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SharePoint Workflows mit Visio erstellen

Mit SharePoint 2010 in Kombination mit Visio 2010 besteht nun die Möglichkeit, auch ohne SharePoint Designer Workflows zu defi­nie­ren.

Im Bereich der Fluss-Diagramme fin­det man das Template Microsoft SharePoint Workflow. Auf Basis die­ses Templates soll nun exem­pla­risch ein Workflow erstellt wer­den.

Hat man auf Basis des Templates eine neue Zeichnung erstellt, kann man direkt mit der Erstellung des Workflows begin­nen. Wenn man schon mit Flussdiagrammen gear­bei­tet hat, ist die Handhabung recht ein­fach.

Der Anwendungsfall im Beispiel soll ein ein­fa­cher Urlaubsantrag sein. Mitarbeiter sol­len in der Lage sein, Urlaubsanträge zu erfas­sen. Dieser soll zur Genehmigung einem Mitarbeiter der HR-Abteilung vor­ge­legt wer­den. Im Anschluss daran wird der bean­tra­gende Mitarbeiter über den Status sei­nes Antrags infor­miert.

Um dies zu desi­gnen zieht man ein­fach die ent­spre­chen­den Shapes auf die Zeichnung und ver­bin­det diese Shapes dann. Um die Lesbarkeit zu erhö­hen und Aufgaben näher zu spe­zi­fi­zie­ren kann und sollte man die Standard-Texte anpas­sen.

Vor dem Export sollte man mit Hilfe des Menüpunktes "Diagramm über­prü­fen" einen Check auf Probleme durch­füh­ren. Ein Klick auf "Exportieren" erzeugt eine VWI-Datei, die als Austauschformat dient.

Schaut man sich diese Datei etwas näher an, wird man fest­stel­len, dass sie den Workflow als VDX-Datei, als auch als XOML-Datei beinhal­tet.

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In mei­nem Beispiel gibt es 2 Listen: Die Benutzerdefinierte Liste Urlaubsanträge beinhal­tet die Urlaubsanträge, die Kalenderliste Urlaubskalender beinhal­tet die geneh­mig­ten Urlaube in der Übersicht.

Um aus der Visio-Zeichnung nun einen SharePoint-Workflow zu gene­rie­ren, wird SharePoint Designer 2010 benö­tigt. Hier kann man die eben erstellte Austauschdatei impor­tie­ren. In mei­nem Fall soll der Workflow als Listenworkflow an die eben genannte Liste Urlaubsanträge gebun­den wer­den.

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SharePoint Designer erzeugt nun einen Workflow, der schon der grund­le­gen­den Struktur aus der Visio-Zeichnung ent­spricht, nun aber noch von einer tech­nisch ver­sier­ten Person mit Leben gefüllt wer­den muss.

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Man sieht, dass als Hilfestellung die geän­der­ten Beschriftungen aus Visio über­nom­men wur­den.

Erster Schritt im Workflow ist die Prüfung auf einen geneh­mi­gungs­pflich­ti­gen Urlaubsantrag. Hier könnte man den Inhaltstyp abfra­gen. In die­sem Fall gibt es ein Feld Typ und wenn hier "Sonderurlaub" steht, soll eine Genehmigung erfol­gen. Die Einrichtung ist recht selbst­er­klä­rend.blank

In den Workflow-Einstellungen kann man nun noch defi­nie­ren, wann der Workflow star­ten soll (z.B. sobald ein Eintrag erstellt wurde) – das ist ja schon aus SharePoint bekannt.

Der Workflow kann nun auch wie­der nach Visio expor­tiert wer­den. Es ent­steht dabei wie­der eine VWI-Datei, die in Visio impor­tiert und wei­ter bear­bei­tet wer­den kann. Im Beispiel könnte man nun noch eine Eingangsbestätigung zu Beginn des Workflows ver­sen­den. Dazu wird der Workflow ein­fach im Visio geän­dert, expor­tiert und erneut in SharePoint Designer geöff­net.

Wie man sieht, sind alle Einstellungen noch ent­hal­ten, die neu hin­zu­ge­füg­ten Schritte müs­sen nur noch bear­bei­tet wer­den.

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Zusammenfassend kann man sagen, dass die Erstellung von Workflows per Visio in mei­nen Augen eine schöne Möglichkeit ist, von fach­li­cher Seite her zu defi­nie­ren wie ein Prozess ablau­fen soll. Die tech­ni­sche Umsetzung muss nach wie vor ein Entwickler oder Power-User durch­füh­ren.

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Hallo,
sehr guter Blog, schaut wirk­lich inter­es­sant aus!!!!
Nur lei­der finde ich in mei­nem Visio2010 Professional das Template für den SharePoint Workflow unter Flussdiagramme nicht.
Wo kann ich das her­un­ter­la­den?
Danke im Voraus.
Dirk

Hallo Dirk, das SharePoint Workflow Template steht erst ab der Premium Version von Visio 2010 zur Verfügung (s. http://blogs.msdn.com/b/visio/archive/2010/04/09/visio-2010-editions.aspx). Grüße Martin

Hallo,
ich habe den Workflow genau wie du erstellt.
Nur dass die­ser von 2 Personen geneh­migt wer­den muss.
Das funk­tio­niert aber lei­der nicht..:

Wenn Aktuelles Element:beantragen (Checkbox) gleich Ja
Vorgang 'Abstimmung' für Aktuelles Element' mit 'micha; mau­rice' star­ten
Wenn Beantragungsstatus: Genehmigungsstatus gleich 0;#Genehmigt
E‑Mail an Aktuelles Element: Erstellt von //Zusage
dann Element in Urlaubskalender erstellen(Ausgabe in Termin) //Kalender
Andernfalls
E‑Mail an Aktuelles Element: Erstellt von //Absage

Bitte um Hilfe!
MfG Michael

Hallo Herr Hey,
sehr schöne Darstellung!
Folgende Frage: wenn ich mein Viso-Modell an Sharepoint über­tra­gen habe und dort mit wei­te­ren Steuerparametern ange­rei­chert habe. Und wenn ich dann mein Visio-Modell ver­sio­niere und umbaue, muss ich dann nach dem Übertragen an Sharepoint noch­mals alle im Designer ein­ge­tra­ge­nen Daten des vor­he­ri­gen Modells nach­tra­gen?
Viele Grüße
Martin Bartonitz

Hallo Herr Bartonitz,

ich hab die­sen Weg selbst nicht aus­pro­biert, aber das Visio-Team beschreibt in sei­nem Blogpost SharePoint Workflow Authoring in Visio Premium, dass auch die­ser Weg mög­lich ist. Hier wird in SharePoint Designer eine Interchange-Datei erstellt. Diese kann in Visio impor­tiert, ange­passt und wie­der expor­tiert wer­den. Die Einstellungen dürf­ten mei­ner Meinung dabei nicht ver­lo­ren gehen. Hier käme es aber auf einen Versuch an.

Viele Grüße

Martin Hey

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