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SharePoint 2010: Gemeinsam an Office 2010 Dokumenten arbeiten

Kennen Sie das auch? Das Konzept muss noch schnell fer­tig wer­den, aber der Kollege for­ma­tiert stun­den­lang sein Kapitel und Sie kön­nen nicht ran? Oder Sie sol­len eine Präsentation mit dem IT-Consultant gemein­sam erstel­len, jeder arbei­tet des­halb in einer eige­nen Datei und hin­ter­her muss man es müh­sam zusam­men­ko­pie­ren? Wie schön wäre es doch, wenn man gleich gemein­sam an EINEM Dokument arbei­ten könnte.

Mit Office 2010 Dokumenten, die in einer SharePoint 2010 Dokumentenbibliothek lie­gen, kann man genau dies tun: gleich­zei­tig gemein­sam an einem Dokument arbeiten.

Die Vorarbeit

Damit dies funk­tio­niert sind nur wenige Handgriffe nötig. Zuerst muss (wenn nicht bereits gesche­hen) der checkout/checkin-Mechanismus an der Dokumentenbibliothek deak­ti­viert wer­den. Die Arbeit mit Haupt- und Nebenversionen funk­tio­niert wei­ter­hin. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Wechseln Sie in die Dokumentenbibliothek
  2. Wählen Sie im Menüband Bibliothek -> Einstellungen -> Bibliothekseinstellungen und danach die Versionierungseinstellungen
  3. Setzen Sie „Auschecken erfor­der­lich“ auf Nein

Dann kann es auch schon los­ge­hen. Wichtig ist, dass sich die Bearbeiter kurz zur Bearbeitung abspre­chen, wer in wel­chem Kapitel Änderungen vor­nimmt, damit man sich hier nicht gegen­sei­tig bei der Arbeit stört.

Gemeinsam Arbeiten

Nun öff­nen zwei oder meh­rere Bearbeiter das Office-Dokument und akti­vie­ren den Bearbeiten Modus. Optisch wird dies z.B. in Word 2010 in der Statusleiste ange­zeigt. Hat man im Menüband „Ansicht“ den Navigationsbereich akti­viert, sieht man nun genau, wel­cher Bearbeiter auf wel­cher Seite arbei­tet. Sobald ein Bearbeiter spei­chern drückt, wer­den die Änderungen im Dokument in der SharePoint Dokumentenbibliothek gespei­chert und der aktu­elle Stand des Dokumentes mit der geöff­ne­ten Version abge­gli­chen. Das bedeu­tet: zu die­sem Zeitpunkt wer­den gespei­cherte Änderungen der ande­ren Bearbeiter sichtbar.

Versionskontrolle und gemein­sa­mes Arbeiten

Ist die Versionierung mit Haupt- und Nebenversionen an der Dokumentenbibliothek akti­viert, ver­hält sich das Dokument wie folgt: Nehmen wir an, die aktu­ell ver­füg­bare Version ist die 1.4 und Herr Meier und Frau Schulze wol­len gemein­sam das Dokument bear­bei­ten. Herr Meier öff­net nun das Dokument und erstellt damit eine Arbeitsversion 1.5, die nur für ihn sicht­bar ist. Frau Schulze öff­net eben­falls eine Arbeitsversion 1.5, die auch nur von ihr gese­hen wer­den kann. Beim ers­ten spei­chern schreibt ent­we­der Herr Meier oder Frau Schulze eine gül­tige Version 1.5 in der Bibliothek.
Jeder Bearbeiter kann den in der Dokumentenbibliothek gespei­cher­ten Versionsstand 1.5 öff­nen. Bei jedem Speichern eines Bearbeiters wird die Version 1.5 aktua­li­siert. Der Benutzer, der den Office 2010 Client zuletzt schließt, schließt die Bearbeitung an der Arbeitsversion 1.5 ab und wird als letz­ter Bearbeiter geführt. In der Versionshistorie ist nun ein Vergleich der Versionen 1.4 und 1.5 mög­lich. Welche Veränderungen von Herr Meier und wel­che von Frau Schulze stam­men, ist im Nachhinein nicht mehr nachvollziehbar.

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1 Kommentar

Ein sehr guter Post, der alles aus­rei­chend zusam­men fasst. Ich habe mich damals auch durch alle Anfänger-Guides gele­sen bevor ich dann nutz­li­che Information gefun­den habe. Sowas ist äußerst hilf­reich! Es ist vor allem schön zu wis­sen, dass alle mal klein ange­fan­gen habe. Das ist zwar eigent­lich klar, aber wird gern vergessen.

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