Bereits seit vielen Jahren ist unserer Qualitätsmanagement Lösung „SocialQMS“ bei vielen Kunden erfolgreich im Einsatz. Neben Beratungsleistungen gehört zu dieser Lösung auch eine eigenständige App, die wichtige Funktionen für die Umsetzung einer ISO 9001:2015 konformen Prozessdokumentation auf der Basis von Confluence bereitstellt.
Um unseren Kunden auch zukünftig die nötige Sicherheit und Zuverlässigkeit für diese App zu bieten und neue Kunden und Partner zu gewinnen, haben wir diese App nun im Atlassian Marketplace unter dem Namen:
Process Management Suite for Confluence
veröffentlicht. Der Vorteil für alle Interessierten ist, dass Sie die App kostenfrei bei vollem Funktionsumfang für 30 Tage testen können.
Was kann die neue App?
Die App wurde so konzipiert, dass sie allen, die mit einer Prozessdokumentation im Unternehmen beginnen oder ihre bestehende Prozessdokumentation auf moderne Füße stellen wollen, den optimalen Start ermöglicht.
Bereits direkt nach der Installation der App können Sie mit der Prozessdokumentation beginnen. Dafür sorgen die die vorinstallierten Metadaten, die mitgelieferten Vorlagen sowie der Demo-Bereich mit vielen Beispielinhalten.
Demo-Bereich
Wir empfehlen Ihnen den vorinstallierten Demo-Bereich auch direkt für Ihre Prozessdokumentation zu nutzen. Die Seitenhierarchie enthält bereits viele Hinweise und Beispiele, mit denen Sie direkt starten können.
Das spart Zeit und gibt Ihnen eine Idee, wie eine gute Prozessdokumentation aussehen kann. Definieren Sie nun die Prozessteams, bestehend aus Prozess-Verantwortlichen und Prozess-Team-Mitglieder, und starten Sie direkt mit dem Anlegen des Prozesses sowie des dazu gehörigen Arbeitsraumes. Für Beides werden die passenden Vorlagen mitgeliefert.
Wichtig: arbeiten Sie am besten von Anfang an direkt im Wiki.
Arbeitsraum
Der Arbeitsraum ist die Zentrale für Ihr Prozessteam. Hier werden die Aufgaben geplant, Meetings protokolliert und das Feedback der Mitarbeiter zum Prozess zentral gesammelt.
Templates für Prozesse und Teilprozesse
Mit den Vorlagen für Prozesse und Teilprozesse gestalten Sie einfach und schnell Ihre Ausarbeitungen. Bereits während des Anlegens eines Prozesses oder Teilprozesses anhand der mitgelieferten Blueprints werden wichtige Metadaten direkt abgefragt. Alle Metadaten lassen sich völlig frei erweitern, bearbeiten oder entfernen.
Die Vorlagen sind für die Darstellung von Prozessen optimiert. So sind der Prozess-Verantwortliche, das Prozessteam, Mitgeldente Unterlagen und Freigegebene Dokumente fester Bestandteil eines jeden Prozesses. Ebenso sind die Vorlagen für den Druck optimiert.
Um sich im Team auszutauschen oder Feedback zu geben nutzen Sie am besten die Inlinekommentare oder die Kommentarfunktion. Alle Kommentare werden anschließend übersichtlich im Arbeitsraum für das Team zusammengefasst.
Sollten Sie die Prozessbeschreibungen um interaktive Grafiken nach BPMN ergänzen wollen, empfehlen wir Ihnen den zusätzlichen Einsatz von Draw.io oder Gliffy.
Um Prozesse ISO 9001:2015 normkonform zu beschreiben, bieten die Prozessvorlage eine Zuordnung der Normkapitel an. Das dazu passendes Template „Normzuordnung“ stellt automatisch den Grad der aktuellen Zuordnung von Prozessen zu Normkapiteln zusammen. Auf diese Weise hat ihr QMB jederzeit den Überblick, wie weit ihre Prozessdokumentation bereits die Norm erfüllt.
Dokumentenlenkung
Mit der App „Comala Dokumentenmanagement“ steht Ihnen ein mächtiges Werkzeug für Gestaltung von Freigabeworkflows zur Verfügung. Wir empfehlen den Einsatz dieser App, wenn Sie Ihre Prozessdokumentation professionell durch einen Workflow lenken möchten.
Mit der Installation von „Comala Dokumentenmanagement“ schalten Sie auch in unserer App weitere Funktionen frei. So werden z.B. der Prozess-Verantwortliche sowie die Team-Mitglieder im Workflow für die Freigabe verwendet, in der Änderungshistorie werden alle freigegebenen Versionen markiert sowie im Prozess nur die freigegebenen Anhänge angezeigt.
Prozess-Suche
Die Startseite des Demo-Bereiches enthält als Herzstück die Prozess-Suche mit den Prozess-Typen Kernprozesse, Steuerungsprozesse und Unterstützungsprozesse, eine Unterteilung, die in nahezu jeder Firma zur Klassifizierung von Prozessen verwendet wird. Alle Prozess-Typen lassen sich beliebig ergänzen oder bearbeiten. Dafür steht das Blueprint „Prozess-Type“ zur Verfügung.
Die Prozess-Suche kann entweder über alle Prozesse in der Prozessdokumentation suchen, oder nur in den jeweils zugehörigen Prozess-Typen. Möchte ich beispielsweise nur in den Kernprozessen nach einem Stichwort suchen, wähle ich durch Klick auf die Grafik zuerst den Prozess-Typ aus und suche danach nach dem entsprechenden Stichwort.
Das Beste kommt zum Schluss
Die „Process Management Suite for Confluence“ besteht eigentlich aus zwei Apps. Neben den Funktionalitäten, die wir speziell für die Prozessdokumentation entwickelt haben, enthält das Bundle eine Vollversion unserer erfolgreichen App „Metadata for Confluence“. Diese App ist die Basis für Prozesse, Teilprozesse, die Prozess-Suche und auch für die Normzuordnung. Gleichzeitig können Sie die App selbstverständlich für viele weitere Anwendungsfälle rund um die Organisation und Strukturierung von Inhalten nutzen. Auf unserer Website sowie in unserer Webinar-Sektion finden Sie viele Ideen, was man mit Metadaten noch alles schickes anstellen kann.
Und noch ein wichtiger Tipp: unsere „Process Management Suite for Confluence“ können Sie völlig kostenfrei bei vollem Funktionsumfang 30 Tage testen.
Und hier gibt es weitere Informationen zu unserer Lösung SocialQMS.
