Ihr Weg zum erfolgreichen Projektmanagement – Teil 4: Projektreporting in Atlassian Jira transparent und aussagekräftig gestalten

Halten Sie Ihre Projekte auf Kurs! In unse­rem letz­ten Webinar unse­rer vier­tei­li­gen Blogreihe erfuh­ren Sie, wie Sie Ihre Projekte opti­mal repor­ten kön­nen. Aufbauend auf dem ers­ten Teil  Projektmanagement in der Atlassian Cloud, dem zwei­ten Teil  Goodbye Chaos! Projekte klar und über­sicht­lich struk­tu­rie­ren und dem drit­ten Teil Projektmanagement Handbuch und Projekträume kol­la­bo­ra­tiv gestal­ten, stel­len wir Ihnen in die­sem Beitrag vor, wie Sie Ihren Projektfortschritt und die Projekt(zwischen)ergebnisse trans­pa­rent gestal­ten. Wenn Sie die Meilensteine Ihrer Projektarbeit also im Auge behal­ten möch­ten, dann lesen Sie hier weiter.

Ziele eines Reportings

Das Ziel eines Reportings in Jira ist es, Abweichungen im Projektverlauf mög­lichst früh­zei­tig sicht­bar zu machen. So haben Sie einen lau­fen­den Soll-Ist-Vergleich. Idealerweise wird ein Kommunikationsplan in grö­ße­ren Projekten auf­ge­stellt, um fest­zu­hal­ten, zu wel­chen Zeitpunkten die ein­zel­nen Reports für die unter­schied­li­chen Ansprechpartner erstellt wer­den müs­sen. Diese struk­tu­rierte und stan­dar­di­sierte Kommunikation sorgt dafür, dass Stakeholder die benö­tig­ten Informationen bekom­men und Daten somit nicht aus unter­schied­li­chen Quellen zusam­men­ge­sucht wer­den müs­sen. Darüber hin­aus wird lau­fend eine schrift­li­che Dokumentation des aktu­el­len Projektfortschritts vor­ge­nom­men. So ver­mei­den Sie feh­ler­hafte Berichte auf Grund ver­al­te­ter Daten.  Mögliche Risiken wer­den schnell erkannt und kön­nen umge­hend beho­ben wer­den. Die Vorgänge und gege­be­nen­falls die Maßnahmen wer­den so wäh­rend des Projektfortschritts durch das Reporting trans­pa­rent gestaltet.

Berichte für unter­schied­li­che Stakeholder

Reports rich­ten sich an unter­schied­li­che Interessengruppen. Die größte Gruppe hier­bei sind die Teammitglieder. Sie brau­chen die meis­ten Details, da sie täg­lich mit den Informationen arbei­ten, diese umset­zen und Fristen bezie­hungs­weise Deadlines einhalten.

Auch der ver­ant­wort­li­che Projektleiter braucht einen Einblick über den Fortschritt und den Prozess des Projekts. Hierfür benö­tigt er einen wöchent­li­chen Überblick über die ein­zel­nen Meilensteine und den Budgetverbrauch. Ähnlich ver­hält es sich für den Teamleiter, wel­cher für die Ressourcenplanung zustän­dig ist. Das Reporting ermög­licht ihm daher einen trans­pa­ren­ten Überblick dar­über, wel­cher Mitarbeiter gerade in wel­chem Projekt ver­plant ist,  damit bei Bedarf bestimmte Projekte ver­mehrt unter­stützt wer­den können.

Das Projektmanagement-Office oder auch der kauf­män­ni­sche Bereich behal­ten mit Hilfe des Reportings Zahlen, Daten und Fakten im Blick und kön­nen so Kosten ver­wal­ten. So blei­ben sie auch bei einer Ausschöpfung des Budgets oder Eskalation immer hand­lungs­fä­hig und kön­nen ent­spre­chende Maßnahmen ergrei­fen. Diese Reports erfol­gen meist monat­lich. Verdichtete Detailreports kön­nen für die Geschäftsführung aber genauso gut auch quar­tals­weise ein­ge­stellt und aus­ge­wer­tet werden.

Bestandteile des trans­pa­ren­ten Projektstatusberichts

• Kopfdaten: Standort, Abteilung, Laufzeit, Projektbudget, Projektkategorie, Projektleiter, Projektstatus
• Projektstand: Einzelne Projektphasen, z.B. Auftrag geplant, Projektauftrag zur Freigabe, Projekt in Abwicklung
• Projektgesundheit: Zeit, Ressourcen, Kosten, Qualität
• Risiken: Transparenz mög­li­cher Risiken festhalten
• Kosten/Budget: Kostenüberblick, Budgetverbrauch
• Meilensteine & Fortschritt: Progress, Weiterentwicklung

So unter­stüt­zen Atlassian Tools das Projektreporting

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Ihr Weg zu erfolg­rei­chem Projektmanagement

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