Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden
0800 1 255 255

SharePoint Meta-Daten bequem direkt im Office Dokument pflegen

Metadaten sind zugleich Segen und Fluch: Man erhält über gut defi­nierte und gepflegte Meta-Daten viele nütz­li­che, zusätz­li­che Informationen, muss diese aber auch extra ein­tra­gen. Mit SharePoint kann man diese Daten vom Nutzer nicht nur über die Oberfläche, son­dern auch direkt im Office Dokument pfle­gen las­sen. Leider hat Microsoft die Eigenschaften (Dokumenteninformationsfenster) sowohl in Office 2007 als auch in der 2010er Version ziem­lich gut ver­steckt – dar­über ärgere ich mich selbst als Power User.

Mit dem Setzen einer klei­nen, unschein­ba­ren Checkbox in der Definition des Inhaltstyps im MOSS oder SharePoint 2010 wer­den die Eigenschaften des Dokumentes nun pro­mi­nent im Dokument ange­zeigt – ganz ohne suchen.
Gehen sie dazu wie folgt vor: Rufen sie den ent­spre­chen­den Inhaltstyp in der SiteCollection auf oder, wenn die Inhaltstypen in SharePoint 2010 zen­tral gepflegt wer­den, die ent­spre­chende SiteCollection. Wählen sie anschlie­ßend unter Einstellungen den Punkt „Einstellungen für den Dokumentinformationsbereich“. Aktivieren sie im Bereich „Immer anzei­gen“ die Checkbox und bestä­ti­gen diese Eingabe mit ok.

SharePoint Inhaltstyp konfigurieren

Veröffentlichen Sie anschlie­ßend den Inhaltstyp erneut (Veröffentlichung für die­sen Inhaltstyp ver­wal­ten -> Veröffentlichen).
Sobald sie nun in einer SharePoint 2010 Dokumentenbibliothek ein neues Dokument mit die­sem Inhaltstyp anle­gen, wer­den die Eigenschaften nach dem Öffnen des Office-Clients unter der Ribbon-Bar pro­mi­nent ange­zeigt.

Neu in SharePoint 2010: Auch die Unternehmensstichwörter und der Taxonomie-Store kön­nen so bequem genutzt wer­den.

Ab jetzt gilt die Ausrede „Meta-Daten pfle­gen ist umständ­lich“ nicht mehr 🙂

Dokumenteninformationsfenster (Eigenschaften) in Word

Hinweis: damit die Pflege im Client auch funk­tio­niert, muss die Adresse des SharePoints als ver­trau­ens­wür­dige Seite im Internet-Explorer hin­ter­legt wer­den (Extras -> Internetoptionen -> Registerkarte Sicherheit).

Related Posts

Hallo Christina

Besten Dank für die­sen Tipp. Leider brau­che ich genau die­ses Feature (Metatags) für eine Folienbibliothek. In einer Folienbibliothek wer­den ein­zelne Folien gespei­chert, es müsste also vor dem Hochladen einer Präsentation (meh­rere Folien), der Dialog für die Zuweisung von Metatags, ange­zeigt wer­den. Ist dies über­haupt mög­lich? Oder wie lies­sen sich Metatags hin­zu­fü­gen?

Gruss & schöne Pfingsten

Hallo Phillip,
man kann diese Checkbox zwar auch für Folienbibliotheken akti­vie­ren, aller­dings wer­den die Metadaten pro PowerPoint Datei gepflegt, sind also, wenn Du meh­rere Folien erstellt hast, nach dem Veröffentlichen in SharePoint alle gleich. Mit der Standardfunktionalität bleibt hier nur der Weg über die Weboberfläche oder die Bearbeitung jeder ein­zel­nen Folien-Vorlage in PowerPoint.
Interessant wäre sicher, an das Problem mal einen Programmierer ran­zu­set­zen.
Herzliche Grüße, Christina

Comments are closed.

Pin It on Pinterest