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Wikis schöner strukturieren mit Metadaten - Teil 1: Inhaltstypen und vordefinierte Felder

Tauchen Sie ein in die Welt der Metadaten! Im ersten Teil unserer zweiteiligen Blog-Reihe erfahren Sie, wie Sie mit Inhaltstypen und Metadatenfelder mehr Struktur in Ihr Confluence bekommen.

Mit der wach­sen­den Menge von Informationen die in einem Atlassian Confluence gepflegt wer­den, gewinnt auch das Thema Organisation, Strukturierung und Wiederauffindbarkeit von Informationen zuneh­mend an Bedeutung. Metadaten stel­len eine her­vor­ra­gende Möglichkeit dar, die­ser Herausforderung zu begeg­nen. 

Mit Metadata for Confluence kön­nen Sie Ihren Wiki-Seiten zusätz­li­che, struk­tu­rierte und durch­such­bare Informationen (Metadaten) hin­zu­fü­gen und diese Informationen ent­we­der in der Suche oder für Übersichten und Berichte ver­wen­den. Durch die­ses ein­fa­che Prinzip ist es mög­lich, alle erdenk­li­chen Anwendungsfälle, wie z.B. einen Produktkatalog oder eine IT-Dokumentation, abzu­bil­den. 

Und so ein­fach las­sen sich Metadaten durch einen Redakteur im Bearbeitungsmodus einer Seite pfle­gen:

 

Seite aus einem Produktkatalog inkl. Metadaten im Edit-Modus

Das Beispiel zeigt einen Produktkatalog, wie er so oder ähn­lich in vie­len Firmen exis­tiert. Jedes Produkt ist an sich zwar ein­zig­ar­tig, kann aber anhand von Kategorien ein­deu­tig geclus­tert wer­den.
Für unse­ren Katalog haben wir uns für:

  • Vendor (Verkäufer)
  • Product Owner (intern ver­ant­wort­li­che Person)
  • Cloudfähigkeit
  • Link zum Atlassian Marketplace
  • Technologie und
  • Data Center Kompatibilität

ent­schie­den.

Diese Informationen wer­den durch einen Redakteur über­sicht­lich in der lin­ken Randspalte aus­ge­füllt. Felder die zwin­gend befüllt wer­den müs­sen, kön­nen als Pflichtfelder gekenn­zeich­net wer­den. Außerdem ist es mög­lich, einen Standardwert bereits vorab zu bele­gen. Ohne eine Befüllung eines Pflichtfeldes lässt sich eine Wiki-Seite nicht abspei­chern.

Um ein neues Produkt im Katalog zu hin­ter­le­gen, wählt ein Redakteur eine defi­nierte Vorlage (Confluence-Template) aus, und erhält damit sowohl die Vorlage für den Inhalt, als auch die pas­sen­den Metadaten.

 

Inhaltstypen und vordefinierte Felder

Metadaten zu defi­nie­ren ist denk­bar ein­fach. Um den Anwendern die maxi­male Flexibilität zu bie­ten, ist das Metadatenprinzip zwei­stu­fig:

  • Definition von Metadatenfelder
  • Definition von Metadatensets

Eine zweite Überlegung ist, wo die Metadaten über­all ver­wen­det wer­den sol­len. Ist nur ein Bereich betrof­fen, dann soll­ten die Metadaten durch den ent­spre­chen­den Bereichsadministrator ange­legt wer­den. Werden die Metadaten in vie­len Bereichen ver­wen­det, dann kön­nen sie durch einen Confluence-Administrator auch glo­bal ange­legt wer­den. Egal ob glo­bal oder im Bereich – das Prinzip ist in bei­den Fällen das Gleiche.

Definition von Metadatenfeldern

Zuerst wer­den die nach­her von den Redakteuren aus­zu­fül­len­den Felder defi­niert. Dazu wer­den alle Metadatenfelder ein­zeln hin­zu­ge­fügt oder man greift auf bereits exis­tie­rende Felder zurück. Für Metadatenfelder ste­hen ver­schie­dene Feldtypen wie z.B. Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Nutzer, Datum, Text und viele wei­tere zur Verfügung. Auf diese Weise wird fest­ge­legt, wel­ches Format diese Informationen spä­ter für die Eingabe haben.
Wird z.B. ein Feld vom Typ Mehrfachauswahl ver­wen­det, las­sen sich in die­ser Eingabemaske die Werte für die Mehrfachauswahl eben­falls defi­nie­ren und bei Bedarf spä­ter auch bear­bei­ten.

Sind alle Felder ange­legt, wer­den im nächs­ten Schritt die Metadatensets defi­niert.

Definition von Metadatensets

Ein Metadatenset kön­nen Sie sich als eine Art Inhaltstyp vor­stel­len. Das Set fasst alle zu die­sen Inhaltstyp gehö­ri­gen Felder zusam­men. Im Set wird bestimmt:

  • wel­che Felder der Inhaltstyp benö­tigt
  • in wel­cher Reihenfolge die Felder einem Redakteur im Edit-Modus ange­zeigt wer­den sol­len
  • ob ein Feld ein Pflichtfeld ist oder nicht
  • wel­cher Standardwert ggf. in die­sem Inhaltstyp gilt

 

 

Anschließend wird das Set mit einer Wiki-Seite ver­bun­den. Auf diese Weise „weiß“ die Wiki-Seite, wel­che Felder in wel­cher Reihenfolge ange­zeigt wer­den. Metadatensets las­sen sich im Nachhinein bear­bei­ten, es kön­nen z.B. wei­tere Felder hin­zu­ge­fügt wer­den. Alle Seiten, die mit einem bestimm­ten Metadatenset ver­bun­den sind, erhal­ten so auto­ma­tisch auch die neuen Felder.

Außerdem kann jedes Metadatenset zusätz­lich mit einem Confluence-Template ver­bun­den wer­den, damit sich Ihre Redakteure keine Gedanken über Metadatenfelder oder Metadatensets machen müs­sen.

 

Das erwar­tet Sie im nächs­ten Teil:

Zum Ansehen:

Zum sel­ber machen:

 

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15. Januar 2020

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