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Teil 4: Social Intranet mit Office 365

Die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu optimieren ist im Grunde ein Dauerthema - nicht erst seit dem Aufkommen von Social Media & Co.

Zusammenarbeit mit dem Ziel eine gemeinsame Aufgabe zu lösen, die im Alleingang nicht oder nur schwerlich lösbar wäre, ist nicht weniger als die Existenzgrundlage eines jeden Unternehmens. Kommuniziert wird dabei in fast allen Teilen eines Unternehmens - ob nun top-down oder bottom-up.

Während die erste Kommunikationsrichtung bereits durch klassische Intranets abgebildet und unterstützt werden kann, liefern moderne Intranets (insbes. ein Social Intranet) neue Möglichkeiten, über Hierarchieebenen hinweg und damit auch bottom-up zu kommunizieren bzw. Mitarbeiter intern zu informieren.

Social Intranet_office365journey

Die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu optimieren ist im Grunde ein Dauerthema – nicht erst seit dem Aufkommen von Social Media & Co.

Zusammenarbeit mit dem Ziel eine gemeinsame Aufgabe zu lösen, die im Alleingang nicht oder nur schwerlich lösbar wäre, ist nicht weniger als die Existenzgrundlage eines jeden Unternehmens. Kommuniziert wird dabei in fast allen Teilen eines Unternehmens – ob nun top-down oder bottom-up.

Während die erste Kommunikationsrichtung bereits durch klassische Intranets abgebildet und unterstützt werden kann, liefern moderne Intranets (insbes. ein Social Intranet) neue Möglichkeiten, über Hierarchieebenen hinweg und damit auch bottom-up zu kommunizieren bzw. Mitarbeiter intern zu informieren.

Waren bis vor einigen Jahren also vor allem publishing-fokussierte Plattformen die Norm, führen nun auf Sharing und Collaboration spezialisierte Werkzeuge den Zug an. Die Breite und Fülle an Lösungsalternativen ist dabei enorm und deckt sehr unterschiedlich die Anforderungen an ein modernes Intranet ab.

Ich möchte an dieser Stelle die aus meiner Sicht typischen Anforderungen an ein modernes Intranet zusammentragen, denen ich in Kundenprojekten beinahe täglich begegne. Gleichzeit möchte ich auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse und im Rahmen unserer aktuellen Blogserie zur #Office365Journey eine Brücke Richtung Microsoft Office 365 schlagen und aufzeigen, was die Cloud-Plattform von Microsoft vor diesem Hintergrund bereits in der Lage ist, zu leisten.

Was sind typische Anforderungen an ein modernes Intranet?

Unterm Strich geht es den meisten Unternehmen ähnlich. Allein das Stadium und die Reichweite der jeweiligen Plattform lassen Unterschiede erkennen.

Mit Stadium meine ich vor allem die Ausbaustufe des Intranets im Unternehmen. Auch wenn man mit Blick auf die Entwicklungen der Kommunikation im privaten Umfeld (s. Facebook, Twitter usw.) meinen könnte, dass die Fülle an Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung in der Kommunikation, Vernetzung, Transparenzschaffung usw. längst Einzug in alle Unternehmen gehalten habe, liefert der Blick in die Praxis oft noch ein überraschend tristes Bild. Es ist aber kein Anlass zur Verzweiflung, wenn andere Unternehmen von Cloud, Apps und Social Intranet usw. reden, im eigenen Unternehmen aber noch über Aushänge und Newsletter Informationen verteilt werden. Vielmehr ist aktuell der perfekte Zeitpunkt, um über eine Modernisierung nachzudenken. Ob man nun bei einer Vorstufe des Publishing-Intranets mittels CMS steht, bereits Facetten eines Social Intranets abbilden kann oder sich irgendwo dazwischen einordnet, spielt keine Rolle. In der Zwischenzeit wurde viel erprobt, vieles zum Erfolg gebracht, aber auch so manche schmerzliche Lessons Learned gemacht, auf die aufgebaut werden kann. Office 365 stützt sich dabei auf viele Best Practices sowie erprobte Anwendungsfälle und entwickelt sich stetig weiter.

Die Reichweite einer (Social) Intranet-Lösung spiegelt sich – einfach gesagt – in der Menge an abgedeckten Anwendungsfällen wider. Dies kann von einfachen News, mit denen der Mitarbeiter interagieren kann, reichen bis hin zu Feedback-Kanälen, Umfragen, Foren, Communities, personalisierten Streams, Videoblogs, Aufgaben uvm.

Ähnlich wie die funktionale Vielfalt ausgeprägt sein kann, sind auch die Anforderungen an die Umsetzung dieser vielschichtig.

Im Kern lassen sich die Kernanforderungen aber auf folgende Kategorien und exemplarische Ausprägungen herunterbrechen:

Personalisierbarkeit & Partizipation
  • Die Plattform stellt sicher, dass die Informationen den gewünschten Empfängerkreis erreichen, macht dies für den Versender nachvollziehbar. Der Leser wir zum Konsumieren motiviert.
  • Der Leser hat Einfluss darauf, welche Informationen ihn wie erreichen und kann über persönliche Präferenzen und Dashboards die für ihn relevanten Inhalte herausfiltern. Niemand muss alles lesen – das geht sowieso nicht.
  • Der Leser kann mit den Informationen interagieren, diese weiterverarbeiten, kommentieren und zurückspielen, ob sie seinen Informationsbedarf erfüllen.
Erscheinung & Usability
  • Kommunizierte Inhalte und Informationen sind heute weniger das Problem. Die Plattform bereitet die Inhalte so auf, dass diese einfach und ohne technische Vorkenntnisse aufgenommen und verarbeitet werden können.
  • Jeder, der etwas beitragen möchte, kann dies tun. Das System errichtet dafür keine Hürden, sondern unterstützt den Mitarbeiter bei der Nutzung und Pflege.
  • Die Plattform lädt zur Nutzung ein, orientiert sich an den Gewohnheiten der Anwender und verfügt über eine leicht verständliche Erscheinung.
Erweiterbarkeit & Modularität
  • Die Plattform muss nicht jeden möglichen Anwendungsfall abdecken, sondern erlaubt das Zu- und Abschalten einzelner Funktionen und damit einen sukzessiven Auf- und Ausbau des Intranets.
  • Dem Nutzer werden je nach Rolle und Funktion im Unternehmen unterschiedliche Features bereitgestellt. Nicht jeder braucht jedes Feature oder muss dieses gar kennen.
  • Neue Werkzeuge und funktionale Erweiterungen im Rahmen der Entwicklungsroadmap der Plattform können  modular zugeschaltet werden. Die bestehende Plattform muss dabei nicht jedes Mal neu aufgerollt werden.
Integration & Komplexität
  • Die Plattform vereint unterschiedliche Kanäle. Trotz der Fülle an Inhalten bezieht der Anwender diese (gefühlt!) wie aus einer Hand.
  • Die Integration zwischen Intranet und anderen Plattformen erfolgt über vorhandene Schnittstellen. Um Wartungsaufwände usw. möglichst gering zu halten, bleibt man hier möglichst nah am Standard.
  • Für den Anwender spielt es keine Rolle, wo die Inhalte gepflegt werden. Er will sie einfach und bedarfsgerecht konsumieren.
Sicherheit & Verfügbarkeit
  • Die Bereitstellung der Plattform erfolgt über unterschiedliche Prinzipien (Cloud oder On Premise oder Hybrid) und richtet sich dabei nach den Sicherheitsanforderungen des Unternehmens.
  • Unabhängig davon, wo sich der Anwender befindet, hat er Zugriff auf die Plattform. Die mobile Verfügbarkeit der Anwendung schließt dabei vor allem (oder besser: mindestens) die Kernanwendungsfälle ein.

Welche funktionalen Anforderungen gehen damit einher?

Neben den allgemeinen Anforderungen an ein modernes Intranet existieren auch klare funktionale Anforderungen, die sich von Plattform zu Plattform stark ähneln:

  • Übergreifende Suche (Volltext und Personensuche)
  • Personalisierbare Dashboards
  • Persönliche Seiten/Bereiche und Gruppenbereiche
  • Dokumentenaustausch à la Dropbox
  • Activity Streams

Verstärkt an Bedeutung gewonnen haben zuletzt auch

  • Strukturierende Übersichten (bspw. über Bereiche im Intranet),
  • Search-driven Content (automatisch aus der Aktivität des Nutzers generiert),
  • Instant Messaging und Gruppenchats,
  • Unternehmenseigene Videoportale,
  • Komplexe Workflows oder
  • Mobile Apps,

um nur einige zu nennen.

Campana & Schott (2016) - Deutsche Social Collaboration Studie
Campana & Schott (2016) – Deutsche Social Collaboration Studie

So klar die Anforderungen für mich und viele andere sind (oder zu sein scheinen), zeigen Studien wie die von Campana & Schott (2016), dass trotz der Tatsache, dass diese und weitere Anforderungen inzwischen hinlänglich bekannt sind, ihre Umsetzung und damit auch die Effizienz der Unterstützung nicht immer als ideal wahrgenommen wird.

Hier, denke ich, wird Microsoft mit seiner Office 365-Palette in Zukunft einige Lücken schließen können.

Das Social Intranet mit Office 365 – Was geht da inzwischen?

Wenn ich schon von Lücken schreibe: Was kann Office 365 im Hinblick auf die typischen Anforderungen an ein modernes Intranet nun eigentlich leisten?

Unterm Strich zeigt sich, dass Microsoft mit strategischen Zukäufen und der Entwicklung unterschiedlicher Apps sein Portfolio in vielerlei Hinsicht gezielt ausgebaut hat und mehr und mehr in der Lage ist, die Kernanforderungen aus einer Hand abzudecken:

Suche

Beim Thema Suche denke ich vor vor allem an die mächtige SharePoint-Suche und die Integration der unterschiedlichen Facetten von Office 365 in einer Suche, die alle Inboxen, jedes OneDriv, jede TeamSite und sämtliche Yammer-Konversationen und Skype-for-Business-Interaktionen umfasst. Mit der Übernahme von LinkedIn durch Microsoft wird hier in Zukunft auch das Thema Expertensuche einen besonderen Schub erfahren.

Dashboards

Im Hinblick auf die personalisierte Informationsbereitstellung hat Office 365 mit Delve schon einen passenden Ersatz für die MySite, die man sich früher noch selbst zusammenbasteln musste, gefunden. Personalisierte Inhalte werden hier aus der gesamten Office-365-Umgebung je nach persönlicher Relevanz auf Basis von Office Graph vorsortiert und aufbereitet.

Seiten/Bereiche

Persönliche Seiten und Bereiche aber auch die Kommunikation im Team lassen sich inzwischen über eine Reihe von Office 365-Anwendungen abbilden. Neben Yammer-Gruppen, Office Groups oder klassischen TeamSites zähle hier Skype for Business oder Planner dazu. Diese eignen sich für den einfachen Interessenaustausch bis hin zum produktiven Arbeiten und das Verteilen von Aufgaben.

Dokumentenaustausch

Das Teilen und gemeinsame Bearbeiten ist eine klassische Stärke von Microsoft mit seiner SharePoint-Historie. Hier hat Mircosoft vor allem mit OneDrive und OneDrive for Business eine Alternative für Dropbox & Co. aufgestellt, die die Vorzüge der Office 365-Umgebung mit den wesentlichen Funktionen zum Dokumentenaustausch vereint.

Activity Streams

Um Acitvity Streams besser abbilden zu können, hat Microsoft u.a. Yammer ins Boot geholt. Dieser wird über kurz oder lang den SharePoint Newsfeed verdrängen – nicht zuletzt auch durch Delve, über das jeder Office-365-Nutzer einen schnellen Einstieg in letzte Änderungen, Kommentare, Uploads usw. erhält. Bis Microsoft jedoch ähnliche Integrationsmöglichkeiten wie bspw. Slack (u.a. für Trello, MailChimp, Ideabot, Asana, Wunderlist, Kyber, Dropbox, Box, Bitbucket, GitHub, Zendesk, Twitter) liefert, müssen wir noch etwas geduldig sein.

Weitere Facetten

Auch in den übrigen, stetig an Bedeutung zunehmenden Kategorien ist Office 365 immer stärker vertreten. Übersichten und search-driven Content finden sich in o. g. Delve wieder. Video Content kann mit dem hauseigenen Office Video bzw. künftig über Microsoft Stream abgedeckt werden. Workflows bspw. für Anträge und Formulare sind dank Microsoft Flow möglich. Das wirkt aktuell zwar noch wie IFTTT anmutet, wird aber in Zukunft sicher weiter ausgebaut. Und mobile Apps sprießen gerade wie die Pilze aus dem Boden mit Microsofts Mobile Business Apps für u.a. Office, OneNote, OneDrive, Yammer, Skype, Office Lens usw.

Wie geht es weiter?

Die Fülle an Funktionen deutet aber auch ein Manko von Office 365 an: Einzelne Anwendungen überschneiden sich funktional an manchen Stellen. Wenn diese Überlappungen nicht adressiert werden, kann daraus Verwirrung oder gar Verdruss entstehen.

Hier ist es wichtig, einen klaren Kurs vorzugeben, wie welches Tool wofür verwendet werden soll (z.B. Groups vs. Yammer vs. Teamsites). Gleichfalls bleibt es spannend zu beobachten, wie Microsoft selbst seine Landschaft in Zukunft weiter integriert. Viele Überschneidungen werden sich in Zukunft auflösen. Davon bin ich überzeugt. Jedes weitere Feature kann aber wieder dafür sorgen, dass neue Überschneidungen hinzukommen. Der Evergreen-Ansatz durch kontinuierliche Updates, den Microsoft hier verfolgt, kann da Segen aber sicher auch mal Fluch sein.

Office 365 im Google Trend
Office 365 im Google Trend

Auf der anderen Seite lässt sich beobachten, dass vermehrt Drittanbieter-Lösungen auf den Markt drängen, um den Funktionsumfang von Office 365 bzw. SharePoint Online zu erweitern. So gibt es bereits eine Vielzahl von out-of-the-box Erweiterungen, die sich dem Thema Social Intranet verschrieben haben, so z.B. die auf der European SharePoint Conference 2015 prämierte „Best Office 365 Solution“ Beezy oder andere Tools aus dem SharePoint Social Ecosystem. Diese verschmelzen auch zusehends das Thema Social Collaboration mit dem Social Intranet.

Mein Fazit

Das Thema Social Intranet wird über kurz oder lang niemanden mehr nach einer Unterscheidung zwischen publishing-fokussierten Plattformen oder Sharing- und Collaboration-Werkzeugen fragen. Diese erübrigt sich irgendwann, weil die Trennlinie zwischen beiden Welten ausgehend von den technologischen Entwicklungen immer mehr verblasst. Office 365 kann dabei ein Wegbereiter einer allumfassenden Arbeitsumgebung werden, die nicht mehr nur das Social Intranet sondern auch viele weitere, in der täglichen Arbeit relevante Funktionen abdeckt.

Sollten Sie Fragen zu Social Intranets mit Office 365 haben, zögern Sie nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen. Gern helfen wie Ihnen dabei, die Potenziale für Ihr Unternehmen auszuloten und unterstützen Sie auch beim optimalen Einstieg in Office 365.

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