SharePoint ist eines der führenden Werkzeuge für Unternehmen, welches tatsächlich 78% aller Fortune 500 Unternehmen nutzen.
Eine der Eigenschaften, die SharePoint zu einer großartigen Plattform für Kollaboration macht, sind die Teamwebsites.
Im Wesentlichen ist eine Teamwebsite ein Online Arbeitsbereich, in dem Teams innerhalb einer Organisation zusammenarbeiten können. Ihr Team kann damit einen zentralen Ort nutzen, um Inhalte zu verwalten und auf dem neusten Stand zu bleiben.
In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie Ihre Teamwebsites erstellen und optimieren können.
Anleitung zum Erstellen Ihrer SharePoint Teamwebsite
Vor der Einführung jeder neuen App sollten Sie sicher stellen, dass diese für jedes Team korrekt eingestellt ist. Lesen Sie weiter und folgen Sie unseren 3 Best-Practices, um Ihre neuen Teamwebsites schnell und effektiv einsetzen zu können.
Bearbeiten der Site Information
Das Hinzufügen von Site Information ist die Basis beim Konfigurieren der Teamwebsites. Stellen Sie daher sicher, dass der Seitenname den Benennungsregelungen entspricht und auffindbar ist.
Wenn Sie die Site Information hinzugefügt haben, fahren Sie mit der Individualisierung der Seite fort. Hier können Sie Ihre Unternehmensidentität einbringen, indem Sie beispielsweise Farben entsprechend Ihres Corporate Designs verwenden und Ihr Unternehmenslogo einbringen.
Einstellen von Nutzerrollen und Nutzungsrechten
Um die Sicherheit der Seiten zu wahren, können sie Nutzerrollen und Nutzungsrechte zuweisen. Hier ist eine Liste der möglichen Rollen, die Sie Ihren Kollegen zuweisen können:
- Site owners: Haben das Recht Sicherheitsberechtigungen anzupassen und Seiten zu erstellen oder zu löschen.
- Site members: Können auf den Seiten moderieren und zusammenarbeiten.
- Site visitors: Können Seiteninhalte sehen.
Individualisieren Sie Ihre Teamwebsite
Eine Seitenvorlage dient als Grundlage für Ihre Teamwebsite. Dabei können Sie ein Layout auswählen, dass zu den Anforderungen Ihres Teams passt, wie z.B. für Kommunikation und Kollaboration.
Die in SharePoint integrierten Vorlagen erleichtern dabei den Einstieg in das Erstellen von Inhalten. Dabei decken die Vorlagen einen breiten Bereich ab, von Mitarbeitermotivation bis hin zu Projekt Management. Ihre Seiteninhalte können Sie dann weiter mit Web Parts individualisieren.
Web Parts ermöglichen, neue Elemente in das Seiten-Layout aufzunehmen. Diese umfassen Listen, Bibliotheken und andere Medienarten wie Fotos und Videos.
Lesen Sie weiter: Erstellen einer Teamwebsite in SharePoint
Optimieren Sie Ihre SharePoint Team-Site
Nun da Sie Ihre Team-Site erstellt haben, wird es Zeit diese zu optimieren, um die Nutzbarkeit zu verbessern.
Lassen Sie uns dafür die Best Practices zur Optimierung im Detail ansehen.
Verbinden Sie eine Team Site mit Microsoft 365 Gruppen
Aktuelle SharePoint Team Sites werden zumeist basierend auf Microsoft 365 Gruppen erstellt. Wenn Sie Ihre Team Sites noch nicht mit Microsoft 365 Gruppen verbunden haben, ist dieser Schritt zu empfehlen.
Microsoft 365 Gruppen geben Ihnen die Möglichkeit mit Ihren Kollegen an Dokumenten zusammenzuarbeiten, ohne manuell Berechtigungen vergeben zu müssen. Auf diese Weise ergeben sich weitere Möglichkeiten für Ihre Gruppen:
- Ein gemeinsames Postfach
- Ein gemeinsamer Kalender
- Aufgabenverwaltungstools
Somit können Sie Zeit bei der Konfiguration von Seitenberechtigungen für verschiedene Mitarbeiter der Gruppe sparen.
Lesen Sie weiter: Verbinden einer Team-Site mit einer neuen Microsoft 365 Gruppe
Hinzufügen von Kommunikationsmöglichkeiten mit Microsoft Teams
Zusammenarbeit und Kommunikation gehen in jedem Unternehmen Hand in Hand. Microsoft Teams ist dabei ein nützliches Tool, welches mit SharePoint verbunden werden kann, um Kommunikation zu erleichtern und somit produktive Zusammenarbeit ermöglicht.
Aus diesem Grund erstellen Unternehmen Teams in Microsoft Teams und setzen dort integrierte SharePoint Teamwebsites ein.
Verbinden einer Teamwebsite mit einer Hubwebsite
Haben Sie das Problem, zu viele Teamwebsites verwalten zu müssen? An dieser Stelle sind Hubwebsites empfehlenswert.
Im Grunde ist eine Hubwebsite eine Sammlung von verwandten SharePoint Sites.
Um zu verstehen, worin der Nutzen beim Verbinden Ihrer Teamwebsite mit einer Hubwebsite besteht, sehen wir uns ein Beispiel an:
Stellen Sie sich vor, sie leiten eine weltweite Marketingkampagne, die sich über viele regionale Teams verteilt. Jedes Land hat vermutlich einen eigene Teamwebsite für die Kampagnenplanung und den Austausch von Neuigkeiten. Allerdings fehlt es all diesen Seiten an Einheitlichkeit. Daher ist es nicht möglich, gebündelt zu erfassen, wie sich die Kampagne entwickelt.
Mit einer Hubwebsite ist es einfacher alle Beteiligten über Veranstaltungen, Neuigkeiten und Seitenaktivitäten mit Bezug zum Projekt zu informieren.
Verbessern Sie die Sichtbarkeit Ihrer Teamwebsite mit dem Space Navigator for Office 365
Wahrscheinlich nutzen Sie mehrere Teamwebsites für unterschiedliche Zwecke. Ihre Teams arbeiten möglicherweise über SharePoint oder sogar via Jira und Confluence zusammen. Ein solches Vorgehen kann zu einem Kollaborationsalptraum führen! Die Herausforderung besteht dann darin, die richtigen Informationen inmitten aller Teamwebsites und Projekte zu finden, die in SharePoint und anderen Ökosystemen verfügbar sind.
Der Space Navigator for Office 365 fügt eine strukturierte Ebene zu Ihrem SharePoint hinzu. Somit gelangen Ihre Teams ganz einfach zu den richtigen digitalen Arbeitsbereichen, um ihre Arbeit zu koordinieren oder über alle SharePoint-Seiten und Atlassian Workspaces hinweg nach Informationen zu suchen. Dabei kann über Abteilung, Projekt oder andere Inhaltstypen gesucht werden.
Der Zugang zu Informationen ist nicht der einzige Vorteil des Space Navigator for Office 365. Die App ermöglicht auch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit anderen Plattformen wie zum Beispiel Atlassian Confluence.
Lesen Sie weiter: App-Silos und die Realität von Produktivität am digitalen Arbeitsplatz App-Silos und die Realität von Produktivität am digitalen Arbeitsplatz
Schlussbetrachtung
Jetzt, wo Sie Ihre Teamwebsites richtig konfiguriert haben, ist es an der Zeit, diese mit Neuigkeiten und Dokumenten zu füllen.
Eine gut organisierte Teamwebsite versetzt Ihr Team in die Lage, effektiv zusammenzuarbeiten. Die Möglichkeit, Ideen einfach zu teilen und bahnbrechende Erkenntnisse zu entdecken, macht die Zusammenarbeit in SharePoint so einfach wie nie zuvor.
