IT-Automatisierung - Mit Hilfe von Automatisierung kann die Effizienz und Qualität bei der Durchführung von standardisierten und oft wiederholten Aufgaben erhöht werden

In mei­ner Masterarbeit "Die IT-Automatisierung stei­gert die Effizienz und die Qualität in Dienstleistungsunternehmen", die ich bei Communardo schrei­ben durfte, habe ich die Chancen der IT-Automatisierung ana­ly­siert und anhand eines Datenabgleichs der Atlassian Systeme Confluence und Jira unter­sucht. In die­sem Blogbeitrag erhal­ten Sie einen Einblick in die Masterarbeit und die wich­tigs­ten Erkenntnisse.

Die Problematik der Arbeit

In Unternehmen gibt es viele stan­dar­di­sierte und oft wie­der­keh­rende Aufgaben, wel­che manu­ell durch­ge­führt wer­den und viel Arbeitszeit in Anspruch neh­men. Doch nicht nur die Effektivität, son­dern auch die Qualität in Form von Fehlern bei der Durchführung von manu­el­len Aufgaben sind ein Problem. Aufgrund von mensch­li­chen Eigenschaften, wie zum Beispiel Unachtsamkeit, Vergesslichkeit oder Strukturlosigkeit, kön­nen Fehler began­gen wer­den, die anschlie­ßend mit einem zusätz­li­chen Aufwand beho­ben wer­den müs­sen. Dabei sollte das Ziel stets ein rei­bungs­lo­ser Ablauf von Aufgaben mit gerin­gen mensch­li­chen Eingriffen sein, um Fehler zu ver­mei­den und Zeit zu spa­ren. Dies kann im IT Bereich mit Hilfe der IT-Automatisierung umge­setzt werden.

IT-Automatisierung

Die Automatisierung schrei­tet seit 1913 in allen Bereichen voran und macht auch vor der IT kei­nen Halt. Die IT-Automatisierung wird ver­wen­det, um mit Hilfe von Software wie­der­hol­bare Anweisungen und Prozesse zu erstel­len. Diese hel­fen, den Menschen zu ent­las­ten und seine Interaktionen mit dem IT-System zu redu­zie­ren. Das Spektrum der Möglichkeiten reicht von Einzelaktionen bis zur kom­plett auto­no­men IT-Bereitstellung. Mögliche Einsatzgebiete und Bereiche der Automatisierung sind dabei Netzwerke, Infrastrukturen, Cloud-Bereitstellungen, Standardbetriebsumgebungen, Applikation- und Konfigurationsmanagement, Containertechnologien, DevOps, Edge Computing, Sicherheit, Tests und Überwachung.

Die Vorteile der IT-Automatisierung

Die IT-Automatisierung bie­tet viele Vorteile wie zum Beispiel die Effizienz- und Qualitätssteigerung. Durch die Automatisierung kann die Geschwindigkeit und Fehlerfreiheit und damit auch die Produktivität und Qualität bei der Durchführung von admi­nis­tra­ti­ven Routineaufgaben erhöht wer­den. Dadurch kann sich nach der Implementierung der Automatisierung eine Zeitersparnis für die Mitarbeiter und das Unternehmen erge­ben. Die Fehleranzahl wird bei Routineaufgaben gesenkt. Weitere Vorteile sind die Erhöhung der Sicherheit durch eine iden­ti­sche, wie­der­holte Durchführungen der Tätigkeiten und die Verbesserung der Zusammenarbeit und des Zeitmanagements durch die Automatisierung. 

Automatisierungsprozess am Beispiel der Aktualisierung eines Testsystems

In der von mir ver­fass­ten Masterarbeit wur­den diese Faktoren unter der These  "Die IT-Automatisierung stei­gert die Effizienz und die Qualität in Dienstleistungsunternehmen" unter­sucht und an einem prak­ti­schem Beispiel über­prüft. Des Weiteren wur­den Probleme und Prozessschritte der Implementierung einer Automatisierung her­aus­ge­ar­bei­tet. Das prak­ti­sche Beispiel war der Abgleich zwi­schen einem Live- und einem Testsystem, um eine gemein­same Datenbasis bereit­zu­stel­len. Normalerweise wer­den die aktu­el­len Daten per Hand von der Liveinstanz auf die Testinstanz über­tra­gen. Anschließend wird die Testinstanz manu­ell kon­fi­gu­riert. Dieser Vorgang wird in der Regel vor den Updates oder Test, wie zum Beispiel invasiven-, App-, Use Case-, Last- und Security-Tests, durch­ge­führt und kann in man­chen Fällen meh­rere Stunden in Anspruch neh­men. Um den Unterschied zwi­schen dem manu­el­len und auto­ma­ti­sier­ten Abgleich der Daten zu mes­sen, wurde die­ser Vorgang auto­ma­ti­siert und die Faktoren Effizienz und Qualität davor und danach untersucht. 

Die Etablierung der Automatisierung erfolgte in 4 Schritten: Vorbereitung, Entwicklung, Implementierung und Messung. Diese Schritte wur­den im Anschluss ver­all­ge­mei­nert und zu einem Prozess zusam­men­ge­fasst. Dieser Automatisierungsprozess beschreibt, wie jeg­li­che Automatisierungen von der Idee, bis zur Messung der Veränderungen, durch­ge­führt wer­den soll­ten - in die­sem Fall von der Idee des auto­ma­ti­sier­ten Testsystems bis zur Messung der Ausgangsdaten. Bei der Vorbereitung wurde zuerst die Ausgangsqualität des manu­ell durch­ge­führ­ten Prozesses gemes­sen. Dabei wur­den Key-Performance-Indicators bestimmt und gemes­sen. Dadurch war es mög­lich, eine Veränderung der Effizienz und der Qualität bestim­men zu kön­nen. Dann wurde die­ser Prozess ana­ly­siert und in ein­zel­nen Schritten beschrie­ben. Anschließend wurde fest­ge­stellt, wel­che Schritte auto­ma­ti­siert wer­den könn­ten und soll­ten. In den Phasen Entwicklung und Implementierung wurde zuerst eine Anleitung, bestehend aus den manu­el­len Einzelaktionen des Prozesses, erstellt. Anschließend erfolgte die Wahl der Automatisierungstools und der Aufbau und die Bereitstellung der Entwicklungsumgebung. Die Automatisierungssoftware, wel­che die manu­elle Durchführung erset­zen soll, wurde in die Entwicklungsumgebung imple­men­tiert und getes­tet. Nach erfolg­rei­chen Tests wur­den diese in die pro­duk­tive Umgebung über­nom­men und die Auswirkungen mit Hilfe von KPIs in der letz­ten Phase, der Messung, ermit­telt. 

Die Ergebnisse der Automatisierung

Mit Hilfe der Automatisierung konnte ein Standard defi­niert wer­den. Dadurch wurde jeder Durchlauf der Maschine immer auf die exakt glei­che Art und Weise durch­ge­führt. Des Weiteren wurde die Reihenfolge der Schritte stets ein­ge­hal­ten, sodass kei­ner der Schritte ver­ges­sen oder ver­nach­läs­sigt wer­den konnte. Dadurch wur­den die mensch­li­chen Fehler auf ein Minimum redu­ziert und die Effizienz erhöht, da keine Zeit für das Korrigieren der Fehler ein­ge­setzt wird. Die Ergebnisse der Untersuchung erga­ben im Durchschnitt eine Steigerung der Effizienz um ca. 1000%, eine Senkung der Fehler um 100% und eine Zeitersparnis um circa 90%.

Weitere prak­ti­sche Vorteile, wel­che sich durch ein stets aktu­el­les Testsystem erge­ben, sind fol­gende: Die Testinstanz kann zum Beispiel durch häu­fige Ausführungen der Automatisierungssoftware kon­ti­nu­ier­lich und mit gerin­gem Aufwand aktu­elle Daten der Live-Instanz beinhal­ten. Dadurch kann ein Testsystem bei Bedarf mit allen Konfigurationen der Instanz und Infrastruktur bereit­ge­stellt wer­den. Des Weiteren kön­nen zu jedem Zeitpunkt die oben genann­ten Tests auf der Testinstanz durch­ge­führt wer­den, da diese per­ma­nent aktu­ell ist und zu jedem Zeitpunkt mit gerin­gem Aufwand wie­der­her­ge­stellt wer­den kann. Informationen zu den Kennzahlen und Fakten der Masterarbeit sind per Anfrage erhältlich. 

Mein Fazit

Eine Automatisierung bie­tet viele Vorteile. Daher lohnt es sich, manu­elle Tätigkeiten zu auto­ma­ti­sie­ren. Die hohe Zeitersparnis und die nied­rige Fehlerquote erhö­hen die Effizienz und die Qualität in Ihrem Unternehmen. Stets aktu­elle Testsysteme erleich­tern die Arbeit vor den Updates und den Tests.

Jedoch ist die Durchführung der Automatisierung ohne das not­wen­dige Know-How nicht ein­fach. Daher kann der in mei­ner Masterarbeit her­aus­ge­ar­bei­tete Automatisierungsprozess als Grundlage die­nen. Dieser beschreibt die not­wen­di­gen Schritte und Best Practices zur Umsetzung einer Automatisierung. Dadurch wer­den tech­ni­sche Probleme und Prozesse ana­ly­siert, die "rich­ti­gen" Automatisierungstools aus­ge­wählt und manu­elle Standards durch die Automatisierung ersetzt. So kann zum Beispiel die Datenkopie und Konfiguration auto­ma­ti­siert wer­den, wel­che die Tests, Umsetzung und Pflege von Test und Updates erleich­tert. Diese Automatisierung ist nur eine Teilautomatisierung eines grö­ße­ren Prozesses und somit nur ein Baustein aus vie­len ande­ren. Diese Bausteine kön­nen inein­an­der inte­griert wer­den und folg­lich immer mehr Aufgaben auto­ma­ti­siert erfül­len. Das Ziel ist es, den Updateprozess kom­plett zu automatisieren. 

Sie wol­len Ihre IT-Prozesse automatisieren?

Communardo bie­tet das not­wen­dige Know-How, bestehend aus theo­re­ti­schen Prozessen und prak­ti­scher Erfahrung durch Umsetzungen von Automatisierungs-Projekten, sowohl intern als auch bei Kunden. Wenn Sie mehr zum Thema IT-Automatisierung erfah­ren möch­ten, wen­den Sie sich gerne an uns.