Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden
+49 (0) 351/850 33-0

Prinzipien und Herausforderungen des Intranet 2.0

Enterprise 2.0 Tag CloudIntranet 2.0 – Aus der Entstehung des Web 2.0 und der breiten Diskussion des Enterprise 2.0 Begriffes haben sich moderne Systeme entwickelt, die die klassischen Intranets in Unternehmen zu modernen, virtuellen Umgebungen der Zusammenarbeit und Kommunikation weiterentwickelt haben. Diese Systeme lassen sich für eine Vielzahl von Problemen zielführend einsetzen, indem sie die erprobten Konzepte des Web 2.0 im Unternehmenskontext nutzbar machen.
Doch welche Konzepte führen zu mehr Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen? McAfee prägte dazu 2006 das Akronym SLATES für Search, Links, Authoring, Tags, Extensions und Signlas. Was sich hinter diesen und noch weiteren Prinzipen wie „Corporate Social Networks“ verbirgt, werde ich nun kurz vorstellen.

Prinzip „Authoring“: Alle Mitarbeiter können Inhalte erstellen, ändern oder ergänzen. Diese Möglichkeit bleibt nicht einer kleinen Gruppe von Anwendern vorbehalten, sondern jeder wird in die Lage versetzt, transparent im Unternehmen Inhalte zu generieren (dies wird auch als ‚User generated content‘ bezeichnet ) .
Oft wird diese Möglichkeit von den Anwendern in Form von Corporate Blogs, Projekt Wikis oder Microblogs zur transparenten Kommunikation wahrgenommen.

In unserer eigenen Firma und bei unseren Kunden haben wir beobachtet, dass die Fähigkeit der Anwender, Inhalte, wie Texte, Bilder, Videos oder Dokumente, in einem Kontext gemeinschaftlich zu organisieren dazu führt, dass mehr Informationen und Wissen allgemein zugänglich abgelegt werden. Gerade in Projekten entstehen so Wissensinseln, die über Intranet 2.0 Technologien schnell auch durch andere Mitarbeiter gefunden und genutzt werden können.
Durch die Umsetzung einer microblog-orientierten Kommunikation (z.B. mit Communote) in Projekten oder im Unternehmen allgemein, konnten wir eine höhere Transparenz im Unternehmen schaffen, die wiederum zu einer stärkeren und übergreifenden Zusammenarbeit der Mitarbeiter unabhängig von Abteilungsgrenzen führte.
Die Vorteile entstehen durch effiziente Problemlösungsprozesse durch die Integration von Kollegen mit entsprechenden Kompetenzen, der Vermeidung von Doppelarbeit oder Mehrfachrecherchen und aktiver Unterstützung durch Fach- und Führungskräfte im Kontext der Aufgabenstellungen der Mitarbeiter.

Prinzip „Linking“: In einem Intranet 2.0 ist es möglich, alle Inhalte miteinander zu verlinken, Inhalte einzubetten oder auf externe Quellen im Internet zu verweisen.
Durch die Anwendung dieses Prinzips generieren die Mitarbeiter im Unternehmen ein übergreifendes Wissensnetz. Der Vorteil hierbei, die relevanten Inhalte werden nicht ausschließlich über hierarchische Strukturen erreicht, sondern es werden die verschiedenen Verlinkungen im Intranet genutzt. Diese dynamische, automatisch generierte und integrierte Navigation führt zum schnelleren Zugriff auf die benötigten Informationen.

Prinzip „Tagging“: Einens der wertvollsten Prinzipien ist das „Tagging“ der Inhalte in einem Intranet 2.0. Durch das Markieren der Informationen mit Tags (einzelne Begriffe, die Inhalte näher beschreiben bzw. kategorisieren) ist es für die Anwender einfacher, Filter auf die Inhalte des Intranets oder auf Suchergebnisse anzuwenden und die angezeigten Ergebnisse entsprechend ihres Informationsbedarfes einzuschränken.
Aus dieser Eigenschaft heraus hat sich eine neue Arbeitsweise entwickelt, die auf der Filtereigenschaft der Tags beruht und als asynchroner Arbeitsprozess bezeichnet wird. Der Vorteil dieser Arbeitsweise ist die Möglichkeit, mit Hilfe des richtigen Taggings sicherzustellen, dass Informationen und Aufgaben zu jedem Zeitpunkt (z.B. einem regelmäßigen Termin) aufgegriffen und bearbeitet werden können.

Das Bild zeigt die Verwendung von Tags in Lotus Connections.

Wir nutzen diese Möglichkeit z.B. für unsere Arbeit im Führungsteam, welches sich alle zwei Wochen trifft. In der Zeit zwischen den Terminen werden die notwendigen Informationen und Themen über unseren Microblog durch alle Mitglieder des Führungsteams gesammelt und entsprechend getaggt. In den Terminen wird dann nach den vereinbarten Schlagworten gefiltert, um die relevanten Themen von den restlichen Informationen des Microblogs zu trennen und effizient zu bearbeiten. Dies funktioniert in der Praxis hervorragend.
Auch die automatische Aggregation von Inhalten zu übergreifenden Listen bietet sich auf Basis des Taggings an und findet in der Praxis häufig Anwendung.

Das Bild zeigt die Verwendung von Tags als Filter mit Communote.

Prinzip „Signals“: Wie im Internet entstehen durch den Einsatz von Social Software Suites im Unternehmen lebendige Intranetsysteme, deren Inhalte und Nutzen durch die Gemeinschaft der Mitarbeiter ständig wächst. In diesem Zusammenhang entstand aus der Web 2.0 Evolution heraus die RSS-Funktion, die es Anwendern erlaubt, sich gezielt über Neuerungen von Inhalten oder ganzen Inhaltsbereichen zu informieren. Heute gehört es in Enterprise 2.0 Systemen wie Atlassian Confluence, IBM Lotus Connections, Communote oder Microsoft Sharepoint zum Standard, RSS Feeds von Seiten, Dokumenten, Blogs oder den Aktivitäten anderer Mitarbeiter zu abonnieren und mit anderen RSS-Feeds zu einem persönlichen und individuellen Informationsstream zu kombinieren.
Neben RSS-Feeds, die auch übergreifend genutzt werden können, hat sich die Funktion des ‚Followings‘ innerhalb moderner Intranet 2.0 Applikationen durchgesetzt. Basis dieser Funktion ist es, Inhalten, Tags oder Nutzern innerhalb des Intranets zu folgen, um bei Änderungen oder neuen Einträgen im persönlichen Dashboard informiert zu werden.
Als weitere Quelle des Following-Prinzips können Anwender ‚Activity Streams‘ einbinden, die sie gezielt über Aktualisierungen in einem bestimmten Bereich, zum Beispiel einer Projekt-Community, informieren.

Das Bild zeigt die Vorschläge bei Eingabe des Suchbegriffes.

Prinzip „Search“: Das aus dem Internet bekannte Prinzip nur neu verpackt? Nicht ganz. Im Intranet 2.0 haben die Funktionen wie Autovervollständigung, Keyword-Suche und Tag-Filterung Einfluss auf die klassische Suchfunktion genommen. Somit konnte diese zu einem effizienten Werkzeug entwickelt werden. Anwender werden besser bei der Suche nach Informationen unterstützt und schneller zu passenden Suchergebnissen geführt.

Prinzip „Extensions“: Der modulare, serviceorientierte und standardisierte Aufbau des Intranets führt zu einer leichteren Erweiterbarkeit mit neuen Funktionen und Diensten (z.B. über Plugins).
Die meist in einer eigenen Community entwickelten Funktionen können als Plugins die Intranet Basis ständig ergänzen und führen damit zu einer Effizienzsteigerung, in dem sie die Funktionalität erweitern und wiederkehrende Aufgaben und Prozesse abbilden.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, vorhandene Inhalte und Dienste miteinander zu kombinieren. Die Integration von externen Diensten wie Goolge Maps, Flickr, Slideshare, Scribd oder Youtube sind nur einige Bespiele, welche den Anwendern eine Integration in das Intranet 2.0 ermöglichen und zur Kombination von extern verfügbaren Informationen mit den im Intranet dokumentierten Inhalten führen.
Die Kombination von unternehmensinternen und externen Diensten in Form von Enterprise Mashups versetzt die Anwender selbst in die Lage, Dienste und Prozesse zu automatisieren, die sie in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

Neben den von McAfee geprägten Prinzipen ist das Hauptmerkmal heutiger, moderner Intranet 2.0 Systeme, persönliche Netzwerke abzubilden und integriert zu nutzen.

Prinzip „Corporate Social Network“: Gerade die Funktion eigene Profilseiten mit Kontaktdaten, Interessen, Fähigkeiten und aktuellen Projekten bzw. Aufgaben zu erstellen, schafft Transparenz im Unternehmen und erlaubt es den Mitarbeitern untereinander schnell Ansprechpartner zur Unterstützung bei ihren Aufgaben zu identifizieren sowie selbst Anregungen und Empfehlungen zu geben.
Gerade auch die abteilungs- oder standortübergreifende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern wird durch das Social Network des Unternehmens stark gefördert und trägt im Sinne des Unternehmens zur Beschleunigung und Effizienzsteigerung der Prozesse bei.

Das Bild zeigt das Netzwerkwerk eines Nutzers in Lotus Connections 3.0 .

Herausforderungen

Neben den Möglichkeiten, die Intranet 2.0 Systeme aktuell bieten bestehen auch noch einige Herausforderungen, deren Lösung den Einsatz und die Akzeptanz dieser Systeme im Unternehmen weiter verbessern.
Aus unseren Projekten wissen wir, dass dazu die folgenden Bereiche zählen, auf die in den nächsten Beiträgen näher eingegangen werden soll:

  • Nutzung von Enterprise Mashups im Intranet 2.0
  • Semantische, personalisierte und individuelle Informationsfilterung mit verschiedenen Filterstufen (Content Clustering)
  • Generierung und Integration von leichtgewichtigen Topicmaps/Ontologien im Unternehmenskontext
  • Der Umgang mit großen Datenmengen und deren Archivierung

Die Herausforderungen des Intranet 2.0 sind mit verschiedenen Technologiealternativen zu meistern. In unseren Intranet 2.0 Projekten setzten wir Technologien wie IBM Lotus Connections, Atlassian Confluence oder Microsoft Sharepoint ein. Darüber erfahren Sie in den folgenden Beiträgen dieser Reihe mehr.

Related Posts

1 Kommentar

Interessanter Beitrag – gute Übersicht. Viele Grüße, Alexander Stocker

Kommentar hinterlassen


Pin It on Pinterest