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So optimieren Sie Ihre SharePoint Teamwebsites

Teamwebsites unterstützen die Zusammenarbeit und das Organisieren von Inhalten. Erfahren Sie hier, wie Sie diese Seiten konfigurieren und optimieren.

SharePoint ist eines der füh­ren­den Werkzeuge für Unternehmen, wel­ches tat­säch­lich 78% aller Fortune 500 Unternehmen nut­zen.

Eine der Eigenschaften, die SharePoint zu einer groß­ar­ti­gen Plattform für Kollaboration macht, sind die Teamwebsites.

Im Wesentlichen ist eine Teamwebsite ein Online Arbeitsbereich, in dem Teams inner­halb einer Organisation zusam­men­ar­bei­ten kön­nen. Ihr Team kann damit einen zen­tra­len Ort nut­zen, um Inhalte zu ver­wal­ten und auf dem neus­ten Stand zu blei­ben.

In die­sem Artikel zei­gen wir, wie Sie Ihre Teamwebsites erstel­len und opti­mie­ren kön­nen.

 

Anleitung zum Erstellen Ihrer SharePoint Teamwebsite

Vor der Einführung jeder neuen App soll­ten Sie sicher stel­len, dass diese für jedes Team kor­rekt ein­ge­stellt ist. Lesen Sie wei­ter und fol­gen Sie unse­ren 3 Best-Practices, um Ihre neuen Teamwebsites schnell und effek­tiv ein­set­zen zu kön­nen.

 

Bearbeiten der Site Information

Das Hinzufügen von Site Information ist die Basis beim Konfigurieren der Teamwebsites. Stellen Sie daher sicher, dass der Seitenname den Benennungsregelungen ent­spricht und auf­find­bar ist.

 

Teamwebsites und Office 365 Gruppen
Quelle: Microsoft

Wenn Sie die Site Information hin­zu­ge­fügt haben, fah­ren Sie mit der Individualisierung der Seite fort. Hier kön­nen Sie Ihre Unternehmensidentität ein­brin­gen, indem Sie bei­spiels­weise Farben ent­spre­chend Ihres Corporate Designs ver­wen­den und Ihr Unternehmenslogo ein­brin­gen.

 

Individualisierung
Quelle: Microsoft

Einstellen von Nutzerrollen und Nutzungsrechten

Um die Sicherheit der Seiten zu wah­ren, kön­nen sie Nutzerrollen und Nutzungsrechte zuwei­sen. Hier ist eine Liste der mög­li­chen Rollen, die Sie Ihren Kollegen zuwei­sen kön­nen:

  • Site owners: Haben das Recht Sicherheitsberechtigungen anzu­pas­sen und Seiten zu erstel­len oder zu löschen.
  • Site mem­bers: Können auf den Seiten mode­rie­ren und zusam­men­ar­bei­ten.
  • Site visi­tors: Können Seiteninhalte sehen.

 

Individualisieren Sie Ihre Teamwebsite

Eine Seitenvorlage dient als Grundlage für Ihre Teamwebsite. Dabei kön­nen Sie ein Layout aus­wäh­len, dass zu den Anforderungen Ihres Teams passt, wie z.B. für Kommunikation und Kollaboration.

Die in SharePoint inte­grier­ten Vorlagen erleich­tern dabei den Einstieg in das Erstellen von Inhalten. Dabei decken die Vorlagen einen brei­ten Bereich ab, von Mitarbeitermotivation bis hin zu Projekt Management. Ihre Seiteninhalte kön­nen Sie dann wei­ter mit Web Parts indi­vi­dua­li­sie­ren.

Web Parts ermög­li­chen, neue Elemente in das Seiten-Layout auf­zu­neh­men. Diese umfas­sen Listen, Bibliotheken und andere Medienarten wie Fotos und Videos.

Lesen Sie wei­ter: Erstellen einer Teamwebsite in SharePoint

 

Optimieren Sie Ihre SharePoint Team-Site

Nun da Sie Ihre Team-Site erstellt haben, wird es Zeit diese zu opti­mie­ren, um die Nutzbarkeit zu ver­bes­sern.

Lassen Sie uns dafür die Best Practices zur Optimierung im Detail anse­hen.

 

Verbinden Sie eine Team Site mit Microsoft 365 Gruppen

Aktuelle SharePoint Team Sites wer­den zumeist basie­rend auf Microsoft 365 Gruppen erstellt. Wenn Sie Ihre Team Sites noch nicht mit Microsoft 365 Gruppen ver­bun­den haben, ist die­ser Schritt zu emp­feh­len.

Microsoft 365 Gruppen geben Ihnen die Möglichkeit mit Ihren Kollegen an Dokumenten zusam­men­zu­ar­bei­ten, ohne manu­ell Berechtigungen ver­ge­ben zu müs­sen. Auf diese Weise erge­ben sich wei­tere Möglichkeiten für Ihre Gruppen:

  • Ein gemein­sa­mes Postfach
  • Ein gemein­sa­mer Kalender
  • Aufgabenverwaltungstools

Somit kön­nen Sie Zeit bei der Konfiguration von Seitenberechtigungen für ver­schie­dene Mitarbeiter der Gruppe spa­ren.

Lesen Sie wei­ter: Verbinden einer Team-Site mit einer neuen Microsoft 365 Gruppe

 

Hinzufügen von Kommunikationsmöglichkeiten mit Microsoft Teams

Zusammenarbeit und Kommunikation gehen in jedem Unternehmen Hand in Hand. Microsoft Teams ist dabei ein nütz­li­ches Tool, wel­ches mit SharePoint ver­bun­den wer­den kann, um Kommunikation zu erleich­tern und somit pro­duk­tive Zusammenarbeit ermög­licht.

Aus die­sem Grund erstel­len Unternehmen Teams in Microsoft Teams und set­zen dort inte­grierte SharePoint Teamwebsites ein.

 

Verbinden einer Teamwebsite mit einer Hubwebsite

Haben Sie das Problem, zu viele Teamwebsites ver­wal­ten zu müs­sen? An die­ser Stelle sind Hubwebsites emp­feh­lens­wert.

Im Grunde ist eine Hubwebsite eine Sammlung von ver­wand­ten SharePoint Sites.

 

Hub Site
Quelle: Microsoft

 

Um zu ver­ste­hen, worin der Nutzen beim Verbinden Ihrer Teamwebsite mit einer Hubwebsite besteht, sehen wir uns ein Beispiel an:

Stellen Sie sich vor, sie lei­ten eine welt­weite Marketingkampagne, die sich über viele regio­nale Teams ver­teilt. Jedes Land hat ver­mut­lich einen eigene Teamwebsite für die Kampagnenplanung und den Austausch von Neuigkeiten. Allerdings fehlt es all die­sen Seiten an Einheitlichkeit. Daher ist es nicht mög­lich, gebün­delt zu erfas­sen, wie sich die Kampagne ent­wi­ckelt.

Mit einer Hubwebsite ist es ein­fa­cher alle Beteiligten über Veranstaltungen, Neuigkeiten und Seitenaktivitäten mit Bezug zum Projekt zu infor­mie­ren.

Verbessern Sie die Sichtbarkeit Ihrer Teamwebsite mit dem Space Navigator for Office 365

Wahrscheinlich nut­zen Sie meh­rere Teamwebsites für unter­schied­li­che Zwecke. Ihre Teams arbei­ten mög­li­cher­weise über SharePoint oder sogar via Jira und Confluence zusam­men. Ein sol­ches Vorgehen kann zu einem Kollaborationsalptraum füh­ren! Die Herausforderung besteht dann darin, die rich­ti­gen Informationen inmit­ten aller Teamwebsites und Projekte zu fin­den, die in SharePoint und ande­ren Ökosystemen ver­füg­bar sind.

 

Space Navigator for Office 365

 

Der Space Navigator for Office 365 fügt eine struk­tu­rierte Ebene zu Ihrem SharePoint hinzu. Somit gelan­gen Ihre Teams ganz ein­fach zu den rich­ti­gen digi­ta­len Arbeitsbereichen, um ihre Arbeit zu koor­di­nie­ren oder über alle SharePoint-Seiten und Atlassian Workspaces hin­weg nach Informationen zu suchen. Dabei kann über Abteilung, Projekt oder andere Inhaltstypen gesucht wer­den.

Der Zugang zu Informationen ist nicht der ein­zige Vorteil des Space Navigator for Office 365. Die App ermög­licht auch abtei­lungs­über­grei­fende Zusammenarbeit mit ande­ren Plattformen wie zum Beispiel Atlassian Confluence.

Lesen Sie wei­ter: App-Silos und die Realität von Produktivität am digi­ta­len Arbeitsplatz App-Silos und die Realität von Produktivität am digi­ta­len Arbeitsplatz

Schlussbetrachtung

Jetzt, wo Sie Ihre Teamwebsites rich­tig kon­fi­gu­riert haben, ist es an der Zeit, diese mit Neuigkeiten und Dokumenten zu fül­len.

Eine gut orga­ni­sierte Teamwebsite ver­setzt Ihr Team in die Lage, effek­tiv zusam­men­zu­ar­bei­ten. Die Möglichkeit, Ideen ein­fach zu tei­len und bahn­bre­chende Erkenntnisse zu ent­de­cken, macht die Zusammenarbeit in SharePoint so ein­fach wie nie zuvor.

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