Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden

Vorstellung "Power Automate Hackathon" im Power Platform Club Österreich 2021

Im Interview beantwortet unser Power Platform Experte spannende Fragen zum Event und zum "Power Automate Hackathon".

Prozessautomatisierung mit Spaß – die­ses Ziel ver­folgte die Axel Springer SE, um mög­lichst viele Mitarbeiter der Verlagsgruppe aus ver­schie­dens­ten Fachbereichen zu befä­hi­gen, ihre all­täg­li­chen Prozesse selbst zu auto­ma­ti­sie­ren. In enger Zusammenarbeit mit der Communardo Software GmbH wurde ein "Power Automate Hackathon" ent­wi­ckelt, in dem bekannte Anwendungsfälle des Unternehmen in inter­ak­ti­ven Schritten gesam­melt, bewer­tet, aus­wählt und schließ­lich gemein­sam umge­setzt wer­den. Das Konzept des Hackathons stell­ten  Antonia Richter (Axel Springer SE) und Jürgen Tomaszewski (Communardo Software GmbH) gemein­sam beim Power Platform Club Österreich 2021 im Juni vor, wel­cher von Microsoft Österreich orga­ni­siert wurde. Im Interview beant­wor­tet unser Power Platform Experte Jürgen Tomaszewski span­nende Fragen zum Hackathon und der Vorstellung des Konzeptes beim Event. 

Interview mit unse­rem Power Platform Experten Jürgen Tomaszewski

Welche Zielgruppe war zum Event ein­ge­la­den?

Die Veranstaltungs-Serie wurde von Microsoft auf­ge­setzt. Eingeladen sind alle inter­es­sier­ten Firmen aus ganz Österreich, die im Microsoft 365 Umfeld schon ein wenig Erfahrung sam­meln konn­ten und jetzt auch die Power Platform näher ken­nen­ler­nen möch­ten. Natürlich gibt es auch Teilnehmer, die schon einen erwei­ter­ten Erfahrungsschatz mit­brin­gen und die nach spe­zi­el­len Impulsen oder Formaten suchen, um ihre Power Platform Expertise gezielt auszubauen.

Das klingt nach einer span­nen­den Veranstaltung. Aber nun zum Inhaltlichen: Wie läuft denn so ein Hackathon ab?

Der Ablauf des Hackathons folgt immer einem gewis­sen Schema. Der Prozess beginnt mit einem Kick-off, um über die Erwartungshaltung und das Vorgehen zu spre­chen sowie erste Workflow-Ideen zu ent­wi­ckeln. Anschließend fin­det die Vorbereitung des Intro Workshops statt, wel­cher dazu dient, die Key-User im Umsetzen von Workflows zu schu­len. Im dar­auf­fol­gen­den Hackathon ent­wi­ckeln inter­dis­zi­pli­näre Teams in Zusammenarbeit mit dem Key-Usern gemein­sam ihre Workflows auf Basis der ein­ge­reich­ten Use-Cases, um schluss­end­lich eigene Workflows umset­zen zu können. 

Wie viele Personen kön­nen denn am Hackathon teilnehmen?

Das hängt stark mit vom Kunden ab. Der Kunde stellt die Multiplikatoren bzw. Champions. Diese neh­men vor dem Hackathon am Workshop teil, in wel­chem sie gezielt auf ihre Rolle als "Tischleiter" vor­be­rei­tet wer­den. Am Tag des Hackathons lei­tet jeder Multiplikator einen Tisch mit den von ihm aus­ge­such­ten Use-Cases. An jedem Tisch sit­zen dann 4–5 wei­tere Personen, die den Use-Case mit bear­bei­ten. Im Normalfall haben wir 6–8 Multiplikatoren, also circa 30–40 Teilnehmer. Es gab aber auch schon einen Hackathon mit mehr als 50 Teilnehmern.

Wer ist für die Vorbereitung des Workshop und des Hackathons zustän­dig?

Sowohl der Kunde als auch wir als Communardo. Der Kunde trägt die Verantwortung, die vor­be­rei­tete Umfrage an die rich­tige Zielgruppe intern zu kom­mu­ni­zie­ren und hat so star­ken Einfluss auf die Teilnehmer-Zusammenstellung. Außerdem wer­den die Multiplikatoren geschult und dür­fen sich "ihre" Use-Cases aus dem Use-Case Pool aus­su­chen, damit sie am Tag des Hackathons auch mit vol­ler Begeisterung dabei sind. Weiterhin ist auch die Power Platform und ein ent­spre­chen­des Team im Kunden-Tenant vor­zu­be­rei­ten, damit die umge­setz­ten Workflows gleich pro­duk­tiv genutzt wer­den kön­nen. Wir als Communardo berei­ten sowohl Kick-Off, Umfrage, Multiplikatoren-Workshop und natür­lich auch Hackathon vor und geben Tipps zu einer guten Mischung des Teilnehmerkreises. Bei Bedarf ste­hen wir natür­lich auch zur Seite, wenn es um Einrichtung von Power Platform Umgebungen, Lizenzvergabe und andere Konfigurationen geht. Nach Abschluss des Formates ste­hen wir auch für kurze "Training on the Job" zur Verfügung, falls ein Workflow wäh­rend des Hackathons nicht abge­schlos­sen wer­den konnte.

Wie viel Vorbereitungs-/Vorlaufzeit ist not­wen­dig?

Der wich­tigste Zeitraum ist der zwi­schen Multiplikatoren-Workshop und Hackathon. Als sinn­voll haben sich hier 3–4 Wochen her­aus­kris­tal­li­siert, da man so ggf. noch Einzelgespräche mit Multiplikatoren füh­ren kann, falls sie Fragen zu Use-Cases haben. Die opti­male Vorbereitung der Champions ist wich­tig, damit am Tag des Hackathons die Tische gut durch­star­ten kön­nen. Der zweit­wich­tigste Zeitraum ist der zwi­schen Kick-Off und Multiplikatoren-Workshop. Hier wer­den alle Teilnehmer und vor allem alle Use-Cases über die Umfrage ein­ge­holt. Um die Balance zwi­schen kurz­fris­ti­ger Begeisterung und genü­gend Anmeldungen zu hal­ten, haben sich 2 Wochen Umfragezeitraum als sinn­voll her­aus­ge­stellt. Insgesamt gibt es also quasi keine Vorlaufzeit, aber eine "Projektlaufzeit" von unge­fähr 4–6 Wochen, bis alle Termine durch­ge­führt wurden.

Auf wen ist das Format aus­ge­rich­tet und wer soll erreicht wer­den?

Das Format ist extra breit ange­legt. Von Assistenzkräften, die dadurch "Job-Enrichment" erfah­ren, über Fachabteilungsmitarbeiter, die mehr freie Zeit für ihre Kopfarbeit brau­chen bis hin zu Führungskräften, die Power Automate und die Power Platform stra­te­gisch ein­füh­ren und mit gutem Beispiel vor­an­ge­hen wol­len, kann jeder aus dem Unternehmen teil­neh­men. Sofern ein Interesse am Thema besteht – wel­ches meist an ein­ge­reich­ten Use-Cases erkenn­bar ist – wird jeder abge­holt und kann dann sein Wissen und die Begeisterung für die Plattform ins Unternehmen tragen.

Wie war das Feedback zur Präsentation beim Power Platform Club Österreich 2021?

Sowohl sei­tens Microsoft als auch aus dem eigent­li­chen Auditorium gab es viel posi­tive Resonanz. Man merkt ein­deu­tig, dass viele Unternehmen auf der Suche nach Formaten sind, um ihre Mitarbeiter zu enab­len und Wissen in die Breite zu tra­gen. Wichtig ist dabei aber auch, dass die Mitarbeiter nicht durch einen Frontalunterricht beschallt wer­den sol­len, son­dern mit anwen­dungs­be­rei­tem Wissen und einem "gepack­ten Werkzeugkoffer" aus der Veranstaltung zurück­kom­men. Gerade die­ses Detail des Hackathons ist vie­len Kunden aufgefallen.


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