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Die Enterprise Search im Digital Workplace” – im Interview mit Eduard Daoud von intergator

Mit inter­ga­tor hat Communardo eine Ent­er­prise Search Lösung im Port­fo­lio, wel­che die Inhalte ver­schie­dens­ter Anwen­dun­gen und Sys­teme in einer zen­tra­len Suche ver­füg­bar macht. Wir haben mit Edu­ard Daoud (Ver­triebs- und Mar­ke­ting­lei­ter bei der inter­face pro­jects GmbH) dar­über gespro­chen, wor­auf es bei einer moder­nen Unter­neh­mens­su­che ankommt und wel­che Bedeu­tung sie für den digi­ta­len Arbeits­platz hat.

Hr. Daoud, wie hat der Ein­satz von inter­ga­tor den Infor­ma­ti­ons­fluss und das Wis­sens­ma­nage­ment bei Ihren Kun­den ver­än­dert?

Edu­ard Daoud: Las­sen wir doch am bes­ten die Kun­den zu Wort kom­men. So sagt Tho­mas Hoff­mann von der Bit­bur­ger Brau­gruppe:

Die unter­neh­mens­weite brow­ser­ba­sierte Suche ist ein­fach und effek­tiv. Sie been­det müh­sa­mes Durch­stö­bern von Ord­nern, Dateien, E-Mails und Lauf­wer­ken, indem in nur einem Such­vor­gang alle diese Mög­lich­kei­ten – auf die der jewei­lige Nut­zer Zugriff hat – durch­sucht wer­den.

Oder Albrecht Mayer von TÜV SÜD:

inter­ga­tor Ent­er­prise Search ist für uns die ideale Lösung, um unnö­tige, zeit­auf­wän­dige Suchen auf ein Min­dest­maß zu redu­zie­ren und unsere Exper­ten schnell und umfas­send mit benö­tig­tem Wis­sen zu ver­sor­gen.

Durch den Ein­satz von inter­ga­tor gelingt es unse­ren Kun­den, schnell und von über­all an vor­han­de­nes Wis­sen zu gelan­gen. Mehr noch, über unser Social Dash­board sind Mit­ar­bei­ter in der Lage, pro­jekt- oder abtei­lungs­spe­zi­fi­sches Wis­sen zu bün­deln und mit ande­ren zu tei­len.

Was macht aus Ihrer Sicht eine gute Ent­er­prise Search aus?

Edu­ard Daoud: Eine gute Ent­er­prise Search muss adap­tiv sein; jeder User ist indi­vi­du­ell, jeder sucht anders, jedes Indi­vi­duum, jede Orga­ni­sa­tion und Abtei­lung etc. benutzt ein eige­nes Voka­bu­lar, auch ver­mi­schen sich Spra­chen und Begriff­lich­kei­ten. inter­ga­tor Ent­er­prise Search ist in der Lage, seman­ti­sch zu arbei­ten und Infor­ma­ti­ons­be­zie­hun­gen und –kate­go­rien abzu­bil­den. Dass Sys­tem ist lern­fä­hig (Maschi­nel­les Ler­nen), sodass über Algo­rith­men Bezie­hun­gen her­ge­stellt und Such­be­griffe erwei­tert wer­den kön­nen.

Wich­tig ist auch, dass nicht nur Ergeb­nisse unter­neh­mens­weit voll­um­fäng­lich gefun­den wer­den, son­dern dass dem Nut­zer effi­zi­ente Mög­lich­kei­ten gebo­ten wer­den, in den Tref­fern zu navi­gie­ren, diese ein­zu­schrän­ken oder zu erwei­tern. Die visu­elle Dar­stel­lung der Such­ergeb­nisse und die Mög­lich­keit von Vor­schau­bil­dern sind ein must-have einer guten Ent­er­prise Search Lösung. Dass defi­nierte Zugriffs­rechte beach­tet wer­den ist selbst­re­dend.

Ein wei­te­rer Punkt ist die Anbin­dung von Sys­te­men an die Unter­neh­mens­su­che. Um zuver­läs­sig Infor­ma­tio­nen aus den wich­tigs­ten Unter­neh­mens­an­wen­dun­gen, wie z.B. CMS-und DMS-Sys­te­men, Intra­net-Por­ta­len, als auch Col­la­bo­ra­tion-Platt­for­men abru­fen zu kön­nen, erfolgt stan­dard­mä­ßig ein Rück­griff auf soge­nannte Kon­nek­to­ren. Diese spie­len heut­zu­tage in unse­ren Pro­jek­ten immer eine zen­trale Rolle. Daher sollte man unbe­dingt genau nach­fra­gen, ob die Kon­nek­to­ren selbst­ent­wi­ckelte Kon­nek­to­ren sind oder sich an den Stan­dard hal­ten. Und wich­tig ist natür­lich auch die Kos­ten­frage zu stel­len: Bei inter­ga­tor sind alle Kon­nek­to­ren Stan­dard und Eigen­ent­wick­lun­gen der inter­face pro­jects GmbH und wer­den kos­ten­frei ange­bo­ten.

Zuletzt bleibt noch das Thema Per­for­mance – Wie ska­lier­bar und leis­tungs­stark ist das Ent­er­prise Search-Tool? Eine Such­funk­tion, die hoch ska­lier­bar ist, muss in der Lage sein, eine große Anzahl von Benut­zern und große Daten­men­gen an ver­schie­de­nen Stand­or­ten welt­weit zu erlau­ben, tag­täg­lich ohne War­te­zei­ten schnell und unkom­pli­zierte rele­vante Infor­ma­tio­nen zur Ver­fü­gung stel­len. Aus unse­ren Erfah­run­gen von ver­schie­de­nen Pro­jek­ten spielt natür­lich das Unter­neh­men, wel­ches hin­ter der Such­lö­sung steht eine große Rolle -das Team, der Standort/Haftung  etc.

So gut wie alle Anwen­dun­gen besit­zen eine ein­ge­baute Suche. Wel­chen Vor­teile bie­tet es, hier inter­ga­tor ein­zu­set­zen? Ver­liert man dadurch nicht die Vor­züge einer inter­nen Suche?

Edu­ard Daoud: Wie oft geht es einem, dass man zwar weiß, dass es dazu mal irgend­wann irgendwo eine Info gab, aber erin­nert man sich ob es eine Wiki Seite in Con­flu­ence oder Power­point auf dem File Ser­ver oder ein Email-Attach­ment  war?! Unter wel­chem Namen hat XY das abge­spei­chert etc.
Hier kommt inter­ga­tor ins Spiel. Statt die ein­zel­nen Appli­ka­tio­nen zu star­ten, um dann nach der gewünsch­ten Infor­ma­tion zu suchen, sucht inter­ga­tor gleich­zei­tig in allen Daten­quel­len und mit­hilfe der seman­ti­schen Funk­tio­nen nach Syn­ony­men, Erwei­te­run­gen etc. und lie­fert die Such­ergeb­nisse, wel­che dann bequem ein­ge­schränkt wer­den kön­nen. Ich muss sogar als Nut­zer die jewei­lige Appli­ka­tion nicht mehr star­ten, da ich mit­hilfe des Docu­men­ta­tion Rea­ders Fund­stel­len inner­halb der Sei­ten auf­fin­den kann. Anstatt Dateien zu öff­nen kann ich Files direkt im Brow­ser im Ori­gi­nal-Lay­out anschauen ohne die Soft­ware bei mir instal­liert zu haben.

Anwen­dun­gen wie zum Bei­spiel Micro­soft Sha­re­Point ermög­li­chen eben­falls die Anbin­dung von ver­schie­de­nen Daten­quel­len. Wo lie­gen die Unter­schiede zu einer Ent­er­prise Search wie inter­ga­tor?

Edu­ard Daoud: Die Suche von Sha­re­Point ist sehr leis­tungs­fä­hig, jedoch ist sie keine uni­ver­selle Ent­er­prise Search-Lösung. Ist jedoch Sha­re­Point das zen­trale Sys­tem in einem Unter­neh­men ist es unpro­ble­ma­ti­sch mög­lich, inter­ga­tor in Sha­re­Point zu inte­grie­ren. Wich­tige Zusatz­funk­tio­nen der inter­ga­tor Ent­er­prise Search u.a. sind:

  • Inde­xie­rung von Nicht-Micro­soft-Datei­for­ma­ten
  • Such­in­dex-basierte Appli­ka­tio­nen
  • Extrak­tion von Meta­da­ten aus den Text-Inhalten(z.B. Named Ent­ity Extrac­tion, wie die Erken­nung von Per­so­nen­na­men oder geo­gra­fi­schen Begrif­fen im Text)
  • Vor­schau für gefun­dene Inhalte inklu­sive Tref­fer­her­vor­he­bung für alle inde­xier­ten Datei­for­mate
  • Erwei­terte Suche (For­mu­lar, nicht nur ein­fa­ches Such­ein­ga­be­feld)
  • Gespei­cherte Suchen, Benach­rich­ti­gung über neue Tref­fer, Such­ergeb­nis als RSS-Feed
  • Social Search (Tag­ging & Book­marks)
  • Hohe Ska­lier­bar­keit der Inde­xie­rung und der Suche bei gerin­ger Kom­ple­xi­tät (Instal­la­tion, Betrieb und Res­sour­cen­an­for­de­run­gen)
  • Platt­for­mun­ab­hän­gig­keit (inter­ga­tor ist voll­stän­dig in Java imple­men­tiert und auf Micro­soft Win­dows- und Linux-Sys­te­men ein­setz­bar)
  • Mit den Stan­dard-Kon­nek­to­ren (Stand heute) kann inter­ga­tor mehr als 100 Busi­ness Anwen­dung out-of-the-box ein­bin­den.

Ein zen­tra­ler Zugang zum Digi­tal Work­place wird oft über eine Start­seite oder Dash­board in der füh­ren­den Anwen­dung rea­li­siert. Aller­dings gibt es auch Situa­tio­nen, in denen Anwen­dun­gen gleich­ran­gig sind oder auch kon­text­ab­hän­gig unter­schied­lich genutzt wer­den. Wel­che Lösung kann inter­ga­tor hier bie­ten?

Edu­ard Daoud: inter­ga­tor kann über das per­so­na­li­sierte Dash­board eine sehr inno­va­tive Intra­net-Lösung anbie­ten. Neben bspw. zen­tral für alle zugäng­lich gemachte orga­ni­sa­ti­ons­re­le­vante Infor­ma­tio­nen kön­nen sich Anwen­der auf dem Dash­board genau die Inhalte, Doku­mente, Emails, Kalen­der, News etc. abbil­den, die sie täg­lich benö­ti­gen (über Suche-basie­rende Apps im Hin­ter­grund).  inter­ga­tor ist ein zen­tra­ler Zugangs­punkt für alle Daten und Sys­teme. Viele Kun­den bezeich­nen inzwi­schen das Dash­board als Sin­gle Point of Access. Über die Suche navi­giert man direkt zur benö­tig­ten Information/Dokument und öff­net von dort die Anwen­dung. Anstatt also alle even­tu­ell not­wen­di­gen Appli­ka­tio­nen zu star­ten kann man mit­tels inter­ga­tor dahin gelan­gen, wenn es in der Arbeit erfor­der­lich wird.

Inter­es­sant ist es auch bei vie­len Kun­den, die das Thema Suche als Ser­vice intern ein­set­zen wol­len. Das heißt die Suche in dem DMS oder Sha­re­point, Con­flu­ence etc. wird mit der Suche von inter­ga­tor ersetzt. Der Nut­zer arbei­tet zum Bei­spiel im DMS und sucht und fin­det die rele­van­ten Infor­ma­tio­nen für sei­nen Vor­gang, aber hat mit inter­ga­tor kaum andere Berüh­rungs­punkte.

Sie haben uns nun schon eini­ges zu den Fea­tures der Suche und dem Social Dash­board erzählt – inter­ga­tor bie­tet aber noch viel mehr…

Edu­ard Daoud: Sie haben Recht. Bei inter­ga­tor han­delt es sich nicht nur um eine sys­tem­über­grei­fende Such­ma­schine und Wis­sens­ma­nage­ment-Platt­form.

Eine neue Kom­po­nente ist unser Ana­lytics Tool, mit wel­chem Sie den gesam­ten digi­ta­len Daten­be­stand visua­li­sie­ren und Inhalts- sowie Nut­zungs­ana­ly­sen und sta­tis­ti­sche Aus­wer­tun­gen mit Hilfe von inter­ak­ti­ven Charts erstel­len kön­nen – und das ohne den Auf­bau neuer Daten­bank­struk­tu­ren und kom­ple­xer ETL-Pro­zesse.

Ein wei­te­res Fea­ture wird Ende die­ses Jah­res frei­ge­ge­ben: der Expert Fin­der. Damit kön­nen wir das Thema “Suche nach Exper­ten” revo­lu­tio­nie­ren. Diese Thema ist in Deutsch­land immer schwer im Unter­neh­men zu dis­ku­tie­ren, da Aspekte wie Daten­schutz und Selbst­de­kla­ra­tion immer eine Rolle spie­len – trotz­dem konn­ten wir dafür eine pas­sende Lösung ent­wi­ckeln.

Mit inter­ga­tor Ana­lytics und dem Expert Fin­der öff­nen wir völ­lig neue Busi­ness Cases, wel­che unse­ren Kun­den am Ende zugu­te­kom­men. Unser Pro­dukt hat sich aus­schließ­lich aus Kun­den­pro­jek­ten und Her­aus­for­de­run­gen, wel­che damit ein­her­gin­gen, ent­wi­ckelt. Für unsere Kun­den und in Hin­blick auf zukünf­tige Anfor­de­run­gen beschäf­ti­gen wir uns eben­falls kon­ti­nu­ier­lich mit der Wei­ter­ent­wick­lung unse­rer Tech­no­lo­gie. Der Fokus liegt dabei beson­ders auf dem Aus­bau von Kon­nek­ti­vi­tät, seman­ti­schen Funk­tio­nen und Deep Learning.

inter­ga­tor 5.3 wurde vor eini­gen Wochen ver­öf­fent­licht. Neben Ver­bes­se­run­gen am Dash­board und der Erwei­te­rung seman­ti­scher Funk­tio­nen, gibt es nun auch das neue Fea­ture des Con­tent Manage­ment. Kön­nen Sie uns dazu mehr erzäh­len?

Edu­ard Daoud: Durch die benut­zer­freund­li­che Drag & Drop-Funk­tio­na­li­tät kön­nen im Social Dash­board Infor­ma­tio­nen erfasst und in einen Con­tent Store hoch­ge­la­den wer­den. Die auto­ma­ti­sche Ver­schlag­wor­tung ist manu­ell beein­fluss­bar; Meta­da­ten und Berech­ti­gun­gen kön­nen ver­än­dert wer­den. Bei Bedarf kön­nen Sie Ihre Inhalte schnell und bequem in lau­fende Pro­zesse ein­be­zie­hen.
Wis­sen Sie, in vie­len Fäl­len ist bei­spiels­weise eine Pres­se­mit­tei­lung auf dem Dash­board zu plat­zie­ren ein ech­tes Pro­blem – wie in inter­na­tio­nal agie­ren­den wis­sens­ori­en­tier­ten Fir­men oder der Auto­mo­tiv-Bran­che. Man braucht irgend­eine zen­trale Ablage mit Ver­sio­nie­rung und auto­ma­ti­scher Ver­schlag­wor­tung von Pro­dukt- und Pro­zess­do­ku­men­ta­tion. Oft ist es so, dass es in sol­chen Unter­neh­men meh­rere DMS  und PLM gibt, aber kei­nes ist das füh­rende Sys­tem. Da kom­men wir ins Spiel und bie­ten eine echte Alter­na­tive mit unse­rem Con­tent Manage­ment. Die­ses ist mitt­ler­weile schon bei meh­re­ren Kun­den im Ein­satz und sie fin­den end­lich die ver­bind­li­che Infor­ma­tion schnell und unkom­pli­ziert.

 


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