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Nutze den Nutzer

User Centered Design Prozess bei der Entwicklung einer mobilen Zeiterfassung

User Centered Design Prozess

Arbeitszeit kontieren. Ein leidiges und leider immer wiederkehrendes Thema. Dazu kommt dass unsere Zeiterfassung ziemlich langsam und aufwändig ist. Oder besser – WAR! Denn aus einer Open-Innovation-Idee heraus entstand das Vorhaben, unser Kontierungssystem zu mobilisieren. Dafür bekamen 2 Softwareentwickler im Rahmen unseres Open Innovation Days 8 Stunden Zeit um die Machbarkeit zu analysieren und erste Mockups zu entwickeln. Ein Budget von 10 Tagen wurde bewilligt um diese in die Tat umzusetzen.

User Centered Design Prozess - Usabilityexperte stoppt den Prozess

Bei der Vorstellung des ersten Klickdummys wurde schnell klar, dass noch viele Dinge fehlten, die unsere Stakeholder aber benötigen. Nur wurden diese Anforderungen nie erfragt. Also nochmal von vorn und diesmal richtig.

User Centered Design Prozess

Anforderungen einholen

User Centered Design Prozess - Usabilityexperte hält einen Zettel mit den Fragen an die Nutzer hoch

Als Usability-Consultant bekam ich einen halben Tag, um 4 Nutzer aus verschiedenen Abteilungen mit möglichst heterogenen Aufgabenbereichen zu ihren ganz unterschiedlichen Kontierungsverhalten zu interviewen. Allen stellte ich dieselben Fragen, beobachtete sie beim Umgang mit dem jetzigen System, hinterfragte warum sie so kontierten und ob sie sich vorstellen könnten, zukünftig mobil zu kontieren. Außerdem erfragte ich, welche Endgeräte sie zum Kontieren nutzen würden.

Anforderungen analysieren

User Centered Design Prozess - Anforderungen der Nutzer nach gemeinsamkeiten geclustert

Ich kam wieder mit einem bunten Strauß an Anforderungen an die mobile Zeiterfassung und vielen neuen Ideen unserer Nutzer. Obwohl … Soooo bunt war der Strauß letztendlich gar nicht. Alle kontierten in der Wochenansicht, alle nutzten noch weitere Programme, Apps oder Online-Tools, um ihre Projektzeiten genau zu stoppen. Allen war zudem die bisherige Zeiterfassung viel zu langsam und allen passierte es auch oft, dass sie in die falsche Woche kontierten. Alle wünschten sich eine Start/Stopp-Funktion, für die sie bisher zusätzliche Hilfsprogramme einsetzen mussten. Die Überführung dieser gestoppten Zeiten erforderte dabei viel Zeit und somit bekanntlich auch Geld ist. Also prüften wir auch diese neue Funktion auf ihre Machbarkeit um unsere Nutzer glücklich zu machen und dort abzuholen wo sie jetzt sind.

User Centered Design Prozess - Stakeholder haben jetzt eine gemeinsame Produktvision

Mit den konsolidierten Nutzeranforderungen und vielen neuen Ideen gingen wir dann in ein erneutes Kick-Off-Meeting. Hier waren nun wirklich alle Stakeholder dabei (Product Owner, Softwareentwickler, Softwarearchitekt, Usability Consultant stellvertretend für die Nutzer), konnten die Anforderungen und Ideen unserer echten Nutzer gewichten und eigene Anforderungen einbringen. Endlich hatten alle die gleiche Produktvision, das Budget wurde freigegeben und es ging los!

Gestaltung und Bewertung

User Centered Design Prozess - Mockups entstehen

Ein Klickdummy basierend auf den tatsächlichen Anforderungen unserer Nutzer entstand. Ich entwickelte mit Andreas, unserem Softwareentwickler, 5 Fragen, die auf die verschiedenen Funktionen der mobilen Zeiterfassung abzielten. Wir testeten unser geplantes Interview mit einem Mitarbeiter, verfeinerten die Fragen und hatten jetzt einen schlüssigen Usabilitytest.

User Centered Design Prozess - ein Usabilitytest wird durchgeführt

Wir interviewten 4 ausgewählte Nutzer und beobachteten sie im Umgang mit unserem Klickdummy auf dem Testgerät. Andreas durfte dabei nichts sagen, sondern nur zusehen. Gar nicht so leicht bei jedem Nutzerkommentar nicht gleich zu sagen: „Nein, das haben wir deshalb nicht gemacht, weil …“ oder „Du musst das drücken um dorthin zu kommen…“. Die Nutzer wurden in eine bestimmte Situation versetzt und bekamen mehrere Aufgaben. Dabei forderte ich sie immer wieder auf, möglichst viel zu erzählen und „laut zu denken“ („Think aloud-Methode“). Wir nahmen die O-Töne mit dem Smartphone auf. Das hatte den Vorteil, dass kein großes Setting nötig war, unbeschwert getestet werden konnte und der Nutzer schnell vergaß, dass das gesprochene Wort aufgezeichnet wurde. Um die Klickwege später zu analysieren, zeichneten wir auch den Screen auch mit auf. Für uns hatte dies den großen Nutzen, allen Stakeholdern einzelne Aha-Effekte unserer Tester vorzuspielen und die Anforderungen und Erkenntnisse so zu untermauern.

Aha-Effekte bei Stakeholdern

User Centered Design Prozess - Verbesserungswünsche der Nutzer werden vom Entwickler umgesetzt

Andreas fand es super den Nutzern bei der tatsächlichen Nutzung der Software zu beobachten. Die Gedanken und Ideen, die geäußert wurden, waren für uns sehr hilfreich um Verbesserungen und weitere Features vom Product Owner freigeben zu lassen. Schließlich waren es keine fixen Ideen von uns, sondern Hinweise von echten Nutzern, die sich mehrfach diese Dinge gewünscht hatten. Jetzt konnte das Produkt ein Erfolg und von allen Mitarbeitern intrinsisch motiviert genutzt werden.

Nutze den Nutzer – für bessere Produkte

User Centered Design Prozess - Alle Stakeholder sind glücklich mit der Lösung

Aus einer kleinen Idee heraus, den einzelnen Tag mobil kontieren zu können, wurde eine richtig tolle und einfach zu nutzende webbasierte Applikation, die auf allen mobilen Endgeräten sehr gut funktioniert. Zurzeit läuft eine Betaphase im Unternehmen, wobei alle aufgefordert sind die mobile Zeiterfassung zu nutzen und uns ihr Feedback zu geben. Die meist übliche kategorische Ablehnung gegenüber neuen Dingen an deren Entstehung man nicht beteiligt war, zu deren Nutzung man aber gezwungen ist, blieb aus. Alle Beteiligten sind von der neuen Zeiterfassung begeistert. Unsere Testnutzer wurde so schon fast zu Multiplikatoren, die gegenüber Kollegen selber begründen, warum manche Dinge so umgesetzt wurden und welche weiteren tollen Features bereits angedacht sind.
Das Feedback war überaus positiv und freundlich . Es gab kein „Wie doof ist das denn …!“ sondern viel mehr ein „Hey, ich finde die Zeiterfassung super. Mir fällt beim Testen gerade noch auf, dass wir noch … verbessern könnten.“.

Nutze den Nutzer – steigere die Akzeptanz

User Centered Design Prozess - der Nutzer ist glücklich mitgewirkt zu haben und mag die Lösung sehr

Wir haben die Nutzer von Anfang an mit einbezogen. Wir haben ihren bisherigen Workflow beobachtet, Schwachstellen gemeinsam herausgefunden, fundierte Anforderungen erhoben, diese konsolidiert und transparent mit denen der Stakeholder abgeglichen. Wir haben beim Testdurchlauf darauf geachtet möglichst heterogenes Kontierverhalten zu beobachten, um eine breite Zielgruppe abzuholen. Wir haben viele Möglichkeiten für konstruktives Feedback geschaffen und dieses letztendlich auch erhalten. Reale Anforderungen motivieren und begründen zugleich die sukzessive Umsetzung neuer Features und notwendiger Verbesserungen. Nutze den Nutzer und die Akzeptanz neuer Dinge im Unternehmen erhöht sich deutlich! Es ist wirklich einfach. Gut, dass wir mal gefragt haben.

 

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