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Senden von E-Mails aus SharePoint 2010 Dokumentenbibliotheken

Wer mit SharePoint-Dokumentenbibliotheken arbei­tet, der wird nicht umhin­kom­men zu bemer­ken, dass das Senden von Dokumenten per E‑Mail nicht zu den stärks­ten Seiten von SharePoint gehört – unab­hän­gig von Version und Edition. Ob WSS 3.0, MOSS 2007 oder nun auch SharePoint 2010 Server bzw. Foundation, das Angebot an die­ser Stelle lau­tet immer gleich: "Senden an -> Link als E‑Mail ver­sen­den".

Das mag aus­rei­chend sein, wenn ich nur mit Personen zusam­men­ar­bei­ten möchte, die sich im glei­chen Netz bewe­gen wie ich und auf diese Dokumentenbibliothek zugrei­fen kön­nen. Ist dies aber nicht der Fall, dann wird man sich ein Feature wün­schen, wel­ches es ermög­licht, Dokumente direkt aus einer Dokumentenbibliothek her­aus als Anhang an eine E‑Mail zu ver­sen­den (so wie es z.B. aus allen Office-Programmen her­aus schon lange mög­lich ist).

Ein Feature? Für SharePoint? Spätestens in die­sem Moment wer­den unsere Synapsen aktiv – natür­lich, das ist es! Warum nicht ein Feature ent­wi­ckeln, mit­tels des­sen wir Dokumente aus einer SharePoint-Dokumentenbibliothek an eine E‑Mail anhän­gen kön­nen?! Gesagt, getan. Herausgekommen ist nicht nur ein net­tes klei­nes Feature für die interne Nutzung bei Communardo, son­dern auch ein Codeplex-Projekt für SharePoint 2010 (sowohl Server als auch Foundation) zur freien Verwendung für die Community.

Dokumente kön­nen wahl­weise über das Kontextmenü (Einzeldokumente) ver­sen­det wer­den

oder, wie bei SharePoint 2010 state of art, via Ribbon-Menü:

blank

Dank Mehrfachauswahl mit­tels Checkboxen kön­nen auch meh­rere Dokumente an eine E‑Mail ange­hängt wer­den.

Voraussetzung ist, dass Outlook auf der Client-Maschine instal­liert ist und ActiveX-Objekte im Browser akti­viert sind, da die Outlook-Instanz via ActiveX erzeugt wird:

// create an Outlook instance
out­look = new ActiveXObject('Outlook.Application');

Generell hat JavaScript als ver­wen­dete Technologie die Krone auf – ins­be­son­dere die Verwendung des Managed Client Object Model mit­tels ECMAScript.
Der voll­stän­dige Quellcode ist ebenso wie die WSP-Solution und Dokumentation unter CodePlex: Send Documents as attach­ments with SharePoint 2010 ver­füg­bar. Viel Spaß beim Ausprobieren!

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Hallo, ist geplant die Erweiterung dahin­gehnd zu ergän­zen, dass In SP 2010 auch meh­rere Links aus einer Liste oder Bibliother ver­schickt wer­den kön­nen?
Manfred

Avatar Dorrit Riemenschneider

Hallo Manfred, nein, das ist nicht der­zeit nicht geplant. Zweck die­ser Erweiterung ist es, die Dokumente selbst und nicht die Links zu ver­sen­den (z.B. an Empfänger, die kei­nen Zugriff auf den SharePoint haben).
Links ver­sen­den geht ja out-of-the-box, lei­der eben nicht für meh­rere Dokumente gleich­zei­tig… Da wir uns gene­rell mit Erweiterungen für Dokumentenbibliotheken/Listen in SharePoint befas­sen, werde ich es aber jeden­falls mal in die "Wunschliste" auf­neh­men :-).
Viele Grüße, Dorrit

Gute Idee! Lässt sich das auch in Office365 inte­grie­ren?

Avatar Dorrit Riemenschneider

Hallo Micha, für das Funktionieren des Features ist es erfor­der­lich, dass der Rechner, auf dem Outlook aus­ge­führt wird, in der­sel­ben Domäne ist wie der SharePoint. Wenn dies sich mit Office365 rea­li­sie­ren las­sen würde, stünde einer Integration nichts im Wege.

Avatar Thomas Nonnenmann

Hallo, geniale Erweiterung. Sowas hab ich schon ne weile gesucht. Super wäre es noch wenn es mög­lich wäre Dokumente aus ver­schie­de­nen Unterordnern inner­halb der Dokumentenbibliothek zu einer E‑Mail anzu­hän­gen (Ich sag mal wie in einen Warenkorb die Dokumente zusam­men­sam­meln und am Schluss an eine E‑Mail hän­gen). 🙂
Viele Grüße Thomas

Avatar Dorrit Riemenschneider

Hallo Thomas, vie­len Dank für Dein Feedback! Wir neh­men Deinen Wunsch in unsere "Wunschliste" auf 🙂
Viele Grüße, Dorrit

Hallo,

Ich habe auch ähn­li­che Erweiterung gefun­den: http://www.vialutions.de/produkte/sharepointadd-ons/vsend/ funk­tio­niert ähn­lich. Demo ist kos­ten­los und volle Version ist auch sehr güns­tig!

VG
Frank

Avatar Dorrit Riemenschneider

Ja, das sieht in der Tat nach einer sehr ähn­li­chen Lösung aus. Die hier refe­ren­zierte Erweiterung wird wei­ter­hin kos­ten­frei ange­bo­ten wer­den. 🙂

Na ja es ist kos­ten­los aber man muss ACTIVE X Objekte akti­vie­ren… Wir haben uns für diese vsend add-on ent­schie­den, die hier bereits Frank gepos­tet hat und ich kann nur sagen dass die Preis/Leistungs- ver­hält­niss sehr gut ist.

Hallo,
funk­tio­niert das Ganze auch mit SharePoint 2013?
Roland

Avatar Dorrit Riemenschneider

Hallo Roland, wir selbst haben das Feature nicht auf SharePoint 2013 ange­ho­ben, aber der Quellcode ist unter http://sendemailsp2010.codeplex.com/ ver­füg­bar. Du könn­test also ein­fach mal sel­ber das Ganze gegen SharePoint 2013 kom­pi­lie­ren. Da die eigent­li­che Funktionalität auf Javascript basiert und es kaum Berührungspunkte zu den SharePoint-Innereien gibt, ste­hen die Chancen gut, dass dies funk­tio­niert.

Viel Erfolg!
Dorrit

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