Wie Remote Arbeit effektiv und motivierend ablaufen kann, beschäftigt seit Beginn der Corona-Krise nahezu alle Büroarbeiter. Vieles, was bisher undenkbar war, wird plötzlich möglich. Das betrifft vor allem auch die Durchführung von Audits, die bisher in den Unternehmen vorwiegend in Präsenz erfolgte.
Wie arbeitet man nun in diesem Bereich erfolgreich zusammen? Damit habe ich mich intensiv beschäftigt und in Ines Mansopust von der Kiwigrid GmbH eine tolle und engagierte Mitstreiterin gefunden.
Wir haben uns konkret überlegt, wie man mit unserem Wiki basierten SocialQMS Remote Audits erfolgreich durchführen kann.
Unseren kompletten Vortrag erhalten Sie hier als Webinaraufzeichnung.
Schritt 1 - die Vorbereitung
Vorbereitung ist alles. Das gilt bei einem Audit ohnehin, bei Remote Audits gleich doppelt. Denn ohne funktionierende Technik und vorbereitete Unterlagen kann man den Termin leider direkt absagen.
Deshalb hier unsere 5 Tipps für die Technik:
- Der richtige Raum: ruhiger, störungsfreier Raum, der für vertrauliche Gespräche geeignet ist.
- Die richtige Technik: Bildschirm, separate Webcam, HeadSet sowie separate Tastatur und Maus sollten zum Basisequipment eines ergonomischen, mobilen Arbeitsplatzes gehören.
- Die richtige Kommunikationssoftware: Egal ob Microsoft Teams, GotoMeeting, Zoom oder eine andere Software – Nutzen Sie eine Kommunikationssoftware, mit der Sie Ihren Bildschirm teilen können, Video- und Audioübertragung haben und per Chat Textnachrichten austauschen können.
- Die richtige Software zur Zusammenarbeit: Stellen Sie sicher, dass Sie auf einer gemeinsamen Plattform (z.B. Atlassian Confluence) Inhalte erstellen, Dateien austauschen und dazu in Kommunikation bleiben können.
- Testen! Bevor Sie in die inhaltliche Vorbereitung des Audis starten, testen Sie mit Ihrem Team vorher die Technik. So können Sie vor Beginn des Audits ggf. technische Hürden aus dem Weg räumen.
Nun geht es an die Inhaltliche Vorbereitung:
Nachdem alle technischen Hürden aus dem Weg geräumt wurden, beginnt die eigentliche inhaltliche Vorbereitung des Audits.
Mit SocialQMS auf Basis des Wikis Confluence beginnen Sie mit der Seiten-Vorlage für ein Audit und planen auf der Wiki-Seite sowohl den Ablauf mit den Teilnehmern als auch die Fragen, die Sie den zu Auditierenden stellen wollen.
Anschließend teilen Sie diese Seite mit den Teilnehmern und den Hinweisen, wie das Audit vorbereitet werden soll. Für Rückfragen können die Teilnehmer entweder Kommentare oder Inline-Kommentare verwenden.
Die Vorbereitung erfolgt bereits direkt im Audit-Protokoll. Sollen weitere Inhalte für das Audit bereitgestellt werden, so können die Teilnehmer eigene Wiki-Seiten erstellen und dort Texte, Links, Grafiken oder auch kleine Videos hinterlegen. Über Berechtigungseinstellungen lassen sich diese Seiten bei Bedarf schützen.
Als Auditor sollten Sie prüfen, ob die Teilnehmenden Ihre Vorbereitungen ernst genommen haben.
Schritt 2 - Durchführung
Mit einer guten Vorbereitung kann jetzt nichts mehr schief gehen. Und falls doch: Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Sehen Sie die aufgetretenen Probleme als Herausforderungen und lernen Sie gemeinsam mit den Teilnehmenden.
Mit SocialQMS können Sie bei der Durchführung des Audits gemeinsam und gleichzeitig im Auditprotokoll arbeiten und so direkt Maßnahmen ableiten und erstellen. Nach dem Audit wird das Protokoll entweder abgeschlossen oder auf Wiedervorlage gelegt. So vergessen weder der Auditor noch die Teilnehmenden, ihre Maßnahmen zu bearbeiten.
Schritt 3 - Nachbereitung
Die Nachbereitung der Maßnahmen ist von besonderer Wichtigkeit. Damit diese nicht im Alltagsgeschäft untergehen, helfen passende Dashboards dabei, den Überblick zu behalten.
Nachdem alle Maßnahmen abgeschlossen wurden, prüft der Auditor die Wirksamkeit. Wenn alles passt, kann das Audit abgeschlossen werden.
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