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Onboarding von Mitarbeitern in Social Intranet Projekten: Wie begeistern wir Anwender?

Als Social Business Spezialist haben wir für Axel Springer die Pilotierung und Einführung einer SharePoint 2013 basierten Social Collaboration Plattform in enger Zusammenarbeit mit der Personalentwicklung und IT durchgeführt. Zielstellung war, die standortübergreifende Zusammenarbeit in den Teams zu vereinfachen und insbesondere die bereichsübergreifende Kommunikation, den Wissensaustausch und die Vernetzung der Mitarbeiter zu fördern.

Von Beginn an wurde in dem Leuchtturmprojekt auf das optimale Zusammenspiel von moderner Technologie, passenden Einführungsformaten und innovativen Change Management Maßnahmen geachtet. Daher fiel die Wahl der Plattform auf den neuen SharePoint 2013 und das Credo war: „erst das neue Arbeiten verstehen und etablieren, dann die Funktionsvielfalt beherrschen

In der sechsten Ausgabe von SharePoint TV beantworten  Dr. Peter Geißler  (Enterprise 2.0 Consultant, Communardo) und Kati Sünderhauf (Projektleiterin Change Management, Axel Springer SE) anhand ihrer Erfahrungen aus dem Projekt nun die Frage: Wie steigern wir die Akzeptanz von Mitarbeitern, sich zu vernetzen, Wissen zu tauschen und Social Collaboration Lösungen zu nutzen?

 

Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines Social Intranets

Dabei wird auch insbesondere auf die Top3 Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Social Software eingegangen:

  • Die transparente Darstellung des Nutzens und der Mehrwerte für den Anwender
  • Die konkrete Herausarbeitung von Anwendungsfällen
  • Usability und Design moderner Kollaborationslösungen sind für die Akzeptanz erfolgskritisch

Phasen der Einführung von Social Software: In sechs Schritten zur Veränderung der Arbeitsweisen

Phasen der Einführung von Social Intranets

 

#1 Aufbruch: Sind die richtigen Personen involviert?

In dieser ersten Phase ist es essentiell, alle Verantwortlichen für die erfolgreiche Realisierung der Initiative an einen Tisch zu bringen. Als Beispiel seien hier die Verantwortlichen aus HR, UK, IT, Datenschutz und Betriebsrat genannt.

#2 Fahrplan: Wer ist die Zielgruppe in einem Social Collaboration Projekt?

Das sind Anwender, Multiplikatoren, FK, aber auch die sogenannten „Fachpaten“, die bei der Anforderungsaufnahme und Gestaltung der Lösung als Sprachrohr der späteren Anwender fungieren. Hier ist es für die erfolgreiche Integration wichtig, passende, zielgruppenkonforme Formate für diese Gruppen zu formulieren und zu platzieren.

#3 Sinn: Wie können das Potential und die Notwendigkeit für Social Collaboration am besten vermittelt werden?

Hierzu ist es wichtig, geeignete Anwendungsfälle herauszuarbeiten und damit zu demonstrieren, wie zukünftig besser zusammengearbeitet werden kann. Außerdem sind Mitarbeiter durch die vorhandene Corporate Identity geprägt. Die neue Social Collaboration Plattform und deren Einführung müssen dies berücksichtigen. Eine passende Bildsprache erleichtert den Erstkontakt der Kollegen mit dem neuen System und den Umstellungen.

#4 Impuls: Wie wird die richtige Aufbruchsstimmung erzeugt?

Es bedarf eines gemeinsamen Onboarding-Events, um die Mitarbeiter abzuholen und in die neue Arbeitsweise zu begleiten. Führungskräften wird diese neue Art der Projekt- und Teamarbeit, aber auch Themen wie Leadership von verteilten Teams in einer Führungswerkstatt näher gebracht. In Impulswerkstätten werden gemeinsam im Team die bisherige Zusammenarbeit reflektiert und sich auf neue Arbeitsweisen und Paradigmen verständigt.

#5 Motivation: Wie werden die Mitarbeiter begeistert?

Dafür braucht es interessierte und engagierte Multiplikatoren. Diese benötigen natürlich einerseits ein fundiertes Wissen über die neuen Arbeitsweisen und zur Lösung, da sie die Aufgabe haben, die anderen Anwender zu motivieren und zu unterstützen. Zudem haben die Multiplikatoren aber auch einen Ort erhalten, an dem sie sich untereinander austauschen und sich Tipps und Tricks geben können. Hier hat sich eine virtuelle Multiplikator-Community ebenso als hilfreich herausgestellt, wie ein regelmäßig stattfindender Multiplikatoren-Stammtisch. Durch Gamification (u. a. Badges) wurden die Multiplikatoren angespornt, bestimmte Aufgaben zu erledigen und sich einzubringen.

#6 Sicherheit: Wie kann dem Mitarbeiter Halt und Orientierung gegeben werden?

Auch hier hilft eine die virtuelle Community, in welcher von allen Mitarbeitern Fragen gestellt werden können, die von Kollegen und von Coaches beantwortet werden. Die Community ist der zentrale Ort um zu diskutieren und sich zu Neuigkeiten auszutauschen. Hier erhalten sie Tipps von anderen Anwendern und Hilfestellung bei Problemen.

Zum Videobeitrag von SharePoint TV: 

Communardo im Interview mit Axel Springer auf SharePoint TV

 

 

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Ich möchte zu #5 was sagen:

Gamification ist ein Ansatz, um Aktivitäten, ganze Prozesse und auch Software mehr ‚human-focused‘ zu gestalten. Das Ziel ist natürlich ein erhöhtes Engagement und Motivation. Daher ist dies hier schon mal richtig.
Das Problem ist aber, dass Badges (fast) nie der Grund einer Motivation sind. Points, Badges und Leaderboards sind Feedbacksysteme für Aktionen, die bereits gelaufen sind. Und genau diese Aktivitäten sollen ja engagierender gestaltet werden. Gebe ich einfach nur für die Erfüllung dieser Aktivitäten einen Badge, ist das NICHTS anderes als wenn ich einen Boni ausbezahle. Auch wenn die Charakteristik der Belohnung eine andere ist, so befinden wir uns hier immer noch in einem auf extrinsische Belohnung abgezielten System.
Und somit ergeben sich hier, mit der Zeit, auch dieselben Probleme die wir auch mit dem monetären Bonisystem haben. Und da dies ja eben NICHT wie gewünscht funktioniert, sind wir ja auf der Suche nach Verbesserungen wie Gamification.
Motivation beginnt viel früher: Curiosity, Challenge, Meaning, Echtzeit-Feedback, usw. Nur im Zusammenspiel dieser Punkte kann Gamification funktionieren. Und das interessante daran: Funktioniert das besonders gut, fragt kein Mensch mehr nach irgendwelchen Badges. 😉

Sehr guter Artikel. Ich finde „#4 Impuls: Wie wird die richtige Aufbruchsstimmung erzeugt?“ sehr wichtig. Leider wird dieser Punkt sehr oft bei Einführung solcher Systeme vernachlässigt oder ganz außen vor gelassen. Meistens wird den Mitarbeitern ein neues IT-System vorgesetzt nach dem Motto: „Ihr bekommt Schulungen und dann arbeitet ihr damit!“ Dadurch wird keine Motivation erreicht und außerdem bleiben viele Möglcihkeiten des neuen Systems außen vor (bzw. es wird nur als Datenablage und nicht als Neuerung in der ArbeitsWEISE gesehen). Es ist auch ein sehr spannender Ansatz, zuerst das Change Managment bei den Mitarbeitern herbeizuführen und dann erst das passende IT-Werkzeug bereitzustellen. Denn so wird das IT-System das was es auch wirklich ist – ein Werkzeug 🙂

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