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SharePoint Workflows mit Visio erstellen

Mit SharePoint 2010 in Kombination mit Visio 2010 besteht nun die Möglichkeit, auch ohne SharePoint Designer Workflows zu definieren.

Im Bereich der Fluss-Diagramme fin­det man das Template Microsoft SharePoint Workflow. Auf Basis die­ses Templates soll nun exem­pla­risch ein Workflow erstellt werden.

Hat man auf Basis des Templates eine neue Zeichnung erstellt, kann man direkt mit der Erstellung des Workflows begin­nen. Wenn man schon mit Flussdiagrammen gear­bei­tet hat, ist die Handhabung recht einfach.

Der Anwendungsfall im Beispiel soll ein ein­fa­cher Urlaubsantrag sein. Mitarbeiter sol­len in der Lage sein, Urlaubsanträge zu erfas­sen. Dieser soll zur Genehmigung einem Mitarbeiter der HR-Abteilung vor­ge­legt wer­den. Im Anschluss daran wird der bean­tra­gende Mitarbeiter über den Status sei­nes Antrags informiert.

Um dies zu desi­gnen zieht man ein­fach die ent­spre­chen­den Shapes auf die Zeichnung und ver­bin­det diese Shapes dann. Um die Lesbarkeit zu erhö­hen und Aufgaben näher zu spe­zi­fi­zie­ren kann und sollte man die Standard-Texte anpassen.

Vor dem Export sollte man mit Hilfe des Menüpunktes "Diagramm über­prü­fen" einen Check auf Probleme durch­füh­ren. Ein Klick auf "Exportieren" erzeugt eine VWI-Datei, die als Austauschformat dient.

Schaut man sich diese Datei etwas näher an, wird man fest­stel­len, dass sie den Workflow als VDX-Datei, als auch als XOML-Datei beinhaltet.

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In mei­nem Beispiel gibt es 2 Listen: Die Benutzerdefinierte Liste Urlaubsanträge beinhal­tet die Urlaubsanträge, die Kalenderliste Urlaubskalender beinhal­tet die geneh­mig­ten Urlaube in der Übersicht.

Um aus der Visio-Zeichnung nun einen SharePoint-Workflow zu gene­rie­ren, wird SharePoint Designer 2010 benö­tigt. Hier kann man die eben erstellte Austauschdatei impor­tie­ren. In mei­nem Fall soll der Workflow als Listenworkflow an die eben genannte Liste Urlaubsanträge gebun­den werden.

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SharePoint Designer erzeugt nun einen Workflow, der schon der grund­le­gen­den Struktur aus der Visio-Zeichnung ent­spricht, nun aber noch von einer tech­nisch ver­sier­ten Person mit Leben gefüllt wer­den muss.

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Man sieht, dass als Hilfestellung die geän­der­ten Beschriftungen aus Visio über­nom­men wurden.

Erster Schritt im Workflow ist die Prüfung auf einen geneh­mi­gungs­pflich­ti­gen Urlaubsantrag. Hier könnte man den Inhaltstyp abfra­gen. In die­sem Fall gibt es ein Feld Typ und wenn hier "Sonderurlaub" steht, soll eine Genehmigung erfol­gen. Die Einrichtung ist recht selbsterklärend.blank

In den Workflow-Einstellungen kann man nun noch defi­nie­ren, wann der Workflow star­ten soll (z.B. sobald ein Eintrag erstellt wurde) – das ist ja schon aus SharePoint bekannt.

Der Workflow kann nun auch wie­der nach Visio expor­tiert wer­den. Es ent­steht dabei wie­der eine VWI-Datei, die in Visio impor­tiert und wei­ter bear­bei­tet wer­den kann. Im Beispiel könnte man nun noch eine Eingangsbestätigung zu Beginn des Workflows ver­sen­den. Dazu wird der Workflow ein­fach im Visio geän­dert, expor­tiert und erneut in SharePoint Designer geöffnet.

Wie man sieht, sind alle Einstellungen noch ent­hal­ten, die neu hin­zu­ge­füg­ten Schritte müs­sen nur noch bear­bei­tet werden.

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Zusammenfassend kann man sagen, dass die Erstellung von Workflows per Visio in mei­nen Augen eine schöne Möglichkeit ist, von fach­li­cher Seite her zu defi­nie­ren wie ein Prozess ablau­fen soll. Die tech­ni­sche Umsetzung muss nach wie vor ein Entwickler oder Power-User durchführen.

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Hallo,
sehr guter Blog, schaut wirk­lich inter­es­sant aus!!!!
Nur lei­der finde ich in mei­nem Visio2010 Professional das Template für den SharePoint Workflow unter Flussdiagramme nicht.
Wo kann ich das herunterladen?
Danke im Voraus.
Dirk

Hallo Dirk, das SharePoint Workflow Template steht erst ab der Premium Version von Visio 2010 zur Verfügung (s. http://blogs.msdn.com/b/visio/archive/2010/04/09/visio-2010-editions.aspx). Grüße Martin

Hallo,
ich habe den Workflow genau wie du erstellt.
Nur dass die­ser von 2 Personen geneh­migt wer­den muss.
Das funk­tio­niert aber lei­der nicht..:

Wenn Aktuelles Element:beantragen (Checkbox) gleich Ja
Vorgang 'Abstimmung' für Aktuelles Element' mit 'micha; mau­rice' starten
Wenn Beantragungsstatus: Genehmigungsstatus gleich 0;#Genehmigt
E‑Mail an Aktuelles Element: Erstellt von //Zusage
dann Element in Urlaubskalender erstellen(Ausgabe in Termin) //Kalender
Andernfalls
E‑Mail an Aktuelles Element: Erstellt von //Absage

Bitte um Hilfe!
MfG Michael

Hallo Herr Hey,
sehr schöne Darstellung!
Folgende Frage: wenn ich mein Viso-Modell an Sharepoint über­tra­gen habe und dort mit wei­te­ren Steuerparametern ange­rei­chert habe. Und wenn ich dann mein Visio-Modell ver­sio­niere und umbaue, muss ich dann nach dem Übertragen an Sharepoint noch­mals alle im Designer ein­ge­tra­ge­nen Daten des vor­he­ri­gen Modells nachtragen?
Viele Grüße
Martin Bartonitz

Hallo Herr Bartonitz,

ich hab die­sen Weg selbst nicht aus­pro­biert, aber das Visio-Team beschreibt in sei­nem Blogpost SharePoint Workflow Authoring in Visio Premium, dass auch die­ser Weg mög­lich ist. Hier wird in SharePoint Designer eine Interchange-Datei erstellt. Diese kann in Visio impor­tiert, ange­passt und wie­der expor­tiert wer­den. Die Einstellungen dürf­ten mei­ner Meinung dabei nicht ver­lo­ren gehen. Hier käme es aber auf einen Versuch an.

Viele Grüße

Martin Hey

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