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Viva Connections lie­fert die heiß ersehnte SharePoint App Bar und eine Integration von SharePoint Online in Microsoft Teams - doch was gilt es zu beachten?

Zuallererst muss gesagt wer­den – wir freuen uns. Im Zuge der Ignite 2020 ange­kün­digt, immer wie­der in der Roadmap ver­scho­ben, anschlie­ßend aus der Roadmap ver­schwun­den und plötz­lich mit gro­ßen Posaunen unter Viva Connections wie­der auf­ge­taucht. Wie ein Phoenix aus der halb­ver­kohl­ten Asche steigt sie nun auf, die benut­zer­freund­li­che Integrationsmöglichkeit von SharePoint Online in den Teams Client. Und als wir sie tes­ten durf­ten, trau­ten wir unse­ren Augen nicht – es funktioniert. 

Was wir bereits jah­re­lang pre­di­gen, kann nun naht­los erfol­gen. Das moderne Intranet muss dort­hin, wo die Nutzer sind. Und damit mei­nen wir nicht nur die Anbindung von Frontline Workern an die Unternehmenskommunikation, son­dern vor allem auch Microsoft Teams als Modern Workplace Hub für alle Mitarbeiter. Spätestens seit wir uns vor mehr als einem Jahr in unsere hei­mi­schen Arbeitsplätze zurück­ge­zo­gen haben, ist Microsoft Teams aus dem Berufsalltag der meis­ten Arbeitnehmer nicht mehr weg­zu­den­ken. Rund 115 Millionen Nutzer cal­len, mee­ten, chat­ten und sharen mitt­ler­weile täg­lich in Teams. Der Fokus hin­sicht­lich der Funktionsentwicklung, Integrationsmöglichkeiten und Sicherheitsfeatures liegt der­zeit bei Microsoft ganz klar auf Microsoft Teams. Um somit das Modern Intranet in den Berufsalltag eines jeden Arbeitnehmers zu inte­grie­ren, ist die sinn­vollste Variante es dort ein­zu­bet­ten, wo gear­bei­tet wird – in Teams eben. 

Die Suche nach der ver­schwun­de­nen Navigation

Wer sich mit Registerkarten, Connectors und Apps in Teams beschäf­tigt hat, könnte sich nun durch­aus den­ken – „da ging doch schon was mit die­ser SharePoint-Integration“. Vollkommen rich­tig – bis­her ging da auch schon eini­ges, aber eben nun nicht die essen­zi­el­len Funktionen, um den Mitarbeiter nicht aus Teams hin­aus in einen neuen Tab sei­nes Browsers zu ver­ja­gen. Einzelne SharePoint-Seiten konn­ten bis­her sowohl über eine neue Registerkarte als auch per App Studio in Teams inte­griert werden. 

Das Einbetten einer ein­zel­nen SharePoint-Seite in einen Kanal ist dabei denk­bar ein­fach. Über die Registerkarte kann man auf den jewei­li­gen Sharepoint des Kanals zugrei­fen oder einen belie­bi­gen Sharepoint-Link ein­tra­gen. Das kann vor allem dann prak­tisch sein, wenn auf der hin­ter­leg­ten Seite Informationen ent­hal­ten sind, die nicht noch­mals neu in den Kanal kopiert wer­den sol­len. Es gilt aller­dings zu beach­ten, dass aus­schließ­lich auf Inhalte zuge­grif­fen wer­den kann, die sich exakt auf die­ser einen Seite befin­den. Die Navigation wird nicht ange­zeigt. Absprungpunkte auf andere Seiten mit­tels Quicklink oder Hyperlink füh­ren dazu, dass der Nutzer die Seite neu laden muss, um wie­der zum Ausgangspunkt zu gelan­gen. Eine Einbettung ist somit prak­tisch, aber sicher noch nicht das Ende vom Lied. 

Um kanal­un­ab­hän­gig Mitarbeitern SharePoint-Seiten als App zur Verfügung zu stel­len, ist die Integration mit­tels App Studio ein gang­ba­rer Weg. Hier ver­schwin­det zwar eben­falls die Navigation, aller­dings kön­nen gleich meh­rere Navigationspunkte als Tabs in die App ein­ge­baut wer­den. So könnte sich der Nutzer mit einer Art „Navigation Light“ durch ein abge­speck­tes Intranet navi­gie­ren. Auch nett, aber immer noch nicht das, was wir eigent­lich zur Vollintegration des Intranets in Microsoft Teams benö­ti­gen. An die­ser Stelle sei aber auch erwähnt, dass sich App Studio wun­der­bar dazu anbie­tet ein­zelne SharePoint-Seiten, die Prozesslösungen ent­hal­ten, als App in Teams zu inte­grie­ren. Ein Kantinenplan, die Essensbestellung oder das Ideenmanagement kön­nen so mit wenig Aufwand und ohne Nutzung der Power Plattform kurz­fris­tig ein­ge­bet­tet wer­den. Wer hier Hilfe benö­tigt, ist bei uns genau richtig!

Viva Connections - there it is! Wir kön­nen navigieren.

Nach all den nicht erfüll­ten Wünschen in die­sem Blogbeitrag kommt hier aller­dings die Erlösung. Wir dür­fen seit 30. März inner­halb Teams wild durchs Intranet navi­gie­ren, Suchleisten nut­zen, eigene News kon­su­mie­ren, zwi­schen Communication Sites her­um­sprin­gen und das alles in nur einer App – Viva Connections! 

Als glo­bale Navigation inner­halb der soge­nann­ten SharePoint App Bar kann nun sowohl die Navigation der Hubsite, als auch die Navigation der defi­nier­ten Homesite ver­wen­det wer­den. Wer einen sehr kom­ple­xen Aufbau sei­ner Navigationsstruktur vor­fin­det, kann sich die glo­bale Navigation noch­mals spe­zi­ell für die App Bar anpas­sen. Dabei kön­nen Zielgruppen für spe­zi­elle Navigationspunkte defi­niert wer­den, es kön­nen Navigationspunkte hin­zu­ge­fügt und gelöscht wer­den und es besteht die Möglichkeit die Reihenfolge neu zu defi­nie­ren. Summa Summarum ist navi­ga­ti­ons­tech­nisch somit ganz gro­ßes Kino gebo­ten. Allerdings benö­tigt auch jeder Blockbuster einen guten Regisseur – machen Sie sich des­halb aus­gie­big Gedanken zur glo­ba­len Navigation inner­halb der App Bar.

Mit Viva Connections wird aller­dings nicht nur das Problem der feh­len­den Navigation gelöst. Die ehe­mals als Homesite App ange­kün­digte Anwendung kann sowohl hin­sicht­lich Namensgebung als auch Logo an die eige­nen Bedürfnisse ange­passt wer­den. Wer sein Intranet getauft und gebran­det hat, kommt hier somit schon mal voll auf seine Kosten. 

Personalisierung gegen Information Overflow

Wir leben in einer Informationsgesellschaft. Die Anzahl an Nachrichten, Dokumenten, Kennzahlen und Daten, die täg­lich auf uns ein­wir­ken, ist schier gigan­tisch. Informationsfilterung ist ein Generationenthema. Nicht jeder Mitarbeiter wurde als Digital Native gebo­ren und besitzt die Möglichkeit sich seine Inhalte selbst­stän­dig raus­zu­fil­tern. Der Großteil benö­tigt Werkzeuge anhand von Personalisierungstools, um selbst defi­nie­ren zu kön­nen, wel­che Informationen er vor­ran­gig dar­ge­stellt bekom­men möchte. Ein Bedarf, den auch Microsoft erkannt hat. 

Innerhalb der SharePoint App Bar wer­den dem Nutzer vor­ran­gig Websites vor­ge­schla­gen, die er in letz­ter Zeit regel­mä­ßig genutzt oder sogar abon­niert hat. Microsoft Graph ermit­telt hier die per­so­na­li­sier­ten Inhalte. Niemand muss also noch zurück in den Browser wech­seln, um sich dort aus einem ande­ren SharePoint-Bereich Informationen zu holen.

Im Nachrichtenbereich wer­den den Nutzern eben­falls ziel­grup­pen­spe­zi­fisch Inhalte dar­ge­stellt, die ihn ver­mut­lich auch tat­säch­lich betref­fen oder an denen er bereits in der Vergangenheit Interesse gezeigt hat. Dabei spielt es für den Nutzer keine Rollen, auf wel­cher Website diese Nachrichten erstellt wur­den. Er hat somit Zugriff auf sein eige­nes News Center.  

Was lange währt, wird end­lich gut? Nicht ganz.

Kaum zu über­le­sen, dass wir bereits ein gro­ßer Fan von Viva Connections sind. Das liegt auch daran, dass unsere Kunden sich schon lange nach einer voll­um­fäng­li­chen Integration des Microsoft 365-Intranets in Teams seh­nen. Es gibt aller­dings noch eini­ges zu beachten: 

• Die SharePoint App Bar könnte per­so­na­li­sierte Designelemente stö­ren: Wer SharePoint-Framework-Erweiterungen nutzt, um das Design an seine eige­nen Bedürfnisse anzu­pas­sen, könnte Darstellungsprobleme auf­grund der App Bar bekom­men. Bis 31.10.2021 kann die Sharepoint App Bar mit­tels PowerShell deak­ti­viert wer­den. Allerdings nur tem­po­rär. Bis dahin soll­ten Sie ihr Framework anpassen. 
• Installation über PowerShell: Aktuell muss Viva Connections noch mit­tels PowerShell kon­fi­gu­riert und instal­liert werden.
• Erstellen einer Home Site: Die Nutzung von Viva Connections bedingt das Setzen einer Home Site in PowerShell. Diese Home Site kann sowohl eine Hub Site, eine glo­bale Communication Site, aber auch eine extra für Teams erstellte Startseite sein.
• Klassische Sharepoint-Seiten: Viva Connections und die Sharepoint App Bar funk­tio­nie­ren nur mit Seiten, die im moder­nen Design erstellt wur­den. Microsoft hat ange­kün­digt, dass die Features auch bald bei klas­si­schen Seiten ver­wen­det wer­den können.
• Mobile Version: Viva Connections steht der­zeit nur im Desktop Client zur Verfügung. Innerhalb der mobi­len Teams App haben Nutzer somit kei­nen Zugriff auf die App. Microsoft hat dies­be­züg­lich ange­kün­digt, dass die mobile Version ab Sommer ver­öf­fent­licht wird und auch gleich einige Anpassungsmöglichkeiten für Teams Administratoren bereithält.
• Schulung der Nutzer: Wer sich für Viva Connections ent­schei­det, soll­ten seine Mitarbeiter auch mit dem nöti­gen Wissen zur Nutzung der App aus­stat­ten. Ein Kommunikationskonzept ist hier unabdingbar.