Viva Connections liefert die heiß ersehnte SharePoint App Bar und eine Integration von SharePoint Online in Microsoft Teams - doch was gilt es zu beachten?
Zuallererst muss gesagt werden – wir freuen uns. Im Zuge der Ignite 2020 angekündigt, immer wieder in der Roadmap verschoben, anschließend aus der Roadmap verschwunden und plötzlich mit großen Posaunen unter Viva Connections wieder aufgetaucht. Wie ein Phoenix aus der halbverkohlten Asche steigt sie nun auf, die benutzerfreundliche Integrationsmöglichkeit von SharePoint Online in den Teams Client. Und als wir sie testen durften, trauten wir unseren Augen nicht – es funktioniert.

Was wir bereits jahrelang predigen, kann nun nahtlos erfolgen. Das moderne Intranet muss dorthin, wo die Nutzer sind. Und damit meinen wir nicht nur die Anbindung von Frontline Workern an die Unternehmenskommunikation, sondern vor allem auch Microsoft Teams als Modern Workplace Hub für alle Mitarbeiter. Spätestens seit wir uns vor mehr als einem Jahr in unsere heimischen Arbeitsplätze zurückgezogen haben, ist Microsoft Teams aus dem Berufsalltag der meisten Arbeitnehmer nicht mehr wegzudenken. Rund 115 Millionen Nutzer callen, meeten, chatten und sharen mittlerweile täglich in Teams. Der Fokus hinsichtlich der Funktionsentwicklung, Integrationsmöglichkeiten und Sicherheitsfeatures liegt derzeit bei Microsoft ganz klar auf Microsoft Teams. Um somit das Modern Intranet in den Berufsalltag eines jeden Arbeitnehmers zu integrieren, ist die sinnvollste Variante es dort einzubetten, wo gearbeitet wird – in Teams eben.
Die Suche nach der verschwundenen Navigation
Wer sich mit Registerkarten, Connectors und Apps in Teams beschäftigt hat, könnte sich nun durchaus denken – „da ging doch schon was mit dieser SharePoint-Integration“. Vollkommen richtig – bisher ging da auch schon einiges, aber eben nun nicht die essenziellen Funktionen, um den Mitarbeiter nicht aus Teams hinaus in einen neuen Tab seines Browsers zu verjagen. Einzelne SharePoint-Seiten konnten bisher sowohl über eine neue Registerkarte als auch per App Studio in Teams integriert werden.
Das Einbetten einer einzelnen SharePoint-Seite in einen Kanal ist dabei denkbar einfach. Über die Registerkarte kann man auf den jeweiligen Sharepoint des Kanals zugreifen oder einen beliebigen Sharepoint-Link eintragen. Das kann vor allem dann praktisch sein, wenn auf der hinterlegten Seite Informationen enthalten sind, die nicht nochmals neu in den Kanal kopiert werden sollen. Es gilt allerdings zu beachten, dass ausschließlich auf Inhalte zugegriffen werden kann, die sich exakt auf dieser einen Seite befinden. Die Navigation wird nicht angezeigt. Absprungpunkte auf andere Seiten mittels Quicklink oder Hyperlink führen dazu, dass der Nutzer die Seite neu laden muss, um wieder zum Ausgangspunkt zu gelangen. Eine Einbettung ist somit praktisch, aber sicher noch nicht das Ende vom Lied.
Um kanalunabhängig Mitarbeitern SharePoint-Seiten als App zur Verfügung zu stellen, ist die Integration mittels App Studio ein gangbarer Weg. Hier verschwindet zwar ebenfalls die Navigation, allerdings können gleich mehrere Navigationspunkte als Tabs in die App eingebaut werden. So könnte sich der Nutzer mit einer Art „Navigation Light“ durch ein abgespecktes Intranet navigieren. Auch nett, aber immer noch nicht das, was wir eigentlich zur Vollintegration des Intranets in Microsoft Teams benötigen. An dieser Stelle sei aber auch erwähnt, dass sich App Studio wunderbar dazu anbietet einzelne SharePoint-Seiten, die Prozesslösungen enthalten, als App in Teams zu integrieren. Ein Kantinenplan, die Essensbestellung oder das Ideenmanagement können so mit wenig Aufwand und ohne Nutzung der Power Plattform kurzfristig eingebettet werden. Wer hier Hilfe benötigt, ist bei uns genau richtig!

Viva Connections - there it is! Wir können navigieren.
Nach all den nicht erfüllten Wünschen in diesem Blogbeitrag kommt hier allerdings die Erlösung. Wir dürfen seit 30. März innerhalb Teams wild durchs Intranet navigieren, Suchleisten nutzen, eigene News konsumieren, zwischen Communication Sites herumspringen und das alles in nur einer App – Viva Connections!
Als globale Navigation innerhalb der sogenannten SharePoint App Bar kann nun sowohl die Navigation der Hubsite, als auch die Navigation der definierten Homesite verwendet werden. Wer einen sehr komplexen Aufbau seiner Navigationsstruktur vorfindet, kann sich die globale Navigation nochmals speziell für die App Bar anpassen. Dabei können Zielgruppen für spezielle Navigationspunkte definiert werden, es können Navigationspunkte hinzugefügt und gelöscht werden und es besteht die Möglichkeit die Reihenfolge neu zu definieren. Summa Summarum ist navigationstechnisch somit ganz großes Kino geboten. Allerdings benötigt auch jeder Blockbuster einen guten Regisseur – machen Sie sich deshalb ausgiebig Gedanken zur globalen Navigation innerhalb der App Bar.
Mit Viva Connections wird allerdings nicht nur das Problem der fehlenden Navigation gelöst. Die ehemals als Homesite App angekündigte Anwendung kann sowohl hinsichtlich Namensgebung als auch Logo an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Wer sein Intranet getauft und gebrandet hat, kommt hier somit schon mal voll auf seine Kosten.

Personalisierung gegen Information Overflow
Wir leben in einer Informationsgesellschaft. Die Anzahl an Nachrichten, Dokumenten, Kennzahlen und Daten, die täglich auf uns einwirken, ist schier gigantisch. Informationsfilterung ist ein Generationenthema. Nicht jeder Mitarbeiter wurde als Digital Native geboren und besitzt die Möglichkeit sich seine Inhalte selbstständig rauszufiltern. Der Großteil benötigt Werkzeuge anhand von Personalisierungstools, um selbst definieren zu können, welche Informationen er vorrangig dargestellt bekommen möchte. Ein Bedarf, den auch Microsoft erkannt hat.
Innerhalb der SharePoint App Bar werden dem Nutzer vorrangig Websites vorgeschlagen, die er in letzter Zeit regelmäßig genutzt oder sogar abonniert hat. Microsoft Graph ermittelt hier die personalisierten Inhalte. Niemand muss also noch zurück in den Browser wechseln, um sich dort aus einem anderen SharePoint-Bereich Informationen zu holen.
Im Nachrichtenbereich werden den Nutzern ebenfalls zielgruppenspezifisch Inhalte dargestellt, die ihn vermutlich auch tatsächlich betreffen oder an denen er bereits in der Vergangenheit Interesse gezeigt hat. Dabei spielt es für den Nutzer keine Rollen, auf welcher Website diese Nachrichten erstellt wurden. Er hat somit Zugriff auf sein eigenes News Center.

Was lange währt, wird endlich gut? Nicht ganz.
Kaum zu überlesen, dass wir bereits ein großer Fan von Viva Connections sind. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden sich schon lange nach einer vollumfänglichen Integration des Microsoft 365-Intranets in Teams sehnen. Es gibt allerdings noch einiges zu beachten:
- Die SharePoint App Bar könnte personalisierte Designelemente stören: Wer SharePoint-Framework-Erweiterungen nutzt, um das Design an seine eigenen Bedürfnisse anzupassen, könnte Darstellungsprobleme aufgrund der App Bar bekommen. Bis 31.10.2021 kann die Sharepoint App Bar mittels PowerShell deaktiviert werden. Allerdings nur temporär. Bis dahin sollten Sie ihr Framework anpassen.
- Installation über PowerShell: Aktuell muss Viva Connections noch mittels PowerShell konfiguriert und installiert werden.
- Erstellen einer Home Site: Die Nutzung von Viva Connections bedingt das Setzen einer Home Site in PowerShell. Diese Home Site kann sowohl eine Hub Site, eine globale Communication Site, aber auch eine extra für Teams erstellte Startseite sein.
- Klassische Sharepoint-Seiten: Viva Connections und die Sharepoint App Bar funktionieren nur mit Seiten, die im modernen Design erstellt wurden. Microsoft hat angekündigt, dass die Features auch bald bei klassischen Seiten verwendet werden können.
- Mobile Version: Viva Connections steht derzeit nur im Desktop Client zur Verfügung. Innerhalb der mobilen Teams App haben Nutzer somit keinen Zugriff auf die App. Microsoft hat diesbezüglich angekündigt, dass die mobile Version ab Sommer veröffentlicht wird und auch gleich einige Anpassungsmöglichkeiten für Teams Administratoren bereithält.
- Schulung der Nutzer: Wer sich für Viva Connections entscheidet, sollten seine Mitarbeiter auch mit dem nötigen Wissen zur Nutzung der App ausstatten. Ein Kommunikationskonzept ist hier unabdingbar.