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Onboarding von Mitarbeitern in Social Intranet Projekten: Wie begeistern wir Anwender?

Als Social Business Spezialist haben wir für Axel Springer die Pilotierung und Einführung einer SharePoint 2013 basier­ten Social Collaboration Plattform in enger Zusammenarbeit mit der Personalentwicklung und IT durch­ge­führt. Zielstellung war, die stand­ort­über­grei­fende Zusammenarbeit in den Teams zu ver­ein­fa­chen und ins­be­son­dere die bereichs­über­grei­fende Kommunikation, den Wissensaustausch und die Vernetzung der Mitarbeiter zu för­dern.

Von Beginn an wurde in dem Leuchtturmprojekt auf das opti­male Zusammenspiel von moder­ner Technologie, pas­sen­den Einführungsformaten und inno­va­ti­ven Change Management Maßnahmen geach­tet. Daher fiel die Wahl der Plattform auf den neuen SharePoint 2013 und das Credo war: "erst das neue Arbeiten ver­ste­hen und eta­blie­ren, dann die Funktionsvielfalt beherr­schen"

In der sechs­ten Ausgabe von SharePoint TV beant­wor­ten  Dr. Peter Geißler  (Enterprise 2.0 Consultant, Communardo) und Kati Sünderhauf (Projektleiterin Change Management, Axel Springer SE) anhand ihrer Erfahrungen aus dem Projekt nun die Frage: Wie stei­gern wir die Akzeptanz von Mitarbeitern, sich zu ver­net­zen, Wissen zu tau­schen und Social Collaboration Lösungen zu nut­zen?

 

Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines Social Intranets

Dabei wird auch ins­be­son­dere auf die Top3 Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Social Software ein­ge­gan­gen:

  • Die trans­pa­rente Darstellung des Nutzens und der Mehrwerte für den Anwender
  • Die kon­krete Herausarbeitung von Anwendungsfällen
  • Usability und Design moder­ner Kollaborationslösungen sind für die Akzeptanz erfolgs­kri­tisch

Phasen der Einführung von Social Software: In sechs Schritten zur Veränderung der Arbeitsweisen

Phasen der Einführung von Social Intranets

 

#1 Aufbruch: Sind die rich­ti­gen Personen invol­viert?

In die­ser ers­ten Phase ist es essen­ti­ell, alle Verantwortlichen für die erfolg­rei­che Realisierung der Initiative an einen Tisch zu brin­gen. Als Beispiel seien hier die Verantwortlichen aus HR, UK, IT, Datenschutz und Betriebsrat genannt.

#2 Fahrplan: Wer ist die Zielgruppe in einem Social Collaboration Projekt?

Das sind Anwender, Multiplikatoren, FK, aber auch die soge­nann­ten „Fachpaten“, die bei der Anforderungsaufnahme und Gestaltung der Lösung als Sprachrohr der spä­te­ren Anwender fun­gie­ren. Hier ist es für die erfolg­rei­che Integration wich­tig, pas­sende, ziel­grup­pen­kon­forme Formate für diese Gruppen zu for­mu­lie­ren und zu plat­zie­ren.

#3 Sinn: Wie kön­nen das Potential und die Notwendigkeit für Social Collaboration am bes­ten ver­mit­telt wer­den?

Hierzu ist es wich­tig, geeig­nete Anwendungsfälle her­aus­zu­ar­bei­ten und damit zu demons­trie­ren, wie zukünf­tig bes­ser zusam­men­ge­ar­bei­tet wer­den kann. Außerdem sind Mitarbeiter durch die vor­han­dene Corporate Identity geprägt. Die neue Social Collaboration Plattform und deren Einführung müs­sen dies berück­sich­ti­gen. Eine pas­sende Bildsprache erleich­tert den Erstkontakt der Kollegen mit dem neuen System und den Umstellungen.

#4 Impuls: Wie wird die rich­tige Aufbruchsstimmung erzeugt?

Es bedarf eines gemein­sa­men Onboarding-Events, um die Mitarbeiter abzu­ho­len und in die neue Arbeitsweise zu beglei­ten. Führungskräften wird diese neue Art der Projekt- und Teamarbeit, aber auch Themen wie Leadership von ver­teil­ten Teams in einer Führungswerkstatt näher gebracht. In Impulswerkstätten wer­den gemein­sam im Team die bis­he­rige Zusammenarbeit reflek­tiert und sich auf neue Arbeitsweisen und Paradigmen ver­stän­digt.

#5 Motivation: Wie wer­den die Mitarbeiter begeis­tert?

Dafür braucht es inter­es­sierte und enga­gierte Multiplikatoren. Diese benö­ti­gen natür­lich einer­seits ein fun­dier­tes Wissen über die neuen Arbeitsweisen und zur Lösung, da sie die Aufgabe haben, die ande­ren Anwender zu moti­vie­ren und zu unter­stüt­zen. Zudem haben die Multiplikatoren aber auch einen Ort erhal­ten, an dem sie sich unter­ein­an­der aus­tau­schen und sich Tipps und Tricks geben kön­nen. Hier hat sich eine vir­tu­elle Multiplikator-Community ebenso als hilf­reich her­aus­ge­stellt, wie ein regel­mä­ßig statt­fin­den­der Multiplikatoren-Stammtisch. Durch Gamification (u. a. Badges) wur­den die Multiplikatoren ange­spornt, bestimmte Aufgaben zu erle­di­gen und sich ein­zu­brin­gen.

#6 Sicherheit: Wie kann dem Mitarbeiter Halt und Orientierung gege­ben wer­den?

Auch hier hilft eine die vir­tu­elle Community, in wel­cher von allen Mitarbeitern Fragen gestellt wer­den kön­nen, die von Kollegen und von Coaches beant­wor­tet wer­den. Die Community ist der zen­trale Ort um zu dis­ku­tie­ren und sich zu Neuigkeiten aus­zu­tau­schen. Hier erhal­ten sie Tipps von ande­ren Anwendern und Hilfestellung bei Problemen.

Zum Videobeitrag von SharePoint TV: 

Communardo im Interview mit Axel Springer auf SharePoint TV

 

 

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Ich möchte zu #5 was sagen:

Gamification ist ein Ansatz, um Aktivitäten, ganze Prozesse und auch Software mehr 'human-focused' zu gestal­ten. Das Ziel ist natür­lich ein erhöh­tes Engagement und Motivation. Daher ist dies hier schon mal rich­tig.
Das Problem ist aber, dass Badges (fast) nie der Grund einer Motivation sind. Points, Badges und Leaderboards sind Feedbacksysteme für Aktionen, die bereits gelau­fen sind. Und genau diese Aktivitäten sol­len ja enga­gie­ren­der gestal­tet wer­den. Gebe ich ein­fach nur für die Erfüllung die­ser Aktivitäten einen Badge, ist das NICHTS ande­res als wenn ich einen Boni aus­be­zahle. Auch wenn die Charakteristik der Belohnung eine andere ist, so befin­den wir uns hier immer noch in einem auf extrinsi­sche Belohnung abge­ziel­ten System.
Und somit erge­ben sich hier, mit der Zeit, auch die­sel­ben Probleme die wir auch mit dem mone­tä­ren Bonisystem haben. Und da dies ja eben NICHT wie gewünscht funk­tio­niert, sind wir ja auf der Suche nach Verbesserungen wie Gamification.
Motivation beginnt viel frü­her: Curiosity, Challenge, Meaning, Echtzeit-Feedback, usw. Nur im Zusammenspiel die­ser Punkte kann Gamification funk­tio­nie­ren. Und das inter­es­sante daran: Funktioniert das beson­ders gut, fragt kein Mensch mehr nach irgend­wel­chen Badges. 😉

Sehr guter Artikel. Ich finde "#4 Impuls: Wie wird die rich­tige Aufbruchsstimmung erzeugt?" sehr wich­tig. Leider wird die­ser Punkt sehr oft bei Einführung sol­cher Systeme ver­nach­läs­sigt oder ganz außen vor gelas­sen. Meistens wird den Mitarbeitern ein neues IT-System vor­ge­setzt nach dem Motto: "Ihr bekommt Schulungen und dann arbei­tet ihr damit!" Dadurch wird keine Motivation erreicht und außer­dem blei­ben viele Möglcihkeiten des neuen Systems außen vor (bzw. es wird nur als Datenablage und nicht als Neuerung in der ArbeitsWEISE gese­hen). Es ist auch ein sehr span­nen­der Ansatz, zuerst das Change Managment bei den Mitarbeitern her­bei­zu­füh­ren und dann erst das pas­sende IT-Werkzeug bereit­zu­stel­len. Denn so wird das IT-System das was es auch wirk­lich ist – ein Werkzeug 🙂

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