Prinzipien und Herausforderungen des Intranet 2.0

Intranet 2.0 – Aus der Entstehung des Web 2.0 und der brei­ten Diskussion des Enterprise 2.0 Begriffes haben sich moderne Systeme ent­wi­ckelt, die die klas­si­schen Intranets in Unternehmen zu moder­nen, vir­tu­el­len Umgebungen der Zusammenarbeit und Kommunikation wei­ter­ent­wi­ckelt haben. Diese Systeme las­sen sich für eine Vielzahl von Problemen ziel­füh­rend ein­set­zen, indem sie die erprob­ten Konzepte des Web 2.0 im Unternehmenskontext nutz­bar machen.
Doch wel­che Konzepte füh­ren zu mehr Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen? McAfee prägte dazu 2006 das Akronym SLATES für Search, Links, Authoring, Tags, Extensions und Signlas. Was sich hin­ter die­sen und noch wei­te­ren Prinzipen wie "Corporate Social Networks" ver­birgt, werde ich nun kurz vorstellen.

Prinzip „Authoring“: Alle Mitarbeiter kön­nen Inhalte erstel­len, ändern oder ergän­zen. Diese Möglichkeit bleibt nicht einer klei­nen Gruppe von Anwendern vor­be­hal­ten, son­dern jeder wird in die Lage ver­setzt, trans­pa­rent im Unternehmen Inhalte zu gene­rie­ren (dies wird auch als 'User gene­ra­ted con­tent' bezeich­net ) .
Oft wird diese Möglichkeit von den Anwendern in Form von Corporate Blogs, Projekt Wikis oder Microblogs zur trans­pa­ren­ten Kommunikation wahrgenommen.

In unse­rer eige­nen Firma und bei unse­ren Kunden haben wir beob­ach­tet, dass die Fähigkeit der Anwender, Inhalte, wie Texte, Bilder, Videos oder Dokumente, in einem Kontext gemein­schaft­lich zu orga­ni­sie­ren dazu führt, dass mehr Informationen und Wissen all­ge­mein zugäng­lich abge­legt wer­den. Gerade in Projekten ent­ste­hen so Wissensinseln, die über Intranet 2.0 Technologien schnell auch durch andere Mitarbeiter gefun­den und genutzt wer­den können.
Durch die Umsetzung einer microblog-orientierten Kommunikation (z.B. mit Communote) in Projekten oder im Unternehmen all­ge­mein, konn­ten wir eine höhere Transparenz im Unternehmen schaf­fen, die wie­derum zu einer stär­ke­ren und über­grei­fen­den Zusammenarbeit der Mitarbeiter unab­hän­gig von Abteilungsgrenzen führte.
Die Vorteile ent­ste­hen durch effi­zi­ente Problemlösungsprozesse durch die Integration von Kollegen mit ent­spre­chen­den Kompetenzen, der Vermeidung von Doppelarbeit oder Mehrfachrecherchen und akti­ver Unterstützung durch Fach- und Führungskräfte im Kontext der Aufgabenstellungen der Mitarbeiter.

Prinzip „Linking“: In einem Intranet 2.0 ist es mög­lich, alle Inhalte mit­ein­an­der zu ver­lin­ken, Inhalte ein­zu­bet­ten oder auf externe Quellen im Internet zu verweisen.
Durch die Anwendung die­ses Prinzips gene­rie­ren die Mitarbeiter im Unternehmen ein über­grei­fen­des Wissensnetz. Der Vorteil hier­bei, die rele­van­ten Inhalte wer­den nicht aus­schließ­lich über hier­ar­chi­sche Strukturen erreicht, son­dern es wer­den die ver­schie­de­nen Verlinkungen im Intranet genutzt. Diese dyna­mi­sche, auto­ma­tisch gene­rierte und inte­grierte Navigation führt zum schnel­le­ren Zugriff auf die benö­tig­ten Informationen.

Prinzip „Tagging“: Einens der wert­volls­ten Prinzipien ist das „Tagging“ der Inhalte in einem Intranet 2.0. Durch das Markieren der Informationen mit Tags (ein­zelne Begriffe, die Inhalte näher beschrei­ben bzw. kate­go­ri­sie­ren) ist es für die Anwender ein­fa­cher, Filter auf die Inhalte des Intranets oder auf Suchergebnisse anzu­wen­den und die ange­zeig­ten Ergebnisse ent­spre­chend ihres Informationsbedarfes einzuschränken.
Aus die­ser Eigenschaft her­aus hat sich eine neue Arbeitsweise ent­wi­ckelt, die auf der Filtereigenschaft der Tags beruht und als asyn­chro­ner Arbeitsprozess bezeich­net wird. Der Vorteil die­ser Arbeitsweise ist die Möglichkeit, mit Hilfe des rich­ti­gen Taggings sicher­zu­stel­len, dass Informationen und Aufgaben zu jedem Zeitpunkt (z.B. einem regel­mä­ßi­gen Termin) auf­ge­grif­fen und bear­bei­tet wer­den können.

Wir nut­zen diese Möglichkeit z.B. für unsere Arbeit im Führungsteam, wel­ches sich alle zwei Wochen trifft. In der Zeit zwi­schen den Terminen wer­den die not­wen­di­gen Informationen und Themen über unse­ren Microblog durch alle Mitglieder des Führungsteams gesam­melt und ent­spre­chend getaggt. In den Terminen wird dann nach den ver­ein­bar­ten Schlagworten gefil­tert, um die rele­van­ten Themen von den rest­li­chen Informationen des Microblogs zu tren­nen und effi­zi­ent zu bear­bei­ten. Dies funk­tio­niert in der Praxis hervorragend.
Auch die auto­ma­ti­sche Aggregation von Inhalten zu über­grei­fen­den Listen bie­tet sich auf Basis des Taggings an und fin­det in der Praxis häu­fig Anwendung.

Prinzip „Signals“: Wie im Internet ent­ste­hen durch den Einsatz von Social Software Suites im Unternehmen leben­dige Intranetsysteme, deren Inhalte und Nutzen durch die Gemeinschaft der Mitarbeiter stän­dig wächst. In die­sem Zusammenhang ent­stand aus der Web 2.0 Evolution her­aus die RSS-Funktion, die es Anwendern erlaubt, sich gezielt über Neuerungen von Inhalten oder gan­zen Inhaltsbereichen zu infor­mie­ren. Heute gehört es in Enterprise 2.0 Systemen wie Atlassian Confluence, IBM Lotus Connections, Communote oder Microsoft Sharepoint zum Standard, RSS Feeds von Seiten, Dokumenten, Blogs oder den Aktivitäten ande­rer Mitarbeiter zu abon­nie­ren und mit ande­ren RSS-Feeds zu einem per­sön­li­chen und indi­vi­du­el­len Informationsstream zu kombinieren.
Neben RSS-Feeds, die auch über­grei­fend genutzt wer­den kön­nen, hat sich die Funktion des ‚Followings‘ inner­halb moder­ner Intranet 2.0 Applikationen durch­ge­setzt. Basis die­ser Funktion ist es, Inhalten, Tags oder Nutzern inner­halb des Intranets zu fol­gen, um bei Änderungen oder neuen Einträgen im per­sön­li­chen Dashboard infor­miert zu werden.
Als wei­tere Quelle des Following-Prinzips kön­nen Anwender ‚Activity Streams‘ ein­bin­den, die sie gezielt über Aktualisierungen in einem bestimm­ten Bereich, zum Beispiel einer Projekt-Community, informieren.

Prinzip „Search“: Das aus dem Internet bekannte Prinzip nur neu ver­packt? Nicht ganz. Im Intranet 2.0 haben die Funktionen wie Autovervollständigung, Keyword-Suche und Tag-Filterung Einfluss auf die klas­si­sche Suchfunktion genom­men. Somit konnte diese zu einem effi­zi­en­ten Werkzeug ent­wi­ckelt wer­den. Anwender wer­den bes­ser bei der Suche nach Informationen unter­stützt und schnel­ler zu pas­sen­den Suchergebnissen geführt.

Prinzip „Extensions“: Der modu­lare, ser­vice­ori­en­tierte und stan­dar­di­sierte Aufbau des Intranets führt zu einer leich­te­ren Erweiterbarkeit mit neuen Funktionen und Diensten (z.B. über Plugins).
Die meist in einer eige­nen Community ent­wi­ckel­ten Funktionen kön­nen als Plugins die Intranet Basis stän­dig ergän­zen und füh­ren damit zu einer Effizienzsteigerung, in dem sie die Funktionalität erwei­tern und wie­der­keh­rende Aufgaben und Prozesse abbilden.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, vor­han­dene Inhalte und Dienste mit­ein­an­der zu kom­bi­nie­ren. Die Integration von exter­nen Diensten wie Goolge Maps, Flickr, Slideshare, Scribd oder Youtube sind nur einige Bespiele, wel­che den Anwendern eine Integration in das Intranet 2.0 ermög­li­chen und zur Kombination von extern ver­füg­ba­ren Informationen mit den im Intranet doku­men­tier­ten Inhalten führen.
Die Kombination von unter­neh­mens­in­ter­nen und exter­nen Diensten in Form von Enterprise Mashups ver­setzt die Anwender selbst in die Lage, Dienste und Prozesse zu auto­ma­ti­sie­ren, die sie in ihrer täg­li­chen Arbeit unterstützen.

Neben den von McAfee gepräg­ten Prinzipen ist das Hauptmerkmal heu­ti­ger, moder­ner Intranet 2.0 Systeme, per­sön­li­che Netzwerke abzu­bil­den und inte­griert zu nutzen.

Prinzip „Corporate Social Network“: Gerade die Funktion eigene Profilseiten mit Kontaktdaten, Interessen, Fähigkeiten und aktu­el­len Projekten bzw. Aufgaben zu erstel­len, schafft Transparenz im Unternehmen und erlaubt es den Mitarbeitern unter­ein­an­der schnell Ansprechpartner zur Unterstützung bei ihren Aufgaben zu iden­ti­fi­zie­ren sowie selbst Anregungen und Empfehlungen zu geben.
Gerade auch die abteilungs- oder standort­über­grei­fende Zusammenarbeit zwi­schen Mitarbeitern wird durch das Social Network des Unternehmens stark geför­dert und trägt im Sinne des Unternehmens zur Beschleunigung und Effizienzsteigerung der Prozesse bei.

Herausforderungen

Neben den Möglichkeiten, die Intranet 2.0 Systeme aktu­ell bie­ten bestehen auch noch einige Herausforderungen, deren Lösung den Einsatz und die Akzeptanz die­ser Systeme im Unternehmen wei­ter verbessern.
Aus unse­ren Projekten wis­sen wir, dass dazu die fol­gen­den Bereiche zäh­len, auf die in den nächs­ten Beiträgen näher ein­ge­gan­gen wer­den soll:

• Nutzung von Enterprise Mashups im Intranet 2.0
• Semantische, per­so­na­li­sierte und indi­vi­du­elle Informationsfilterung mit ver­schie­de­nen Filterstufen (Content Clustering)
• Generierung und Integration von leicht­ge­wich­ti­gen Topicmaps/Ontologien im Unternehmenskontext
• Der Umgang mit gro­ßen Datenmengen und deren Archivierung

Die Herausforderungen des Intranet 2.0 sind mit ver­schie­de­nen Technologiealternativen zu meis­tern. In unse­ren Intranet 2.0 Projekten setz­ten wir Technologien wie IBM Lotus Connections, Atlassian Confluence oder Microsoft Sharepoint ein. Darüber erfah­ren Sie in den fol­gen­den Beiträgen die­ser Reihe mehr.