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Teil 2: Office 365 für Unternehmen – ein Überblick

Im letzten Beitrag unserer #Office365Journey Blogserie haben wir Ihnen gezeigt, wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert und dass es hierzu einen Digital Workplace benötigt, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Microsoft Office 365 stellt hierbei eine der neuen Trend-Technologien dar, um solch einen digitalen Arbeitsplatz zu verwirklichen. Daher möchte ich Ihnen im Folgenden Office 365 näher vorstellen und Ihnen das Potential der Lösung aufzeigen.

Im letzten Beitrag unserer #Office365Journey Blogserie haben wir Ihnen gezeigt, wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert und dass es hierzu einen Digital Workplace benötigt, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Microsoft Office 365 stellt hierbei eine der neuen Trend-Technologien dar, um solch einen digitalen Arbeitsplatz zu verwirklichen. Daher möchte ich Ihnen im Folgenden Office 365 näher vorstellen und Ihnen das Potential der Lösung aufzeigen.

Vielen von Ihnen ist „Office 365“ sicherlich schon ein Begriff. Für den privaten Bereich ist Microsoft Office 365 schnell erklärt: Sie erhalten die bekannten Office Anwendungen, wie Word, PowerPoint, Excel und Co., als Abonnement und verfügen somit immer über die neuesten Produkt-Features.

Auf Geschäftsebene, hier sprechen wir von Office 365 für Unternehmen, sieht das etwas umfangreicher aus. Denn an dieser Stelle stehen Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität im Vordergrund. Im kurzen Video bekommen Sie einen ersten Eindruck.

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Seit der Einführung vor ziemlich genau fünf Jahren hat sich bei Office 365 viel getan. Mittlerweile kann Microsoft monatlich über 60 Millionen aktive Business-Nutzer verzeichnen und es kommen Woche um Woche mehr dazu. So arbeiten bereits bekannte Unternehmen, wie u.a. Sixt, trivago, FlixBus, TUIfly, Karstadt sports, BASF, RWEVELUX oder die Carlsberg Group, mit Office 365.

Das wachsende Interesse an Office 365 spüren wir auch bei Communardo und beraten immer mehr zu Cloud-Themen. In der Vergangenheit waren dabei Datenschutz- und Sicherheitsbedenken besonders bei deutschen Unternehmen das Hauptkriterium, sich nicht für eine Cloud-Umgebung zu entscheiden. An dieser Stelle kann man aber festhalten, dass Microsoft durch die transparente Informationsbereitstellung, z.B. über das Office 365 Trust Center, eine Vorreiterrolle einnimmt. Um die Cloud den hiesigen Unternehmen interessanter zu machen, wird es demnächst auch die Microsoft Deutsche Cloud geben, sodass die Online-Dienste dann mit einem Aufpreis bei Bedarf über deutsche Rechenzentren bezogen werden können.

Schaut man sich den Markt an, kommt das Interesse auch nicht von ungefähr. Themen rund um Office 365 haben sich längst auf IT- und Fachkonferenzen etabliert, gerade auch durch den aktuellen Trend der „Digitalen Transformation“ und dem steigenden Bedürfnis, mobil, vernetzt und standortunabhängig arbeiten zu können. Die Community wächst obendrein stetig. So kommt es auch das Unternehmen vermehrt Cloud-Services in Anspruch nehmen, um auch künftig wettbewerbsfähig zu sein. Nach der aktuellen Studie „Cloud-Monitor 2016“ der BITKOM Research GmbH im Auftrag von KPMG nutzen derzeit 54 Prozent der Unternehmen in Deutschland schon Cloud-Computing. Microsoft selbst betont, dass sie einen „Cloud-first, mobile first“-Ansatz verfolgen. Das bedeutet, dass wir alle neuen Entwicklungen und Features zuerst für die Cloud bekommen und uns On-Premise erst nachgelagert bereitgestellt werden. Auf der anderen Seite erfahren Lokal gehostete Kollaborationsplattformen, wie z.B. SharePoint Server, hinzukommend immer mehr Funktionsverbesserungen für den hybriden Einsatz.

Unternehmen, welche sich für Office 365 entscheiden, sind vor allem folgende Punkte wichtig:

  • Mobile, flexible und vernetze Zusammenarbeit
  • Bessere Abbildung bestimmter Anwendungsfälle in der Cloud
  • Gewährleistung von IT-Sicherheit und Verfügbarkeit
  • Entlastung der IT-Abteilung und Einsparungen bei IT-Kosten für Wartung und Betrieb
  • Zugriff auf die neuesten Office-Anwendungen und Produktivitätslösungen

Was steckt in Office 365?

Woche um Woche kommen neuen Funktionen in Office 365 hinzu. Da fällt es auch mir nicht immer leicht den Überblick zu behalten. Den aktuellen Arbeitstand sowie geplante Entwicklungen können wir dennoch jederzeit im Office Blog bzw. in der Office 365 Roadmap nachlesen. Besonders stolz ist Microsoft auf seine NextGen Portals, wie z.B. Office Delve oder Office 365 Video. Aber auch andere beliebte Anwendungen wie u.a. SharePoint Online, Yammer, Office Groups, Skype for Business oder OneDrive for Business gehören zum Portfolio.

Office 365 Tools

Quelle: Sharegate

Was kann ich mit Office 365 realisieren?

Die Anwendungsfälle und Einsatzszenarien für die Zusammenarbeit mit Office 365 sind dank der großen mitgelieferten Produktpalette äußert vielfältig und tragen zur Realisierung eines Digital Workplace bei.

Ein Beispiel zur Nutzung im Unternehmen:

  • Intranet und Kollaborationsportal für Teams mit SharePoint Online
  • Ad-hoc Kommunikation und Meetingrealisierung mit Skype for Business
  • Auslagerung von E-Mail Postfächern mit Exchange Online
  • Kommunikation und Wissensaustausch in Communities mit Yammer
  • Zusammenarbeit im Team mit Office Groups
  • Learning Academy für Online-Schulungen und Trainings mit Office 365 Video
  • Standortübergreifender Dokumentenaustausch mit OneDrive for Business
  • Personalisierte Informationsbereitstellung und Mitarbeiteridentifikation mit Office Delve

Wie kann ich erfolgreich mit Office 365 starten?

Um sich einen ersten Eindruck von Office 365 zu verschaffen, können Sie die Plattform entweder sofort und ohne Anmeldung für 30 Minuten kostenfrei testen, sich für eine 30-tägige kostenfreie Testversion registrieren oder Sie lassen sich Office 365 und die Anwendungsfälle in einem individuellen Impuls-Workshop von uns vorstellen. Im nächsten Schritt sollte ein Success Plan für Sie erstellt werden, um Ihren Geschäftsnutzen zu visualisieren und Einsatzszenarien zu klären. Im Weiteren müssen die für Ihr Unternehmen passenden Lizenzpläne gefunden werden. Oft ist es auch so, dass Unternehmen bereits über Lizenzen verfügen, diese aber ungenutzt bleiben. Hierzu empfiehlt es sich, verschiedene Einführungs- und Change-Formate in Anspruch zu nehmen, um die optimale Akzeptanz für die neue Lösung und die neuen Arbeitsweisen zu erreichen sowie Ihnen den Mehrwert aufzuzeigen.

Mein Ratschlag: Starten Sie ruhig langsam und mit Bedacht. Sie müssen nicht von Beginn an mit allen Office 365 Anwendungen arbeiten, diese können Schritt für Schritt hinzugeschaltet werden. Es geht vielmehr darum, bestimme Arbeitsabläufe für Sie und Ihre Kollegen gezielt durch neue Kommunikations- und Produktivitätslösungen zu verbessern. So beginnt die Reise in vielen Fällen z.B. mit der Neugestaltung der Kommunikation über Yammer und Skype for Business, mit dem Intranet-Relaunch auf Basis von SharePoint Online oder der E-Mail Migration zu Exchange Online. Wichtig bleibt es, Ihre konkreten Anwendungsfälle und den Nutzen für Sie herauszuarbeiten.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit diesem Beitrag einen kleinen Eindruck von Office 365 verschaffen. In den nächsten Wochen erwarten Sie weitere interessante Beiträge zur #Office365Journey. Seien Sie gespannt. In der Zwischenzeit können Sie bei Interesse gern einen Blick auf unsere Webinaraufzeichnungen verwerfen.

Gern beraten wir Sie ausführlich zu Office 365 und unterstützen Sie bei Ihrem Vorhaben. Sprechen Sie uns dazu einfach an.

zu Teil 1: Digitalisierung & Digital Economy- die Veränderung.
zu Teil 3: Office 365 als strategische Technologie

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