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Open Source Portale im Unternehmenseinsatz

Der wirt­schaft­li­che Erfolg eines Unternehmes hängt von vie­len Faktoren ab. Neben leis­tungs­star­ken Produkten, einem trag­fä­hi­gen Konzept und einer enga­gier­ten Führung wird die Durchsetzungskraft einer Firma vor allem durch einen Faktor bestimmt: die Mitarbeiter. Die Effektivität und Effizienz, mit der die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre täg­li­che Arbeit ver­rich­ten, ent­schei­det maß­geb­lich über des­sen Leistungsfähigkeit. In moder­nen Unternehmen gewinnt dabei die Ressource Information immer mehr an Bedeutung. Wie erfolg­reich ein Angestellter sei­ner Tätigkeit nach­ge­hen kann, hängt ent­schei­dend davon ab, ob ihm die dafür benö­tig­ten Informationen ohne lange "Dienstwege" zu jeder Zeit und – z.B. im Außendienst – an jedem Ort zur Verfügung ste­hen. Probleme müs­sen gelöst, Prozesse ein­ge­hal­ten und neues Wissen ver­ar­bei­tet wer­den. Für die Gestaltung eines Unternehmes erge­ben sich dar­aus neue, viel­schich­tige Anforderungen. Wie kann man Mitarbeitern Zugang zu Informationen ermög­li­chen, die für sie wich­tig sind? Wie lässt sich inter­nes Know-How team- und pro­jekt­über­grei­fend ver­wal­ten? Wie las­sen sich Geschäftsprozesse opti­mie­ren, die Prozessqualität stei­gern und die Kosten sen­ken?

Herausforderungen Intranetportal

Moderne Intranetlösungen stel­len Werkzeuge für die Erfüllung die­ser Anforderungen bereit. Wikis struk­tu­rie­ren fir­men­in­ter­nes Wissen, Content-Management Systeme ver­wal­ten Dateien und Dokumente, CRM-Systeme erfas­sen Kundendaten, ERP-Systeme orga­ni­sie­ren den Einsatz vor­han­de­ner Ressourcen. An die­ser Aufzählung wird jedoch die gemein­same Schwachstelle die­ser Lösungen deut­lich: so zahl­reich wie die Anforderungen in einem moder­nen Unternehmen sind, so zahl­reich sind die Lösungen, mit denen sie umge­setzt wer­den. In einem übli­chen Intranet kön­nen durch­aus 5 oder mehr Systeme gleich­zei­tig im Einsatz sein – jedes als "Insellösung" mit einem klar defi­nier­ten Einsatzgebiet. Es liegt auf der Hand, dass aus die­ser Vielfalt Probleme erwach­sen. Im Normalfall ver­fügt jedes die­ser Systeme über eine eigene Benutzerverwaltung, eigene Oberflächen und ein eige­nes Bedienkonzept. Zudem erschwe­ren feh­lende Standards die Kommunikation und den Datenaustausch zwi­schen ein­zel­nen Software-Produkten.

An die­ser Problemstellung set­zen web­ba­sierte Portalsysteme an. Dabei ist zunächst fest­zu­hal­ten: wo bereits bewährte Intranetlösungen exi­si­tie­ren, wer­den diese durch den Einsatz einer Portallösung kei­nes­falls ersetzt. Vielmehr agie­ren Portale eine Ebene über bestehen­den Wikis, CMS oder ERP-Systemen: sie inte­grie­ren die in einem Netzwerk vor­han­de­nen IT-Systeme unter einer gemein­sa­men Oberfläche und kom­bi­nie­ren deren Funktionalität zu einer neuen, zen­tra­len Informations- und Prozessplattform. Gleichzeitig kön­nen durch den Einsatz mit­ge­lie­fer­ter Out-of-the-box Funktionalität sowie durch die Integration neuer Systeme vor­han­dene Lücken effek­tiv geschlos­sen wer­den. Auf diese Weise schaf­fen Portale Einheitlichkeit. Benutzer müs­sen sich nicht mehr in allen Systemen ein­zeln anmel­den; nach der ein­ma­li­gen Eingabe von Benutzernamen und Passwort für das Portal ist der Nutzer in allen inte­grier­ten Systemen authen­ti­fi­ziert (Single Sign-On). Da der Zugriff über einen Browser erfolgt, sind keine zusätz­li­chen Software-Installationen not­wen­dig. Gleichzeitig kön­nen die Mitarbeiter das Portal von jedem inter­net­fä­hi­gen Rechner aus benut­zen.

Ein Portalsystem kann ver­schie­dene Schwerpunkte auf­wei­sen, deren Ausprägung je nach Einsatzgebiet vari­ie­ren kann.

  • Informationsportal – Aus klas­si­schen Content-Management Systemen bekannte Funktionen kön­nen in Portallösungen inte­griert und unter einer gemein­sa­men Oberfläche zusam­men­ge­fasst wer­den. Der Einsatz von Formularen, Vorlagen und Workflows gewähr­leis­tet auch in hoch­gra­dig struk­tu­rier­ten Prozessen einen klar defi­nier­ten Arbeitsablauf.
  • Wissensportal – Mitarbeiter kön­nen ihren Erfahrungsschatz, ihre Ideen, Konzepte und Strategien in einer gemein­sa­men Wissensbasis ver­wal­ten. Das Know-How einer Firma wird struk­tu­riert ver­wal­tet und kann zen­tral recher­chiert wer­den. Jeder kann seine Erfahrungen mit Anderen tei­len und gleicht­zeig vom Wissen sei­ner Kollegen pro­fi­tie­ren.
  • Projektportal – Eine gemein­same Arbeitsplattform ver­bes­sert die Zusammenarbeit räum­lich ver­teil­ter Mitarbeiter und Teams. Teamräume för­dern die Kommunikation und schaf­fen einen Platz für das kol­la­bo­ra­tive Lösen von Problemen.
  • Social Networks – Die Vernetzung der Mitarbeiter schafft neue Wege der Kommunikation, för­dert den Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl. Alle Angestellten erhal­ten einen bes­se­ren Überblick, wel­ches Wissen in ihrem Unternehmen vor­han­den ist und an wen sie sich bei Problemen wen­den kön­nen.
  • Prozessportal – Durch die Steuerung von Workflows kön­nen Portale gewähr­leis­ten, dass Arbeitsabläufe nach einem vor­ge­ge­be­nen Schema ablau­fen. Prozesschritte kön­nen auto­ma­ti­siert und die Aktivitäten der betei­lig­ten Personen bes­ser koor­di­niert wer­den.
  • Integration Services – Moderne Portallösungen ver­fü­gen über Schnittstellen zu allen geschäfts­re­le­van­ten Applikationen und Services. Bestehende Funktionalität wird dabei unter einer gemein­sa­men Oberfläche gebün­delt.

Unabhängig von der kon­kre­ten Ausprägung ver­bin­det Portallösungen ein gemein­sa­mes Merkmal: die fle­xi­ble Architektur ermög­licht eine per­so­na­li­sier­bare Zusammenstellung von Informationen. Auf Wunsch kann jeder Nutzer eigene Sichten auf vor­ha­dene Daten anle­gen und in indi­vi­du­el­len Oberflächen – den Dashboards – orga­ni­sie­ren. Relevante Informationen wer­den gefil­tert und zusam­men­ge­fasst, Irrelevantes kann aus­ge­blen­det wer­den. Durch die Bereitstellung vor­de­fi­nier­ter Sichten erhal­ten Führungskräfte einen bes­se­ren Überblick über die Vorgänge in ihrem Unternehmen und sind jeder­zeit über aktu­elle Statusmeldungen und Projektberichte infor­miert. Mitarbeiter kön­nen die für sie rele­van­ten Team- und Projektinformationen auf einen Blick ein­se­hen und aus­wer­ten.

Überblick Portallösung

Besonders bei Portalsystemen hat sich die Verwendung von Open Source Software (z.B. Liferay, JetSpeed, JBoss) im Unternehmenseinsatz als vor­teil­haft erwie­sen. Dank der Standardkonformität und Interoperabilität, auf die in der Open-Source Gemeinde beson­de­rer Wert gelegt wird, ent­ste­hen sys­tem­of­fene und fle­xi­bel erwei­ter­bare Lösungen. Teure Individualentwicklungen für Datenmigration und pro­prie­täre Kommunikation ent­fal­len. Durch die große Gemeinde an frei­wil­li­gen Entwicklern wird die Qualität der zugrunde lie­gen­den Software sowie eine fort­lau­fende, kos­ten­lose Weiterentwicklung garan­tiert. Auch unter­neh­mens­kri­ti­sche Aspekte wie Sicherheit, effi­zi­ente Suche sowie Skalierbarkeit sind Schwerpunkte aktu­el­ler Entwicklungen und müs­sen den Vergleich mit kom­mer­zi­el­len Systemen nicht scheuen. Für viele Unternehmen spielt natür­lich auch die Kostenersparnis durch die Lizenzkostenfreiheit von Open Source Software eine wich­tige Rolle. Dieser Aspekt sollte aller­dings nicht der Ausschlaggebende sein – auch bei Open Source Produkten ent­ste­hen Kosten für Betrieb und Wartung, für das Training der Mitarbeiter sowie die Integration von Drittsystemen. Eine Amortisation der anfäng­li­chen Investition ist dabei nach etwa einem bis drei Jahren rea­lis­tisch.

Im Vergleich ver­schie­de­ner Open Source Portale hat sich ins­be­son­dere Liferay als prak­ti­ka­ble Lösung für den Unternehmenseinsatz eta­bliert und ist unter ande­rem bei der Lufthansa, der Deutschen Post und der BMW AG im Einsatz. Dank der Vielzahl mit­ge­lie­fer­ter Portlets lässt sich bereits Out-of-the-box ein funk­tio­na­les Intra- und Internetportal erstel­len. Die – im Vergleich zu JetSpeed und JBoss – über­ra­gende Unterstützung von Standards (u.a. JSR 168, JSR 286, JSF-314, WSRP, Hessian/Burlap, REST, RMI, Mikroformat) garan­tiert ein inter­ope­ra­bles und zukunfts­si­che­res System.

Vergleicht man das dar­ge­stellte Potential eines web­ba­sier­ten Unternehmensportals mit den Eingangs ange­führ­ten Anforderungen an moderne Unternehmen, wer­den die Vorteile für alle Beteiligten deut­lich: Mitarbeiter erlan­gen an zen­tra­ler Stelle Zugang zu allen Informationen, die sie für die Ausführung ihrer Tätigkeit benö­ti­gen. Internes Know-How kann team- und pro­jekt­über­grei­fend ver­wal­tet wer­den und steht allen Mitarbeitern dau­er­haft zur Verfügung. Führungskräfte sind jeder­zeit über das fir­men­in­terne Geschehen infor­miert. Eine u.U. zer­streute und unge­nutzte Intranetlandschaft wird ver­ein­heit­licht, die Akzeptanz und der Umgang mit bewähr­ten und neuen Lösungen steigt.

Die aus Offenheit und Flexibilität resul­tie­ren­den Vorteile machen deut­lich, dass der Einsatz eines Open Source Portals im Unternehmensumfeld eine wirt­schaft­lich sinn­volle Kombination aus Qualität, Funktionalität und Preis-Leistung dar­stel­len kann. Insbesondere für Lösungen mit hohem Anspruch an Funktionsvielfalt, Personalisierbarkeit und Zukunftssicherheit stel­len Portale eine ernst­zu­neh­mende Alternative zu pro­prie­tä­ren Eigenentwicklungen dar.

Wie bei vie­len IT-Lösungen gilt aller­dings auch hier: um die erfolg­rei­che Integration in ein Unternehmen zu gewähr­leis­ten, sollte bei der fach­li­che Konzeption und der tech­ni­schen Integration Rückhalt durch einen erfah­ren­den Dienstleister ein­ge­holt wer­den. Auf diese Weise bie­tet die Einführung eines Unternehmensportals die Chance und das Potential, sowohl die Zufriedenheit der Mitarbeiter als auch die Effektivität und Effizienz des Unternehmens zu stei­gern.

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