verpassen. Wer dabei auch den Blick nach Außen wagen möchte, kann das anhand von Benchmarks mit anderen Unternehmen der Region oder der eigenen Branche anstellen. Auch hierfür liefert Viva Insights anonymisierte Daten.

Ich bin davon überzeugt, dass unter Verwendung all dieser zusätzlichen Erkenntnisse bessere strategische Entscheidungen getroffen werden können, die am Ende die Unternehmenskultur stärken und die Mitarbeiterbindung erhöhen.

Weitere Hebel für Employee Experience finden Sie hier.

Allen, die sich ganz praktische Tipps holen möchten, die auch noch unterhaltsam sind, empfehle ich neben der Nutzung von Viva Insights loewhaley zu folgen.