Halten Sie Ihre Projekte auf Kurs! In unserem letzten Webinar unserer vierteiligen Blogreihe erfuhren Sie, wie Sie Ihre Projekte optimal reporten können. Aufbauend auf dem ersten Teil Projektmanagement in der Atlassian Cloud, dem zweiten Teil Goodbye Chaos! Projekte klar und übersichtlich strukturieren und dem dritten Teil Projektmanagement Handbuch und Projekträume kollaborativ gestalten, stellen wir Ihnen in diesem Beitrag vor, wie Sie Ihren Projektfortschritt und die Projekt(zwischen)ergebnisse transparent gestalten. Wenn Sie die Meilensteine Ihrer Projektarbeit also im Auge behalten möchten, dann lesen Sie hier weiter.
Ziele eines Reportings
Das Ziel eines Reportings in Jira ist es, Abweichungen im Projektverlauf möglichst frühzeitig sichtbar zu machen. So haben Sie einen laufenden Soll-Ist-Vergleich. Idealerweise wird ein Kommunikationsplan in größeren Projekten aufgestellt, um festzuhalten, zu welchen Zeitpunkten die einzelnen Reports für die unterschiedlichen Ansprechpartner erstellt werden müssen. Diese strukturierte und standardisierte Kommunikation sorgt dafür, dass Stakeholder die benötigten Informationen bekommen und Daten somit nicht aus unterschiedlichen Quellen zusammengesucht werden müssen. Darüber hinaus wird laufend eine schriftliche Dokumentation des aktuellen Projektfortschritts vorgenommen. So vermeiden Sie fehlerhafte Berichte auf Grund veralteter Daten. Mögliche Risiken werden schnell erkannt und können umgehend behoben werden. Die Vorgänge und gegebenenfalls die Maßnahmen werden so während des Projektfortschritts durch das Reporting transparent gestaltet.
Berichte für unterschiedliche Stakeholder
Reports richten sich an unterschiedliche Interessengruppen. Die größte Gruppe hierbei sind die Teammitglieder. Sie brauchen die meisten Details, da sie täglich mit den Informationen arbeiten, diese umsetzen und Fristen beziehungsweise Deadlines einhalten.
Auch der verantwortliche Projektleiter braucht einen Einblick über den Fortschritt und den Prozess des Projekts. Hierfür benötigt er einen wöchentlichen Überblick über die einzelnen Meilensteine und den Budgetverbrauch. Ähnlich verhält es sich für den Teamleiter, welcher für die Ressourcenplanung zuständig ist. Das Reporting ermöglicht ihm daher einen transparenten Überblick darüber, welcher Mitarbeiter gerade in welchem Projekt verplant ist, damit bei Bedarf bestimmte Projekte vermehrt unterstützt werden können.
Das Projektmanagement-Office oder auch der kaufmännische Bereich behalten mit Hilfe des Reportings Zahlen, Daten und Fakten im Blick und können so Kosten verwalten. So bleiben sie auch bei einer Ausschöpfung des Budgets oder Eskalation immer handlungsfähig und können entsprechende Maßnahmen ergreifen. Diese Reports erfolgen meist monatlich. Verdichtete Detailreports können für die Geschäftsführung aber genauso gut auch quartalsweise eingestellt und ausgewertet werden.
Bestandteile des transparenten Projektstatusberichts
- Kopfdaten: Standort, Abteilung, Laufzeit, Projektbudget, Projektkategorie, Projektleiter, Projektstatus
- Projektstand: Einzelne Projektphasen, z.B. Auftrag geplant, Projektauftrag zur Freigabe, Projekt in Abwicklung
- Projektgesundheit: Zeit, Ressourcen, Kosten, Qualität
- Risiken: Transparenz möglicher Risiken festhalten
- Kosten/Budget: Kostenüberblick, Budgetverbrauch
- Meilensteine & Fortschritt: Progress, Weiterentwicklung
So unterstützen Atlassian Tools das Projektreporting
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Ihr Weg zu erfolgreichem Projektmanagement
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