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"Die Enterprise Search im Digital Workplace" - im Interview mit Eduard Daoud von intergator

Mit inter­ga­tor hat Communardo eine Enterprise Search Lösung im Portfolio, wel­che die Inhalte ver­schie­dens­ter Anwendungen und Systeme in einer zen­tra­len Suche ver­füg­bar macht. Wir haben mit Eduard Daoud (Vertriebs- und Marketingleiter bei der inter­face pro­jects GmbH) dar­über gespro­chen, wor­auf es bei einer moder­nen Unternehmenssuche ankommt und wel­che Bedeutung sie für den digi­ta­len Arbeitsplatz hat.

Hr. Daoud, wie hat der Einsatz von inter­ga­tor den Informationsfluss und das Wissensmanagement bei Ihren Kunden ver­än­dert?

Eduard Daoud: Lassen wir doch am bes­ten die Kunden zu Wort kom­men. So sagt Thomas Hoffmann von der Bitburger Braugruppe:

Die unter­neh­mens­weite brow­ser­ba­sierte Suche ist ein­fach und effek­tiv. Sie been­det müh­sa­mes Durchstöbern von Ordnern, Dateien, E‑Mails und Laufwerken, indem in nur einem Suchvorgang alle diese Möglichkeiten – auf die der jewei­lige Nutzer Zugriff hat – durch­sucht wer­den.

Oder Albrecht Mayer von TÜV SÜD:

inter­ga­tor Enterprise Search ist für uns die ideale Lösung, um unnö­tige, zeit­auf­wän­dige Suchen auf ein Mindestmaß zu redu­zie­ren und unsere Experten schnell und umfas­send mit benö­tig­tem Wissen zu ver­sor­gen.

Durch den Einsatz von inter­ga­tor gelingt es unse­ren Kunden, schnell und von über­all an vor­han­de­nes Wissen zu gelan­gen. Mehr noch, über unser Social Dashboard sind Mitarbeiter in der Lage, projekt- oder abtei­lungs­spe­zi­fi­sches Wissen zu bün­deln und mit ande­ren zu tei­len.

Was macht aus Ihrer Sicht eine gute Enterprise Search aus?

Eduard Daoud: Eine gute Enterprise Search muss adap­tiv sein; jeder User ist indi­vi­du­ell, jeder sucht anders, jedes Individuum, jede Organisation und Abteilung etc. benutzt ein eige­nes Vokabular, auch ver­mi­schen sich Sprachen und Begrifflichkeiten. inter­ga­tor Enterprise Search ist in der Lage, seman­tisch zu arbei­ten und Informationsbeziehungen und –kate­go­rien abzu­bil­den. Dass System ist lern­fä­hig (Maschinelles Lernen), sodass über Algorithmen Beziehungen her­ge­stellt und Suchbegriffe erwei­tert wer­den kön­nen.

Wichtig ist auch, dass nicht nur Ergebnisse unter­neh­mens­weit voll­um­fäng­lich gefun­den wer­den, son­dern dass dem Nutzer effi­zi­ente Möglichkeiten gebo­ten wer­den, in den Treffern zu navi­gie­ren, diese ein­zu­schrän­ken oder zu erwei­tern. Die visu­elle Darstellung der Suchergebnisse und die Möglichkeit von Vorschaubildern sind ein must-have einer guten Enterprise Search Lösung. Dass defi­nierte Zugriffsrechte beach­tet wer­den ist selbst­re­dend.

Ein wei­te­rer Punkt ist die Anbindung von Systemen an die Unternehmenssuche. Um zuver­läs­sig Informationen aus den wich­tigs­ten Unternehmensanwendungen, wie z.B. CMS-und DMS-Systemen, Intranet-Portalen, als auch Collaboration-Plattformen abru­fen zu kön­nen, erfolgt stan­dard­mä­ßig ein Rückgriff auf soge­nannte Konnektoren. Diese spie­len heut­zu­tage in unse­ren Projekten immer eine zen­trale Rolle. Daher sollte man unbe­dingt genau nach­fra­gen, ob die Konnektoren selbst­ent­wi­ckelte Konnektoren sind oder sich an den Standard hal­ten. Und wich­tig ist natür­lich auch die Kostenfrage zu stel­len: Bei inter­ga­tor sind alle Konnektoren Standard und Eigenentwicklungen der inter­face pro­jects GmbH und wer­den kos­ten­frei ange­bo­ten.

Zuletzt bleibt noch das Thema Performance – Wie ska­lier­bar und leis­tungs­stark ist das Enterprise Search-Tool? Eine Suchfunktion, die hoch ska­lier­bar ist, muss in der Lage sein, eine große Anzahl von Benutzern und große Datenmengen an ver­schie­de­nen Standorten welt­weit zu erlau­ben, tag­täg­lich ohne Wartezeiten schnell und unkom­pli­zierte rele­vante Informationen zur Verfügung stel­len. Aus unse­ren Erfahrungen von ver­schie­de­nen Projekten spielt natür­lich das Unternehmen, wel­ches hin­ter der Suchlösung steht eine große Rolle ‑das Team, der Standort/Haftung  etc.

So gut wie alle Anwendungen besit­zen eine ein­ge­baute Suche. Welchen Vorteile bie­tet es, hier inter­ga­tor ein­zu­set­zen? Verliert man dadurch nicht die Vorzüge einer inter­nen Suche?

Eduard Daoud: Wie oft geht es einem, dass man zwar weiß, dass es dazu mal irgend­wann irgendwo eine Info gab, aber erin­nert man sich ob es eine Wiki Seite in Confluence oder Powerpoint auf dem File Server oder ein Email-Attachment  war?! Unter wel­chem Namen hat XY das abge­spei­chert etc.
Hier kommt inter­ga­tor ins Spiel. Statt die ein­zel­nen Applikationen zu star­ten, um dann nach der gewünsch­ten Information zu suchen, sucht inter­ga­tor gleich­zei­tig in allen Datenquellen und mit­hilfe der seman­ti­schen Funktionen nach Synonymen, Erweiterungen etc. und lie­fert die Suchergebnisse, wel­che dann bequem ein­ge­schränkt wer­den kön­nen. Ich muss sogar als Nutzer die jewei­lige Applikation nicht mehr star­ten, da ich mit­hilfe des Documentation Readers Fundstellen inner­halb der Seiten auf­fin­den kann. Anstatt Dateien zu öff­nen kann ich Files direkt im Browser im Original-Layout anschauen ohne die Software bei mir instal­liert zu haben.

Anwendungen wie zum Beispiel Microsoft SharePoint ermög­li­chen eben­falls die Anbindung von ver­schie­de­nen Datenquellen. Wo lie­gen die Unterschiede zu einer Enterprise Search wie inter­ga­tor?

Eduard Daoud: Die Suche von SharePoint ist sehr leis­tungs­fä­hig, jedoch ist sie keine uni­ver­selle Enterprise Search-Lösung. Ist jedoch SharePoint das zen­trale System in einem Unternehmen ist es unpro­ble­ma­tisch mög­lich, inter­ga­tor in SharePoint zu inte­grie­ren. Wichtige Zusatzfunktionen der inter­ga­tor Enterprise Search u.a. sind:

  • Indexierung von Nicht-Microsoft-Dateiformaten
  • Suchindex-basierte Applikationen
  • Extraktion von Metadaten aus den Text-Inhalten(z.B. Named Entity Extraction, wie die Erkennung von Personennamen oder geo­gra­fi­schen Begriffen im Text)
  • Vorschau für gefun­dene Inhalte inklu­sive Trefferhervorhebung für alle inde­xier­ten Dateiformate
  • Erweiterte Suche (Formular, nicht nur ein­fa­ches Sucheingabefeld)
  • Gespeicherte Suchen, Benachrichtigung über neue Treffer, Suchergebnis als RSS-Feed
  • Social Search (Tagging & Bookmarks)
  • Hohe Skalierbarkeit der Indexierung und der Suche bei gerin­ger Komplexität (Installation, Betrieb und Ressourcenanforderungen)
  • Plattformunabhängigkeit (inter­ga­tor ist voll­stän­dig in Java imple­men­tiert und auf Microsoft Windows- und Linux-Systemen ein­setz­bar)
  • Mit den Standard-Konnektoren (Stand heute) kann inter­ga­tor mehr als 100 Business Anwendung out-of-the-box ein­bin­den.

Ein zen­tra­ler Zugang zum Digital Workplace wird oft über eine Startseite oder Dashboard in der füh­ren­den Anwendung rea­li­siert. Allerdings gibt es auch Situationen, in denen Anwendungen gleich­ran­gig sind oder auch kon­text­ab­hän­gig unter­schied­lich genutzt wer­den. Welche Lösung kann inter­ga­tor hier bie­ten?

Eduard Daoud: inter­ga­tor kann über das per­so­na­li­sierte Dashboard eine sehr inno­va­tive Intranet-Lösung anbie­ten. Neben bspw. zen­tral für alle zugäng­lich gemachte orga­ni­sa­ti­ons­re­le­vante Informationen kön­nen sich Anwender auf dem Dashboard genau die Inhalte, Dokumente, Emails, Kalender, News etc. abbil­den, die sie täg­lich benö­ti­gen (über Suche-basierende Apps im Hintergrund).  inter­ga­tor ist ein zen­tra­ler Zugangspunkt für alle Daten und Systeme. Viele Kunden bezeich­nen inzwi­schen das Dashboard als Single Point of Access. Über die Suche navi­giert man direkt zur benö­tig­ten Information/Dokument und öff­net von dort die Anwendung. Anstatt also alle even­tu­ell not­wen­di­gen Applikationen zu star­ten kann man mit­tels inter­ga­tor dahin gelan­gen, wenn es in der Arbeit erfor­der­lich wird.

Interessant ist es auch bei vie­len Kunden, die das Thema Suche als Service intern ein­set­zen wol­len. Das heißt die Suche in dem DMS oder Sharepoint, Confluence etc. wird mit der Suche von inter­ga­tor ersetzt. Der Nutzer arbei­tet zum Beispiel im DMS und sucht und fin­det die rele­van­ten Informationen für sei­nen Vorgang, aber hat mit inter­ga­tor kaum andere Berührungspunkte.

Sie haben uns nun schon eini­ges zu den Features der Suche und dem Social Dashboard erzählt – inter­ga­tor bie­tet aber noch viel mehr…

Eduard Daoud: Sie haben Recht. Bei inter­ga­tor han­delt es sich nicht nur um eine sys­tem­über­grei­fende Suchmaschine und Wissensmanagement-Plattform.

Eine neue Komponente ist unser Analytics Tool, mit wel­chem Sie den gesam­ten digi­ta­len Datenbestand visua­li­sie­ren und Inhalts- sowie Nutzungsanalysen und sta­tis­ti­sche Auswertungen mit Hilfe von inter­ak­ti­ven Charts erstel­len kön­nen – und das ohne den Aufbau neuer Datenbankstrukturen und kom­ple­xer ETL-Prozesse.

Ein wei­te­res Feature wird Ende die­ses Jahres frei­ge­ge­ben: der Expert Finder. Damit kön­nen wir das Thema "Suche nach Experten" revo­lu­tio­nie­ren. Diese Thema ist in Deutschland immer schwer im Unternehmen zu dis­ku­tie­ren, da Aspekte wie Datenschutz und Selbstdeklaration immer eine Rolle spie­len – trotz­dem konn­ten wir dafür eine pas­sende Lösung ent­wi­ckeln.

Mit inter­ga­tor Analytics und dem Expert Finder öff­nen wir völ­lig neue Business Cases, wel­che unse­ren Kunden am Ende zugu­te­kom­men. Unser Produkt hat sich aus­schließ­lich aus Kundenprojekten und Herausforderungen, wel­che damit ein­her­gin­gen, ent­wi­ckelt. Für unsere Kunden und in Hinblick auf zukünf­tige Anforderungen beschäf­ti­gen wir uns eben­falls kon­ti­nu­ier­lich mit der Weiterentwicklung unse­rer Technologie. Der Fokus liegt dabei beson­ders auf dem Ausbau von Konnektivität, seman­ti­schen Funktionen und Deep Learning.

inter­ga­tor 5.3 wurde vor eini­gen Wochen ver­öf­fent­licht. Neben Verbesserungen am Dashboard und der Erweiterung seman­ti­scher Funktionen, gibt es nun auch das neue Feature des Content Management. Können Sie uns dazu mehr erzäh­len?

Eduard Daoud: Durch die benut­zer­freund­li­che Drag & Drop-Funktionalität kön­nen im Social Dashboard Informationen erfasst und in einen Content Store hoch­ge­la­den wer­den. Die auto­ma­ti­sche Verschlagwortung ist manu­ell beein­fluss­bar; Metadaten und Berechtigungen kön­nen ver­än­dert wer­den. Bei Bedarf kön­nen Sie Ihre Inhalte schnell und bequem in lau­fende Prozesse ein­be­zie­hen.
Wissen Sie, in vie­len Fällen ist bei­spiels­weise eine Pressemitteilung auf dem Dashboard zu plat­zie­ren ein ech­tes Problem – wie in inter­na­tio­nal agie­ren­den wis­sens­ori­en­tier­ten Firmen oder der Automotiv-Branche. Man braucht irgend­eine zen­trale Ablage mit Versionierung und auto­ma­ti­scher Verschlagwortung von Produkt- und Prozessdokumentation. Oft ist es so, dass es in sol­chen Unternehmen meh­rere DMS  und PLM gibt, aber kei­nes ist das füh­rende System. Da kom­men wir ins Spiel und bie­ten eine echte Alternative mit unse­rem Content Management. Dieses ist mitt­ler­weile schon bei meh­re­ren Kunden im Einsatz und sie fin­den end­lich die ver­bind­li­che Information schnell und unkom­pli­ziert.

 


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27. Oktober 2016

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