Wahrscheinlich hat jeder Portfolio Manager mindestens einmal in seinem Leben ein Projekt gehabt, welches Budget und Ressourcen beanspruchte, obwohl es aus strategischer Sicht eigentlich gar nicht so wichtig war. Wie aber kann so etwas verhindert werden? Die Antwort ist gar nicht so kompliziert: Richten Sie alle Projekte an Ihren Strategiezielen des Unternehmens aus!
Das Portfolio Management trägt dazu einen wichtigen Beitrag bei. Als Schnittstelle zwischen Unternehmensstrategie und Programmen verbindet es nicht nur die Strategie mit deren Umsetzung sondern sorgt auch für einen reibungslosen Ablauf zwischen den Teams.
Im folgenden Blogbeitrag gebe ich Ihnen 3 Tipps, wie Jira Align das Portfolio Management dabei unterstützt, die Kernelemente der Unternehmensstrategie in der Portfoliostrategie zu verankern, den Überblick über Strategy Themes zu behalten und Priorisierungen zu ermöglichen.
1. Ziele im Blick behalten
Strategic Themes dienen dazu, die Elemente der Unternehmensstrategie in die Portfoliostrategie zu übernehmen. Sie formulieren ein strategisches Ziel des Portfolios mit Vorschlägen zur Erreichung des selben und ergänzen sie um Indikatoren zur Fortschrittsprüfung. Letztendlich passiert auf Ebene der Themes auch ein Großteil der Budgetzuweisung innerhalb des Portfolios.
Was sich in der Theorie simpel anhört, ist in der Praxis deutlich komplizierter. So verfügt ein durchschnittlich großes Portfolio gut und gerne mal über deutlich mehr als 100 Strategic Themes. Natürlich mit unterschiedlicher Priorität und Relevanz für das Unternehmen. Hier den Durchblick zu behalten und für eine ordentliche Priorisierung zu sorgen, wird schnell zur Herausforderung.
Jira Align bietet mehrere Möglichkeiten das Portfolio Management hierbei zu unterstützen. Themes können direkt im Tool ausdefiniert und beschrieben werden. Eine durchgängige Verlinkung mit über- und untergeordneten Elementen ermöglicht ein Fortschrittstracking in Echtzeit.
Der integrierte Porfolio Room bietet mit der Ressourcen-, Financial- und Execution-Ansicht verschiedene Blickwinkel auf das Portfolio. Neben einer Priorisierung der Themes kann beispielsweise auch überprüft werden, ob die einzelnen Themes ausreichend in der Planung berücksichtigt sind oder ob sich Differenzen zwischen geplanten und tatsächlichen Mitteln auftun.
2. Portfolio und Unternehmensstrategie
Sind die Themes als Zieldefinition der Unternehmensstrategie zum Portfolio ausdefiniert, kann mit der Planung der Umsetzung in Epics begonnen werden. Epics beschreiben den konkreten Business Case für ein Set an Features.
Jira Align bietet umfangreiche Möglichkeiten, die Epics im Sinne eines Lean Business Case zu beschreiben und mit anderen Epics anhand verschiedener Kriterien zu vergleichen. So wird eine sinnvolle Priorisierung des Epic Backlog ermöglicht. Die Priorisierung der Epics schlägt sich letztendlich auch in der Planung der Programme nieder.
Die durchgängige Verknüpfung von Strategic Theme bis User Story ermöglicht zudem nicht nur ein Top-Down Reporting, sondern erlaubt es auch den einzelnen Teammitgliedern, die Gründe für die Priorisierung einzelner Stories zu erkennen und zu prüfen. Die direkte Zuordenbarkeit einer einzelnen Aufgabe auf Team-Level zur Unternehmensstrategie hat eine starke motivierende Wirkung auf Teammitglieder und stellt die Sinnhaftigkeit der eigenen Arbeit außer Frage. Zudem sorgt die starke Transparenz dafür, dass irrelevante Themen keine zu große Beachtung finden und vermeidet so Verschwendung (Muda).
3. Budgets planen und tracken
Aus verschiedenen Richtungen bereitgestellte Budgets sinnstiftend zu verteilen und einzusetzen ist schwierig und herausfordernd. Zudem gilt es, Budgets möglichst voll auszuschöpfen und gemäß der Prioritäten zu verteilen. Doch nicht nur der aktuelle Verbrauch und die Planung der derzeitigen Themes und Epics sind relevant, auch in Zukunft benötigte Budgets müssen möglichst genau bestimmt werden können.
Verschiedene Budgetgeber können in Jira Align definiert und zugeordnet werden. Mehrere Reports ermöglichen eine Darstellung der Nutzung der bereitgestellten Budgets. So kann vermieden werden, dass Budgets verschiedener Quellen nicht ausreichend eingeplant werden.
Weiterhin können Themes und Epics vorgeplant und mit Kosten versehen können. Über die integrierten Reports kann anschließend einfach festgestellt werden, wie sich der zukünftige Budgetbedarf gestaltet und verteilt.
Fazit
Portfolio Management ist anspruchsvoll! Doch mit dem richtigen Tool behalten Sie ganz einfach den Überblick. Jira Align unterstützt das Portfolio Management, die Kernelemente der Unternehmensstrategie in der Portfoliostrategie zu verankern, alle Strategy Themes auf einen Blick zu sehen und Priorisierungen zu ermöglichen.
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