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Teil 8: Nein zur Schatten-IT mit OneDrive for Business

Beim Kunden fällt mir als Beraterin immer wieder Folgendes auf: Die Schatten IT ist nach wie vor ein großes Problem. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass IT-Systeme in einzelnen Bereichen verwendet werden, die unternehmensseitig weder geprüft noch freigegeben wurden. Dazu gehören beispielsweise Facebook, WhatsApp oder Dropbox.

Doch wie macht sich das eigentlich bemerkbar? Um diese Frage zu beantworten, lassen Sie uns einen Blick in den Arbeitsablauf eines Angestellten im Büroalltag werfen:

Beim Kunden fällt mir als Beraterin immer wie­der Folgendes auf: Die Schatten IT ist nach wie vor ein gro­ßes Problem. Sie zeich­net sich dadurch aus, dass IT-Systeme in ein­zel­nen Bereichen ver­wen­det wer­den, die unter­neh­mens­sei­tig weder geprüft noch frei­ge­ge­ben wur­den. Dazu gehö­ren bei­spiels­weise Facebook, WhatsApp oder Dropbox.

Doch wie macht sich das eigent­lich bemerk­bar? Um diese Frage zu beant­wor­ten, las­sen Sie uns einen Blick in den Arbeitsablauf eines Angestellten im Büroalltag wer­fen:

  1. Der Angestellte erstellt, bear­bei­tet und spei­chert Dokumente auf sei­nem Rechner und ver­schiebt diese dann in das Firmenlaufwerk oder das DMS des Unternehmens. Das ist quasi der Best Case. Dem Unternehmen ste­hen nun die erar­bei­te­ten Informationen zur Verfügung und Ihre Kollegen kön­nen, auch wenn Sie spon­tan aus­fal­len soll­ten, wei­ter am Projekt arbei­ten.
  2. Jedoch ist es in der Realität oft­mals anders. Stellen Sie sich vor es ist 17 Uhr, Ihr Dokument ist fast fer­tig, aber Sie müs­sen Ihr Kind vom Fußballtraining abho­len. Also sen­den Sie, wie übri­gens 75% aller Angestellten auch, das Dokument schnell an Ihre pri­vate E‑Mail-Adresse, Ihren Stick oder etwa an Ihren per­sön­li­chen Cloudspeicher. Böse Absichten haben Sie dabei nicht, Sie wol­len ja die Arbeit nur schnell noch von Zuhause fer­tig­stel­len.

Genau diese Handlungen brin­gen die Schatten-IT und damit auch die Gefahren für Ihr Unternehmen zum Blühen. Durch unvor­her­ge­se­hene Ereignisse, wie bei­spiels­weise ein Cyberangriff auf Ihren Cloudspeicher oder der Verlust Ihres Sticks, gelan­gen ver­trau­li­che Informationen in die fal­schen Hände und kön­nen Ihr Unternehmen und Ihre Kunden scha­den.
Doch woran liegt das? Bietet die Technologie des jewei­li­gen Intranets nicht genü­gend Möglichkeiten oder fehlt das nötige Umdenken bei den Mitarbeitern?

Lassen Sie uns dafür einen Blick auf Office 365 wer­fen:

Office 365 bie­tet mit sei­nem App-Ansatz eine Fülle von Funktionen und Handlungsspielräume für den Einzelnen, die auch das Problem der oft­mals unkla­ren Dokumentenablage mit auf­neh­men.
Neben den klas­si­schen SharePoint Libraries gerät hier­bei OneDrive for Business immer mehr in das Auge des Betrachters. Und das nicht ohne Grund, denn OneDrive bringt end­lich Klarheit in die Grundsatzfrage wie und wo Dateien abge­legt wer­den kön­nen und sol­len. Die zwei Technologien, SharePoint Libraries und OneDrive for Business, brin­gen unter­schied­li­che Sichtweisen auf die struk­tu­rierte Ablage von Dateien:

Projekt-/Themenbezogene Dateien
Projekt- oder the­men­be­zo­gene Dokumente sind gekenn­zeich­net dadurch, dass sie zur gemein­schaft­li­chen Zusammenarbeit an einem Projekt oder einer Thematik die­nen. Dabei wird eine Datei von einer oder meh­re­ren Personen erstellt und anschlie­ßend für einen defi­nier­ten Teilnehmerkreis zur Verfügung gestellt. Dieser kann das bereits erstellte Dokument in der Folgearbeit nut­zen und dar­auf auf­bau­ende Inhalte erstel­len.
Bei die­ser Art der Zusammenarbeit tau­schen sich jeweils viele Mitarbeiter und Projekt-/Teammitglieder gegen­sei­tig aus. Für die­ses Anwendungsszenario soll­ten SharePoint Libraries ver­wen­det wer­den. Diese erben auto­ma­tisch die Berechtigungsstrukturen des Team- oder Projektraumes und garan­tie­ren somit, dass jedes Projektmitglied Zugriff auf die Inhalte erhält.

Dateien ohne kon­kre­ten Projektbezug
Handelt es sich um Dateien ohne kon­kre­ten Projektbezug, soll­ten diese in OneDrive for Business abge­legt wer­den. Ich bei­spiels­weise lege im OneDrive unter ande­rem digi­ta­li­sierte Nachweise für meine Reisekosten oder mein Berufsprofil ab, wel­ches ver­schie­de­nen Kunden bei Neuprojekten zur Verfügung gestellt wird.
Hierbei habe ich als OneDrive Benutzer einen defi­nier­ten Bereich für meine Dokumente. Zusätzlich habe ich die Möglichkeit zu bestim­men, wel­che Kollegen oder Kollegengruppe meine Inhalte sehen dür­fen. Diese Berechtigungsstruktur ist in OneDrive bis auf Elementebene anpass­bar.
Sie mer­ken OneDrive ist ver­gleich­bar mit der eige­nen Dropbox nur, dass diese im unter­neh­me­ri­schem Denken genutzt wird.

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Damit die Daten das Unternehmen nicht ver­las­sen, den Mitarbeitern aber trotz­dem genü­gend Flexibilität gebo­ten wird, wurde die Trennung zwi­schen den SharePoint Libraries und OneDrive ein­ge­fügt. Mit Hilfe die­ser Trennung kön­nen Sie sicher und trotz­dem effek­tiv und effi­zi­ent auch von unter­wegs arbei­ten. Probieren Sie es aus!

Wie wir Sie unterstützen können:

Communardo ist Microsoft Gold-Partner für Cloud Productivity. Wir unter­stüt­zen Sie als Office 365 Full-Service-Provider sowohl bei der IT-Strategie als auch bei tech­ni­schen Umsetzungen und dem ganz­heit­li­chen Change- und Onboardingprozess. Informieren Sie sich jetzt über Ihren Einstieg mit Office 365!

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