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Neuerungen in Dokumentenbibliotheken unter SharePoint 2010

Die Dokumentenbibliotheken des SharePoint 2010 bie­ten einige Verbesserungen bzw. Neuerungen.

  • CheckBox
  • Document Sets
  • Rule Based Submission
  • Document ID

CheckBox

Mit der CheckBox als Auswahlhilfe in Listen und Bibliotheken ist jetzt end­lich eine Mehrauswahl mög­lich. Es kön­nen meh­rere Dokumente gleich­zei­tig ein- und aus­che­cken sowie mit dem „I Like It“-Button ver­schlag­worte oder gelöscht wer­den. Das war es aber dann lei­der schon.

Ich hätte mir gewünscht, dass die Möglichkeit besteht meh­re­ren Dokumenten gleich­zei­tig bestimmte Tags oder Kategorien zuzu­wei­sen. Aber weder das gleich­zei­tige Editieren von Eigenschaften noch das Verschieben von meh­re­ren Dokumenten ist durch die Checkboxen ermög­licht wor­den. Schön wäre auch gewe­sen, wenn man meh­rere Dokumente direkt in einen neu zu erstel­len­den Ordner ver­schie­ben könnte. Auffallend ist hier, dass ein Ordner bei meh­re­ren ange­hak­ten Dokumenten zwar erstellt wer­den kann, die mar­kier­ten Elemente aber kei­nen Einfluss auf den neuen Ordner haben. Das ist mei­nes Erachtens nicht beson­ders intui­tiv umge­setzt, da ich erwar­tet habe, dass die aus­ge­wähl­ten Dokumente in den neuen Ordner ver­scho­ben werden.

Document Sets

Was durch die CheckBox-Mehrauswahl nicht lös­bar war, kann durch die soge­nann­ten Document Sets umge­setzt wer­den: Das Teilen von Metadaten.

Ein Document Set ist ein zusätz­li­cher ContentType mit „spe­zi­el­len Fähigkeiten“. Es ist einem Document Set mög­lich in einem Zug meh­rere Dokumente ver­schie­de­nen Typs anzu­le­gen. Diese wer­den dann immer als ein Set behan­delt. Das heißt, dass nicht die ein­zel­nen Dokumente ver­sio­niert wer­den, son­dern immer der ganze zusam­men­hän­gende Satz. Es ist mög­lich das Set als Zip her­un­ter­zu­la­den sowie Zugriffsrechte für das ganze Set zu set­zen. Außerdem, und das finde ich per­sön­lich ziem­lich span­nend, kön­nen für ein Document Set bestimmte Workflows gestar­tet werden.

Das Teilen von Metadaten, wie wei­ter oben schon erwähnt, ist eben­falls inter­es­sant. Hier kön­nen nicht nur Schlagworte und Kategorien für das kom­plette Set fest­ge­legt wer­den, son­dern auch nut­zer­spe­zi­fi­sche Metadaten.

Angezeigt wird das Set dann wie im SharePoint 2010 üblich auf einer Wiki-Seite, die vom Nutzer ange­passt wer­den kann.

Rule Based Submission

Das Record Center wel­ches auch schon unter MOSS 2007 exis­tiert hat, wurde für den SharePoint 2010 ver­bes­sert und ange­passt. Es trumpft auf mit einem neuen und über­sicht­li­che­ren Dashboard und ermög­licht nun neben nor­ma­len Dokumenten auch Wiki-Seiten, Blog-Einträge, Artikel-Seiten sowie einige andere Typen mehr als Records zu definieren.

Der wirk­li­che Knaller beim Records Management ist aber der Content Organizer.

Ist das dazu­ge­hö­rige Feature akti­viert, so ist es in dem belie­bi­gen Web mög­lich bestimmte Regeln fest­zu­le­gen, um Dokumente oder Elemente zu ver­wal­ten. Die Regeln wer­den in der Site Administration unter Content Organizer Rules festgelegt.

Wird in die durch das Feature erstellte DropOff Library ein Dokument gelegt, hoch­ge­la­den o.ä. wird die­ses anhand der Regeln in die rich­tige Bibliothek verschoben.

Wird keine pas­sende Regel gefun­den, so bleibt das Dokument in der DropOff Library.

Document ID

Als letzte Neuerung möchte ich kurz auf die Document ID ein­ge­hen und die Möglichkeiten auf­zei­gen, die durch diese Funktionalität gege­ben werden.

Unter Site SettingsSite Collection AdministrationDocument ID Settings kann die Dokumenten-ID an- bzw. aus­ge­schal­tet wer­den. Ist der Haken gesetzt, erhält jedes Dokument eine ein­deu­tige ID. So kann auf ein Dokument mit einer ein­deu­ti­gen Url zuge­grif­fen wer­den, egal wo es liegt oder ob sich die Lokalität in der das Dokument liegt geän­dert hat. Das bedeu­tet es gibt keine toten Links mehr.

Die Url um mit­tels der Document ID auf ein Dokument zuzu­grei­fen lautet:
http://[servername]/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=[uniquedocid]

Es ist mög­lich einen eige­nen Provider für die IDs via Code zu erstel­len, falls die ID-Inkrementierung nicht gefällt. Informationen dazu bekommt man z.B. hier.

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