Wikis schöner strukturieren mit Metadaten - Teil 1: Inhaltstypen und vordefinierte Felder

Mit der wachsenden Menge von Informationen die in einem Atlassian Confluence gepflegt werden, gewinnt auch das Thema Organisation, Strukturierung und Wiederauffindbarkeit von Informationen zunehmend an Bedeutung. Metadaten stellen eine hervorragende Möglichkeit dar, dieser Herausforderung zu begegnen. 

Mit „Metadata for Confluence“ können Sie Ihren Wiki-Seiten zusätzliche, strukturierte und durchsuchbare Informationen (Metadaten) hinzufügen und diese Informationen entweder in der Suche oder für Übersichten und Berichte verwenden. Durch dieses einfache Prinzip ist es möglich, alle erdenklichen Anwendungsfälle, wie z.B. einen Produktkatalog oder eine IT-Dokumentation, abzubilden. 

Und so einfach lassen sich Metadaten durch einen Redakteur im Bearbeitungsmodus einer Seite pflegen:

Das Beispiel zeigt einen Produktkatalog, wie er so oder ähnlich in vielen Firmen existiert. Jedes Produkt ist an sich zwar einzigartig, kann aber anhand von Kategorien eindeutig geclustert werden.
Für unseren Katalog haben wir uns für:

• Vendor (Verkäufer)
• Product Owner (intern verantwortliche Person)
• Cloudfähigkeit
• Link zum Atlassian Marketplace
• Technologie und
• Data Center Kompatibilität

entschieden.

Diese Informationen werden durch einen Redakteur übersichtlich in der linken Randspalte ausgefüllt. Felder die zwingend befüllt werden müssen, können als Pflichtfelder gekennzeichnet werden. Außerdem ist es möglich, einen Standardwert bereits vorab zu belegen. Ohne eine Befüllung eines Pflichtfeldes lässt sich eine Wiki-Seite nicht abspeichern.

Um ein neues Produkt im Katalog zu hinterlegen, wählt ein Redakteur eine definierte Vorlage (Confluence-Template) aus, und erhält damit sowohl die Vorlage für den Inhalt, als auch die passenden Metadaten.

Inhaltstypen und vordefinierte Felder

Metadaten zu definieren ist denkbar einfach. Um den Anwendern die maximale Flexibilität zu bieten, ist das Metadatenprinzip zweistufig:

• Definition von Metadatenfelder
• Definition von Metadatensets

Eine zweite Überlegung ist, wo die Metadaten überall verwendet werden sollen. Ist nur ein Bereich betroffen, dann sollten die Metadaten durch den entsprechenden Bereichsadministrator angelegt werden. Werden die Metadaten in vielen Bereichen verwendet, dann können sie durch einen Confluence-Administrator auch global angelegt werden. Egal ob global oder im Bereich – das Prinzip ist in beiden Fällen das Gleiche.

Definition von Metadatenfeldern

Zuerst werden die nachher von den Redakteuren auszufüllenden Felder definiert. Dazu werden alle Metadatenfelder einzeln hinzugefügt oder man greift auf bereits existierende Felder zurück. Für Metadatenfelder stehen verschiedene Feldtypen wie z.B. Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Nutzer, Datum, Text und viele weitere zur Verfügung. Auf diese Weise wird festgelegt, welches Format diese Informationen später für die Eingabe haben.
Wird z.B. ein Feld vom Typ Mehrfachauswahl verwendet, lassen sich in dieser Eingabemaske die Werte für die Mehrfachauswahl ebenfalls definieren und bei Bedarf später auch bearbeiten.

Sind alle Felder angelegt, werden im nächsten Schritt die Metadatensets definiert.

Definition von Metadatensets

Ein Metadatenset können Sie sich als eine Art Inhaltstyp vorstellen. Das Set fasst alle zu diesen Inhaltstyp gehörigen Felder zusammen. Im Set wird bestimmt:

• welche Felder der Inhaltstyp benötigt
• in welcher Reihenfolge die Felder einem Redakteur im Edit-Modus angezeigt werden sollen
• ob ein Feld ein Pflichtfeld ist oder nicht
• welcher Standardwert ggf. in diesem Inhaltstyp gilt

Anschließend wird das Set mit einer Wiki-Seite verbunden. Auf diese Weise „weiß“ die Wiki-Seite, welche Felder in welcher Reihenfolge angezeigt werden. Metadatensets lassen sich im Nachhinein bearbeiten, es können z.B. weitere Felder hinzugefügt werden. Alle Seiten, die mit einem bestimmten Metadatenset verbunden sind, erhalten so automatisch auch die neuen Felder.

Außerdem kann jedes Metadatenset zusätzlich mit einem Confluence-Template verbunden werden, damit sich Ihre Redakteure keine Gedanken über Metadatenfelder oder Metadatensets machen müssen.

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