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IBM Connections 4.5: Verwendung des IBM Connections Content Managers

Am 29. März  war es end­lich soweit, IBM brachte eine heiß­ersehnte neue Version von IBM Connections auf den Markt. Neben vie­len Neuerungen und Verbesserungen von IBM Connections 4.5, lie­fert der IBM Connections Content Manager als ein zusätz­li­ches Add-On, einen wei­te­ren Meilenstein für die „Social Business Plattform“.  Wir haben den  IBM Connections Content Manager in Connections 4.5 instal­liert und die Verwendung inner­halb der Community unter die Lupe genommen.

Was kann der IBM Connections Content Manager?

Mit dem IBM Connections Content Manager lässt sich das neue Widget „Bibliothek“ für Community Eigentümer der Community hin­zu­fü­gen. Die Bibliotheken kön­nen auch mehr­fach für unter­schied­li­che Anwendungsfälle und Freigabeprozesse in Communities hin­zu­ge­fügt wer­den. Über die Bibliothek ist es nun mög­lich Dateien und Dokumente inner­halb der Community ein­fach und bequem bereit zu stel­len. Die Inhalte kön­nen, in einer vom Mitglied  ange­leg­ten hier­ar­chi­schen Ordnerstruktur, inner­halb der Bibliothek abge­legt werden. 

Widget für Bibliothek

Über die Anwendung „Dateien“ ist das Hochladen von Dateien bereits inner­halb und außer­halb von Communities mög­lich. Allerdings kön­nen diese Dateien nicht in einer hier­ar­chi­schen Ordnerstruktur abge­legt und müs­sen spe­zi­ell für die Community frei­ge­ge­ben wer­den. Weiterhin kann ein Überschreiben von Dateien durch andere Mitglieder, bei­spiels­weise mit­tels eines Vorganges zum Ein- und Auschecken von Dateien, nicht ver­hin­dert werden. 

Verwendung der Bibliothek für Community Eigentümer

In den Einstellungen für die Bibliothek kann ein Eigentümer der Community den Namen der Bibliothek ver­än­dern und die Rolle für Community-Mitglieder fest­le­gen. Es kön­nen als Standard zuläs­sige Dokumenttypen für die Bibliothek defi­niert wer­den. Ein Anwendungsfall dafür wäre eine Bildergalerie in der nur Bilder in vor­ge­ge­be­nen Formaten abge­legt wer­den kön­nen. Daneben kann hier auf Dateiebene ein Freigabeprozess ein­ge­rich­tet und ent­spre­chende Mitglieder der Community für die Überprüfung defi­niert werden.

Einstellungen für Biblitohek

Die bestehen­den ver­link­ten Bibliotheken aus älte­ren Connections-Versionen kön­nen wei­ter­hin mit den vie­len neuen Funktionalitäten des IBM Connections Content Managers benutzt werden.

Verwendung der Bibliothek durch Community Mitglieder

Einchecken und Auschecken

Mitglieder der Community kön­nen Dateien aus­che­cken und diese bear­bei­ten. Durch die­sen Vorgang wird die Datei für die Bearbeitung durch andere Mitglieder gesperrt. Damit ist gewähr­leis­tet, dass Dateien nicht Überschrieben wer­den kön­nen und Informationen ver­lo­ren gehen. 

Falls IBM Lotus Quickr-Connectors auf dem Betriebssystem des Mitglieds instal­liert ist, kön­nen Dateien in nati­ven Anwendungen bear­bei­tet und dabei auto­ma­tisch aus­ge­checkt und beim Schließen der Anwendung auf Nachfrage ein­ge­checkt werden.

Versionierung

Jede neu hoch­ge­la­dene Datei wird in einer neuen Version ange­legt. Dadurch wird sicht­bar, wer die Datei bear­bei­tet hat. Auch ist es mög­lich auf einen älte­ren Stand der Datei zurückzuspringen.

Versionierung

Entwurfsprüfung

Jede hoch­ge­la­dene Datei wird als Entwurf abge­legt oder kann direkt ein­ge­checkt und inner­halb der Community frei­ge­ben und damit ver­öf­fent­lich wer­den. Falls ein Freigabeprozess für die Bibliothek defi­niert wurde, muss die Datei zur Überprüfung über­ge­ben wer­den bevor diese vom Prüfer frei­ge­ge­ben wer­den kann. Die Entwürfe sind nur sicht­bar für Eigentümer des Entwurfs und die Prüfer.

Entwurfsprüfung

Freigabeprozess

Wenn eine Datei zur Überprüfung vor­ge­legt wur­den, kann diese vom Prüfer geneh­migt und damit frei­ge­ge­ben oder zurück­ge­wie­sen wer­den. Nach der Zurückweisung muss die Datei in einer neuen Version Hochgeladen und zu Überprüfung ein­ge­reicht werden.

Freigabe

Dateimanagement

Dateien kön­nen von Mitgliedern nach einer Freigabe in Ordern kopiert, ver­scho­ben und in den Papierkorb gelegt und Entwürfe gelöscht werden.

Social Collaboration

Mitglieder kön­nen über Dateien mit der Community sozial inter­agie­ren. Für Dateien kön­nen Schlagworte ange­ben wer­den, um diese zu Kategorisieren und schnel­ler wie­der auf­fin­den zu kön­nen. Im Activity Stream kön­nen Aktualisierungen und Freigaben von Dateien ange­zeigt und ver­folgt wer­den. Daneben kann man einer Datei fol­gen, sie kom­men­tie­ren und anzei­gen las­sen wer diese her­un­ter­ge­la­den hat. Zusätzlich kann eine Datei ande­ren Mitgliedern emp­foh­len werden.

Activity Stream

Herunterladen und Öffnen von Dateien

Dateien kön­nen direkt über den Browser her­un­ter­ge­la­den und in der jewei­li­gen Anwendung geöff­net wer­den. Dafür emp­fiehlt es sich die Datei vor­her aus­zu­che­cken, um die Datei zu sper­ren und eine Bearbeitung durch andere Mitglieder und damit eine Überschreibung zu ver­hin­dern. Nach der Bearbeitung kann die Datei wie­der hoch­ge­la­den und ein­ge­checkt werden.

Mit der Installation von IBM Lotus Quickr-Connectors auf dem Betriebssystem des Mitglieds, kön­nen Dateien in nati­ven Anwendungen bear­bei­tet werden.

Projektplan Microsoft Word

Zum Beispiel kann eine Word-Datei direkt für die Bearbeitung aus IBM Connections geöff­net wer­den. Damit ist die Word-Datei her­un­ter­ge­la­den und aus­ge­checkt. Mit der Bearbeitung und Speicherung in Word wird eine neue Version der Datei in der ent­spre­chen­den Bibliothek von IBM Connections ange­legt. Beim Schließen der Word-Datei kann diese wie­der ein­ge­checkt werden.

Fazit

Mit dem IBM Connections Content Manager Add-On erfin­det IBM das Dokumentenmanagement inner­halb von Communities für IBM Connections neu.

Der Eigentümer der Community kann umfang­rei­che Einstellung für Bibliotheken, unter ande­rem einen Freigabeprozess defi­nie­ren. Die  Mitglieder der Community kön­nen, je nach Berechtigungen für die Bibliothek, Dateien hoch­la­den, bear­bei­ten und inner­halb der Community ver­öf­fent­li­chen. Durch die Integration in den Activity Stream blei­ben Mitglieder über die Aktualisierung, die Freigabe und durch die soziale Interaktion von ande­ren Mitgliedern infor­miert. Dateien kön­nen ver­schlag­wor­tet, kom­men­tiert, ver­folgt und emp­foh­len wer­den. Auch die Benutzerführung für die Verwaltung von Dateien direkt in Communities ist neu.

Unsere Meinung: Das IBM Connections Content Manager Add-On ist ein „MUST HAVE“ für Unternehmen die bereits IBM Connections ein­set­zen oder dies wol­len, um aktiv mit Dokumenten und Dateien inner­halb von Communities zu arbeiten.

Weiterführende Links

Demonstrationsvideo: Using Libraries in IBM Connections 4.5

Connections Content Manager: Social Document Management in IBM Connections

Greenhouse: Using libraries

 

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