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Nutze den Nutzer

User Centered Design Prozess bei der Entwicklung einer mobilen Zeiterfassung

User Centered Design Prozess

Arbeitszeit kon­tie­ren. Ein lei­di­ges und lei­der immer wie­der­keh­ren­des Thema. Dazu kommt dass unsere Zeiterfassung ziem­lich lang­sam und auf­wän­dig ist. Oder bes­ser – WAR! Denn aus einer Open-Innovation-Idee her­aus ent­stand das Vorhaben, unser Kontierungssystem zu mobi­li­sie­ren. Dafür beka­men 2 Softwareentwickler im Rahmen unse­res Open Innovation Days 8 Stunden Zeit um die Machbarkeit zu ana­ly­sie­ren und erste Mockups zu ent­wi­ckeln. Ein Budget von 10 Tagen wurde bewil­ligt um diese in die Tat umzu­set­zen.

User Centered Design Prozess - Usabilityexperte stoppt den Prozess

Bei der Vorstellung des ers­ten Klickdummys wurde schnell klar, dass noch viele Dinge fehl­ten, die unsere Stakeholder aber benö­ti­gen. Nur wur­den diese Anforderungen nie erfragt. Also noch­mal von vorn und dies­mal rich­tig.

User Centered Design Prozess

Anforderungen einholen

User Centered Design Prozess - Usabilityexperte hält einen Zettel mit den Fragen an die Nutzer hoch

Als Usability-Consultant bekam ich einen hal­ben Tag, um 4 Nutzer aus ver­schie­de­nen Abteilungen mit mög­lichst hete­ro­ge­nen Aufgabenbereichen zu ihren ganz unter­schied­li­chen Kontierungsverhalten zu inter­viewen. Allen stellte ich die­sel­ben Fragen, beob­ach­tete sie beim Umgang mit dem jet­zi­gen System, hin­ter­fragte warum sie so kon­tier­ten und ob sie sich vor­stel­len könn­ten, zukünf­tig mobil zu kon­tie­ren. Außerdem erfragte ich, wel­che Endgeräte sie zum Kontieren nut­zen wür­den.

Anforderungen analysieren

User Centered Design Prozess - Anforderungen der Nutzer nach gemeinsamkeiten geclustert

Ich kam wie­der mit einem bun­ten Strauß an Anforderungen an die mobile Zeiterfassung und vie­len neuen Ideen unse­rer Nutzer. Obwohl … Soooo bunt war der Strauß letzt­end­lich gar nicht. Alle kon­tier­ten in der Wochenansicht, alle nutz­ten noch wei­tere Programme, Apps oder Online-Tools, um ihre Projektzeiten genau zu stop­pen. Allen war zudem die bis­he­rige Zeiterfassung viel zu lang­sam und allen pas­sierte es auch oft, dass sie in die fal­sche Woche kon­tier­ten. Alle wünsch­ten sich eine Start/Stopp-Funktion, für die sie bis­her zusätz­li­che Hilfsprogramme ein­set­zen muss­ten. Die Überführung die­ser gestopp­ten Zeiten erfor­derte dabei viel Zeit und somit bekannt­lich auch Geld ist. Also prüf­ten wir auch diese neue Funktion auf ihre Machbarkeit um unsere Nutzer glück­lich zu machen und dort abzu­ho­len wo sie jetzt sind.

User Centered Design Prozess - Stakeholder haben jetzt eine gemeinsame Produktvision

Mit den kon­so­li­dier­ten Nutzeranforderungen und vie­len neuen Ideen gin­gen wir dann in ein erneu­tes Kick-Off-Meeting. Hier waren nun wirk­lich alle Stakeholder dabei (Product Owner, Softwareentwickler, Softwarearchitekt, Usability Consultant stell­ver­tre­tend für die Nutzer), konn­ten die Anforderungen und Ideen unse­rer ech­ten Nutzer gewich­ten und eigene Anforderungen ein­brin­gen. Endlich hat­ten alle die glei­che Produktvision, das Budget wurde frei­ge­ge­ben und es ging los!

Gestaltung und Bewertung

User Centered Design Prozess - Mockups entstehen

Ein Klickdummy basie­rend auf den tat­säch­li­chen Anforderungen unse­rer Nutzer ent­stand. Ich ent­wi­ckelte mit Andreas, unse­rem Softwareentwickler, 5 Fragen, die auf die ver­schie­de­nen Funktionen der mobi­len Zeiterfassung abziel­ten. Wir tes­te­ten unser geplan­tes Interview mit einem Mitarbeiter, ver­fei­ner­ten die Fragen und hat­ten jetzt einen schlüs­si­gen Usabilitytest.

User Centered Design Prozess - ein Usabilitytest wird durchgeführt

Wir inter­view­ten 4 aus­ge­wählte Nutzer und beob­ach­te­ten sie im Umgang mit unse­rem Klickdummy auf dem Testgerät. Andreas durfte dabei nichts sagen, son­dern nur zuse­hen. Gar nicht so leicht bei jedem Nutzerkommentar nicht gleich zu sagen: „Nein, das haben wir des­halb nicht gemacht, weil …“ oder „Du musst das drü­cken um dort­hin zu kom­men…“. Die Nutzer wur­den in eine bestimmte Situation ver­setzt und beka­men meh­rere Aufgaben. Dabei for­derte ich sie immer wie­der auf, mög­lichst viel zu erzäh­len und „laut zu den­ken“ („Think aloud-Methode“). Wir nah­men die O‑Töne mit dem Smartphone auf. Das hatte den Vorteil, dass kein gro­ßes Setting nötig war, unbe­schwert getes­tet wer­den konnte und der Nutzer schnell ver­gaß, dass das gespro­chene Wort auf­ge­zeich­net wurde. Um die Klickwege spä­ter zu ana­ly­sie­ren, zeich­ne­ten wir auch den Screen auch mit auf. Für uns hatte dies den gro­ßen Nutzen, allen Stakeholdern ein­zelne Aha-Effekte unse­rer Tester vor­zu­spie­len und die Anforderungen und Erkenntnisse so zu unter­mau­ern.

Aha-Effekte bei Stakeholdern

User Centered Design Prozess - Verbesserungswünsche der Nutzer werden vom Entwickler umgesetzt

Andreas fand es super den Nutzern bei der tat­säch­li­chen Nutzung der Software zu beob­ach­ten. Die Gedanken und Ideen, die geäu­ßert wur­den, waren für uns sehr hilf­reich um Verbesserungen und wei­tere Features vom Product Owner frei­ge­ben zu las­sen. Schließlich waren es keine fixen Ideen von uns, son­dern Hinweise von ech­ten Nutzern, die sich mehr­fach diese Dinge gewünscht hat­ten. Jetzt konnte das Produkt ein Erfolg und von allen Mitarbeitern intrinsisch moti­viert genutzt wer­den.

Nutze den Nutzer – für bessere Produkte

User Centered Design Prozess - Alle Stakeholder sind glücklich mit der Lösung

Aus einer klei­nen Idee her­aus, den ein­zel­nen Tag mobil kon­tie­ren zu kön­nen, wurde eine rich­tig tolle und ein­fach zu nut­zende web­ba­sierte Applikation, die auf allen mobi­len Endgeräten sehr gut funk­tio­niert. Zurzeit läuft eine Betaphase im Unternehmen, wobei alle auf­ge­for­dert sind die mobile Zeiterfassung zu nut­zen und uns ihr Feedback zu geben. Die meist übli­che kate­go­ri­sche Ablehnung gegen­über neuen Dingen an deren Entstehung man nicht betei­ligt war, zu deren Nutzung man aber gezwun­gen ist, blieb aus. Alle Beteiligten sind von der neuen Zeiterfassung begeis­tert. Unsere Testnutzer wurde so schon fast zu Multiplikatoren, die gegen­über Kollegen sel­ber begrün­den, warum man­che Dinge so umge­setzt wur­den und wel­che wei­te­ren tol­len Features bereits ange­dacht sind.
Das Feedback war über­aus posi­tiv und freund­lich . Es gab kein „Wie doof ist das denn …!“ son­dern viel mehr ein „Hey, ich finde die Zeiterfassung super. Mir fällt beim Testen gerade noch auf, dass wir noch … ver­bes­sern könn­ten.“.

Nutze den Nutzer – steigere die Akzeptanz

User Centered Design Prozess - der Nutzer ist glücklich mitgewirkt zu haben und mag die Lösung sehr

Wir haben die Nutzer von Anfang an mit ein­be­zo­gen. Wir haben ihren bis­he­ri­gen Workflow beob­ach­tet, Schwachstellen gemein­sam her­aus­ge­fun­den, fun­dierte Anforderungen erho­ben, diese kon­so­li­diert und trans­pa­rent mit denen der Stakeholder abge­gli­chen. Wir haben beim Testdurchlauf dar­auf geach­tet mög­lichst hete­ro­ge­nes Kontierverhalten zu beob­ach­ten, um eine breite Zielgruppe abzu­ho­len. Wir haben viele Möglichkeiten für kon­struk­ti­ves Feedback geschaf­fen und die­ses letzt­end­lich auch erhal­ten. Reale Anforderungen moti­vie­ren und begrün­den zugleich die suk­zes­sive Umsetzung neuer Features und not­wen­di­ger Verbesserungen. Nutze den Nutzer und die Akzeptanz neuer Dinge im Unternehmen erhöht sich deut­lich! Es ist wirk­lich ein­fach. Gut, dass wir mal gefragt haben.

 

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