3 Tipps, wie Portfolio Management mit Jira Align gelingt

"Es gibt nichts Sinnloseres, als etwas effi­zi­ent zu tun, was gar nicht getan wer­den müsste."

Peter Drucker

 

Wahrscheinlich hat jeder Portfolio Manager min­des­tens ein­mal in sei­nem Leben ein Projekt gehabt, wel­ches Budget und Ressourcen bean­spruchte, obwohl es aus stra­te­gi­scher Sicht eigent­lich gar nicht so wich­tig war. Wie aber kann so etwas ver­hin­dert wer­den? Die Antwort ist gar nicht so kom­pli­ziert: Richten Sie alle Projekte an Ihren Strategiezielen des Unternehmens aus!

Das Portfolio Management trägt dazu einen wich­ti­gen Beitrag bei. Als Schnittstelle zwi­schen Unternehmensstrategie und Programmen ver­bin­det es nicht nur die Strategie mit deren Umsetzung son­dern sorgt auch für einen rei­bungs­lo­sen Ablauf zwi­schen den Teams.

Im fol­gen­den Blogbeitrag gebe ich Ihnen 3 Tipps, wie Jira Align das Portfolio Management dabei unter­stützt, die Kernelemente der Unternehmensstrategie in der Portfoliostrategie zu ver­an­kern, den Überblick über Strategy Themes zu behal­ten und Priorisierungen zu ermög­li­chen.

 

1. Ziele im Blick behalten

Strategic Themes die­nen dazu, die Elemente der Unternehmensstrategie in die Portfoliostrategie zu über­neh­men. Sie for­mu­lie­ren ein stra­te­gi­sches Ziel des Portfolios mit Vorschlägen zur Erreichung des sel­ben und ergän­zen sie um Indikatoren zur Fortschrittsprüfung. Letztendlich pas­siert auf Ebene der Themes auch ein Großteil der Budgetzuweisung inner­halb des Portfolios.

Was sich in der Theorie sim­pel anhört, ist in der Praxis deut­lich kom­pli­zier­ter. So ver­fügt ein durch­schnitt­lich gro­ßes Portfolio gut und gerne mal über deut­lich mehr als 100 Strategic Themes. Natürlich mit unter­schied­li­cher Priorität und Relevanz für das Unternehmen. Hier den Durchblick zu behal­ten und für eine ordent­li­che Priorisierung zu sor­gen, wird schnell zur Herausforderung.

Jira Align bie­tet meh­rere Möglichkeiten das Portfolio Management hier­bei zu unter­stüt­zen. Themes kön­nen direkt im Tool aus­de­fi­niert und beschrie­ben wer­den. Eine durch­gän­gige Verlinkung mit über- und unter­ge­ord­ne­ten Elementen ermög­licht ein Fortschrittstracking in Echtzeit.
Der inte­grierte Porfolio Room bie­tet mit der Ressourcen‑, Financial- und Execution-Ansicht ver­schie­dene Blickwinkel auf das Portfolio. Neben einer Priorisierung der Themes kann bei­spiels­weise auch über­prüft wer­den, ob die ein­zel­nen Themes aus­rei­chend in der Planung berück­sich­tigt sind oder ob sich Differenzen zwi­schen geplan­ten und tat­säch­li­chen Mitteln auf­tun.

2. Portfolio und Unternehmensstrategie

Sind die Themes als Zieldefinition der Unternehmensstrategie zum Portfolio aus­de­fi­niert, kann mit der Planung der Umsetzung in Epics begon­nen wer­den. Epics beschrei­ben den kon­kre­ten Business Case für ein Set an Features.
Jira Align bie­tet umfang­rei­che Möglichkeiten, die Epics im Sinne eines Lean Business Case zu beschrei­ben und mit ande­ren Epics anhand ver­schie­de­ner Kriterien zu ver­glei­chen. So wird eine sinn­volle Priorisierung des Epic Backlog ermög­licht. Die Priorisierung der Epics schlägt sich letzt­end­lich auch in der Planung der Programme nie­der.

Die durch­gän­gige Verknüpfung von Strategic Theme bis User Story ermög­licht zudem nicht nur ein Top-Down Reporting, son­dern erlaubt es auch den ein­zel­nen Teammitgliedern, die Gründe für die Priorisierung ein­zel­ner Stories zu erken­nen und zu prü­fen. Die direkte Zuordenbarkeit einer ein­zel­nen Aufgabe auf Team-Level zur Unternehmensstrategie hat eine starke moti­vie­rende Wirkung auf Teammitglieder und stellt die Sinnhaftigkeit der eige­nen Arbeit außer Frage. Zudem sorgt die starke Transparenz dafür, dass irrele­vante Themen keine zu große Beachtung fin­den und ver­mei­det so Verschwendung (Muda).

3. Budgets planen und tracken

Aus ver­schie­de­nen Richtungen bereit­ge­stellte Budgets sinn­stif­tend zu ver­tei­len und ein­zu­set­zen ist schwie­rig und her­aus­for­dernd. Zudem gilt es, Budgets mög­lichst voll aus­zu­schöp­fen und gemäß der Prioritäten zu ver­tei­len. Doch nicht nur der aktu­elle Verbrauch und die Planung der der­zei­ti­gen Themes und Epics sind rele­vant, auch in Zukunft benö­tigte Budgets müs­sen mög­lichst genau bestimmt wer­den kön­nen.

Verschiedene Budgetgeber kön­nen in Jira Align defi­niert und zuge­ord­net wer­den. Mehrere Reports ermög­li­chen eine Darstellung der Nutzung der bereit­ge­stell­ten Budgets. So kann ver­mie­den wer­den, dass Budgets ver­schie­de­ner Quellen nicht aus­rei­chend ein­ge­plant wer­den.
Weiterhin kön­nen Themes und Epics vor­ge­plant und mit Kosten ver­se­hen kön­nen. Über die inte­grier­ten Reports kann anschlie­ßend ein­fach fest­ge­stellt wer­den, wie sich der zukünf­tige Budgetbedarf gestal­tet und ver­teilt.

 

Fazit

Portfolio Management ist anspruchs­voll! Doch mit dem rich­ti­gen Tool behal­ten Sie ganz ein­fach den Überblick. Jira Align unter­stützt das Portfolio Management, die Kernelemente der Unternehmensstrategie in der Portfoliostrategie zu ver­an­kern, alle Strategy Themes auf einen Blick zu sehen und Priorisierungen zu ermög­li­chen.

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