Projektdokumentation
Ein wesentlicher Leitfaden
Dokumentation ist ein Schlüssel zum Erfolg. Mit Projektdokumentation sorgen Sie dafür, dass alle Projektbeteiligten den selben Informationsstand haben. Damit ist der Weg zum pünktlichen Abschluss innerhalb des Budgets geebnet.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Projektdokumentation für Ihr Projekt nutzen können und welche Tipps Sie bei der Auswahl der besten Projektdokumentationssoftware besser beachten. Sie können diese Anleitung unabhängig von Ihrem Tool nutzen. Ich empfehle für Projektmanagement monday.com, da es besonders übersichtlich, intuitiv und damit für alle Beteiligten gut nutzbar ist.
Die Grundlage: Was ist eine Projektdokumentation?
Die Projektdokumentation ist eine Sammlung von Daten und Dokumenten, die Informationen über ein Projekt enthalten. Meist sammelt ein Projektmanager alle relevanten Dokumente für jede Phase eines Projekts, einschließlich Dateien zu Vorschlägen, Zielen, Anforderungen, Design, Implementierung, Budgetierung, Tests, Bereitstellung und Support.
Mit der Projektdokumentation sorgen Sie dafür, dass alle Dokumente an einem Ort zu finden sind und damit die Kommunikation erleichtern. Es ist der Katalysator, um organisiert zu bleiben, den Fortschritt optimal zu verfolgen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Transparente Informationen für alle Projektbeteiligten
- Verbesserte Zusammenarbeit
- Erhöhte Verantwortlichkeit
- Konzentration auf Projektgeschäft statt Suche
Arten von Dokumenten, die zur Projektdokumentation gehören
Schritte zur Projektdokumentation
Sammeln Sie alle erforderlichen Dateien
Die Dokumente sind wahrscheinlich über verschiedene Plattformen verteilt, wie z. B. E-Mails, Festplatten, Word-Dokumente, PDF-Dateien oder interne Nachrichten. Der erste Schritt bei der Vorbereitung der Projektdokumentation besteht darin, all diese Tools an einem zentralen Ort zu sammeln.
Sicherstellen, dass die Dokumente aussagekräftig sind
Jede Phase eines Projekts erfordert eine andere Dokumentation. Vergewissern Sie sich, dass Sie für jede Phase eines Projekts von Anfang bis Ende über alle erforderlichen Unterlagen verfügen. Es ist normal, dass im Laufe eines Projekts weitere Dokumente hinzukommen. Sie können Ihre Aufgaben gezielt angehen, wenn Sie von Anfang an die richtigen Dokumente zur Hand haben.
Dokumente strukturieren, um die Suche zu erleichtern
Auch wenn es anfangs zeitaufwändig ist, hilft die richtige Strukturierung der Dokumente langfristig Zeit sparen.
Vorhandene Dokumente sind möglicherweise voller unnötiger Informationen oder Kommentare, die bei der Suche nach bestimmten Daten stören können. Um Ihrem Team Zeit zu sparen, sollten gerade in umfangreichen Dokumenten Funktionen wie interne Links, ein Inhaltsverzeichnis oder Unterkategorien hinzuzufügen.Binden Sie Ihr Team ein
Es kann schwierig sein, relevante Informationen vom Rauschen zu trennen. Beziehen Sie daher Ihr Team bereits in den frühen Phasen des Projektdokumentationsprozesses ein, damit es wichtige Dokumente beisteuern oder überprüfen und verbessern kann. So wird sichergestellt, dass alles, was fehlt, unklar oder veraltet ist, aktualisiert wird.
Veröffentlichung und Pflege der Dokumente
Achten Sie darauf, dass die Dokumentationsplattform mit Funktionen wie Tags und Indexierung ausgestattet ist, damit die Dokumente durchsucht werden können. Schließlich ist die Projektdokumentation ein fortlaufender Prozess, der im Laufe der Projektentwicklung regelmäßig gepflegt werden muss. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Projektdokumente regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie relevant und aktuell sind.
Bewährte Verfahren für die Erstellung von Projektdokumentation
Die Projektdokumentation sollte ein gemeinschaftlicher Prozess sein. Stellen Sie daher ein Team von Mitwirkenden, Redakteuren und Prüfer*innen aus verschiedenen Teams zusammen, um sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt und konsistent sind.
Verwenden Sie klare Überschriften, Tags, Etiketten, Prioritäten, Themen und Unterthemen, um sicherzustellen, dass die Dokumente gut strukturiert sind und jeder sie leicht finden kann.
Vorlagen helfen, die Projektdokumentation zu strukturieren und die Suche und das Auffinden von Daten zu erleichtern. Bei monday.com, verfügen Sie über integrierte Dokumentationsvorlagen, um einen reibungslosen Start zu ermöglichen.
Behalten Sie den Versionsverlauf im Auge, achten Sie aber auch darauf, die Dokumentation während der gesamten Projektlaufzeit regelmäßig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Informationen immer aktuell sind. Mit monday.com können Sie automatische Erinnerungen zur regelmäßigen Aktualisierung von Dokumenten erstellen, damit Sie nichts vergessen.
Nicht jedes Dokument muss sehr detailliert sein. Manche Dokumente sind besser zugänglich, wenn sie kurz gehalten werden. Stellen Sie sicher, dass ein Dokument genügend Informationen für die relevanten Aufgaben enthält.
Laut einer von Hive durchgeführten Studie verwenden 77 % der erfolgreichsten Projekte eine Software. Die Verwendung eines externen Tools für die Dokumentation Ihres Projekts trägt also zum Erfolg bei. Ich weiß, dass es schwierig ist, einzuschätzen, welches Tool die Funktionen bietet, die Sie für eine effektive Zusammenarbeit benötigen. Sie sollten nach einer Software suchen, die dem Umfang Ihres Projekts und den Anforderungen Ihres Teams gerecht wird. Bei der Auswahl der Software sollten Sie Folgendes beachten:
Die Software sollte einfach zu bedienen sein, ohne große Lernkurve oder spezielle Schulung.
Die Projektmanager sollten Zugriffskontrollen einrichten können.
Achten Sie auf ein Tool mit integrierten Vorlagen für die Projektdokumentation, um schneller mit der Arbeit beginnen zu können.
Die Software sollte mit Ihren bestehenden Tools wie Slack, Jira, Outlook oder Google Drive integriert werden können.
Stellen Sie sicher, dass sowohl die Software als auch die Vorlagen an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können.
Wie ich beim Einstieg schon geschrieben habe, empfehle ich monday.com - denn alle Kriterien werden erfüllt und darüber hinaus noch um weitere hilfreiche Features ergänzt:
- Jedem Element können Sie einen Status, einen Eigentümer, eine Abteilung, Fristen und einen Prüfer zu weisen.
- Integrieren Sie alle von Ihnen am häufigsten verwendeten Tools wie Slack, Zoom, Excel, Jira, Asana und mehr
- Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen an Aufgaben mit allen relevanten Stakeholdern
- Überwachen Sie den Status Ihres Projekts mit Gantt- und Kanban-Ansichten
- Erstellen Sie Automatisierungen für Genehmigungen und Aufgaben, um die manuelle Überprüfung von Elementen zu reduzieren
- Erleichtern Sie sich die Informationsflut mit den übersichtlichen Boards für Projektdokumentation und -management
- Passen Sie monday.com auf Ihre Bedürfnisse an: der Umfang Ihrer Dokumentationsbemühungen kann je nach Projekt vergrößert oder verkleinert werden
Mit der kostenfreien, unverbindlichen Testversion können Sie sich davon selber überzeugen.
Wir beraten Sie gern für alles rund um Projektmangement.
Unsere Expertin Maren Dittmar stellt Ihnen die Möglichkeiten und Vorteile von monday.com für Ihr Unternehmen vor.
Ihre Ansprechpartnerin
Maren DittmarSales Managerin
- Kleiststraße 10a, 01129 Dresden
- Tel.: +49 800 8 776 776
- anfrage@communardo.de