Retrospektive
400% Zuwachs in Meeting Aufzeichnungen seit Beginn der Corona Pandemie. Diese und ähnliche Zahlen finden sich bei der genaueren Analyse von Microsoft Teams Nutzungsdaten. Durch den spontanen Wechsel vieler Mitarbeiter ins Home-Office ist der Bedarf an Remote Kommunikation dramatisch gewachsen. Wo Microsoft Teams in seiner Anfangszeit im November 2017 noch 2 Mio. aktive Nutzer täglich verzeichnete, waren es im November 2020 laut Insider Inc. 115 Mio. aktive Nutzer täglich.

Und dieses Wachstum finden wir auch in der Anzahl der aufgezeichneten Meetings wieder. Die rege Nutzung dieser Möglichkeiten kann viele Vorteile haben:
- Ersparnis umfangreicher Protokolle bei kleineren Meetings
- Nachvollziehbarkeit für Kollegen, die aus den verschiedensten Gründen nicht am Meeting teilnehmen konnten
- Automatische Übersetzung in die gewünschte Muttersprache
Was auch immer die Gründe für eine Aufzeichnung sein mögen – die Aufzeichnungen von Teams Meetings wurden bzw. werden bisher in Microsoft Stream gespeichert. Durch die fehlende Integration von Stream in die Microsoft 365 Produktwelt ist es aber leider häufig so, dass die Aufzeichnungen darin nicht wiedergefunden werden oder falls doch, dann einfach unaufbereitetes Rohmaterial bleiben. Dadurch wird Stream, insbesondere die Stream Web App, zu einem selten genutzten Tool, dass aus Anwendersicht größtenteils als Datenhalde intepretiert wird. Eine Interaktion mit den geschaffenen Inhalten, über das Einbetten eines Links zum Video, erfolgt in den meisten Fällen nicht.
Im selben Atemzug wird aber auch aus administrativer Sicht die Forderung nach Kohärenz der Stream Plattform zur Microsoft 365 Plattform laut. Die Konfigurationsmöglichkeiten müssen die gleichen Features in Bezug auf Governance, Sharing und Gastzugriff ermöglichen, wie bisher aus der M365 Plattform gewohnt, um die Reibungsstellen zwischen Stream und dem Rest der Microsoft-Infrastruktur zu minimieren.
Die bisherige Integration von Microsoft Stream in Microsoft 365 ist alles andere als vollumfänglich, wie in dieser Abbildung ersichtlich:

Die Nutzung unterteilt sich dabei zwar schon in die drei Kategorien Organisieren, Konsumieren und Erstellen, ist aber größtenteils abgekapselt vom bisherigen Ökosystem.
Ausblick
Auf der Microsoft Ignite 2020 wurde angekündigt, dass Microsoft die Rolle von Stream durch intelligente Integration mit dem Microsoft Graph als Plattform für alle Videoinhalte im Microsoft 365 Ökosystem positionieren wird. Die angekündigte neue Web App wird hier ein zentraler Anlaufpunkt, um Videoinhalte auf vergleichbar einfache Weise zu bearbeiten, wie man es von anderen Dokumententypen gewöhnt ist.

Auch im neuen Nutzungsszenario wird in drei Nutzungskategorien unterschieden, welche aber die intuitive Nutzung mehr in den Fokus rücken:
- Nach eigenen Wünschen Organisieren
- Bereitstellung eines Video-Portals für das Unternehmen als SPO-Template
- Suche nach Videos über M365-Suche, Feeds etc.
- Auffinden der eigenen Inhalte über die neue Stream Web App
- Konsumieren im Kontext
- Videoansicht in der Web App oder eingebettet aus allen anderen Office Produkten heraus
- Einbettung von mehrsprachigen Untertiteln, Besprechungs-Chats
- Unterteilung in Kapitel
- Behandlung von Videos als Dateien, wie aus Microsoft 365 gewöhnt
- Erstellen
- Bildschirm- und Kameraaufzeichnung in allen Anwenderbereichen
- Besprechungsaufzeichnungen mit mehr Kontext
- Aufzeichnung auf Mobilgeräten
- Verbesserter Videoeditor
Die Integration in das Microsoft Ökosystem wird nativ und dadurch für den Nutzer auch wesentlich intuitver. Ein zentraler Aspekt dieser Integration ist allerdings der Wegfall des Speicherortes Stream. Videos werden in Zukunft direkt in SharePoint oder OneDrive gespeichert, um alle genannten Features zu ermöglichen. Daraus resultiert auch die Notwendigkeit der Migration bisheriger Daten aus der ursprünglichen Stream Plattform hin zu SharePoint und OneDrive.
Eine Änderung dürfte vielen von Ihnen bereits aufgefallen sein – Microsoft Teams: Meeting recordings saved to OneDrive and SharePoint. Dieses Feature rollt seit dem 07. Januar bereits auf fast allen Tenants aus und sorgt teilweise für kleinere Komplikationen. Sollten Sie derzeit Probleme mit der Aufzeichnung von Meetings haben, stehen wir Ihnen hier gerne zur Seite. Kontaktieren Sie uns gern!


Wann kommt was?
Die Umstellung zur neuen Stream Experience sieht sechs Phasen vor:
- Vorschau auf die Migration durch Administratoren
- Vorschau auf die Migration durch Endnutzer
- Vorschau für die Migration von Besprechungsaufzeichnungen
- Fertigstellung des neuen Stream Feature Sets
- Fertigstellung der Migrationstools
- Festgelegtes Ende des alten Streams
Konkrete Daten zu den einzelnen Features:
- Bereits ausgerollt:
- Video APIs via Microsoft Graph
- Grundlegende Video Analytics via SharePoint Analytics
- Governance (via SharePoint Files)
- CDN Support für hochqualitative OneDrive & SharePoint Videos
- Option zur Speicherung von Videos in OneDrive & SharePoint
- Freigabe für Externe durch Link-Sharing (via SharePoint)
- Quartal 1 2021:
- Tiefergehende Video Analytics (welcher Teil des Videos wurde geschaut etc.)
- Quartal 2 2021:
- Neue Stream Web App
- Quality Matching zwischen Classic Stream und New Stream
- Preview für das Migration Tool
- Verbesserung des SPO-Video-Webparts

Wie geht es für Sie als Kunde weiter?
Was erwartet Sie als Nutzer der Microsoft Cloud? Auch wenn Microsoft noch keinen konkreten Zeitpunkt festgelegt hat, an dem das "alte Stream" abgeschaltet werden soll, sollte doch zeitnah eine Migrationsstrategie aufgesetzt werden. Besonderes Augenmerk ist hier auf das Data-Lifecycle-Management und die Storage-Quotas zu setzen. Wie bereits erwähnt, werden die Inhalte von nun an in SharePoint respektive OneDrive (je nach Meeting-Art) gespeichert werden. Das bedeutet, dass jede Besprechungsaufzeichnung sich direkt im verfügbaren Speicherplatz der SPO-Seite oder des persönlichen OneDrive bemerkbar macht. Die Notwendigkeit für automatisierte Archivierungs- und Löschkonzepte ist offensichtlich.
Die Grundlagen aus Redmond für die Migration dafür sehen wie folgt aus:
- Flexibilität hinsichtlich Wann & Wo beim Verschieben von Inhalten.
- Nachdem ein Video migriert wurde, werden Links und Einbettungscodes in Stream (Classic) automatisch zum Video an seinen neuen Speicherort umgeleitet.
- Links zwischen Microsoft Stream (Classic) und dem neuen Stream können von IT-Administratoren hinzugefügt werden, um Benutzer zu ihren Inhalten zu führen.
- Nicht alle Inhalte müssen in den neuen Stream verschoben werden – alte Videos können in Microsoft Stream (Classic) verbleiben und werden im Laufe der Zeit gelöscht.
- Verwenden und Verbessern vorhandener Microsoft 365 Migrationstools zum Migrieren anderer Dateien in Microsoft 365.
Sobald die Admin-Tools vorhanden sind (voraussichtlich Quartal 2) werden wir Ihnen gerne zur Seite stehen, um einen reibungslosen Umstieg von Tag 1 an vorzubereiten. Gerne erarbeiten wir mit Ihnen Strategien zur Speicherplatzverwaltung, zu Retention-, Compliance- und Governance-Richtlinien und zur Datenmigration an sich. Kontaktieren Sie uns jetzt.