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Ihr Weg zum erfolgreichen Projektmanagement – Teil 4: Projektreporting in Atlassian Jira transparent und aussagekräftig gestalten

Wie Sie Ihre Projekte optimal reporten können und Sie Ihren Projektfortschritt und die Projekt(zwischen)ergebnisse nicht aus den Augen verlieren, erfahren Sie im vierten Teil unserer Blogreihe.

Halten Sie Ihre Projekte auf Kurs! In unse­rem letz­ten Webinar unse­rer vier­tei­li­gen Blogreihe erfuh­ren Sie, wie Sie Ihre Projekte opti­mal repor­ten kön­nen. Aufbauend auf dem ers­ten Teil  Projektmanagement in der Atlassian Cloud, dem zwei­ten Teil  Goodbye Chaos! Projekte klar und über­sicht­lich struk­tu­rie­ren und dem drit­ten Teil Projektmanagement Handbuch und Projekträume kol­la­bo­ra­tiv gestal­ten, stel­len wir Ihnen in die­sem Beitrag vor, wie Sie Ihren Projektfortschritt und die Projekt(zwischen)ergebnisse trans­pa­rent gestal­ten. Wenn Sie die Meilensteine Ihrer Projektarbeit also im Auge behal­ten möch­ten, dann lesen Sie hier wei­ter.

 

 

 

Ziele eines Reportings

Das Ziel eines Reportings in Jira ist es, Abweichungen im Projektverlauf mög­lichst früh­zei­tig sicht­bar zu machen. So haben Sie einen lau­fen­den Soll-Ist-Vergleich. Idealerweise wird ein Kommunikationsplan in grö­ße­ren Projekten auf­ge­stellt, um fest­zu­hal­ten, zu wel­chen Zeitpunkten die ein­zel­nen Reports für die unter­schied­li­chen Ansprechpartner erstellt wer­den müs­sen. Diese struk­tu­rierte und stan­dar­di­sierte Kommunikation sorgt dafür, dass Stakeholder die benö­tig­ten Informationen bekom­men und Daten somit nicht aus unter­schied­li­chen Quellen zusam­men­ge­sucht wer­den müs­sen. Darüber hin­aus wird lau­fend eine schrift­li­che Dokumentation des aktu­el­len Projektfortschritts vor­ge­nom­men. So ver­mei­den Sie feh­ler­hafte Berichte auf Grund ver­al­te­ter Daten.  Mögliche Risiken wer­den schnell erkannt und kön­nen umge­hend beho­ben wer­den. Die Vorgänge und gege­be­nen­falls die Maßnahmen wer­den so wäh­rend des Projektfortschritts durch das Reporting trans­pa­rent gestal­tet.

 

Berichte für unterschiedliche Stakeholder

Reports rich­ten sich an unter­schied­li­che Interessengruppen. Die größte Gruppe hier­bei sind die Teammitglieder. Sie brau­chen die meis­ten Details, da sie täg­lich mit den Informationen arbei­ten, diese umset­zen und Fristen bezie­hungs­weise Deadlines ein­hal­ten.

Auch der ver­ant­wort­li­che Projektleiter braucht einen Einblick über den Fortschritt und den Prozess des Projekts. Hierfür benö­tigt er einen wöchent­li­chen Überblick über die ein­zel­nen Meilensteine und den Budgetverbrauch. Ähnlich ver­hält es sich für den Teamleiter, wel­cher für die Ressourcenplanung zustän­dig ist. Das Reporting ermög­licht ihm daher einen trans­pa­ren­ten Überblick dar­über, wel­cher Mitarbeiter gerade in wel­chem Projekt ver­plant ist,  damit bei Bedarf bestimmte Projekte ver­mehrt unter­stützt wer­den kön­nen.

Das Projektmanagement-Office oder auch der kauf­män­ni­sche Bereich behal­ten mit Hilfe des Reportings Zahlen, Daten und Fakten im Blick und kön­nen so Kosten ver­wal­ten. So blei­ben sie auch bei einer Ausschöpfung des Budgets oder Eskalation immer hand­lungs­fä­hig und kön­nen ent­spre­chende Maßnahmen ergrei­fen. Diese Reports erfol­gen meist monat­lich. Verdichtete Detailreports kön­nen für die Geschäftsführung aber genauso gut auch quar­tals­weise ein­ge­stellt und aus­ge­wer­tet wer­den.

 

Bestandteile des transparenten Projektstatusberichts

  • Kopfdaten: Standort, Abteilung, Laufzeit, Projektbudget, Projektkategorie, Projektleiter, Projektstatus
  • Projektstand: Einzelne Projektphasen, z.B. Auftrag geplant, Projektauftrag zur Freigabe, Projekt in Abwicklung
  • Projektgesundheit: Zeit, Ressourcen, Kosten, Qualität
  • Risiken: Transparenz mög­li­cher Risiken fest­hal­ten
  • Kosten/Budget: Kostenüberblick, Budgetverbrauch
  • Meilensteine & Fortschritt: Progress, Weiterentwicklung

 

So unterstützen Atlassian Tools das Projektreporting

 

Für einen detail­lier­ten Überblick über die ver­schie­de­nen Möglichkeiten an Tools für Ihr Projektreporting und einen live Einblick in die Jira Software Demo emp­feh­len wir Ihnen unsere kos­ten­freie Webinaraufzeichnung.

 

 

Ihr Weg zu erfolgreichem Projektmanagement

Sie benö­ti­gen mehr Durchblick in Ihren Projekten?  Als Atlassian Platinum Partner hel­fen wir Ihnen dabei, die pas­sen­den Atlassian Tools für Ihr Projektmanagement zu iden­ti­fi­zie­ren und in Ihr Unternehmen zu inte­grie­ren. Egal ob klas­sisch, agil oder kom­bi­niert. Erfahren Sie hier, wie Sie von unse­rer Expertise pro­fi­tie­ren und Ihr Projektmanagement zum Erfolg wird. Für klei­nere Anpassungen Ihrer Systeme emp­feh­len wir Ihnen die  Beratungspaketen zu Atlassian Jira und Confluence, mit denen Sie inner­halb von 21 Werktagen star­ten kön­nen.

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