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Viva Connections – Was nun möglich ist und was man noch bedenken muss

Informieren Sie sich in diesem Blogbeitrag über Viva Connections und finden Sie heraus, was mit der Microsoft-Lösung für Ihre Mitarbeiter-Kommunikation alles möglich ist.

Seit September 2021 ist es nun so weit und Viva Connections ist raus aus dem Public Preview und voll rein in die General Availability. Zumindest eine Teilfunktionalität davon, aber zu den Herausforderungen nehme ich euch noch wei­ter unten mit. Erstmal möchte ich mit Euphorie und gro­ßer Viva-Liebe star­ten und bin wie auch schon im letz­ten Blogbeitrag vom April 2021 super happy. 

Was uns nun zur Verfügung steht, ist eine Vollintegration von Sharepoint Online Homesites ins geliebte Microsoft Teams. Nutzer müs­sen nun nicht mehr in den Browser wech­seln, Redakteure kön­nen von Teams aus News pos­ten und ein schi­ckes, nut­zer­freund­li­ches Dashboard bie­tet uns jetzt die Möglichkeit ziel­grup­pen­re­le­vante Lösungen noch pro­mi­nen­ter zu plat­zie­ren. Sounds nice, wenn da nicht noch die klei­nen, aber fei­nen feh­len­den Funktionalitäten wären. 

Let’s stay posi­tive: Was kön­nen wir denn nun jetzt und warum benö­tige ich die­ses Connections-Dings? 

Viele unse­rer Kunden ste­hen vor der stra­te­gi­schen Frage, wo denn nun zukünf­tig der Hauptarbeitspunkt der Mitarbeiter sein sol­len könnte/möchte. Dabei führt ein Weg in eine brow­ser­ba­sierte SharePoint-Umgebung, wenn es um das Thema Zusammenarbeit und Kommunikation geht. 1:1 -Kommunikation, Gruppenchats, Meetings, Aufgaben, Termine könn­ten in Teams statt­fin­den, aber Moment mal – Aufgaben nun in Teams, Modern Workplace im SharePoint. Liegt nicht hin­ter jedem Team ein Sharepoint und kann ich nicht auch unter­neh­mens­weite Informationen über Teams publi­zie­ren? Die letz­ten 3 Sätze genü­gen, um auf­zu­zei­gen, dass die Grenzen ver­schwim­men. 

Die Weiterentwicklung von Teams zum zen­tra­len Hub für Mitarbeitende führt dazu, dass zukünf­tig noch viel mehr in Teams statt­fin­den kann und soll. Das führt uns wie­der zum eigent­li­chen Thema: Viva Connections. Die Integration einer SharePoint Homesite in Teams führt dazu, dass man Mitarbeitende nicht mehr durch wilde Browserverläufe schi­cken muss. Lösungen auf Sharepoint-Basis dür­fen sich nun bequem als neue App in die Teams-Seitenleiste ein­fü­gen und der Modern Workplace in Microsoft Teams wird dadurch eine rundere Sache. 

Als Hauptanwendungsfall gilt mit Sicherheit das Corporate IntranetZusammenarbeit und Informationsverteilung dür­fen zukünf­tig in der­sel­ben Anwendung (in Teams) statt­fin­den, ohne dass dabei Grenzen ver­wi­schen. Dass das vor­her auch schon ging, dabei aber die Navigation wie ver­hext ver­schwun­den ist, lässt sich in mei­nem letz­ten Blogbeitrag nachlesen. 

Nun aber weg von der stra­te­gi­schen Ausrichtung des moder­nen Arbeitsplatzes hin zu kon­kre­ten Funktionalitäten, die bereits nutz­bar sind: 

  • Festlegen einer Homesite: Wir haben mitt­ler­weile über das Sharepoint Admin Center die Möglichkeit die unter­neh­mens­weite Homesite fest­zu­le­gen. Diese erscheint dann auch als Startseite, wenn man Viva Connections über den Desktop oder Browser öffnet. 
  • Nutzung des Dashboards in der Desktop-Variante und im Browser: Das anwen­dungs­fall aus­ge­rich­tete Viva Connections Dashboard lässt sich nun direkt in die Homesite ein­bin­den und bie­tet eine inter­ak­tive Oberfläche für Tasks, Links, PowerApps, Adaptive Cards und vie­les mehr. 
  • Anzeige der Sharepoint App Bar in Teams, und damit ein­her­ge­hend, die fol­gen­den Features: 
    • Globale Navigation 
    • Mein per­so­na­li­sier­ter Newsfeed 
    • Meine Websites  
    • Meine Dateien 
  • Die Konfiguration von Viva Connections über das Teams Admin Center: Mittlerweile lässt sich Viva Connections mit weni­gen Klicks für Einzelnutzer, Nutzergruppen oder das gesamte Unternehmen frei­schal­ten und in den App-Richtlinien hinterlegen. 
  • Anpassung der App an das Corporate Branding: Viva Connections lässt sich sowohl hin­sicht­lich Namensgebung, als auch zu Farben und Logo anpassen. 

Auf was man unbe­dingt noch ach­ten sollte:

Bei so viel Euphorie wol­len wir auf kei­nen Fall dar­über hin­weg­se­hen, was es noch zu beach­ten gilt. Die mobile Version der Viva Connections App ist noch nicht voll­stän­dig aus­ge­rollt. Die oben beschrie­be­nen Funktionalitäten sind zwar im Status GA (General Availability), beschrän­ken sich aber noch auf die oben beschrie­be­nen Funktionalitäten. Die App wird zwar in der mobi­len Variante schon ange­zeigt, die Ladezeiten sind aller­dings noch rela­tiv lang. Der Newsfeed wird nicht immer voll ange­zeigt und auch die Anzeige des Dashboards funk­tio­niert noch nicht immer zuver­läs­sig. Am Tablet steht die App zudem aktu­ell noch gar nicht zur Verfügung.

Wer Viva Connections trotz­dem schon in der mobi­len Variante nut­zen möchte, sollte außer­dem beach­ten, dass die Bereiche „Dashboard“, „Feed“ und „Ressourcen“ ange­zeigt wer­den und sich nicht direkt die Homesite öff­net, wenn man auf das Icon der App klickt. Bei Start der App lan­det man somit immer erst im Dashboard, das man als Administrator aber dahin­ge­hend opti­mie­ren kann, dass sich dort direkt ein Absprungpunkt zur Homesite befindet.

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Wir gehen aber davon aus, dass sich hier in den nächs­ten Wochen und Monaten eini­ges tun wird und vor allem die Mobile Experience wei­ter opti­miert wird, so dass vor allem die Frontline Worker noch mehr von Viva Connections pro­fi­tie­ren kön­nen. Denn das Dashboard bie­tet an sich gran­diose Möglichkeiten um Schnittstellen zur HR oder IT ein­zu­rich­ten, so dass z.B. Urlaubsanträge, Tickets oder Krankenstände direkt über Viva ein­ge­reicht wer­den kön­nen. Und dass sind nur 3 von sehr vie­len Use Cases, die wir bereits umset­zen durften.

Wir unter­stüt­zen gerne beim Erkennen von sinn­vol­len Use Cases für Ihre Mitarbeitenden und hel­fen bei der Konfiguration. Finden Sie mit uns und unse­rem struk­tu­rier­ten Standardvorgehen her­aus, ob sich Ihre Anwendungsfälle für Viva Connections eig­nen und wie Sie diese umset­zen können.

21. Dezember 2021

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