Stream ist tot - es lebe Stream

Retrospektive

400% Zuwachs in Meeting Aufzeichnungen seit Beginn der Corona Pandemie. Diese und ähn­li­che Zahlen fin­den sich bei der genaue­ren Analyse von Microsoft Teams Nutzungsdaten. Durch den spon­ta­nen Wechsel vie­ler Mitarbeiter ins Home-Office ist der Bedarf an Remote Kommunikation dra­ma­tisch gewach­sen. Wo Microsoft Teams in sei­ner Anfangszeit im November 2017 noch 2 Mio. aktive Nutzer täg­lich ver­zeich­nete, waren es im November 2020 laut Insider Inc. 115 Mio. aktive Nutzer täg­lich.

Und die­ses Wachstum fin­den wir auch in der Anzahl der auf­ge­zeich­ne­ten Meetings wie­der. Die rege Nutzung die­ser Möglichkeiten kann viele Vorteile haben:

• Ersparnis umfang­rei­cher Protokolle bei klei­ne­ren Meetings
• Nachvollziehbarkeit für Kollegen, die aus den ver­schie­dens­ten Gründen nicht am Meeting teil­neh­men konnten
• Automatische Übersetzung in die gewünschte Muttersprache

Was auch immer die Gründe für eine Aufzeichnung sein mögen – die Aufzeichnungen von Teams Meetings wur­den bzw. wer­den bis­her in Microsoft Stream gespei­chert. Durch die feh­lende Integration von Stream in die Microsoft 365 Produktwelt ist es aber lei­der häu­fig so, dass die Aufzeichnungen darin nicht wie­der­ge­fun­den wer­den oder falls doch, dann ein­fach unauf­be­rei­te­tes Rohmaterial blei­ben. Dadurch wird Stream, ins­be­son­dere die Stream Web App, zu einem sel­ten genutz­ten Tool, dass aus Anwendersicht größ­ten­teils als Datenhalde inte­pre­tiert wird. Eine Interaktion mit den geschaf­fe­nen Inhalten, über das Einbetten eines Links zum Video, erfolgt in den meis­ten Fällen nicht. 

Im sel­ben Atemzug wird aber auch aus admi­nis­tra­ti­ver Sicht die Forderung nach Kohärenz der Stream Plattform zur Microsoft 365 Plattform laut. Die Konfigurationsmöglichkeiten müs­sen die glei­chen Features in Bezug auf Governance, Sharing und Gastzugriff ermög­li­chen, wie bis­her aus der M365 Plattform gewohnt, um die Reibungsstellen zwi­schen Stream und dem Rest der Microsoft-Infrastruktur zu mini­mie­ren.
Die bis­he­rige Integration von Microsoft Stream in Microsoft 365 ist alles andere als voll­um­fäng­lich, wie in die­ser Abbildung ersichtlich:

Die Nutzung unter­teilt sich dabei zwar schon in die drei Kategorien Organisieren, Konsumieren und Erstellen, ist aber größ­ten­teils abge­kap­selt vom bis­he­ri­gen Ökosystem.

Ausblick

Auf der Microsoft Ignite 2020 wurde ange­kün­digt, dass Microsoft die Rolle von Stream durch intel­li­gente Integration mit dem Microsoft Graph als Plattform für alle Videoinhalte im Microsoft 365 Ökosystem posi­tio­nie­ren wird. Die ange­kün­digte neue Web App wird hier ein zen­tra­ler Anlaufpunkt, um Videoinhalte auf ver­gleich­bar ein­fa­che Weise zu bear­bei­ten, wie man es von ande­ren Dokumententypen gewöhnt ist.

Auch im neuen Nutzungsszenario wird in drei Nutzungskategorien unter­schie­den, wel­che aber die intui­tive Nutzung mehr in den Fokus rücken:

• Nach eige­nen Wünschen Organisieren
  • Bereitstellung eines Video-Portals für das Unternehmen als SPO-Template
  • Suche nach Videos über M365-Suche, Feeds etc.
  • Auffinden der eige­nen Inhalte über die neue Stream Web App
• Konsumieren im Kontext
  • Videoansicht in der Web App oder ein­ge­bet­tet aus allen ande­ren Office Produkten heraus
  • Einbettung von mehr­spra­chi­gen Untertiteln, Besprechungs-Chats
  • Unterteilung in Kapitel
  • Behandlung von Videos als Dateien, wie aus Microsoft 365 gewöhnt
• Erstellen
  • Bildschirm- und Kameraaufzeichnung in allen Anwenderbereichen
  • Besprechungsaufzeichnungen mit mehr Kontext
  • Aufzeichnung auf Mobilgeräten
  • Verbesserter Videoeditor

Die Integration in das Microsoft Ökosystem wird nativ und dadurch für den Nutzer auch wesent­lich intuit­ver. Ein zen­tra­ler Aspekt die­ser Integration ist aller­dings der Wegfall des Speicherortes Stream. Videos wer­den in Zukunft direkt in SharePoint oder OneDrive gespei­chert, um alle genann­ten Features zu ermög­li­chen. Daraus resul­tiert auch die Notwendigkeit der Migration bis­he­ri­ger Daten aus der ursprüng­li­chen Stream Plattform hin zu SharePoint und OneDrive.

Eine Änderung dürfte vie­len von Ihnen bereits auf­ge­fal­len sein – Microsoft Teams: Meeting record­ings saved to OneDrive and SharePoint. Dieses Feature rollt seit dem 07. Januar bereits auf fast allen Tenants aus und sorgt teil­weise für klei­nere Komplikationen. Sollten Sie der­zeit Probleme mit der Aufzeichnung von Meetings haben, ste­hen wir Ihnen hier gerne zur Seite. Kontaktieren Sie uns gern!

Wann kommt was? 

Die Umstellung zur neuen Stream Experience sieht sechs Phasen vor:

1. Vorschau auf die Migration durch Administratoren
2. Vorschau auf die Migration durch Endnutzer
3. Vorschau für die Migration von Besprechungsaufzeichnungen
4. Fertigstellung des neuen Stream Feature Sets
5. Fertigstellung der Migrationstools
6. Festgelegtes Ende des alten Streams

Konkrete Daten zu den ein­zel­nen Features:

• Bereits aus­ge­rollt:
  • Video APIs via Microsoft Graph
  • Grundlegende Video Analytics via SharePoint Analytics
  • Governance (via SharePoint Files)
  • CDN Support für hoch­qua­li­ta­tive OneDrive & SharePoint Videos
  • Option zur Speicherung von Videos in OneDrive & SharePoint
  • Freigabe für Externe durch Link-Sharing (via SharePoint)
• Quartal 1 2021:
  • Tiefergehende Video Analytics (wel­cher Teil des Videos wurde geschaut etc.)
• Quartal 2 2021:
  • Neue Stream Web App
  • Quality Matching zwi­schen Classic Stream und New Stream
  • Preview für das Migration Tool
  • Verbesserung des SPO-Video-Webparts

Wie geht es für Sie als Kunde weiter? 

Was erwar­tet Sie als Nutzer der Microsoft Cloud? Auch wenn Microsoft noch kei­nen kon­kre­ten Zeitpunkt fest­ge­legt hat, an dem das "alte Stream" abge­schal­tet wer­den soll, sollte doch zeit­nah eine Migrationsstrategie auf­ge­setzt wer­den. Besonderes Augenmerk ist hier auf das Data-Lifecycle-Management und die Storage-Quotas zu set­zen. Wie bereits erwähnt, wer­den die Inhalte von nun an in SharePoint respek­tive OneDrive (je nach Meeting-Art) gespei­chert wer­den. Das bedeu­tet, dass jede Besprechungsaufzeichnung sich direkt im ver­füg­ba­ren Speicherplatz der SPO-Seite oder des per­sön­li­chen OneDrive bemerk­bar macht. Die Notwendigkeit für auto­ma­ti­sierte Archivierungs- und Löschkonzepte ist offensichtlich.

Die Grundlagen aus Redmond für die Migration dafür sehen wie folgt aus:

• Flexibilität hin­sicht­lich Wann & Wo beim Verschieben von Inhalten.
• Nachdem ein Video migriert wurde, wer­den Links und Einbettungscodes in Stream (Classic) auto­ma­tisch zum Video an sei­nen neuen Speicherort umgeleitet.
• Links zwi­schen Microsoft Stream (Classic) und dem neuen Stream kön­nen von IT-Administratoren hin­zu­ge­fügt wer­den, um Benutzer zu ihren Inhalten zu führen.
• Nicht alle Inhalte müs­sen in den neuen Stream ver­scho­ben wer­den – alte Videos kön­nen in Microsoft Stream (Classic) ver­blei­ben und wer­den im Laufe der Zeit gelöscht.
• Verwenden und Verbessern vor­han­de­ner Microsoft 365 Migrationstools zum Migrieren ande­rer Dateien in Microsoft 365.

Sobald die Admin-Tools vor­han­den sind (vor­aus­sicht­lich Quartal 2) wer­den wir Ihnen gerne zur Seite ste­hen, um einen rei­bungs­lo­sen Umstieg von Tag 1 an vor­zu­be­rei­ten. Gerne erar­bei­ten wir mit Ihnen Strategien zur Speicherplatzverwaltung, zu Retention-, Compliance- und Governance-Richtlinien und zur Datenmigration an sich. Kontaktieren Sie uns jetzt.