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Partner-Blog yasoon #DWSC19: Strukturierte Meetings mit Confluence und Outlook

Der Digital Workplace Summit by Communardo #DWSC19 findet am 13. November in Hamburg statt. Im Rahmen dieser Konferenz hat yasoon diesen Artikel als Partner-Blog verfasst.

Das ist ein Beitrag von yasoon als Teil unse­rer Partner-Blogs zum #DWSC19.


Gute Meetings zu pla­nen ist eine Kunst. Die rich­ti­gen Tools erleich­tern den Prozess aller­dings enorm. Bei yasoon pla­nen wir Meetings in fünf ein­fa­chen Schritten – Confluence und Outlook hel­fen uns dabei.

Schritt 1: Gute Agenda – gutes Meeting

Wenn kei­ner weiß, worum es geht, ist das Meeting zum Scheitern ver­ur­teilt. Wir pla­nen alle unsere Meetings in Outlook. Der Organisator legt einen Meeting Request zur gewünsch­ten Zeit an und kann mit unse­rer App Outlook Meetings for Confluence direkt die Agenda in einer Sidebar erstel­len – alles basie­rend auf Confluence, unse­rem Tool für Meeting-Notizen.

Versendet der Organisator den Termin an das Team sehen alle Eingeladenen, was auf der Agenda steht – und kön­nen sie ganz ein­fach selbst anpas­sen. Gesprächspunkte ergän­zen, Zeiten oder Speaker ändern geht direkt aus Outlook her­aus. So wer­den alle von Anfang an in die Meeting-Planung invol­viert und jeder weiß, wor­auf er sich vor­be­rei­ten muss.

Bei eini­gen Themen ist es sogar sinn­voll, jedem die Möglichkeit zu geben, sei­nen Beitrag zum Meeting selbst in die Agenda ein­zu­tra­gen. So kann jeder sei­nen Slot fül­len – denn wir gehen davon aus, dass jeder im Meeting auch eine wich­tige Sichtweise hat – und nie­mand wird über­gan­gen.

Schritt 2: Wissen zur Vorbereitung zur Verfügung stel­len

Und wie läuft die Vorbereitung ab? Wir nut­zen die im Termin ver­linkte Meeting-Notes-Seite in Confluence als Hub für alle Infos rund um das Meeting. Dort wird Vorbereitungsmaterial ver­linkt und das Briefing ein­ge­tra­gen.

Außerdem ist Confluence auch unser Wiki für alle Workflows und Checklisten zu Projekten, sodass der grobe Ablauf eines Projekts häu­fig schon exis­tiert und nur noch abge­ru­fen wer­den muss. Sehr prak­tisch für Kick-off-Meetings und für die Aufgabenverteilung wäh­rend­des­sen.

Schritt 3: Klare Ziele kom­mu­ni­zie­ren

Wir kom­men in Meetings struk­tu­rier­ter voran, wenn das Ziel klar ist. Was wol­len wir beschlos­sen haben? Was soll das Ergebnis der Diskussion sein? Diese Fragen beant­wor­ten wir uns vorab und tra­gen sie als Ziele in die Meeting-Notes-Seite ein – das geht auch ein­fach über die Outlook-Sidebar aus der App.

 

Schritt 4: Das Meeting

Wenn alle zum Meeting zusam­men­kom­men, ruft der Meeting-Organisator die Confluence-Seite des Termins auf – dort sind auch alle Agendapunkte und die Ziele erfasst. Gerade das Ziel des Meetings noch ein­mal allen ins Gedächtnis zu rufen, hilft Kurs zu hal­ten. Denn ist das Ziel erreicht, ist das Meeting zu Ende. Gerne auch frü­her als ange­ge­ben.

Während des Meetings nut­zen wir diese Confluence-Seite auch, um Gesprächsnotizen und Aufgaben fest­zu­hal­ten. Ansonsten gilt aber die Regel: Laptops und Handys sind tabu. Sie stö­ren nur die Aufmerksamkeit der Teilnehmer.

Ideen, die gerade nicht auf das Ziel ein­zah­len, neh­men wir eben­falls in eine Ideensammlung in Confluence auf. So wis­sen wir, dass nichts ver­lo­ren geht, spren­gen aber nicht den Zeitrahmen des Meetings.

Schritt 5: Nach dem Meeting ist vor der Umsetzung

Da alle Notizen und Aufgaben schon in Confluence erfasst sind, kann jeder Meeting-Teilnehmer ganz ein­fach dar­auf zugrei­fen. Dieses Protokoll kann auch im Nachgang noch von jedem ergänzt oder ange­passt wer­den. Die Teilnehmer haben ihre To Dos im Überblick und kön­nen direkt mit der Umsetzung star­ten.

Mit der Kombination aus cle­ve­ren Tools und guten Regeln haben wir bei yasoon unsere Meetings effi­zi­en­ter gemacht. Dabei hilft uns vor allem unsere App Outlook Meetings for Confluence.

 

Mehr zu App fin­den Sie hier.

Oder in unse­rem Trailer.

 

Bei yasoon ent­wi­ckeln wir durch­dachte Apps, die Microsoft- und Atlassian-Programme mit­ein­an­der ver­bin­den – und damit deine digi­ta­len Arbeitsprozesse ein­fa­cher, pro­duk­ti­ver und trans­pa­ren­ter machen.

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10. Oktober 2019
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