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Onboarding & Adoption: Tool + Neue Arbeitsweisen + Nutzung = Erfolg?

Neue Arbeitsweisen - der Erfolg beginnt mit der Nutzung

Wer im Unternehmen den digitalen Arbeitsplatz einführt, sollte sich weniger Sorgen um die technische Bereitstellung machen, sondern vielmehr dessen anschließende Nutzung in den Vordergrund rücken. Damit gehen häufig neue Arbeitsweisen und ein verändertes Verständnis über Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen einher. Wie man das angeht und wie man den Erfolg seiner Einführungsmaßnahmen messen kann, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

 

Wie begebe ich mich auf die Reise?

Bevor man die Reise startet, gilt es den groben Rahmen abzustecken, der mit folgenden Fragen umrissen werden kann:

  • Welche Ziele werden mit der Einführung des Werkzeugs verfolgt? Was lässt sich dazu aus der Unternehmensstrategie ableiten?
  • Wie viele Anwender sollen das Werkzeug nutzen? (Sind es 50, 500 oder 5.000 Nutzer? Betrifft das 10, 50 oder 95 Prozent der Mitarbeiter?)
  • Soll das Werkzeug im Vorfeld mit einer oder mehreren Anwendergruppe/n pilotiert werden oder ohne einen Testlauf direkt von den Mitarbeitern genutzt werden?
  • In welchem zeitlichen Rahmen soll die Einführung stattfinden? Was sind zentrale Meilensteine des Projekts?

 

Im Kontext der Einführung von Microsoft Teams könnte der Reiseplan wie folgt aussehen:

Ihr Unternehmen verfolgt beispielsweise die Strategie: „Für unsere Kunden haben wir alle Prozesse im Griff“. Da für Sie mit dieser Strategie der Kunde im Vordergrund steht, wollen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter MS Teams als Pilotgruppe einbinden, die die Funktionsweisen von Microsoft Teams ausprobieren und für ihre betriebliche Praxis testen soll. Später binden Sie weitere Anwendergruppen wie Marketing und Personal in die Nutzergruppe ein. Zeitlich könnte diese Testphase 6 Monate in Anspruch nehmen.

Auf Basis dieser Eckdaten beginnen Sie im nächsten Schritt die Planung der Einführung, bei der für Sie die Frage im Vordergrund steht, mithilfe welcher Formate Sie Ihre Mitarbeiter „onboarden“ und wie Sie diese in der Nutzung des Arbeitswerkzeugs unterstützen können. Die Einführung läuft dabei, wie jeder Veränderungsprozess, in mehreren Schritten ab über die man:

  1. für den Veränderungsbedarf sensibilisiert und dessen Sinnhaftigkeit darstellt,
  2. die Mitarbeiter qualifiziert sowie zur Nutzung des Werkzeugs befähigt und
  3. sie während der Veränderung – auch über die technische Einführung hinaus – begleitet.

 

Wie gehe ich konkret vor?

Entlang dieses Prozesses werden nun verschiedene Veränderungsformate eingeführt, die zu allererst kommunikativ sensibilisieren, aber auch konkret unterstützen und dabei die Mitarbeiter in ihrer aktuellen Situation abholen, indem sie Erwartungen und reale Fragestellungen aufgreifen.

Stellen wir uns vor, wir wollen die Führungsetage oder ausgewählte Führungskräfte bei der Teams-Einführung adressieren. Ein bewährtes Format hierfür ist der Führungskräfteworkshop.

Mit dem Führungskräfteworkshop verfügen wir über ein Format, welches Führungskräfte bei der Veränderung begleitet und neue Herausforderungen adressiert, die sich durch veränderte Arbeits- und Handlungsweisen ergeben. Dabei lebt ein Führungskräfteworkshop vom intensiven Austausch der Akteure untereinander, macht jedoch gleichzeitig die Herausforderungen spielerisch erlebbar.

Bei der Ausgestaltung des Formats könnten im Hinblick auf die Einführung von Microsoft Teams folgende Fragen eine Rolle spielen:

  • Wie gehe ich als Führungskraft mit der zunehmenden Transparenz (über Arbeitsstände, Konversationen, Aktivitäten Einzelner, Entscheidungen, Feedback, Zuständigkeiten usw.) um?
  • Wie verhalte ich mich bei öffentlichen Konflikten? Wo und wie adressiere ich kritische Themen? Wie könnte ein einheitlicher Umgang hiermit aussehen?
  • Wie kommuniziere ich über Microsoft Teams? Wie stelle ich das richtige Maß an Verbindlichkeit her?
  • Welchen Widerstand gegenüber Neuerungen, Veränderungen usw. habe ich zu erwarten? Wie gehe ich als Führungskraft damit um?
  • Was bedeuten eine erhöhte Eigenverantwortung und Partizipation von Mitarbeitern für mein Führungsverständnis? Wie viel Führung ist am Ende notwendig?
  • Wie gehe ich mit Fehlern (eigene und Fehler anderer) um?
  • Welche Rolle besetze ich zukünftig als Führungskraft? Welche Chancen ergeben sich durch die Nutzung von Microsoft Teams dabei?
  • Wie kann ich zum Erfolg der Einführung beitragen? Welche Freiräume muss ich schaffen? Was lebe ich aktiv vor?

 

In Abhängigkeit von den gewählten Schwerpunkten werden anschließend der Workshop und die organisatorischen Rahmenbedingungen festgelegt. Wer sind die richtigen Teilnehmer? Wie viele Führungskräfte kann ich pro Termin einbeziehen? Wann und wie viel Zeit kann diesen für das Thema eingeräumt werden? Was müssen die Teilnehmer im Vorfeld wissen? usw. Häufig haben die Antworten auf diese Fragen eine politische Dimension, was bei der Organisation eines Führungskräfteworkshops eine besondere Herausforderung darstellt.

Nachgelagert schließt sich dem Format in der Regel ein technisches Training an oder wird diesem sogar vorangestellt. Es ist daher ratsam, beide Sichten (technisch vs. nicht-technisch) auf das Thema Microsoft Teams zeitlich zu trennen. In diesem besonderen Fall empfehlen wir sogar eine bewusste räumliche Trennung. Ein Führungskräfteworkshop profitiert von einer inspirierenden Umgebung und wird daher gern abseits des Büroalltags in ungewöhnlichen Räumlichkeiten durchgeführt. Andernfalls besteht die Gefahr, dass das Format zu einer Feature-Präsentation per Frontalbeschallung verkommt und die organisatorischen Themen dem Emails-Checken usw. zum Opfer fallen.

Nicht zuletzt wegen solcher Beobachtungen stellt sich im Projektverlauf immer wieder die Frage wie viel Einführung genug Einführung ist und wann man das eingangs formulierte Ziel erreicht hat. An dieser Stelle wird immer nach Kennzahlen gerufen, um den Wandel hin zu modernen Arbeitsweisen zu belegen. Doch lässt sich hier ein Erfolg überhaupt bemessen?

Der Führungskräfteworkshop ist dabei nur eine Praktik des umfangreichen Methodenkoffers von Einführungsformaten. Weitere Formate stellen wir Ihnen hier demnächst vor.

 

Was kann Erfolgsmessung überhaupt leisten?

 

Erfolgsmessung ist ein zweischneidiges Schwert. Die Frage ist, was gemessen wird und ob jeder Sachverhalt überhaupt in Zahlen abgebildet werden kann, wie die folgende Diskussion eindrucksvoll zeigt:

 

Facebookpost Harald Schirmer

 

 

 

Gerne werden quantitative Kennzahlen herangezogen, um eine Veränderung zu bemessen, da sie sich leicht erfassen lassen. Doch die Aussagekraft quantitativer Kennzahlen wie bspw. der Anzahl an Posts in einem Teamraum von Microsoft Teams ist beschränkt. Qualitative Kennzahlen wie bspw. Mitarbeiterfeedback oder Feedback aus Schulterblickveranstaltungen sind bessere Indikatoren für eine Veränderung. Sie sind jedoch ungleich schwerer zu erfassen und schlecht zu quantifizieren.

 

Doch die größte Herausforderung liegt jedoch darin, die richtigen Dinge mithilfe der verfügbaren Kennzahlen zu messen. Leicht verrutscht man in der Zielebene und erhält dadurch eine Aussage von zweifelhaftem Wert. Gleichzeitig muss genau betrachtet werden, auf welcher Zielebene die Kennzahlen gemessen werden und in welchem Zusammenhang sie zueinander stehen. Wir raten deswegen dazu, nicht sklavisch Kennzahlen zu erfassen, sondern diese mit Bedacht zu wählen und als Steuerungsgröße zu verwenden, um über weitere (Einführungs-)maßnahmen entscheiden zu können.

 

Ebenen der Erfolgsmessung beim Einführen neuer Arbeitsweisen

 

Sie wollen mehr erfahren? Dann fordern Sie gleich die kostenfreie Aufzeichnung zum „Webinar Onboarding und Adoption – neue Arbeitsweisen etablieren und Erfolge messen“.

Sie haben das Webinar gesehen und Ihnen hat sich im Nachgang noch eine Frage dazu ergeben? Schreiben Sie uns diese gern unten in die Kommentare!

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1 Kommentar

[…] Während bisher der Erfolg von IT-Projekten daran gemessen wurde, ob die Anwendung einwandfrei funktioniert, wird nun die aktive Nutzung zum Erfolgsmaßstab. In diesem Zusammenhang werden Onboarding- und Adoptionsmaßnahmen zum zentralen Erfolgsfaktor, um Veränderungen im Unternehmen zu initiieren. Denn um eine nachhaltige Nutzung zu erreichen, bedarf es eines neuen Vorgehens bei der Einführung der Technologien. Eine reine Funktionsschulung bringt hier nicht die gewünschten Ergebnisse. (Mehr über die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes und wie man den Erfolg seiner Einführungsmaßnahmen messen kann, erfahren Sie in diesem Artikel.) […]

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