Gantt-Diagramm im Projektmanagement
Wie Gantt-Diagramme Ihr Projektmanagement unterstützen am Beispiel von monday.com
Heute werfen wir einen genaueren Blick auf Gantt-Diagramme: wie sie sich von anderen Diagrammtypen unterscheiden, welche Vorteile sie bieten, wie Sie in monday.com ein Gantt-Diagramm erstellen und vieles mehr.
First things first: Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das den geplanten Zeitplan eines Projekts und seine Aufgaben oder Ereignisse im Zeitverlauf darstellt. Jeder Balken im Gantt-Diagramm steht für eine Aufgabe, während die Daten horizontal angeordnet sind.
Gantt-Diagramme werden häufig für Projektpläne verwendet, da sie eine der nützlichsten und klassischsten Methoden sind, um Aktivitäten im Zeitverlauf darzustellen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben aufzeigen.
Wofür wird ein Gantt-Diagramm verwendet?
Ein einfaches Gantt-Diagramm verdeutlicht Fristen, Meilensteine und den Projektfortschritt. Jeder weiß sofort, woran er wann zu arbeiten hat und wie sich dies auf das Gesamtprojekt auswirkt. Es gibt viele verschiedene Anwendungsfälle für Gantt-Diagramme, die auf jede Art von Projekt angewendet werden können.
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Gantt-Charts für verschiedene Ziele oder Projekte nützlich sein können
- Sie vereinfachen komplexe Projekte und helfen bei der Verfolgung ihrer KPIs
- Sie können bei der Planung von Marketingkampagnen das Ressourcenmanagement unterstützen
- Ermöglichen ein visuelles Verständnis des Umfangs und der Anforderungen eines Projekts
- Manager*innen können sie als übergeordneten Leitfaden zur Verfolgung des Projektfortschritts verwenden
Holistisch betrachtet, helfen Gantt-Diagramme Unternehmen bei der Erstellung einer Work Breakdown Structure (WBS): einer speziellen Methode zur Unterteilung großer oder komplizierter Ziele in überschaubare Einzelziele. Während ein Projektstrukturplan zeigt, welche Aufgaben erledigt werden müssen, aber nicht, wann sie beginnen oder enden werden, können mithilfe des Gantt-Diagramms Komponenten wie Zeit, Verantwortlichkeit, Status oder Meilensteine dem Projektstrukturplan hinzugefügt werden und ein klareres Gesamtbild geben.
Beispiel für ein Gantt-Diagramm in monday work management
Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie es funktioniert, stellen wir uns ein Marketingteam vor, das ein Gantt-Diagramm verwendet, um all seine verschiedenen Kampagnen und Aufgaben zu planen, z. B. Social Media, Website-Inhalte, Branding und mehr. Mit einem Gantt-Diagramm kann jeder im Team genau sehen, welche Aufgaben gerade bearbeitet werden, welche Teammitglieder daran arbeiten und wie sich jede Aufgabe auf die anderen auswirkt.
Auf diese Weise kann das Team Aufgaben besser planen und den Zeitrahmen besser abschätzen.
PERT-Diagramm vs. Gantt-Diagramm
In einem PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique) werden die Aufgaben in einem Netzwerkdiagramm dargestellt, das Knoten oder Kreise mit Pfeilen zwischen ihnen enthält, um die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben aufzuzeigen. Obwohl sowohl Gantt- als auch PERT-Diagramme wichtige Projektmanagementinstrumente sind, gibt es einige wesentliche Unterschiede zwischen den beiden, z. B. hinsichtlich des Schwerpunkts, der Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, der Komplexität und des kritischen Pfads.
Insgesamt lassen sich mit PERT-Diagrammen die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und die Analyse des kritischen Pfades bei komplexen Projekten besser darstellen, während Gantt-Diagramme die Planung von Aufgaben und die Verfolgung des Projektfortschritts fokussieren. Das bedeutet nicht, dass nicht beide Diagramme auf ein und dasselbe Projekt angewendet werden können, aber im Allgemeinen sind PERT-Diagramme ideal für die Planungsphase, während Gantt-Diagramme mehr Flexibilität und Anpassungsfähigkeit während der Projektdurchführung bieten.
Was sind die Bestandteile eines Gantt-Diagramms?
Gantt-Diagramme unterscheiden sich zwar je nach Arbeitsablauf und kritischem Pfad, dennoch gibt es sechs wichtige Komponenten, die unbedingt enthalten sein sollten
Wie man ein Gantt-Diagramm in monday.com erstellt
Und so funktioniert es
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Board über eine Zeitachsen- und eine Abhängigkeitsspalte verfügt. Wählen Sie im Menü unter Board „View“ die Option „Gantt“. Alle Aufgaben sind nun in einem Gantt-Diagramm organisiert - that’s it! Sobald die Gantt-Ansicht in monday work management erstellt ist, kann man kreativ werden und sie nach eigenen Anforderungen und Wünschen anpassen. Zusätzlich kann sie als Widget zum Dashboard hinzufügt werden, sodass sie leicht zugänglich ist. Sie können festlegen, welche Spalten Ihres Boards in Ihrem Diagramm angezeigt werden und Elemente in Ihrem Diagramm nach Gruppen wie Projektphasen anzeigen. Außerdem kann man mit den visuellen Einstellungen optische Highlights schaffen, indem den Elementen im Diagramm Beschriftungen oder bestimmte Farben hinzufügt werden.
Die Vor- und Nachteile der Verwendung eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement
Es gibt viele Gründe, warum Projektmanager*innen ein Gantt-Diagramm für die Organisation von Projekten verwenden. Gantt-Diagramme bieten Teams eine Reihe von Vorteilen, die die Zusammenarbeit bei Aufgaben und Projektaktualisierungen erleichtern.
Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile der Verwendung eines Gantt-Diagramms im Projektmanagement
Obwohl die Vorteile von Gantt-Diagrammen unbestreitbar sind, eignen sie sich nicht immer für jedes Team oder Projekt. Darüber hinaus haben Gantt-Diagramme auch einige Nachteile, die Sie unbedingt beachten sollten, wenn Sie dieses Format für Ihr Projekt verwenden möchten. Diese Nachteile sind jedoch kein Hindernis für die Verwendung eines Gantt-Diagramms, sondern eher potenzielle Stolpersteine, die im Allgemeinen durch eine ordnungsgemäße Planung, Implementierung und laufende Kommunikation im Team vermieden werden können.
Einige Nachteile, die Sie beachten sollten
- Gantt-Diagramme können komplex und schwierig werden, wenn es um größere und detailliertere Projekte mit vielen Aufgaben geht
- Die Pflege eines aktuellen Gantt-Diagramms kann mühsam und zeitaufwändig sein, wenn sich Änderungen ergeben
- Ohne sorgfältige Verwaltung der Ressourcen können Gantt-Diagramme Teammitglieder mit mehreren Aufgaben überlasten
- Teammitglieder, die mit Gantt-Diagrammen nicht vertraut sind, müssen unter Umständen eine steile Lernkurve durchlaufen, um sie vollständig zu verstehen und effektiv nutzen zu können
- Einige Gantt-Diagramme enthalten möglicherweise nicht alle notwendigen Informationen für Aufgaben, wie Beschreibungen oder erforderliche Ressourcen, was zu Verzögerungen führt
Alternativen zum Gantt-Diagramm
Die Plattform monday work management
Es gibt verschiedene Tools, wie z. B. das monday work management, mit deren Hilfe Projekte durch Gantt-Diagrammen verwaltet werden können und helfen, die genannten Stolpersteine durch Automatisierungen, integrierte Kommunikationswerkzeuge und mehr zu vermeiden.
Dennoch können einige Projekte von anderen Arten der Visualisierung profitieren. Gantt-Diagramme sind nicht die einzige Möglichkeit, ein Projekt und seine Aufgaben zu betrachten, und je nach Faktoren wie der Größe Ihres Teams, Ihrem Zeitplan und der Art Ihres Projekts sollten Sie vielleicht eine Alternative zum Gantt-Diagramm in Betracht ziehen.
Manchmal kann es auch hilfreich sein, mehr als eine Art von Ansicht in einem Projekt zu verwenden. Auf Plattformen wie monday work management können Sie aus über 27 Projektansichten wählen, so dass Sie nie auf nur eine Option beschränkt sind und von jeder Art von Projektmanagementdiagramm profitieren können.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Gantt-Diagramme eine nützliche Methode zur Visualisierung von Projekten darstellen. Mit der Einführung einer Gantt-Diagramm-Software können die Prozesse von Teams auf die nächste Stufe gehoben werden. Ausgereifte Lösungen, wie beispielsweise monday.com, bieten erweiterte Funktionen wie verschiedene Diagrammansichten, anpassbare Automatisierungen, Integrationen und die Möglichkeit, die enthaltenen Informationen zu filtern.
Wenn Sie also auf der Suche nach einer effektiven Lösung sind, mit der Sie Projekte aller Größen und Branchen verwalten können, ist monday.com vielleicht genau das Richtige für Sie.
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