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SocialQMS wird erwachsen: Process Management Suite for Confluence ab jetzt im Atlassian Marketplace

Wie kann eine App die Erstellung einer Prozessdokumentation optimal unterstützen? Lesen Sie mehr dazu in unserem Blog.

Bereits seit vie­len Jahren ist unse­rer Qualitätsmanagement Lösung „SocialQMS“ bei vie­len Kunden erfolg­reich im Einsatz. Neben Beratungsleistungen gehört zu die­ser Lösung auch eine eigen­stän­dige App, die wich­tige Funktionen für die Umsetzung einer ISO 9001:2015 kon­for­men Prozessdokumentation auf der Basis von Confluence bereit­stellt.

Um unse­ren Kunden auch zukünf­tig die nötige Sicherheit und Zuverlässigkeit für diese App zu bie­ten und neue Kunden und Partner zu gewin­nen, haben wir diese App nun im Atlassian Marketplace unter dem Namen:

Process Management Suite for Confluence

 

ver­öf­fent­licht. Der Vorteil für alle Interessierten ist, dass Sie die App kos­ten­frei bei vol­lem Funktionsumfang für 30 Tage tes­ten kön­nen.

Was kann die neue App?

Die App wurde so kon­zi­piert, dass sie allen, die mit einer Prozessdokumentation im Unternehmen begin­nen oder ihre bestehende Prozessdokumentation auf moderne Füße stel­len wol­len, den opti­ma­len Start ermög­licht.

Bereits direkt nach der Installation der App kön­nen Sie mit der Prozessdokumentation begin­nen. Dafür sor­gen die die vor­in­stal­lier­ten Metadaten, die mit­ge­lie­fer­ten Vorlagen sowie der Demo-Bereich mit vie­len Beispielinhalten.

Demo-Bereich

Wir emp­feh­len Ihnen den vor­in­stal­lier­ten Demo-Bereich auch direkt für Ihre Prozessdokumentation zu nut­zen. Die Seitenhierarchie ent­hält bereits viele Hinweise und Beispiele, mit denen Sie direkt star­ten kön­nen.

Das spart Zeit und gibt Ihnen eine Idee, wie eine gute Prozessdokumentation aus­se­hen kann. Definieren Sie nun die Prozessteams, bestehend aus Prozess-Verantwortlichen und Prozess-Team-Mitglieder, und star­ten Sie direkt mit dem Anlegen des Prozesses sowie des dazu gehö­ri­gen Arbeitsraumes. Für Beides wer­den die pas­sen­den Vorlagen mit­ge­lie­fert.

Wichtig: arbei­ten Sie am bes­ten von Anfang an direkt im Wiki.

Arbeitsraum

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Der Arbeitsraum ist die Zentrale für Ihr Prozessteam. Hier wer­den die Aufgaben geplant, Meetings pro­to­kol­liert und das Feedback der Mitarbeiter zum Prozess zen­tral gesam­melt.

Templates für Prozesse und Teilprozesse

Mit den Vorlagen für Prozesse und Teilprozesse gestal­ten Sie ein­fach und schnell Ihre Ausarbeitungen. Bereits wäh­rend des Anlegens eines Prozesses oder Teilprozesses anhand der mit­ge­lie­fer­ten Blueprints wer­den wich­tige Metadaten direkt abge­fragt. Alle Metadaten las­sen sich völ­lig frei erwei­tern, bear­bei­ten oder ent­fer­nen.

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Die Vorlagen sind für die Darstellung von Prozessen opti­miert. So sind der Prozess-Verantwortliche, das Prozessteam, Mitgeldente Unterlagen und Freigegebene Dokumente fes­ter Bestandteil eines jeden Prozesses. Ebenso sind die Vorlagen für den Druck opti­miert.

Um sich im Team aus­zu­tau­schen oder Feedback zu geben nut­zen Sie am bes­ten die Inlinekommentare oder die Kommentarfunktion. Alle Kommentare wer­den anschlie­ßend über­sicht­lich im Arbeitsraum für das Team zusam­men­ge­fasst.

Sollten Sie die Prozessbeschreibungen um inter­ak­tive Grafiken nach BPMN ergän­zen wol­len, emp­feh­len wir Ihnen den zusätz­li­chen Einsatz von Draw.io oder Gliffy.

Um Prozesse ISO 9001:2015 norm­kon­form zu beschrei­ben, bie­ten die Prozessvorlage eine Zuordnung der Normkapitel an. Das dazu pas­sen­des Template „Normzuordnung“ stellt auto­ma­tisch den Grad der aktu­el­len Zuordnung von Prozessen zu Normkapiteln zusam­men. Auf diese Weise hat ihr QMB jeder­zeit den Überblick, wie weit ihre Prozessdokumentation bereits die Norm erfüllt.

Dokumentenlenkung

Mit der App „Comala Dokumentenmanagement“ steht Ihnen ein mäch­ti­ges Werkzeug für Gestaltung von Freigabeworkflows zur Verfügung. Wir emp­feh­len den Einsatz die­ser App, wenn Sie Ihre Prozessdokumentation pro­fes­sio­nell durch einen Workflow len­ken möch­ten.

Mit der Installation von „Comala Dokumentenmanagement“ schal­ten Sie auch in unse­rer App wei­tere Funktionen frei. So wer­den z.B. der Prozess-Verantwortliche sowie die Team-Mitglieder im Workflow für die Freigabe ver­wen­det, in der Änderungshistorie wer­den alle frei­ge­ge­be­nen Versionen mar­kiert sowie im Prozess nur die frei­ge­ge­be­nen Anhänge ange­zeigt.

Prozess-Suche

Die Startseite des Demo-Bereiches ent­hält als Herzstück die Prozess-Suche mit den Prozess-Typen Kernprozesse, Steuerungsprozesse und Unterstützungsprozesse, eine Unterteilung, die in nahezu jeder Firma zur Klassifizierung von Prozessen ver­wen­det wird. Alle Prozess-Typen las­sen sich belie­big ergän­zen oder bear­bei­ten. Dafür steht das Blueprint „Prozess-Type“ zur Verfügung.

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Die Prozess-Suche kann ent­we­der über alle Prozesse in der Prozessdokumentation suchen, oder nur in den jeweils zuge­hö­ri­gen Prozess-Typen. Möchte ich bei­spiels­weise nur in den Kernprozessen nach einem Stichwort suchen, wähle ich durch Klick auf die Grafik zuerst den Prozess-Typ aus und suche danach nach dem ent­spre­chen­den Stichwort.

Das Beste kommt zum Schluss

Die „Process Management Suite for Confluence“ besteht eigent­lich aus zwei Apps. Neben den Funktionalitäten, die wir spe­zi­ell für die Prozessdokumentation ent­wi­ckelt haben, ent­hält das Bundle eine Vollversion unse­rer erfolg­rei­chen App „Metadata for Confluence“. Diese App ist die Basis für Prozesse, Teilprozesse, die Prozess-Suche und auch für die Normzuordnung.  Gleichzeitig kön­nen Sie die App selbst­ver­ständ­lich für viele wei­tere Anwendungsfälle rund um die Organisation und Strukturierung von Inhalten nut­zen. Auf unse­rer Website sowie in unse­rer Webinar-Sektion fin­den Sie viele Ideen, was man mit Metadaten noch alles schi­ckes anstel­len kann.

Und noch ein wich­ti­ger Tipp: unsere „Process Management Suite for Confluence“ kön­nen Sie völ­lig kos­ten­frei bei vol­lem Funktionsumfang 30 Tage tes­ten.

Und hier gibt es wei­tere Informationen zu unse­rer Lösung SocialQMS.

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