Frischer Wind bei der TREUREAL Property Management GmbH

Erfahren Sie, wie Communardo mit der Qualitätsmanagementlösung auf Basis von Microsoft 365 bei der Einführung und Umsetzung neuer Qualitätsmanagement-Handbücher unterstützte und damit die vorhandenen PDF-Unterlagen ablöst.

Seit Anfang der 1990er Jahre hat sich die TREUREAL im Immobilien- und Facility-Management deutschlandweit einen Namen gemacht. Mit ihrer facettenreichen Immobilienbetreuung von Wohnungseigentumsverwaltung, Mietverwaltung bis hin zu technischen und kaufmännischen Property Management für komplexe Gewerbe- und Spezialimmobilien, verwaltet die TREUREAL aktuell 43.000 Wohnungen und mehr als 1,8 Millionen Quadratmeter Gewerbefläche in Deutschland. Täglich sind rund 170 Mitarbeiter im Einsatz, um ihren Kunden in allen immobilienwirtschaftlichen Aufgabenbereichen mit Rat und Tat zur Seite zustehen.

Gemeinsam mit Communardo hat das Unternehmen eine moderne Infrastruktur für ihre Qualitätsmanagement-Handbücher geschaffen und ist dabei, die vorhandenen PDF-Unterlagen abzulösen. Dies brachte neben einer deutlich vereinfachten Zugänglichkeit auch weitere positive Aspekte für die Mitarbeitenden mit sich.

Einführung Qualitätsmanagementlösung auf Basis von Microsoft 365

Der Einstieg in das Projekt begann mit einem Kickoff Termin, in dem die Teilnehmenden eine kurze Einführung in die Microsoft 365 Welt sowie die Qualitätsmanagementlösung erhielten. Das Ziel des neuen Systems sollte es sein, eine modernere Infrastruktur gegenüber der vorhandenen PDF-Handbücher zu schaffen. Gleichwohl sollte das Bestehen der nächsten Audit-Prüfung, trotz der verbesserten Nutzerfreundlichkeit für Lesende und Qualitätsmanagement-Beauftragte, dabei nicht gefährdet werden.

Bei der Konfiguration der Qualitätsmanagement-Lösung war es zudem essenziell, die bestehende Struktur der Handbücher in die Struktur von Microsoft SharePoint zu übertragen. Damit sollte sichergestellt werden, dass sowohl Prozesseigner*innen als auch Mitarbeiter*innen sich einfach und intuitiv im neuen System zurechtfinden können. Um das Projekt neben dem Alltagsgeschäft für die Projektbeteiligten nicht zur Belastung werden zu lassen, hat Communardo die Qualitätsmanagement-Lösung implementiert und die TREUREAL in regelmäßigen, kurzen Statusmeetings über den aktuellen Stand informiert. Längere Termine wurden lediglich für größere Meilensteine geblockt.

Mit zielgerichteten Anpassungen der Standardlösung von individuellen Prozesseigenschaften, wie beispielsweise Kennungsnummern oder Verschlagwortung der Prozesse, konnte das System noch besser an die TREUREAL GmbH angepasst werden. Darüber hinaus konnte mithilfe von Metadaten und automatisierten Workflows die Pflege und Nachverfolgung von Prozessen für die Qualitätsmanagement-Verantwortlichen vereinfacht und effizienter gestaltet werden.

Nach dem Aufbau der Basislösung wurde das Projektteam in einer Schulung in die Bearbeitung der Prozessvorlagen eingewiesen, sodass sie von Beginn an alle Inhalte selbstständig pflegen konnten.

Nutzen und Mehrwert für TREUREAL

eine effizientere Gestaltung der Pflege und Nachverfolgung der Prozesse für Treureal

Mit der Qualitätsmanagementlösung erreichte die TREUREAL für Ihre Qualitätsmanagement-Verantwortlichen und Mitarbeitenden:

eine höhere Transparenz.
eine bessere Zugänglichkeit der Qualitätsmanagement-Unterlagen.
eine höhere Akzeptanz durch einen erleichterten Zugriff.
eine effizientere Gestaltung der Pflege und Nachverfolgung der Prozesse.

Mehr zu Qualitätsmanagement MS 365

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