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Teil 2: Office 365 für Unternehmen – ein Überblick

Im letzten Beitrag unserer #Office365Journey Blogserie haben wir Ihnen gezeigt, wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert und dass es hierzu einen Digital Workplace benötigt, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Microsoft Office 365 stellt hierbei eine der neuen Trend-Technologien dar, um solch einen digitalen Arbeitsplatz zu verwirklichen. Daher möchte ich Ihnen im Folgenden Office 365 näher vorstellen und Ihnen das Potential der Lösung aufzeigen.

Im letz­ten Beitrag unse­rer #Office365Journey Blogserie haben wir Ihnen gezeigt, wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt ver­än­dert und dass es hierzu einen Digital Workplace benö­tigt, um den neuen Anforderungen gerecht zu wer­den. Microsoft Office 365 stellt hier­bei eine der neuen Trend-Technologien dar, um solch einen digi­ta­len Arbeitsplatz zu ver­wirk­li­chen. Daher möchte ich Ihnen im Folgenden Office 365 näher vor­stel­len und Ihnen das Potential der Lösung auf­zei­gen.

Vielen von Ihnen ist „Office 365“ sicher­lich schon ein Begriff. Für den pri­va­ten Bereich ist Microsoft Office 365 schnell erklärt: Sie erhal­ten die bekann­ten Office Anwendungen, wie Word, PowerPoint, Excel und Co., als Abonnement und ver­fü­gen somit immer über die neu­es­ten Produkt-Features.

Auf Geschäftsebene, hier spre­chen wir von Office 365 für Unternehmen, sieht das etwas umfang­rei­cher aus. Denn an die­ser Stelle ste­hen Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität im Vordergrund. Im kur­zen Video bekom­men Sie einen ers­ten Eindruck.

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Seit der Einführung vor ziem­lich genau fünf Jahren hat sich bei Office 365 viel getan. Mittlerweile kann Microsoft monat­lich über 60 Millionen aktive Business-Nutzer ver­zeich­nen und es kom­men Woche um Woche mehr dazu. So arbei­ten bereits bekannte Unternehmen, wie u.a. Sixt, triv­ago, FlixBus, TUIfly, Karstadt sports, BASF, RWEVELUX oder die Carlsberg Group, mit Office 365.

Das wach­sende Interesse an Office 365 spü­ren wir auch bei Communardo und bera­ten immer mehr zu Cloud-Themen. In der Vergangenheit waren dabei Datenschutz- und Sicherheitsbedenken beson­ders bei deut­schen Unternehmen das Hauptkriterium, sich nicht für eine Cloud-Umgebung zu ent­schei­den. An die­ser Stelle kann man aber fest­hal­ten, dass Microsoft durch die trans­pa­rente Informationsbereitstellung, z.B. über das Office 365 Trust Center, eine Vorreiterrolle ein­nimmt. Um die Cloud den hie­si­gen Unternehmen inter­es­san­ter zu machen, wird es dem­nächst auch die Microsoft Deutsche Cloud geben, sodass die Online-Dienste dann mit einem Aufpreis bei Bedarf über deut­sche Rechenzentren bezo­gen wer­den können.

Schaut man sich den Markt an, kommt das Interesse auch nicht von unge­fähr. Themen rund um Office 365 haben sich längst auf IT- und Fachkonferenzen eta­bliert, gerade auch durch den aktu­el­len Trend der „Digitalen Transformation“ und dem stei­gen­den Bedürfnis, mobil, ver­netzt und stand­ortu­n­ab­hän­gig arbei­ten zu kön­nen. Die Community wächst oben­drein ste­tig. So kommt es auch das Unternehmen ver­mehrt Cloud-Services in Anspruch neh­men, um auch künf­tig wett­be­werbs­fä­hig zu sein. Nach der aktu­el­len Studie „Cloud-Monitor 2016“ der BITKOM Research GmbH im Auftrag von KPMG nut­zen der­zeit 54 Prozent der Unternehmen in Deutschland schon Cloud-Computing. Microsoft selbst betont, dass sie einen „Cloud-first, mobile first“-Ansatz ver­fol­gen. Das bedeu­tet, dass wir alle neuen Entwicklungen und Features zuerst für die Cloud bekom­men und uns On-Premise erst nach­ge­la­gert bereit­ge­stellt wer­den. Auf der ande­ren Seite erfah­ren Lokal gehos­tete Kollaborationsplattformen, wie z.B. SharePoint Server, hin­zu­kom­mend immer mehr Funktionsverbesserungen für den hybri­den Einsatz.

Unternehmen, wel­che sich für Office 365 ent­schei­den, sind vor allem fol­gende Punkte wichtig:

  • Mobile, fle­xi­ble und ver­netze Zusammenarbeit
  • Bessere Abbildung bestimm­ter Anwendungsfälle in der Cloud
  • Gewährleistung von IT-Sicherheit und Verfügbarkeit
  • Entlastung der IT-Abteilung und Einsparungen bei IT-Kosten für Wartung und Betrieb
  • Zugriff auf die neu­es­ten Office-Anwendungen und Produktivitätslösungen

Was steckt in Office 365?

Woche um Woche kom­men neuen Funktionen in Office 365 hinzu. Da fällt es auch mir nicht immer leicht den Überblick zu behal­ten. Den aktu­el­len Arbeitstand sowie geplante Entwicklungen kön­nen wir den­noch jeder­zeit im Office Blog bzw. in der Office 365 Roadmap nach­le­sen. Besonders stolz ist Microsoft auf seine NextGen Portals, wie z.B. Office Delve oder Office 365 Video. Aber auch andere beliebte Anwendungen wie u.a. SharePoint Online, Yammer, Office Groups, Skype for Business oder OneDrive for Business gehö­ren zum Portfolio.

Office 365 Tools

Quelle: Sharegate

Was kann ich mit Office 365 realisieren?

Die Anwendungsfälle und Einsatzszenarien für die Zusammenarbeit mit Office 365 sind dank der gro­ßen mit­ge­lie­fer­ten Produktpalette äußert viel­fäl­tig und tra­gen zur Realisierung eines Digital Workplace bei.

Ein Beispiel zur Nutzung im Unternehmen:

  • Intranet und Kollaborationsportal für Teams mit SharePoint Online
  • Ad-hoc Kommunikation und Meetingrealisierung mit Skype for Business
  • Auslagerung von E‑Mail Postfächern mit Exchange Online
  • Kommunikation und Wissensaustausch in Communities mit Yammer
  • Zusammenarbeit im Team mit Office Groups
  • Learning Academy für Online-Schulungen und Trainings mit Office 365 Video
  • Standortübergreifender Dokumentenaustausch mit OneDrive for Business
  • Personalisierte Informationsbereitstellung und Mitarbeiteridentifikation mit Office Delve

Wie kann ich erfolg­reich mit Office 365 starten?

Um sich einen ers­ten Eindruck von Office 365 zu ver­schaf­fen, kön­nen Sie die Plattform ent­we­der sofort und ohne Anmeldung für 30 Minuten kos­ten­frei tes­ten, sich für eine 30-tägige kos­ten­freie Testversion regis­trie­ren oder Sie las­sen sich Office 365 und die Anwendungsfälle in einem indi­vi­du­el­len Impuls-Workshop von uns vor­stel­len. Im nächs­ten Schritt sollte ein Success Plan für Sie erstellt wer­den, um Ihren Geschäftsnutzen zu visua­li­sie­ren und Einsatzszenarien zu klä­ren. Im Weiteren müs­sen die für Ihr Unternehmen pas­sen­den Lizenzpläne gefun­den wer­den. Oft ist es auch so, dass Unternehmen bereits über Lizenzen ver­fü­gen, diese aber unge­nutzt blei­ben. Hierzu emp­fiehlt es sich, ver­schie­dene Einführungs- und Change-Formate in Anspruch zu neh­men, um die opti­male Akzeptanz für die neue Lösung und die neuen Arbeitsweisen zu errei­chen sowie Ihnen den Mehrwert aufzuzeigen.

Mein Ratschlag: Starten Sie ruhig lang­sam und mit Bedacht. Sie müs­sen nicht von Beginn an mit allen Office 365 Anwendungen arbei­ten, diese kön­nen Schritt für Schritt hin­zu­ge­schal­tet wer­den. Es geht viel­mehr darum, bestimme Arbeitsabläufe für Sie und Ihre Kollegen gezielt durch neue Kommunikations- und Produktivitätslösungen zu ver­bes­sern. So beginnt die Reise in vie­len Fällen z.B. mit der Neugestaltung der Kommunikation über Yammer und Skype for Business, mit dem Intranet-Relaunch auf Basis von SharePoint Online oder der E‑Mail Migration zu Exchange Online. Wichtig bleibt es, Ihre kon­kre­ten Anwendungsfälle und den Nutzen für Sie herauszuarbeiten.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit die­sem Beitrag einen klei­nen Eindruck von Office 365 ver­schaf­fen. In den nächs­ten Wochen erwar­ten Sie wei­tere inter­es­sante Beiträge zur #Office365Journey. Seien Sie gespannt. In der Zwischenzeit kön­nen Sie bei Interesse gern einen Blick auf unsere Webinaraufzeichnungen verwerfen.

Gern bera­ten wir Sie aus­führ­lich zu Office 365 und unter­stüt­zen Sie bei Ihrem Vorhaben. Sprechen Sie uns dazu ein­fach an.

zu Teil 1: Digitalisierung & Digital Economy- die Veränderung.
zu Teil 3: Office 365 als stra­te­gi­sche Technologie

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