Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden
+49 (0) 351/850 33-0

Teil 8: Nein zur Schatten-IT mit OneDrive for Business

Beim Kunden fällt mir als Beraterin immer wieder Folgendes auf: Die Schatten IT ist nach wie vor ein großes Problem. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass IT-Systeme in einzelnen Bereichen verwendet werden, die unternehmensseitig weder geprüft noch freigegeben wurden. Dazu gehören beispielsweise Facebook, WhatsApp oder Dropbox.

Doch wie macht sich das eigentlich bemerkbar? Um diese Frage zu beantworten, lassen Sie uns einen Blick in den Arbeitsablauf eines Angestellten im Büroalltag werfen:

Beim Kunden fällt mir als Beraterin immer wieder Folgendes auf: Die Schatten IT ist nach wie vor ein großes Problem. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass IT-Systeme in einzelnen Bereichen verwendet werden, die unternehmensseitig weder geprüft noch freigegeben wurden. Dazu gehören beispielsweise Facebook, WhatsApp oder Dropbox.

Doch wie macht sich das eigentlich bemerkbar? Um diese Frage zu beantworten, lassen Sie uns einen Blick in den Arbeitsablauf eines Angestellten im Büroalltag werfen:

  1. Der Angestellte erstellt, bearbeitet und speichert Dokumente auf seinem Rechner und verschiebt diese dann in das Firmenlaufwerk oder das DMS des Unternehmens. Das ist quasi der Best Case. Dem Unternehmen stehen nun die erarbeiteten Informationen zur Verfügung und Ihre Kollegen können, auch wenn Sie spontan ausfallen sollten, weiter am Projekt arbeiten.
  2. Jedoch ist es in der Realität oftmals anders. Stellen Sie sich vor es ist 17 Uhr, Ihr Dokument ist fast fertig, aber Sie müssen Ihr Kind vom Fußballtraining abholen. Also senden Sie, wie übrigens 75% aller Angestellten auch, das Dokument schnell an Ihre private E-Mail-Adresse, Ihren Stick oder etwa an Ihren persönlichen Cloudspeicher. Böse Absichten haben Sie dabei nicht, Sie wollen ja die Arbeit nur schnell noch von Zuhause fertigstellen.

Genau diese Handlungen bringen die Schatten-IT und damit auch die Gefahren für Ihr Unternehmen zum Blühen. Durch unvorhergesehene Ereignisse, wie beispielsweise ein Cyberangriff auf Ihren Cloudspeicher oder der Verlust Ihres Sticks, gelangen vertrauliche Informationen in die falschen Hände und können Ihr Unternehmen und Ihre Kunden schaden.
Doch woran liegt das? Bietet die Technologie des jeweiligen Intranets nicht genügend Möglichkeiten oder fehlt das nötige Umdenken bei den Mitarbeitern?

Lassen Sie uns dafür einen Blick auf Office 365 werfen:

Office 365 bietet mit seinem App-Ansatz eine Fülle von Funktionen und Handlungsspielräume für den Einzelnen, die auch das Problem der oftmals unklaren Dokumentenablage mit aufnehmen.
Neben den klassischen SharePoint Libraries gerät hierbei OneDrive for Business immer mehr in das Auge des Betrachters. Und das nicht ohne Grund, denn OneDrive bringt endlich Klarheit in die Grundsatzfrage wie und wo Dateien abgelegt werden können und sollen. Die zwei Technologien, SharePoint Libraries und OneDrive for Business, bringen unterschiedliche Sichtweisen auf die strukturierte Ablage von Dateien:

Projekt-/Themenbezogene Dateien
Projekt- oder themenbezogene Dokumente sind gekennzeichnet dadurch, dass sie zur gemeinschaftlichen Zusammenarbeit an einem Projekt oder einer Thematik dienen. Dabei wird eine Datei von einer oder mehreren Personen erstellt und anschließend für einen definierten Teilnehmerkreis zur Verfügung gestellt. Dieser kann das bereits erstellte Dokument in der Folgearbeit nutzen und darauf aufbauende Inhalte erstellen.
Bei dieser Art der Zusammenarbeit tauschen sich jeweils viele Mitarbeiter und Projekt-/Teammitglieder gegenseitig aus. Für dieses Anwendungsszenario sollten SharePoint Libraries verwendet werden. Diese erben automatisch die Berechtigungsstrukturen des Team- oder Projektraumes und garantieren somit, dass jedes Projektmitglied Zugriff auf die Inhalte erhält.

Dateien ohne konkreten Projektbezug
Handelt es sich um Dateien ohne konkreten Projektbezug, sollten diese in OneDrive for Business abgelegt werden. Ich beispielsweise lege im OneDrive unter anderem digitalisierte Nachweise für meine Reisekosten oder mein Berufsprofil ab, welches verschiedenen Kunden bei Neuprojekten zur Verfügung gestellt wird.
Hierbei habe ich als OneDrive Benutzer einen definierten Bereich für meine Dokumente. Zusätzlich habe ich die Möglichkeit zu bestimmen, welche Kollegen oder Kollegengruppe meine Inhalte sehen dürfen. Diese Berechtigungsstruktur ist in OneDrive bis auf Elementebene anpassbar.
Sie merken OneDrive ist vergleichbar mit der eigenen Dropbox nur, dass diese im unternehmerischem Denken genutzt wird.

Damit die Daten das Unternehmen nicht verlassen, den Mitarbeitern aber trotzdem genügend Flexibilität geboten wird, wurde die Trennung zwischen den SharePoint Libraries und OneDrive eingefügt. Mit Hilfe dieser Trennung können Sie sicher und trotzdem effektiv und effizient auch von unterwegs arbeiten. Probieren Sie es aus!

Wie wir Sie unterstützen können:

Communardo ist Microsoft Gold-Partner für Cloud Productivity. Wir unterstützen Sie als Office 365 Full-Service-Provider sowohl bei der IT-Strategie als auch bei technischen Umsetzungen und dem ganzheitlichen Change- und Onboardingprozess. Informieren Sie sich jetzt über Ihren Einstieg mit Office 365!

Related Posts

Kommentar hinterlassen


Pin It on Pinterest