Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden
+49 (0) 351/8 33 82-0

Teil 8: Nein zur Schatten-IT mit OneDrive for Business

Beim Kunden fällt mir als Beraterin immer wieder Folgendes auf: Die Schatten IT ist nach wie vor ein großes Problem. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass IT-Systeme in einzelnen Bereichen verwendet werden, die unternehmensseitig weder geprüft noch freigegeben wurden. Dazu gehören beispielsweise Facebook, WhatsApp oder Dropbox.

Doch wie macht sich das eigentlich bemerkbar? Um diese Frage zu beantworten, lassen Sie uns einen Blick in den Arbeitsablauf eines Angestellten im Büroalltag werfen:

Beim Kun­den fällt mir als Bera­te­rin immer wie­der Fol­gen­des auf: Die Schat­ten IT ist nach wie vor ein gro­ßes Pro­blem. Sie zeich­net sich dadurch aus, dass IT-Sys­teme in ein­zel­nen Berei­chen ver­wen­det wer­den, die unter­neh­mens­sei­tig weder geprüft noch frei­ge­ge­ben wur­den. Dazu gehö­ren bei­spiels­weise Face­book, Whats­App oder Drop­box.

Doch wie macht sich das eigent­lich bemerk­bar? Um diese Frage zu beant­wor­ten, las­sen Sie uns einen Blick in den Arbeits­ab­lauf eines Ange­stell­ten im Büro­all­tag wer­fen:

  1. Der Ange­stellte erstellt, bear­bei­tet und spei­chert Doku­mente auf sei­nem Rech­ner und ver­schiebt diese dann in das Fir­men­lauf­werk oder das DMS des Unter­neh­mens. Das ist quasi der Best Case. Dem Unter­neh­men ste­hen nun die erar­bei­te­ten Infor­ma­tio­nen zur Ver­fü­gung und Ihre Kol­le­gen kön­nen, auch wenn Sie spon­tan aus­fal­len soll­ten, wei­ter am Pro­jekt arbei­ten.
  2. Jedoch ist es in der Rea­li­tät oft­mals anders. Stel­len Sie sich vor es ist 17 Uhr, Ihr Doku­ment ist fast fer­tig, aber Sie müs­sen Ihr Kind vom Fuß­ball­trai­ning abho­len. Also sen­den Sie, wie übri­gens 75% aller Ange­stell­ten auch, das Doku­ment schnell an Ihre pri­vate E-Mail-Adresse, Ihren Stick oder etwa an Ihren per­sön­li­chen Cloud­spei­cher. Böse Absich­ten haben Sie dabei nicht, Sie wol­len ja die Arbeit nur schnell noch von Zuhause fer­tig­stel­len.

Genau diese Hand­lun­gen brin­gen die Schat­ten-IT und damit auch die Gefah­ren für Ihr Unter­neh­men zum Blü­hen. Durch unvor­her­ge­se­hene Ereig­nisse, wie bei­spiels­weise ein Cyber­an­griff auf Ihren Cloud­spei­cher oder der Ver­lust Ihres Sticks, gelan­gen ver­trau­li­che Infor­ma­tio­nen in die fal­schen Hände und kön­nen Ihr Unter­neh­men und Ihre Kun­den scha­den.
Doch woran liegt das? Bie­tet die Tech­no­lo­gie des jewei­li­gen Intra­nets nicht genü­gend Mög­lich­kei­ten oder fehlt das nötige Umden­ken bei den Mit­ar­bei­tern?

Las­sen Sie uns dafür einen Blick auf Office 365 wer­fen:

Office 365 bie­tet mit sei­nem App-Ansatz eine Fülle von Funk­tio­nen und Hand­lungs­spiel­räume für den Ein­zel­nen, die auch das Pro­blem der oft­mals unkla­ren Doku­men­ten­ab­lage mit auf­neh­men.
Neben den klas­si­schen Sha­re­Point Libra­ries gerät hier­bei One­D­rive for Busi­ness immer mehr in das Auge des Betrach­ters. Und das nicht ohne Grund, denn One­D­rive bringt end­lich Klar­heit in die Grund­satz­frage wie und wo Dateien abge­legt wer­den kön­nen und sol­len. Die zwei Tech­no­lo­gien, Sha­re­Point Libra­ries und One­D­rive for Busi­ness, brin­gen unter­schied­li­che Sicht­wei­sen auf die struk­tu­rierte Ablage von Dateien:

Projekt-/Themenbezogene Dateien
Pro­jekt- oder the­men­be­zo­gene Doku­mente sind gekenn­zeich­net dadurch, dass sie zur gemein­schaft­li­chen Zusam­men­ar­beit an einem Pro­jekt oder einer The­ma­tik die­nen. Dabei wird eine Datei von einer oder meh­re­ren Per­so­nen erstellt und anschlie­ßend für einen defi­nier­ten Teil­neh­mer­kreis zur Ver­fü­gung gestellt. Die­ser kann das bereits erstellte Doku­ment in der Fol­ge­ar­beit nut­zen und dar­auf auf­bau­ende Inhalte erstel­len.
Bei die­ser Art der Zusam­men­ar­beit tau­schen sich jeweils viele Mit­ar­bei­ter und Projekt-/Teammitglieder gegen­sei­tig aus. Für die­ses Anwen­dungs­sze­na­rio soll­ten Sha­re­Point Libra­ries ver­wen­det wer­den. Diese erben auto­ma­ti­sch die Berech­ti­gungs­struk­tu­ren des Team- oder Pro­jekt­rau­mes und garan­tie­ren somit, dass jedes Pro­jekt­mit­glied Zugriff auf die Inhalte erhält.

Dateien ohne kon­kre­ten Pro­jekt­be­zug
Han­delt es sich um Dateien ohne kon­kre­ten Pro­jekt­be­zug, soll­ten diese in One­D­rive for Busi­ness abge­legt wer­den. Ich bei­spiels­weise lege im One­D­rive unter ande­rem digi­ta­li­sierte Nach­weise für meine Rei­se­kos­ten oder mein Berufs­pro­fil ab, wel­ches ver­schie­de­nen Kun­den bei Neu­pro­jek­ten zur Ver­fü­gung gestellt wird.
Hier­bei habe ich als One­D­rive Benut­zer einen defi­nier­ten Bereich für meine Doku­mente. Zusätz­lich habe ich die Mög­lich­keit zu bestim­men, wel­che Kol­le­gen oder Kol­le­gen­gruppe meine Inhalte sehen dür­fen. Diese Berech­ti­gungs­struk­tur ist in One­D­rive bis auf Ele­ment­ebene anpass­bar.
Sie mer­ken One­D­rive ist ver­gleich­bar mit der eige­nen Drop­box nur, dass diese im unter­neh­me­ri­schem Den­ken genutzt wird.

Damit die Daten das Unter­neh­men nicht ver­las­sen, den Mit­ar­bei­tern aber trotz­dem genü­gend Fle­xi­bi­li­tät gebo­ten wird, wurde die Tren­nung zwi­schen den Sha­re­Point Libra­ries und One­D­rive ein­ge­fügt. Mit Hilfe die­ser Tren­nung kön­nen Sie sicher und trotz­dem effek­tiv und effi­zi­ent auch von unter­wegs arbei­ten. Pro­bie­ren Sie es aus!

Wie wir Sie unterstützen können:

Communardo ist Micro­soft Gold-Part­ner für Cloud Pro­duc­tivity. Wir unter­stüt­zen Sie als Office 365 Full-Ser­vice-Pro­vi­der sowohl bei der IT-Stra­te­gie als auch bei tech­ni­schen Umset­zun­gen und dem ganz­heit­li­chen Change- und Onboar­ding­pro­zess. Infor­mie­ren Sie sich jetzt über Ihren Ein­stieg mit Office 365!

Related Posts

Kommentar hinterlassen