Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden

Onboarding von Mitarbeitern in Social Intranet Projekten: Wie begeistern wir Anwender?

Als Social Business Spezialist haben wir für Axel Springer die Pilotierung und Einführung einer SharePoint 2013 basier­ten Social Collaboration Plattform in enger Zusammenarbeit mit der Personalentwicklung und IT durch­ge­führt. Zielstellung war, die stand­ort­über­grei­fende Zusammenarbeit in den Teams zu ver­ein­fa­chen und ins­be­son­dere die bereichs­über­grei­fende Kommunikation, den Wissensaustausch und die Vernetzung der Mitarbeiter zu fördern.

Von Beginn an wurde in dem Leuchtturmprojekt auf das opti­male Zusammenspiel von moder­ner Technologie, pas­sen­den Einführungsformaten und inno­va­ti­ven Change Management Maßnahmen geach­tet. Daher fiel die Wahl der Plattform auf den neuen SharePoint 2013 und das Credo war: "erst das neue Arbeiten ver­ste­hen und eta­blie­ren, dann die Funktionsvielfalt beherr­schen"

In der sechs­ten Ausgabe von SharePoint TV beant­wor­ten  Dr. Peter Geißler  (Enterprise 2.0 Consultant, Communardo) und Kati Sünderhauf (Projektleiterin Change Management, Axel Springer SE) anhand ihrer Erfahrungen aus dem Projekt nun die Frage: Wie stei­gern wir die Akzeptanz von Mitarbeitern, sich zu ver­net­zen, Wissen zu tau­schen und Social Collaboration Lösungen zu nutzen?

 

Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines Social Intranets

Dabei wird auch ins­be­son­dere auf die Top3 Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Social Software eingegangen:

  • Die trans­pa­rente Darstellung des Nutzens und der Mehrwerte für den Anwender
  • Die kon­krete Herausarbeitung von Anwendungsfällen
  • Usability und Design moder­ner Kollaborationslösungen sind für die Akzeptanz erfolgskritisch

Phasen der Einführung von Social Software: In sechs Schritten zur Veränderung der Arbeitsweisen

Phasen der Einführung von Social Intranets

 

#1 Aufbruch: Sind die rich­ti­gen Personen involviert?

In die­ser ers­ten Phase ist es essen­ti­ell, alle Verantwortlichen für die erfolg­rei­che Realisierung der Initiative an einen Tisch zu brin­gen. Als Beispiel seien hier die Verantwortlichen aus HR, UK, IT, Datenschutz und Betriebsrat genannt.

#2 Fahrplan: Wer ist die Zielgruppe in einem Social Collaboration Projekt?

Das sind Anwender, Multiplikatoren, FK, aber auch die soge­nann­ten „Fachpaten“, die bei der Anforderungsaufnahme und Gestaltung der Lösung als Sprachrohr der spä­te­ren Anwender fun­gie­ren. Hier ist es für die erfolg­rei­che Integration wich­tig, pas­sende, ziel­grup­pen­kon­forme Formate für diese Gruppen zu for­mu­lie­ren und zu platzieren.

#3 Sinn: Wie kön­nen das Potential und die Notwendigkeit für Social Collaboration am bes­ten ver­mit­telt werden?

Hierzu ist es wich­tig, geeig­nete Anwendungsfälle her­aus­zu­ar­bei­ten und damit zu demons­trie­ren, wie zukünf­tig bes­ser zusam­men­ge­ar­bei­tet wer­den kann. Außerdem sind Mitarbeiter durch die vor­han­dene Corporate Identity geprägt. Die neue Social Collaboration Plattform und deren Einführung müs­sen dies berück­sich­ti­gen. Eine pas­sende Bildsprache erleich­tert den Erstkontakt der Kollegen mit dem neuen System und den Umstellungen.

#4 Impuls: Wie wird die rich­tige Aufbruchsstimmung erzeugt?

Es bedarf eines gemein­sa­men Onboarding-Events, um die Mitarbeiter abzu­ho­len und in die neue Arbeitsweise zu beglei­ten. Führungskräften wird diese neue Art der Projekt- und Teamarbeit, aber auch Themen wie Leadership von ver­teil­ten Teams in einer Führungswerkstatt näher gebracht. In Impulswerkstätten wer­den gemein­sam im Team die bis­he­rige Zusammenarbeit reflek­tiert und sich auf neue Arbeitsweisen und Paradigmen verständigt.

#5 Motivation: Wie wer­den die Mitarbeiter begeistert?

Dafür braucht es inter­es­sierte und enga­gierte Multiplikatoren. Diese benö­ti­gen natür­lich einer­seits ein fun­dier­tes Wissen über die neuen Arbeitsweisen und zur Lösung, da sie die Aufgabe haben, die ande­ren Anwender zu moti­vie­ren und zu unter­stüt­zen. Zudem haben die Multiplikatoren aber auch einen Ort erhal­ten, an dem sie sich unter­ein­an­der aus­tau­schen und sich Tipps und Tricks geben kön­nen. Hier hat sich eine vir­tu­elle Multiplikator-Community ebenso als hilf­reich her­aus­ge­stellt, wie ein regel­mä­ßig statt­fin­den­der Multiplikatoren-Stammtisch. Durch Gamification (u. a. Badges) wur­den die Multiplikatoren ange­spornt, bestimmte Aufgaben zu erle­di­gen und sich einzubringen.

#6 Sicherheit: Wie kann dem Mitarbeiter Halt und Orientierung gege­ben werden?

Auch hier hilft eine die vir­tu­elle Community, in wel­cher von allen Mitarbeitern Fragen gestellt wer­den kön­nen, die von Kollegen und von Coaches beant­wor­tet wer­den. Die Community ist der zen­trale Ort um zu dis­ku­tie­ren und sich zu Neuigkeiten aus­zu­tau­schen. Hier erhal­ten sie Tipps von ande­ren Anwendern und Hilfestellung bei Problemen.

Zum Videobeitrag von SharePoint TV: 

Communardo im Interview mit Axel Springer auf SharePoint TV

 

 

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Ich möchte zu #5 was sagen:

Gamification ist ein Ansatz, um Aktivitäten, ganze Prozesse und auch Software mehr 'human-focused' zu gestal­ten. Das Ziel ist natür­lich ein erhöh­tes Engagement und Motivation. Daher ist dies hier schon mal richtig.
Das Problem ist aber, dass Badges (fast) nie der Grund einer Motivation sind. Points, Badges und Leaderboards sind Feedbacksysteme für Aktionen, die bereits gelau­fen sind. Und genau diese Aktivitäten sol­len ja enga­gie­ren­der gestal­tet wer­den. Gebe ich ein­fach nur für die Erfüllung die­ser Aktivitäten einen Badge, ist das NICHTS ande­res als wenn ich einen Boni aus­be­zahle. Auch wenn die Charakteristik der Belohnung eine andere ist, so befin­den wir uns hier immer noch in einem auf extrinsi­sche Belohnung abge­ziel­ten System.
Und somit erge­ben sich hier, mit der Zeit, auch die­sel­ben Probleme die wir auch mit dem mone­tä­ren Bonisystem haben. Und da dies ja eben NICHT wie gewünscht funk­tio­niert, sind wir ja auf der Suche nach Verbesserungen wie Gamification.
Motivation beginnt viel frü­her: Curiosity, Challenge, Meaning, Echtzeit-Feedback, usw. Nur im Zusammenspiel die­ser Punkte kann Gamification funk­tio­nie­ren. Und das inter­es­sante daran: Funktioniert das beson­ders gut, fragt kein Mensch mehr nach irgend­wel­chen Badges. 😉

Sehr guter Artikel. Ich finde "#4 Impuls: Wie wird die rich­tige Aufbruchsstimmung erzeugt?" sehr wich­tig. Leider wird die­ser Punkt sehr oft bei Einführung sol­cher Systeme ver­nach­läs­sigt oder ganz außen vor gelas­sen. Meistens wird den Mitarbeitern ein neues IT-System vor­ge­setzt nach dem Motto: "Ihr bekommt Schulungen und dann arbei­tet ihr damit!" Dadurch wird keine Motivation erreicht und außer­dem blei­ben viele Möglcihkeiten des neuen Systems außen vor (bzw. es wird nur als Datenablage und nicht als Neuerung in der ArbeitsWEISE gese­hen). Es ist auch ein sehr span­nen­der Ansatz, zuerst das Change Managment bei den Mitarbeitern her­bei­zu­füh­ren und dann erst das pas­sende IT-Werkzeug bereit­zu­stel­len. Denn so wird das IT-System das was es auch wirk­lich ist – ein Werkzeug 🙂

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