Teil 4: Social Intranet mit Office 365

Die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu opti­mie­ren ist im Grunde ein Dauerthema - nicht erst seit dem Aufkommen von Social Media & Co.

Zusammenarbeit mit dem Ziel eine gemein­same Aufgabe zu lösen, die im Alleingang nicht oder nur schwer­lich lös­bar wäre, ist nicht weni­ger als die Existenzgrundlage eines jeden Unternehmens. Kommuniziert wird dabei in fast allen Teilen eines Unternehmens - ob nun top-down oder bottom-up.

Während die erste Kommunikationsrichtung bereits durch klas­si­sche Intranets abge­bil­det und unter­stützt wer­den kann, lie­fern moderne Intranets (ins­bes. ein Social Intranet) neue Möglichkeiten, über Hierarchieebenen hin­weg und damit auch bottom-up zu kom­mu­ni­zie­ren bzw. Mitarbeiter intern zu informieren.

Waren bis vor eini­gen Jahren also vor allem publishing-fokussierte Plattformen die Norm, füh­ren nun auf Sharing und Collaboration spe­zia­li­sierte Werkzeuge den Zug an. Die Breite und Fülle an Lösungsalternativen ist dabei enorm und deckt sehr unter­schied­lich die Anforderungen an ein moder­nes Intranet ab.

Ich möchte an die­ser Stelle die aus mei­ner Sicht typi­schen Anforderungen an ein moder­nes Intranet zusam­men­tra­gen, denen ich in Kundenprojekten bei­nahe täg­lich begegne. Gleichzeit möchte ich auf Basis der gewon­ne­nen Erkenntnisse und im Rahmen unse­rer aktu­el­len Blogserie zur #Office365Journey eine Brücke Richtung Microsoft Office 365 schla­gen und auf­zei­gen, was die Cloud-Plattform von Microsoft vor die­sem Hintergrund bereits in der Lage ist, zu leisten.

Was sind typi­sche Anforderungen an ein moder­nes Intranet?

Unterm Strich geht es den meis­ten Unternehmen ähn­lich. Allein das Stadium und die Reichweite der jewei­li­gen Plattform las­sen Unterschiede erkennen.

Mit Stadium meine ich vor allem die Ausbaustufe des Intranets im Unternehmen. Auch wenn man mit Blick auf die Entwicklungen der Kommunikation im pri­va­ten Umfeld (s. Facebook, Twitter usw.) mei­nen könnte, dass die Fülle an Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung in der Kommunikation, Vernetzung, Transparenzschaffung usw. längst Einzug in alle Unternehmen gehal­ten habe, lie­fert der Blick in die Praxis oft noch ein über­ra­schend tris­tes Bild. Es ist aber kein Anlass zur Verzweiflung, wenn andere Unternehmen von Cloud, Apps und Social Intranet usw. reden, im eige­nen Unternehmen aber noch über Aushänge und Newsletter Informationen ver­teilt wer­den. Vielmehr ist aktu­ell der per­fekte Zeitpunkt, um über eine Modernisierung nach­zu­den­ken. Ob man nun bei einer Vorstufe des Publishing-Intranets mit­tels CMS steht, bereits Facetten eines Social Intranets abbil­den kann oder sich irgendwo dazwi­schen ein­ord­net, spielt keine Rolle. In der Zwischenzeit wurde viel erprobt, vie­les zum Erfolg gebracht, aber auch so man­che schmerz­li­che Lessons Learned gemacht, auf die auf­ge­baut wer­den kann. Office 365 stützt sich dabei auf viele Best Practices sowie erprobte Anwendungsfälle und ent­wi­ckelt sich ste­tig weiter.

Die Reichweite einer (Social) Intranet-Lösung spie­gelt sich - ein­fach gesagt - in der Menge an abge­deck­ten Anwendungsfällen wider. Dies kann von ein­fa­chen News, mit denen der Mitarbeiter inter­agie­ren kann, rei­chen bis hin zu Feedback-Kanälen, Umfragen, Foren, Communities, per­so­na­li­sier­ten Streams, Videoblogs, Aufgaben uvm.

Ähnlich wie die funk­tio­nale Vielfalt aus­ge­prägt sein kann, sind auch die Anforderungen an die Umsetzung die­ser vielschichtig.

Im Kern las­sen sich die Kernanforderungen aber auf fol­gende Kategorien und exem­pla­ri­sche Ausprägungen herunterbrechen:

Personalisierbarkeit & Partizipation

• Die Plattform stellt sicher, dass die Informationen den gewünsch­ten Empfängerkreis errei­chen, macht dies für den Versender nach­voll­zieh­bar. Der Leser wir zum Konsumieren motiviert.
• Der Leser hat Einfluss dar­auf, wel­che Informationen ihn wie errei­chen und kann über per­sön­li­che Präferenzen und Dashboards die für ihn rele­van­ten Inhalte her­aus­fil­tern. Niemand muss alles lesen - das geht sowieso nicht.
• Der Leser kann mit den Informationen inter­agie­ren, diese wei­ter­ver­ar­bei­ten, kom­men­tie­ren und zurück­spie­len, ob sie sei­nen Informationsbedarf erfüllen.

Erscheinung & Usability

• Kommunizierte Inhalte und Informationen sind heute weni­ger das Problem. Die Plattform berei­tet die Inhalte so auf, dass diese ein­fach und ohne tech­ni­sche Vorkenntnisse auf­ge­nom­men und ver­ar­bei­tet wer­den können.
• Jeder, der etwas bei­tra­gen möchte, kann dies tun. Das System errich­tet dafür keine Hürden, son­dern unter­stützt den Mitarbeiter bei der Nutzung und Pflege.
• Die Plattform lädt zur Nutzung ein, ori­en­tiert sich an den Gewohnheiten der Anwender und ver­fügt über eine leicht ver­ständ­li­che Erscheinung.

Erweiterbarkeit & Modularität

• Die Plattform muss nicht jeden mög­li­chen Anwendungsfall abde­cken, son­dern erlaubt das Zu- und Abschalten ein­zel­ner Funktionen und damit einen suk­zes­si­ven Auf- und Ausbau des Intranets.
• Dem Nutzer wer­den je nach Rolle und Funktion im Unternehmen unter­schied­li­che Features bereit­ge­stellt. Nicht jeder braucht jedes Feature oder muss die­ses gar kennen.
• Neue Werkzeuge und funk­tio­nale Erweiterungen im Rahmen der Entwicklungsroadmap der Plattform kön­nen  modu­lar zuge­schal­tet wer­den. Die bestehende Plattform muss dabei nicht jedes Mal neu auf­ge­rollt werden.

Integration & Komplexität

• Die Plattform ver­eint unter­schied­li­che Kanäle. Trotz der Fülle an Inhalten bezieht der Anwender diese (gefühlt!) wie aus einer Hand.
• Die Integration zwi­schen Intranet und ande­ren Plattformen erfolgt über vor­han­dene Schnittstellen. Um Wartungsaufwände usw. mög­lichst gering zu hal­ten, bleibt man hier mög­lichst nah am Standard.
• Für den Anwender spielt es keine Rolle, wo die Inhalte gepflegt wer­den. Er will sie ein­fach und bedarfs­ge­recht konsumieren.

Sicherheit & Verfügbarkeit

• Die Bereitstellung der Plattform erfolgt über unter­schied­li­che Prinzipien (Cloud oder On Premise oder Hybrid) und rich­tet sich dabei nach den Sicherheitsanforderungen des Unternehmens.
• Unabhängig davon, wo sich der Anwender befin­det, hat er Zugriff auf die Plattform. Die mobile Verfügbarkeit der Anwendung schließt dabei vor allem (oder bes­ser: min­des­tens) die Kernanwendungsfälle ein.

Welche funk­tio­na­len Anforderungen gehen damit einher?

Neben den all­ge­mei­nen Anforderungen an ein moder­nes Intranet exis­tie­ren auch klare funk­tio­nale Anforderungen, die sich von Plattform zu Plattform stark ähneln:

• Übergreifende Suche (Volltext und Personensuche)
• Personalisierbare Dashboards
• Persönliche Seiten/Bereiche und Gruppenbereiche
• Dokumentenaustausch à la Dropbox
• Activity Streams

Verstärkt an Bedeutung gewon­nen haben zuletzt auch

• Strukturierende Übersichten (bspw. über Bereiche im Intranet),
• Search-driven Content (auto­ma­tisch aus der Aktivität des Nutzers generiert),
• Instant Messaging und Gruppenchats,
• Unternehmenseigene Videoportale,
• Komplexe Workflows oder
• Mobile Apps,

um nur einige zu nennen.

So klar die Anforderungen für mich und viele andere sind (oder zu sein schei­nen), zei­gen Studien wie die von Campana & Schott (2016), dass trotz der Tatsache, dass diese und wei­tere Anforderungen inzwi­schen hin­läng­lich bekannt sind, ihre Umsetzung und damit auch die Effizienz der Unterstützung nicht immer als ideal wahr­ge­nom­men wird.

Hier, denke ich, wird Microsoft mit sei­ner Office 365-Palette in Zukunft einige Lücken schlie­ßen können.

Das Social Intranet mit Office 365 - Was geht da inzwischen?

Wenn ich schon von Lücken schreibe: Was kann Office 365 im Hinblick auf die typi­schen Anforderungen an ein moder­nes Intranet nun eigent­lich leisten?

Unterm Strich zeigt sich, dass Microsoft mit stra­te­gi­schen Zukäufen und der Entwicklung unter­schied­li­cher Apps sein Portfolio in vie­ler­lei Hinsicht gezielt aus­ge­baut hat und mehr und mehr in der Lage ist, die Kernanforderungen aus einer Hand abzudecken:

Suche

Beim Thema Suche denke ich vor vor allem an die mäch­tige SharePoint-Suche und die Integration der unter­schied­li­chen Facetten von Office 365 in einer Suche, die alle Inboxen, jedes OneDriv, jede TeamSite und sämt­li­che Yammer-Konversationen und Skype-for-Business-Interaktionen umfasst. Mit der Übernahme von LinkedIn durch Microsoft wird hier in Zukunft auch das Thema Expertensuche einen beson­de­ren Schub erfahren.

Dashboards

Im Hinblick auf die per­so­na­li­sierte Informationsbereitstellung hat Office 365 mit Delve schon einen pas­sen­den Ersatz für die MySite, die man sich frü­her noch selbst zusam­men­bas­teln musste, gefun­den. Personalisierte Inhalte wer­den hier aus der gesam­ten Office-365-Umgebung je nach per­sön­li­cher Relevanz auf Basis von Office Graph vor­sor­tiert und aufbereitet.

Seiten/Bereiche

Persönliche Seiten und Bereiche aber auch die Kommunikation im Team las­sen sich inzwi­schen über eine Reihe von Office 365-Anwendungen abbil­den. Neben Yammer-Gruppen, Office Groups oder klas­si­schen TeamSites zähle hier Skype for Business oder Planner dazu. Diese eig­nen sich für den ein­fa­chen Interessenaustausch bis hin zum pro­duk­ti­ven Arbeiten und das Verteilen von Aufgaben.

Dokumentenaustausch

Das Teilen und gemein­same Bearbeiten ist eine klas­si­sche Stärke von Microsoft mit sei­ner SharePoint-Historie. Hier hat Mircosoft vor allem mit OneDrive und OneDrive for Business eine Alternative für Dropbox & Co. auf­ge­stellt, die die Vorzüge der Office 365-Umgebung mit den wesent­li­chen Funktionen zum Dokumentenaustausch vereint.

Activity Streams

Um Acitvity Streams bes­ser abbil­den zu kön­nen, hat Microsoft u.a. Yammer ins Boot geholt. Dieser wird über kurz oder lang den SharePoint Newsfeed ver­drän­gen - nicht zuletzt auch durch Delve, über das jeder Office-365-Nutzer einen schnel­len Einstieg in letzte Änderungen, Kommentare, Uploads usw. erhält. Bis Microsoft jedoch ähn­li­che Integrationsmöglichkeiten wie bspw. Slack (u.a. für Trello, MailChimp, Ideabot, Asana, Wunderlist, Kyber, Dropbox, Box, Bitbucket, GitHub, Zendesk, Twitter) lie­fert, müs­sen wir noch etwas gedul­dig sein.

Weitere Facetten

Auch in den übri­gen, ste­tig an Bedeutung zuneh­men­den Kategorien ist Office 365 immer stär­ker ver­tre­ten. Übersichten und search-driven Content fin­den sich in o. g. Delve wie­der. Video Content kann mit dem haus­ei­ge­nen Office Video bzw. künf­tig über Microsoft Stream abge­deckt wer­den. Workflows bspw. für Anträge und Formulare sind dank Microsoft Flow mög­lich. Das wirkt aktu­ell zwar noch wie IFTTT anmu­tet, wird aber in Zukunft sicher wei­ter aus­ge­baut. Und mobile Apps sprie­ßen gerade wie die Pilze aus dem Boden mit Microsofts Mobile Business Apps für u.a. Office, OneNote, OneDrive, Yammer, Skype, Office Lens usw.

Wie geht es weiter?

Die Fülle an Funktionen deu­tet aber auch ein Manko von Office 365 an: Einzelne Anwendungen über­schnei­den sich funk­tio­nal an man­chen Stellen. Wenn diese Überlappungen nicht adres­siert wer­den, kann dar­aus Verwirrung oder gar Verdruss entstehen.

Hier ist es wich­tig, einen kla­ren Kurs vor­zu­ge­ben, wie wel­ches Tool wofür ver­wen­det wer­den soll (z.B. Groups vs. Yammer vs. Teamsites). Gleichfalls bleibt es span­nend zu beob­ach­ten, wie Microsoft selbst seine Landschaft in Zukunft wei­ter inte­griert. Viele Überschneidungen wer­den sich in Zukunft auf­lö­sen. Davon bin ich über­zeugt. Jedes wei­tere Feature kann aber wie­der dafür sor­gen, dass neue Überschneidungen hin­zu­kom­men. Der Evergreen-Ansatz durch kon­ti­nu­ier­li­che Updates, den Microsoft hier ver­folgt, kann da Segen aber sicher auch mal Fluch sein.

Auf der ande­ren Seite lässt sich beob­ach­ten, dass ver­mehrt Drittanbieter-Lösungen auf den Markt drän­gen, um den Funktionsumfang von Office 365 bzw. SharePoint Online zu erwei­tern. So gibt es bereits eine Vielzahl von out-of-the-box Erweiterungen, die sich dem Thema Social Intranet ver­schrie­ben haben, so z.B. die auf der European SharePoint Conference 2015 prä­mierte "Best Office 365 Solution" Beezy oder andere Tools aus dem SharePoint Social Ecosystem. Diese ver­schmel­zen auch zuse­hends das Thema Social Collaboration mit dem Social Intranet.

Mein Fazit

Das Thema Social Intranet wird über kurz oder lang nie­man­den mehr nach einer Unterscheidung zwi­schen publishing-fokussierten Plattformen oder Sharing- und Collaboration-Werkzeugen fra­gen. Diese erüb­rigt sich irgend­wann, weil die Trennlinie zwi­schen bei­den Welten aus­ge­hend von den tech­no­lo­gi­schen Entwicklungen immer mehr ver­blasst. Office 365 kann dabei ein Wegbereiter einer all­um­fas­sen­den Arbeitsumgebung wer­den, die nicht mehr nur das Social Intranet son­dern auch viele wei­tere, in der täg­li­chen Arbeit rele­vante Funktionen abdeckt.

Sollten Sie Fragen zu Social Intranets mit Office 365 haben, zögern Sie nicht, sich mit uns in Verbindung zu set­zen. Gern hel­fen wie Ihnen dabei, die Potenziale für Ihr Unternehmen aus­zu­lo­ten und unter­stüt­zen Sie auch beim opti­ma­len Einstieg in Office 365.