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Feels like coming home...

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Ihnen mit Viva Connections die Integration von SharePoint Online in Microsoft Teams gelingt und was es dabei zu beachten gibt.

Viva Connections lie­fert die heiß ersehnte SharePoint App Bar und eine Integration von SharePoint Online in Microsoft Teams – doch was gilt es zu beachten?

Zuallererst muss gesagt wer­den – wir freuen uns. Im Zuge der Ignite 2020 ange­kün­digt, immer wie­der in der Roadmap ver­scho­ben, anschlie­ßend aus der Roadmap ver­schwun­den und plötz­lich mit gro­ßen Posaunen unter Viva Connections wie­der auf­ge­taucht. Wie ein Phoenix aus der halb­ver­kohl­ten Asche steigt sie nun auf, die benut­zer­freund­li­che Integrationsmöglichkeit von SharePoint Online in den Teams Client. Und als wir sie tes­ten durf­ten, trau­ten wir unse­ren Augen nicht – es funktioniert. 

Was wir bereits jah­re­lang pre­di­gen, kann nun naht­los erfol­gen. Das moderne Intranet muss dort­hin, wo die Nutzer sind. Und damit mei­nen wir nicht nur die Anbindung von Frontline Workern an die Unternehmenskommunikation, son­dern vor allem auch Microsoft Teams als Modern Workplace Hub für alle Mitarbeiter. Spätestens seit wir uns vor mehr als einem Jahr in unsere hei­mi­schen Arbeitsplätze zurück­ge­zo­gen haben, ist Microsoft Teams aus dem Berufsalltag der meis­ten Arbeitnehmer nicht mehr weg­zu­den­ken. Rund 115 Millionen Nutzer cal­len, mee­ten, chat­ten und sharen mitt­ler­weile täg­lich in Teams. Der Fokus hin­sicht­lich der Funktionsentwicklung, Integrationsmöglichkeiten und Sicherheitsfeatures liegt der­zeit bei Microsoft ganz klar auf Microsoft Teams. Um somit das Modern Intranet in den Berufsalltag eines jeden Arbeitnehmers zu inte­grie­ren, ist die sinn­vollste Variante es dort ein­zu­bet­ten, wo gear­bei­tet wird – in Teams eben. 

Die Suche nach der ver­schwun­de­nen Navigation

Wer sich mit Registerkarten, Connectors und Apps in Teams beschäf­tigt hat, könnte sich nun durch­aus den­ken – „da ging doch schon was mit die­ser SharePoint-Integration“. Vollkommen rich­tig – bis­her ging da auch schon eini­ges, aber eben nun nicht die essen­zi­el­len Funktionen, um den Mitarbeiter nicht aus Teams hin­aus in einen neuen Tab sei­nes Browsers zu ver­ja­gen. Einzelne SharePoint-Seiten konn­ten bis­her sowohl über eine neue Registerkarte als auch per App Studio in Teams inte­griert werden. 

Das Einbetten einer ein­zel­nen SharePoint-Seite in einen Kanal ist dabei denk­bar ein­fach. Über die Registerkarte kann man auf den jewei­li­gen Sharepoint des Kanals zugrei­fen oder einen belie­bi­gen Sharepoint-Link ein­tra­gen. Das kann vor allem dann prak­tisch sein, wenn auf der hin­ter­leg­ten Seite Informationen ent­hal­ten sind, die nicht noch­mals neu in den Kanal kopiert wer­den sol­len. Es gilt aller­dings zu beach­ten, dass aus­schließ­lich auf Inhalte zuge­grif­fen wer­den kann, die sich exakt auf die­ser einen Seite befin­den. Die Navigation wird nicht ange­zeigt. Absprungpunkte auf andere Seiten mit­tels Quicklink oder Hyperlink füh­ren dazu, dass der Nutzer die Seite neu laden muss, um wie­der zum Ausgangspunkt zu gelan­gen. Eine Einbettung ist somit prak­tisch, aber sicher noch nicht das Ende vom Lied. 

Um kanal­un­ab­hän­gig Mitarbeitern SharePoint-Seiten als App zur Verfügung zu stel­len, ist die Integration mit­tels App Studio ein gang­ba­rer Weg. Hier ver­schwin­det zwar eben­falls die Navigation, aller­dings kön­nen gleich meh­rere Navigationspunkte als Tabs in die App ein­ge­baut wer­den. So könnte sich der Nutzer mit einer Art „Navigation Light“ durch ein abge­speck­tes Intranet navi­gie­ren. Auch nett, aber immer noch nicht das, was wir eigent­lich zur Vollintegration des Intranets in Microsoft Teams benö­ti­gen. An die­ser Stelle sei aber auch erwähnt, dass sich App Studio wun­der­bar dazu anbie­tet ein­zelne SharePoint-Seiten, die Prozesslösungen ent­hal­ten, als App in Teams zu inte­grie­ren. Ein Kantinenplan, die Essensbestellung oder das Ideenmanagement kön­nen so mit wenig Aufwand und ohne Nutzung der Power Plattform kurz­fris­tig ein­ge­bet­tet wer­den. Wer hier Hilfe benö­tigt, ist bei uns genau richtig!

Viva Connections – there it is! Wir kön­nen navigieren.

Nach all den nicht erfüll­ten Wünschen in die­sem Blogbeitrag kommt hier aller­dings die Erlösung. Wir dür­fen seit 30. März inner­halb Teams wild durchs Intranet navi­gie­ren, Suchleisten nut­zen, eigene News kon­su­mie­ren, zwi­schen Communication Sites her­um­sprin­gen und das alles in nur einer App – Viva Connections! 

Als glo­bale Navigation inner­halb der soge­nann­ten SharePoint App Bar kann nun sowohl die Navigation der Hubsite, als auch die Navigation der defi­nier­ten Homesite ver­wen­det wer­den. Wer einen sehr kom­ple­xen Aufbau sei­ner Navigationsstruktur vor­fin­det, kann sich die glo­bale Navigation noch­mals spe­zi­ell für die App Bar anpas­sen. Dabei kön­nen Zielgruppen für spe­zi­elle Navigationspunkte defi­niert wer­den, es kön­nen Navigationspunkte hin­zu­ge­fügt und gelöscht wer­den und es besteht die Möglichkeit die Reihenfolge neu zu defi­nie­ren. Summa Summarum ist navi­ga­ti­ons­tech­nisch somit ganz gro­ßes Kino gebo­ten. Allerdings benö­tigt auch jeder Blockbuster einen guten Regisseur – machen Sie sich des­halb aus­gie­big Gedanken zur glo­ba­len Navigation inner­halb der App Bar.

Mit Viva Connections wird aller­dings nicht nur das Problem der feh­len­den Navigation gelöst. Die ehe­mals als Homesite App ange­kün­digte Anwendung kann sowohl hin­sicht­lich Namensgebung als auch Logo an die eige­nen Bedürfnisse ange­passt wer­den. Wer sein Intranet getauft und gebran­det hat, kommt hier somit schon mal voll auf seine Kosten. 

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Personalisierung gegen Information Overflow

Wir leben in einer Informationsgesellschaft. Die Anzahl an Nachrichten, Dokumenten, Kennzahlen und Daten, die täg­lich auf uns ein­wir­ken, ist schier gigan­tisch. Informationsfilterung ist ein Generationenthema. Nicht jeder Mitarbeiter wurde als Digital Native gebo­ren und besitzt die Möglichkeit sich seine Inhalte selbst­stän­dig raus­zu­fil­tern. Der Großteil benö­tigt Werkzeuge anhand von Personalisierungstools, um selbst defi­nie­ren zu kön­nen, wel­che Informationen er vor­ran­gig dar­ge­stellt bekom­men möchte. Ein Bedarf, den auch Microsoft erkannt hat. 

Innerhalb der SharePoint App Bar wer­den dem Nutzer vor­ran­gig Websites vor­ge­schla­gen, die er in letz­ter Zeit regel­mä­ßig genutzt oder sogar abon­niert hat. Microsoft Graph ermit­telt hier die per­so­na­li­sier­ten Inhalte. Niemand muss also noch zurück in den Browser wech­seln, um sich dort aus einem ande­ren SharePoint-Bereich Informationen zu holen.

Im Nachrichtenbereich wer­den den Nutzern eben­falls ziel­grup­pen­spe­zi­fisch Inhalte dar­ge­stellt, die ihn ver­mut­lich auch tat­säch­lich betref­fen oder an denen er bereits in der Vergangenheit Interesse gezeigt hat. Dabei spielt es für den Nutzer keine Rollen, auf wel­cher Website diese Nachrichten erstellt wur­den. Er hat somit Zugriff auf sein eige­nes News Center.  

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Was lange währt, wird end­lich gut? Nicht ganz.

Kaum zu über­le­sen, dass wir bereits ein gro­ßer Fan von Viva Connections sind. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden sich schon lange nach einer voll­um­fäng­li­chen Integration des Microsoft 365-Intranets in Teams seh­nen. Es gibt aller­dings noch eini­ges zu beachten: 

  • Die SharePoint App Bar könnte per­so­na­li­sierte Designelemente stö­ren: Wer SharePoint-Framework-Erweiterungen nutzt, um das Design an seine eige­nen Bedürfnisse anzu­pas­sen, könnte Darstellungsprobleme auf­grund der App Bar bekom­men. Bis 31.10.2021 kann die Sharepoint App Bar mit­tels PowerShell deak­ti­viert wer­den. Allerdings nur tem­po­rär. Bis dahin soll­ten Sie ihr Framework anpassen. 
  • Installation über PowerShell: Aktuell muss Viva Connections noch mit­tels PowerShell kon­fi­gu­riert und instal­liert werden.
  • Erstellen einer Home Site: Die Nutzung von Viva Connections bedingt das Setzen einer Home Site in PowerShell. Diese Home Site kann sowohl eine Hub Site, eine glo­bale Communication Site, aber auch eine extra für Teams erstellte Startseite sein.
  • Klassische Sharepoint-Seiten: Viva Connections und die Sharepoint App Bar funk­tio­nie­ren nur mit Seiten, die im moder­nen Design erstellt wur­den. Microsoft hat ange­kün­digt, dass die Features auch bald bei klas­si­schen Seiten ver­wen­det wer­den können.
  • Mobile Version: Viva Connections steht der­zeit nur im Desktop Client zur Verfügung. Innerhalb der mobi­len Teams App haben Nutzer somit kei­nen Zugriff auf die App. Microsoft hat dies­be­züg­lich ange­kün­digt, dass die mobile Version ab Sommer ver­öf­fent­licht wird und auch gleich einige Anpassungsmöglichkeiten für Teams Administratoren bereithält.
  • Schulung der Nutzer: Wer sich für Viva Connections ent­schei­det, soll­ten seine Mitarbeiter auch mit dem nöti­gen Wissen zur Nutzung der App aus­stat­ten. Ein Kommunikationskonzept ist hier unabdingbar. 

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