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Ihr Weg zum erfolgreichen Projektmanagement – Teil 2: Goodbye Chaos! Projekte klar und übersichtlich strukturieren

Beseitigen Sie das Chaos in Ihrem Projektmanagement und beginnen Sie, Ihre Projekte mit Atlassian Tools besser zu strukturieren. Welche Systeme und Apps Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, erfahren Sie im zweiten Teil unserer Blogreihe.

Sie haben das Chaos in Ihren Projekten satt und möch­ten mehr Struktur in Ihr Projektmanagement bekom­men? Aufbauend auf den ers­ten Teil unse­rer Blogreihe Ihr Weg zum erfolg­rei­chen Projektmanagement – Teil 1: Projektmanagement in der Atlassian Cloud wer­fen wir in die­sem Beitrag nun einen genaue­ren Blick auf die kon­krete Planung eines Projektes. Wenn Sie wis­sen möch­ten, wel­che Tools Ihnen und Ihren Teams dabei hel­fen, den Überblick in Ihrer Projektplanung und – durch­füh­rung zu behal­ten, sind Sie hier genau rich­tig.

 

Klassisches und Agiles Projektmanagement

Egal ob klas­sisch, agil oder kom­bi­niert – Atlassian Tools ver­ei­nen das Beste aus bei­den Welten und bie­ten Ihnen die per­fekte Grundlage für ein erfolg­rei­ches Projektmanagement.

 

Die Projektphasen

Die 4 Phasen eines Projektes:

Projektinitiierung

Am Beginn eines jeden Projektes steht die Projektinitiierung. Dazu gehört die Einholung und Erstellung eines Angebots sowie die anschlie­ßende Anfertigung eines kon­kre­ten Projektauftrages.

Tools: Confluence, Jira

Planung

Darauf auf­bau­end star­tet mit der Planungsphase die eigent­lich Projektarbeit. Ein ganz wich­ti­ger Faktor in der Planung eines Projektes ist die Ressourcenplanung, wel­che ein wich­ti­ger Wegweiser für die wei­tere Durchführung des Projektes dar­stellt und die gro­ben Rahmenbedingungen fest­legt.

Des Weiteren sind gleich zu Beginn eines Projektes die Eintrittswahrscheinlichkeiten von even­tu­ell auf­tre­ten­den Risiken zu betrach­ten und ent­spre­chende Lösungsansätze bereit zu stel­len. Dadurch wird gewähr­leis­tet, dass Risikoszenarien, wel­che den Erfolg des Projektes gefähr­den, ange­mes­sen begeg­net wer­den kann und Probleme somit schnell und sicher gelöst wer­den. Man spricht in die­sem Zusammenhang von Risikomanagement.

Tools: Confluence, Jira, BigPicture

Durchführung & Controlling

Sobald die Planung des Projektes abge­schlos­sen ist, geht es über in die nächste Phase: Die Durchführung und das Controlling. In die­ser wer­den alle Aufgaben abge­ar­bei­tet und Informationen an einem zen­tra­len Ort doku­men­tiert. Die kon­ti­nu­ier­li­che Zeiterfassung spielt eben­falls eine wich­tige Rolle, um den Stand des Projektes und die Ziele im Auge zu behal­ten. In die­sem Zuge kommt auch das Risikomanagement wie­der zum Einsatz.

Tools: Confluence, Jira, BigPicture

Abschluss

Der Projektabschluss stellt schließ­lich die letzte Projektphase dar. Hier steht vor allem die  Wissenssicherung, die Rechnungserstellung und eine Zufriedenheitsbefragung im Fokus. Außerdem erfasst man im Zuge der Evaluation die Lessons Learned, also wich­tige Erkenntnisse, die man im Zuge des Projektes gesam­melt hat – sowohl nega­tiv als auch posi­tiv.

Tools: Confluence, Jira

 

Die Vorteile von Jira und BigPicture auf einem Blick

Speziell die App BigPicture als Planungserweiterung Ihres Jiras bie­tet Ihnen umfas­sende Vorteile bei der Realisierung Ihrer Projekte:

  • aggre­gierte Darstellung von Werten wie Zeitaufwand oder Budgets
  • "was­ser­fall­ar­tige" Projektplanung mit­tels eines Gantt: Ganttplan beinhal­tet unter­schied­li­che Aufträge/Projekte
  • Projektampel zur Visualisierung des Projektfortschrittes
  • Schätzung der Projektdauer aus den ein­zel­nen Auftragspositionen
  • Unterschiedliche Planungsmethoden: Top-down, Bottem-up oder manu­elle Planung
  • Team- und pro­jekt­über­grei­fende Ressourcenplanung
  • erfolg­rei­ches Risikomanagement: Kategorisierung von Risiken in einer Matrix nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Auswirkung
  • auch agile Planung mit­tels Boards und Roadmaps mög­lich
  • umfas­sende Reportingfunktionen

Neben den vie­len nütz­li­chen Funktionen, die diese Lösung bie­tet, hat sich vor allem die Zentralisierung der Tools und die Verfügbarkeit von "Echtdaten" bei der Planung als größ­ter Mehrwert her­aus­ge­stellt. Bei vie­len unse­rer Kunden arbei­ten die Teams und somit auch die Projektleitung oft in einer sehr hete­ro­ge­nen Umgebung, zum Teil ganz ohne gän­gige PM-Methoden und mit unter­schied­li­chen Werkzeugen zur Unterstützung. Mit Excel, E‑Mail und Kanban-Board an der Wand kann man sich zwar arran­gie­ren und bekommt die Planung und Leitung von Projekten irgend­wie hin, aber erst eine ein­heit­li­che und stan­dar­di­sierte Methode, unter­stützt durch geeig­nete Werkzeuge schafft Transparenz und mini­miert Planungsfehler, Risiken und Fehlentscheidungen.

 

Fazit

Es hat sich gezeigt, dass durch die Einführung die­ser Lösung und den damit ein­her­ge­hen­den Veränderung, unter ande­rem in der Arbeitsweise, eine viel genauere Planung eines Projektes mög­lich ist. Barrieren zwi­schen der Planung und der ope­ra­ti­ven Ebene wer­den ver­rin­gert und somit ist ein direk­tes Feedback über Stand der Abarbeitung oder zu auf­tre­ten­den Problemen gege­ben. Dies bedeu­tet aber nicht, dass eine sol­che Lösung ein Allheilmittel ist und die Einführung als Selbstläufer bezeich­net wer­den kann. Es bedarf eini­ger Anstrengung von Projektleitern, Führungskräften und allen Team-Mitgliedern, die nöti­gen Veränderungen mit­zu­tra­gen und zum Erfolg zu füh­ren. Bei der Einführung ist daher eine ver­nünf­tige Einführungsstrategie sehr wich­tig.

Die Atlassian Tools Jira und Confluence unter­stüt­zen Sie in jeder Phase Ihres Projektmanagements: Projektinitiierung, Planung, Durchführung & Controlling und Abschluss. Die Verwendung der Systeme kann dabei sowohl in der Cloud als auch Inhouse gesche­hen. Als Erweiterung Ihres Jiras emp­feh­len wir BigPicture als zusätz­li­che App, wel­che sowohl die klas­si­sche als auch agile Welt im Projektmanagement gut abbil­det. Somit besit­zen Sie eine zen­trale Anlaufstelle für all Ihre Mitarbeiter, wel­che am Projekt betei­ligt sind.

 

Für einen detail­lier­ten Einblick in die Projektarbeit mit Jira und der App BigPicture emp­feh­len wir Ihnen unsere kos­ten­freie Webinaraufzeichnung.

Weitere Termine unserer Webinarreihe

Sie wol­len noch tie­fer ins Thema Projektmanagement ein­stei­gen? Dann hal­ten Sie sich fol­gende Termine zu unse­ren bevor­ste­hen­den Webinaren frei:

 

  • Ihr Weg zu einem erfolgreichem Projektmanagement

    Sie benö­ti­gen mehr Durchblick in Ihren Projekten?  Als Atlassian Platinum Partner  hel­fen wir Ihnen dabei, die pas­sen­den Atlassian Tools für Ihr Projektmanagement zu iden­ti­fi­zie­ren und in Ihr Unternehmen zu inte­grie­ren. Egal ob klas­sisch, agil oder kom­bi­niert. Erfahren Sie hier, wie Sie von unse­rer Expertise pro­fi­tie­ren und Ihr Projektmanagement zum Erfolg wird. Für klei­nere Anpassungen Ihrer Systeme emp­feh­len wir Ihnen die  Beratungspaketen zu Atlassian Jira und Confluence, mit denen Sie inner­halb von 21 Werktagen star­ten kön­nen.

 

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