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SharePoint-Suche: Integration von File Shares aufgepeppt (Teil 1 - Ergebnisquellen)

Die Integration von File Shares in die SharePoint-Suche (als eine Variante der Suchintegration) bringt SharePoint (nicht erst ab Version 2013) out-of-the-Box mit und diese lässt sich tat­säch­lich sehr ein­fach mit ein paar Klicks ein­rich­ten (eine gut nach­voll­zieh­bare Anleitung fin­det sich zum Beispiel unter How to: Configure Enterprise Search to index a file share).

Wie kann ich aber durch eine geschickte Präsentation der Suchergebnisse das Nutzungserlebnis noch stei­gern und damit die Akzeptanz im Unternehmen erhö­hen? Geht das auch mit gerin­gem Aufwand und nah am Standard? Der vor­lie­gende (sowie fol­gende) Beiträge wid­men sich mög­li­chen Antworten auf diese Fragen auf der Grundlage von SharePoint 2013.

Ausgangssituation

Was habe ich im Vorfeld bereits erle­digt?

Ich habe eine Netzwerkfreigabe "Fileshare for Search" ein­ge­rich­tet (incl. Leserechte für den Content Access Account):

Fileshare

In den vier Haupt-Ordnern befin­den sich jeweils meh­rere Dateien unter­schied­li­cher Dateitypen (PDF, Visio, Word, …), teils in Unterordnern.

Weiterhin habe ich eine Inhaltsquelle "Fileshare" wie folgt erstellt:

Content Source

Und last not least habe ich natür­lich mit­tels Full Crawl die Indizierung vor­ge­nom­men und damit die Grundeinrichtung abge­schlos­sen. Die Suchergebnisse wer­den erwar­tungs­ge­mäß ange­zeigt (rot unter­stri­chen aus dem File Share stam­mende), aller­dings ahnen wir schon, dass der eine oder andere unse­rer Anwender damit nicht 100% glück­lich wer­den wird:

SharePoint-Suche: Ausgangssituation

Die Herausforderung

Die Ergebnisse aus dem SharePoint selbst und aus dem File Share wer­den in bun­ter Mischung ange­zeigt (das ist ja gerade der Kick der inte­grier­ten Suche!), was zwar prin­zi­pi­ell gewollt ist, aber es gibt eben auch Fälle, wo der Anwender schon weiß, dass eine Datei auf dem File Share liegt und er des­halb auch nur dort suchen möchte. Außerdem ist nur für "ein­ge­weihte" Anwender anhand der Url nach­voll­zieh­bar, wel­che Ergebnisse vom File Share stam­men und wel­che nicht. Ferner ist abhän­gig von der Länge der Url voll­stän­dige Pfad und ins­be­son­dere der Haupt-Ordner, unter dem sich eine Datei befin­det (und der so etwas wie eine Kategorie ver­kör­pert), mal sicht­bar und mal nicht.

Wie kön­nen wir hier nun ver­bes­sernd ein­grei­fen?

Lösungsansätze

In einem ande­ren Beitrag Unternehmenssuche glo­bal beleuch­tet – … und Ihr wer­det fin­den! hatte ich bereits Technologie-unabhängig einige Beispiele für eine anspre­chende Präsentation der Suchergebnisse auf­ge­zeigt. Wenn wir nun auf SharePoint 2013 als Plattform für unsere Unternehmenssuche set­zen kön­nen, so bie­ten sich fol­gende kon­krete Möglichkeiten an:

  • Vertikale Einschränkung unter Verwendung einer Ergebnisquelle (Result Source)
  • Horizontale Einschränkungen mit­tels  Facettennavigation (Refiner)
  • Angepasste Anzeigevorlagen (Display Templates) für aus­ge­wählte Ergebnistypen (Result Types)

Dabei habe ich mich bewusst auf Optionen beschränkt, die SharePoint im Standard mit­bringt und für die keine Eigenentwicklung erfor­der­lich ist – die mit­hin Update-sicher sind. Auch hält der Aufwand für die Umsetzung sich in Grenzen (und es gibt bestimmt irgend­je­man­den, den das erfreut 😉 ).

Umsetzung

Um dem geneig­ten Leser kein exor­bi­tan­tes Ausmaß an Lesestoff zuzu­mu­ten, habe ich mich im vor­lie­gen­den Beitrag auf die Umsetzung der ers­ten Lösungsoption beschränkt. Weitere Beiträge sind bereits in Planung :-).

Vertikale Einschränkung mittels Ergebnisquelle

Eine all­ge­meine Anleitung sei­tens Microsoft fin­det sich unter Konfigurieren der Ergebnisquellen für die Suche in SharePoint Server 2013. Diese Aufgabe kann nor­ma­ler­weise ohne unlieb­same Überraschungen bewäl­tigt wer­den. Obschon keine Stolpersteine zu erwar­ten sind, habe ich der Vollständigkeit hal­ber das Vorgehen am spe­zi­fi­schen Beispiel "File Share" nach­fol­gend detail­liert beschrie­ben.

Folgende Schritte sind erfor­der­lich:

  1. Erstellen einer Ergebnisquelle für die Inhaltsquelle "Fileshare" (Zentraladministration)
  2. Anlegen und Konfigurieren einer neuen Seite für die dedi­zierte Anzeige der Suchergebnisse aus dem File Share (Such-Center)
  3. Erweiterung der Suchnavigation um die neue Seite (Website-Einstellungen im Suchcenter)

Erstellen einer Ergebnisquelle für die Inhaltsquelle "Fileshare"

Zu die­sem Zweck navi­gie­ren wir in der SharePoint Zentraladministration zu > Manage Service Applications > Search Service Application.

Result Source 1

Wir erstel­len eine neue Ergebnisquelle mit fol­gen­den Einstellungen:

Result Source 2 Result Source 3

Dabei kon­fi­gu­rie­ren wir die Suchabfrage wie folgt:

Result Source 4 Result Source 5 Result Source 7

Result Source 8

Damit ist die Ergebnisquelle fer­tig kon­fi­gu­riert und kann ver­wen­det wer­den.

Erstellen einer Seite für die Anzeige der FileShare-Suchergebnisse

Es wird vor­aus­ge­setzt, dass bereits ein Such-Center vor­han­den ist. Wir erstel­len dort eine neue Seite und ver­ge­ben einen spre­chen­den Namen (z.B. fileshareresults.aspx):

Result page 1

Result page 2

Nach der Erstellung wird die neue Seite direkt im Entwurfsmodus ange­zeigt. Es sind bereits alle für eine Ergebnisseite erfor­der­li­chen Webparts ent­hal­ten und unter Verwendung von Standardeinstellungen kon­fi­gu­riert. Um eine ver­ti­kale Einschränkung zu erstel­len, muss ledig­lich der Suchergebnis-Webpart ange­passt wer­den:

Result page 3

Im Suchergebnis-Webpart ist die Suchabfrage so anzu­pas­sen, dass nur Ergebnisse aus dem File Share zurück­ge­ge­ben wer­den. Dafür ver­wen­den wir unsere im ers­ten Schritt erstellte Ergebnisquelle:

Result page 4 Result page 5

Mittels "Abfrage tes­ten" kön­nen wir uns eine Vorschau der Ergebnisse anzei­gen las­sen und die Konfiguration dann mit Ok bestä­ti­gen sowie die Seite spei­chern:

Result page 6

Die Seite zeigt nun nur noch Ergebnisse aus dem File Share an:

Suchergebnisseite fertig konfiguriert

Zu guter Letzt soll­ten wir nicht ver­ges­sen, die Seite ein­zu­che­cken und, falls erfor­der­lich, zu ver­öf­fent­li­chen:

Result page 7

Die Seite ist nun ord­nungs­ge­mäß kon­fi­gu­riert, aller­dings ist sie noch nicht in die Such-Navigation ein­ge­bun­den, d.h. die Anwender bekom­men die Seite im Normalfall nicht zu Gesicht. Dafür ist noch ein letz­ter klei­ner Konfigurationsschritt aus­zu­füh­ren.

Erweiterung der Such-Navigation

Um die neu erstellte Seite in die Such-Navigation ein­zu­bin­den, navi­gie­ren wir zu den Website-Einstellungen und dort zu den Sucheinstellungen:

Website-Einstellungen

In den Sucheinstellungen gehen wir zur Such-Navigation und kli­cken auf "Link hin­zu­fü­gen":

Sucheinstellungen Navigation

Im ange­zeig­ten Dialog ver­wei­sen wir auf unsere neue Seite:

Sucheinstellungen Navigation Link hinzufügen

Fertig! 🙂

Ergebnis

In unse­rem Such-Center wird nun auf der Ergebnisseite ein neuer Reiter "Fileshare" ange­zeigt, durch Klick auf die­sen Reiter wer­den die Suchergebnisse auf das File Share ein­ge­schränkt. (Wir wis­sen natür­lich, dass es sch tech­nisch um eine zusätz­li­che Seite han­delt, für den Anwender sieht es aber so aus, als ob sich alles auf der­sel­ben Seite abspielt und das ist auch gut so ;-)).

Suchergebnisseite danach

Unsere Anwender kön­nen also bei Bedarf nun auch aus­schließ­lich im File Share suchen bzw. erse­hen, wel­che Suchergebnisse vom File Share stam­men.

Ausblick

Das war natür­lich erst der Anfang in der Umsetzung unse­res Vorsatzes, das Nutzungserlebnis der SharePoint-Suche für die Anwender zu stei­gern. Im nächs­ten Beitrag will ich auf hori­zon­tale Einschränkungen der Suche im File Share mit­tels  Facettennavigation (Refiner) ein­ge­hen. Da lau­ern dann auch einige Extra-Herausforderungen…

Inzwischen ist der zweite Beitrag auch ver­füg­bar:
SharePoint-Suche: Integration von File Shares auf­ge­peppt (2 – Refiner)

Sie wol­len gleich mit der Integration von File Shares anfan­gen?

>> Hier gelan­gen Sie zu den SharePoint-Lizenzen <<

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