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Wissensmanagement mit Confluence Questions

Fragen gehö­ren zur Unternehmenskultur und sind oft der Ausgangspunkt für neue Ideen und kon­struk­tive Diskussionen. Fragen sind in der Regel auch ein wesent­li­cher Bestandteil des Wissensmanagements in Unternehmen, z.B. beim OnBoarding von neuen Mitarbeitern. 

Wie las­sen sich nun Fragen pro­duk­tiv nut­zen und wie kön­nen Sie für alle sicht­bar doku­men­tiert werden?

Wie der Informationsaustausch häu­fig im Unternehmen abläuft

…kennt ver­mut­lich jeder aus der Kaffeeküche. Da trifft man zufäl­lig einen Kollegen, den man schon ein paar Tage ver­sucht zu errei­chen (natür­lich keine Reaktion auf E‑Mails und an sei­nem Arbeitsplatz setzt sich schon Staub an) und mit etwas Glück fällt einem sogar noch die Frage ein, die man an ihn hatte. Mit dem schlech­ten Gewissen den gestress­ten Kollegen nun auch noch in sei­ner wohl­ver­dien­ten 5min-Kaffeepause zu stö­ren, über­win­det man sich doch noch zur schon drin­gen­den Frage: "René, du bist doch unser Zeiterfassungsexperte. Wie kann ich in unse­rer Zeiterfassung eine neue Unterkostenstelle für ein Projekt anle­gen?" Und end­lich die erhoffte Antwort oder doch nicht, falls man mal wie­der den fal­schen Ansprechpartner erwischt hat… und die Suche nach einer Antwort beginnt von Neuem. So kriegt man auch die Zeit rum und fragt sich am Abend, was man eigent­lich den gan­zen Tag gemacht hat.

Die Ursachen für einen zeit­rau­ben­den Know-How-Transfer

…sind viel­schich­tig. Meiner Meinung nach lie­gen die Ursachen einer­seits an der Unternehmenskultur, die natür­lich den offe­nen Umgang mit Fragen (also Unwissenheit) zulas­sen muss und ande­rer­seits im ver­wen­de­ten Medium für die­sen Wissensaustausch, insbesondere

  • der bila­te­rale Austausch,
  • die ver­bale Kommunikation,
  • die syn­chrone Kommunikation und
  • feh­lende Dokumentation und Veröffentlichung der Lösung.

Diese brin­gen die fol­gen­den Probleme mit sich (und ich bin mir sicher, Sie wer­den sich mit die­sen all zu gut iden­ti­fi­zie­ren können)

  • Den rich­ti­gen Ansprechpartner finden
  • Die zeit­auf­wän­dige Lösungssuche
  • Die ewi­gen Antwortzeiten
  • Die glei­chen Fragen wer­den immer wie­der gestellt (z.B. durch neue Mitarbeiter)
  • Ihre Experten wer­den mit dem Wissenstransfer pro­fa­ner Themen belastet
  • Die stän­dige Unterbrechung der Arbeit durch Störungen
  • Die Richtigkeit der Antwort wird nicht gegengeprüft
  • Die Antworten steht ande­ren Kollegen nicht zur Verfügung

Es wird offen­sicht­lich, dass in die­sen Themen für viele Unternehmen noch erheb­li­ches Optimierungspotenzial steckt.

Die Lösung

…ist nicht etwa einen rie­sen Prozess dar­aus zu machen WER, WO, WANN, WAS und WIE zu fra­gen und zu beant­wor­ten hat. Aus eige­ner Erfahrung kann ich guten Gewissens behaup­ten, dass viele Kollegen eher eine natür­li­che Aversion gegen Prozesse haben und diese sogar Mitarbeit und Kreativität ver­hin­dern. Auch reicht es nicht aus Ihren Kollegen ein­fach ein Tool vor die Füße zu wer­fen, ganz nach dem Motto: "friss oder stirb".

Also… kein Tool und kein Prozess, ja?

Naja, Moment bitte. Das Medium Kaffeeküche und E‑Mail scheint ja schon pro­blem­be­haf­tet zu sein und ein "Prozess" im wei­te­ren Sinne kann auch bewusst viel Freiraum las­sen und eher einen Handlungsrahmen zur Verfügung stel­len. Um ein­mal von mir auf andere zu schlie­ßen, muss es sich letzt­end­lich für mich ganz natür­lich anfüh­len Wissen mit mei­nen Kollegen zu tei­len und so sollte sich eine Lösung auch an das Verhalten der Menschen anpas­sen und nicht umgekehrt.

Kurze Zwischenfrage

Ganz all­ge­mein… Was machen Sie, wenn Sie eine belie­bige Frage haben? Sei es zu einer Funktion in Word, Excel usw. oder pri­vat zu Ihren Hobbies. Also ich suche dann zuerst im Internet. Wer von Ihnen hat noch alles Google als Startseite? Wenn ich nichts finde, dann ver­fei­nere ich meist noch meine Suche, aber das reicht auch in 90% der Fälle aus um meine Fragen zu beant­wor­ten. Schaut man mal genauer hin, dann ist der Ursprung mei­ner Antwort meist ein Internetforum in dem die Frage bereits gestellt und durch andere Nutzer beant­wor­tet wurde. Und wenn ich keine Antwort finde… Na, dann stelle ich selbst kurz meine Frage in einem geeig­ne­ten Forum und brau­che meist nicht lange auf eine Antwort warten.

Confluence Questions

…ist dafür eine, für mei­nen Geschmack, ele­gante Lösung von Atlassian. Das Beste daran ist, dass sich Questions als PlugIn in Ihrem bereits im Unternehmen eta­blier­ten Confluence-Wiki oder ‑Intranet per­fekt integriert. 

Confluence Questions basiert auf den seit Jahren im Internet eta­blier­ten Methoden von Online-Foren. Wer von Ihnen bereits Atlassian-Produkte im Unternehmen ein­setzt und nach Lösungen im Internet sucht, kennt mit Sicherheit Atlassian Answers. Nunja, Confluence Questions ist schluss­end­lich Answers für Ihr Unternehmen. 

Confluence Questions

Questions bie­tet Ihren Mitarbeitern eine Plattform, auf der Sie alle Ihre Fragen stel­len und sie Fragen von ande­ren Kollegen beant­wor­ten kön­nen. Sie wer­den sehen, wie schnell man die bereits bekann­ten Verhaltensmuster auf den Know-How-Transfer im Unternehmen adap­tiert und mit etwas Starthilfe (z.B. Schulung von Multiplikatoren und regel­mä­ßige Feedbackrunden) wird der doku­men­tierte Wissensaustausch quasi zum Selbstläufer.

  • Mitarbeiter stel­len Fragen zu belie­bi­gen Themen,
  • Kollegen dis­ku­tie­ren Antworten,
  • Antworten kön­nen bewer­tet und Fragen schließ­lich als gelöst mar­kiert werden,
  • durch Labels kön­nen Fragen auch nach­träg­lich ganz schnell kate­go­ri­siert werden,
  • und ganz neben­bei ent­wi­ckelt sich ein nach Themen struk­tu­rier­tes FAQ-System mit iden­ti­fi­zier­ten Fachexperten.

 

Welche Prinzipien hin­ter Confluence Questens ste­hen, wie es zu des­sen Entstehung kam und wel­che Features es mit sich bringt erfah­ren Sie in der Aufzeichnung mei­nes Webinars "Questions – das neue AddOn für Atlassian Confluence", die Sie sich HIER auf unse­rer Homepage anfor­dern kön­nen. Sprechen Sie uns auch gern auf unse­rer Kontaktseite zu einer Einführungsberatung für Ihr Wissensmanagement an. Ihre Kollegen wer­den es Ihnen mit einer moti­vier­ten Zusammenarbeit danken.

27. Mai 2014

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