Ihr Weg zum erfolgreichen Projektmanagement – Teil 2: Goodbye Chaos! Projekte klar und übersichtlich strukturieren

Sie haben das Chaos in Ihren Projekten satt und möch­ten mehr Struktur in Ihr Projektmanagement bekom­men? Aufbauend auf den ers­ten Teil unse­rer Blogreihe Ihr Weg zum erfolg­rei­chen Projektmanagement – Teil 1: Projektmanagement in der Atlassian Cloud wer­fen wir in die­sem Beitrag nun einen genaue­ren Blick auf die kon­krete Planung eines Projektes. Wenn Sie wis­sen möch­ten, wel­che Tools Ihnen und Ihren Teams dabei hel­fen, den Überblick in Ihrer Projektplanung und - durch­füh­rung zu behal­ten, sind Sie hier genau richtig.

Klassisches und Agiles Projektmanagement

Egal ob klas­sisch, agil oder kom­bi­niert - Atlassian Tools ver­ei­nen das Beste aus bei­den Welten und bie­ten Ihnen die per­fekte Grundlage für ein erfolg­rei­ches Projektmanagement.

Die Projektphasen

Die 4 Phasen eines Projektes:

Projektinitiierung

Am Beginn eines jeden Projektes steht die Projektinitiierung. Dazu gehört die Einholung und Erstellung eines Angebots sowie die anschlie­ßende Anfertigung eines kon­kre­ten Projektauftrages.

Tools: Confluence, Jira

Planung

Darauf auf­bau­end star­tet mit der Planungsphase die eigent­lich Projektarbeit. Ein ganz wich­ti­ger Faktor in der Planung eines Projektes ist die Ressourcenplanung, wel­che ein wich­ti­ger Wegweiser für die wei­tere Durchführung des Projektes dar­stellt und die gro­ben Rahmenbedingungen festlegt.

Des Weiteren sind gleich zu Beginn eines Projektes die Eintrittswahrscheinlichkeiten von even­tu­ell auf­tre­ten­den Risiken zu betrach­ten und ent­spre­chende Lösungsansätze bereit zu stel­len. Dadurch wird gewähr­leis­tet, dass Risikoszenarien, wel­che den Erfolg des Projektes gefähr­den, ange­mes­sen begeg­net wer­den kann und Probleme somit schnell und sicher gelöst wer­den. Man spricht in die­sem Zusammenhang von Risikomanagement.

Tools: Confluence, Jira, BigPicture

Durchführung & Controlling

Sobald die Planung des Projektes abge­schlos­sen ist, geht es über in die nächste Phase: Die Durchführung und das Controlling. In die­ser wer­den alle Aufgaben abge­ar­bei­tet und Informationen an einem zen­tra­len Ort doku­men­tiert. Die kon­ti­nu­ier­li­che Zeiterfassung spielt eben­falls eine wich­tige Rolle, um den Stand des Projektes und die Ziele im Auge zu behal­ten. In die­sem Zuge kommt auch das Risikomanagement wie­der zum Einsatz.

Tools: Confluence, Jira, BigPicture

Abschluss

Der Projektabschluss stellt schließ­lich die letzte Projektphase dar. Hier steht vor allem die  Wissenssicherung, die Rechnungserstellung und eine Zufriedenheitsbefragung im Fokus. Außerdem erfasst man im Zuge der Evaluation die Lessons Learned, also wich­tige Erkenntnisse, die man im Zuge des Projektes gesam­melt hat - sowohl nega­tiv als auch positiv.

Tools: Confluence, Jira

Die Vorteile von Jira und BigPicture auf einem Blick

Speziell die App BigPicture als Planungserweiterung Ihres Jiras bie­tet Ihnen umfas­sende Vorteile bei der Realisierung Ihrer Projekte:

• agg­re­gierte Darstellung von Werten wie Zeitaufwand oder Budgets
• "was­ser­fall­ar­tige" Projektplanung mit­tels eines Gantt: Ganttplan beinhal­tet unter­schied­li­che Aufträge/Projekte
• Projektampel zur Visualisierung des Projektfortschrittes
• Schätzung der Projektdauer aus den ein­zel­nen Auftragspositionen
• Unterschiedliche Planungsmethoden: Top-down, Bottem-up oder manu­elle Planung
• Team- und pro­jekt­über­grei­fende Ressourcenplanung
• erfolg­rei­ches Risikomanagement: Kategorisierung von Risiken in einer Matrix nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Auswirkung
• auch agile Planung mit­tels Boards und Roadmaps mög­lich
• umfas­sende Reportingfunktionen

Neben den vie­len nütz­li­chen Funktionen, die diese Lösung bie­tet, hat sich vor allem die Zentralisierung der Tools und die Verfügbarkeit von "Echtdaten" bei der Planung als größ­ter Mehrwert her­aus­ge­stellt. Bei vie­len unse­rer Kunden arbei­ten die Teams und somit auch die Projektleitung oft in einer sehr hete­ro­ge­nen Umgebung, zum Teil ganz ohne gän­gige PM-Methoden und mit unter­schied­li­chen Werkzeugen zur Unterstützung. Mit Excel, E-Mail und Kanban-Board an der Wand kann man sich zwar arran­gie­ren und bekommt die Planung und Leitung von Projekten irgend­wie hin, aber erst eine ein­heit­li­che und stan­dar­di­sierte Methode, unter­stützt durch geeig­nete Werkzeuge schafft Transparenz und mini­miert Planungsfehler, Risiken und Fehlentscheidungen.

Fazit

Es hat sich gezeigt, dass durch die Einführung die­ser Lösung und den damit ein­her­ge­hen­den Veränderung, unter ande­rem in der Arbeitsweise, eine viel genauere Planung eines Projektes mög­lich ist. Barrieren zwi­schen der Planung und der ope­ra­ti­ven Ebene wer­den ver­rin­gert und somit ist ein direk­tes Feedback über Stand der Abarbeitung oder zu auf­tre­ten­den Problemen gege­ben. Dies bedeu­tet aber nicht, dass eine sol­che Lösung ein Allheilmittel ist und die Einführung als Selbstläufer bezeich­net wer­den kann. Es bedarf eini­ger Anstrengung von Projektleitern, Führungskräften und allen Team-Mitgliedern, die nöti­gen Veränderungen mit­zu­tra­gen und zum Erfolg zu füh­ren. Bei der Einführung ist daher eine ver­nünf­tige Einführungsstrategie sehr wichtig.

Die Atlassian Tools Jira und Confluence unter­stüt­zen Sie in jeder Phase Ihres Projektmanagements: Projektinitiierung, Planung, Durchführung & Controlling und Abschluss. Die Verwendung der Systeme kann dabei sowohl in der Cloud als auch Inhouse gesche­hen. Als Erweiterung Ihres Jiras emp­feh­len wir BigPicture als zusätz­li­che App, wel­che sowohl die klas­si­sche als auch agile Welt im Projektmanagement gut abbil­det. Somit besit­zen Sie eine zen­trale Anlaufstelle für all Ihre Mitarbeiter, wel­che am Projekt betei­ligt sind.

Für einen detail­lier­ten Einblick in die Projektarbeit mit Jira und der App BigPicture emp­feh­len wir Ihnen unsere kos­ten­freie Webinaraufzeichnung.

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Weitere Termine unse­rer Webinarreihe

Sie wol­len noch tie­fer ins Thema Projektmanagement ein­stei­gen? Dann hal­ten Sie sich fol­gende Termine zu unse­ren bevor­ste­hen­den Webinaren frei:

• 02.04.2020 – 14:00 bis 15:00 Uhr – Projektmanagement Handbuch und Projekträume kol­la­bo­ra­tiv gestalten
• 23.04.2020 – 10:00 bis 11:00 Uhr – Projektreporting – So erstel­len Sie aus­sa­ge­kräf­tige Projektberichte in der Atlassian Cloud

• Ihr Weg zu einem erfolg­rei­chem Projektmanagement

  Sie benö­ti­gen mehr Durchblick in Ihren Projekten?  Als Atlassian Platinum Partner  hel­fen wir Ihnen dabei, die pas­sen­den Atlassian Tools für Ihr Projektmanagement zu iden­ti­fi­zie­ren und in Ihr Unternehmen zu inte­grie­ren. Egal ob klas­sisch, agil oder kom­bi­niert. Erfahren Sie hier, wie Sie von unse­rer Expertise pro­fi­tie­ren und Ihr Projektmanagement zum Erfolg wird. Für klei­nere Anpassungen Ihrer Systeme emp­feh­len wir Ihnen die  Beratungspaketen zu Atlassian Jira und Confluence, mit denen Sie inner­halb von 21 Werktagen star­ten können.