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Wie Enterprise 2.0 meine Arbeits- und Sichtweise veränderte

Es war ein­mal eine Zeit – und die ist noch nicht so lange her – da habe ich noch im Modus 1.0 gear­bei­tet. Die Kommunikation lief haupt­säch­lich über E‑Mail ab und Wissen wurde in diver­sen Office-Produkten kon­ser­viert, deren Früchte in Form von Dateien dann auf irgend­wel­chen File-Servern oder im schlimms­ten Fall auf dem eige­nen Desktop-PC oder Laptop vor sich hin schlum­mer­ten, um nie wie­der erweckt zu wer­den. Dieses Arbeiten im "Dornröschenmodus" hat sich nun seit gut 10 Monaten schlag­ar­tig gewan­delt. Als mich ges­ten mein Kollege Peter nach den Auswirkungen von Enterprise 2.0 Technologien und Arbeitsweisen auf mei­nen Bereich, das Marketing, fragte, habe ich begon­nen, ein­mal inten­siv über die Veränderungen nach­zu­den­ken, die mich ganz kon­kret betrof­fen haben. Das Ergebnis die­ses Denkprozesses möchte ich hier nun ein­mal schil­dern.

Marketing wird sichtbarer

Ich glaube, viele Marketeers lei­den an der Tatsache, dass sie im Unternehmen eine eher unsicht­bare Rolle ein­neh­men. Es herrscht oft­mals die Meinung vor, sie seien nicht "pro­duk­tiv", was damit zusam­men­hängt, dass das, was sie tun, von vie­len Mitarbeitern schlicht­weg nicht wahr­ge­nom­men wird. Dabei ist es doch genau das Marketing, was Sichtbarkeit bei Kunden und Interessenten her­stellt, Interesse weckt, Conversions und Leads gene­riert und schluss­end­lich damit zum Umsatz bei­trägt. Aber wenn man nicht gerade mal per Rundmail alle Mitarbeiter davon in Kenntnis setzt, dass es einen neuen Blogbeitrag, eine neue Anzeige oder ein neues Produktvideo gibt, erfährt in der Firma kaum jemand davon. Dabei sind doch die Mitarbeiter die wich­tigs­ten Multiplikatoren, denn sie kön­nen diese Botschaften als erste und sehr authen­tisch nach außen tra­gen. Marketing hat also ganz oft ein inter­nes Kommunikationsproblem. 

Nun, das hat sich mit den gan­zen E2.0 Technologien geän­dert. Nachdem ich ein­mal ver­stan­den habe, wie sie funk­tio­nie­ren und wie ich damit umge­hen muss, kann ich heute guten Gewissens behaup­ten, dass mir diese neuen Arbeitsweisen – der E2.0 Consultant spricht da gern von Arbeiten 2.0 – in Fleisch und Blut über­ge­gan­gen sind. Wir bei Communardo nut­zen logi­scher­weise unser eige­nes Enterprise Microblogging Tool Communote für die interne Kommunikation. Nun wird jede Aktion, jedes Webinar, jedes Video und jedes Event im eigens dafür ange­leg­ten Marketingblog kom­mu­ni­ziert und ver­linkt. Den Blog kann sich jeder Mitarbeiter abon­nie­ren, was auch viele getan haben. Somit haben wir es geschafft, dass die­je­ni­gen, die sich dafür inter­es­sie­ren, auch wirk­lich gut infor­miert sind und die Informationen auch nach außen tra­gen kön­nen. Im übri­gen lau­tet hier die Devise "Mittendrin statt nur dabei" (zack, 5€ ins Phrasenschwein). Es ist jedoch wich­tig, dass die Informationen nicht nur kon­su­miert, son­dern das damit auch inter­agiert wird. Feedback ist also durch­aus erwünscht und zwar von jedem, der etwas zum Thema bei­tra­gen kann.

Enterprise 2.0 Microblogging mit Communote

Marketing wird geordneter

Was habe ich nicht frü­her Word-Dateien pro­du­ziert und PowerPoints erstellt, um Statusmeetings zu doku­men­tie­ren oder Konzepte zu schrei­ben. Heute läuft das alles in unse­rem Unternehmenswiki Confluence zusam­men. Alles, was im Bereich Marketing pas­siert, wird hier doku­men­tiert und bear­bei­tet und ist somit für jeden ein­seh­bar. Auch das gemein­same Arbeiten an Konzepten oder Dokumentationen hat sich als ech­ter Gewinn her­aus­ge­stellt. Manchmal kommt man ein­fach nicht wei­ter mit einer Idee oder man hat einen wich­ti­gen Punkt ver­ges­sen. Während man frü­her noch die ppt´s durch die Gegend geschickt hat und dann damit beschäf­tigt war, die ein­zel­nen Versionen wie­der zusam­men­zu­klau­ben (die "Kunde_X_final_v2_überarbeitet_zurFreigabe.ppt" kennt wohl jeder), kann nun jeder an der Wiki-Seite mit­ar­bei­ten – Social Collaboration ist hier das Stichwort. Die Änderungen sind jeder­zeit nach­voll­zieh­bar und wie­der­her­stell­bar, sodass auch nichts ver­se­hent­lich gelöscht wer­den kann. Da man an die Wiki-Seiten – der Fachmann spricht hier von Wiki-Spaces – auch Dateien oder Prozesscharts anhän­gen kann, las­sen sich Projekte wun­der­bar geord­net bear­bei­ten. Ein Beispiel ist unsere Webinarplanung. Auf der Übersichtsseite sind alle geplan­ten und gehal­te­nen Webinare zusam­men­ge­fasst und las­sen sich nach Abteilung, Status oder Datum fil­tern. Per Klick komme ich zur Webinar-Detailseite, wo alle wich­ti­gen Informationen für die Vermarktung zusam­men­ge­fasst sind. An der Seite arbei­ten bei­spiels­weise der Webinarleiter und der Marketeer par­al­lel. Makros unter­stüt­zen uns dabei und sor­gen auto­ma­tisch für Ordnung und für die Einhaltung der Struktur. Einmal ange­legt und defi­niert, läuft nun der ganze Prozess wie geschmiert und am Schnürchen.

Enterprise 2.0 Wiki mit Confluence

Marketing feat. Projektmanagement

Communardo ist quasi mein Kunde, den ich mit mei­nem klei­nen Team bear­beite. Genau wie bei "rich­ti­gen" Kunden muss ich auch hier Projektmanagement machen und gleich­zei­tig die Fortschritte der Projekte trans­pa­rent auf­zei­gen. Schließlich wol­len alle über ihre Projektstände infor­miert sein. Nachdem ich mich einige Zeit mit JIRA her­um­ge­är­gert habe, weil das Tool schon recht mäch­tig und nicht immer selbst­er­klä­rend ist, haben wir nun eine äußerst prak­ti­sche Lösung für das Projektmanagement gefun­den. Über ein agi­les Kanban-Board plane ich in wöchent­li­chen Sprints meine gan­zen Projekte, erstelle Tasks und Sub-Tasks und ordne diese den jewei­li­gen Marketing-Modulen und Abteilungen zu. Jeder Mitarbeiter bei Communardo hat Zugriff auf die­ses Board und kann so die aktu­el­len Arbeitsstände live mit­ver­fol­gen. Zuerst lege ich die Wochentasks fest. Dann zieht der­je­nige, der sich einer offe­nen Aufgabe annimmt, sich diese in den "Arbeitsmodus", über­gibt sie mir wie­der zum "Feedback" und ich schließe die Aufgabe dann zuletzt als "erle­digt" ab. Übersichtlicher geht es kaum Das Board selbst hat von uns noch einige nette Spezifikationen wie eine Aufwandsschätzung, bekom­men – quasi "mehr Power", um mal den Heimwerkerking zu zitie­ren. 

Nun sind Confluence und JIRA keine Insellösungen, son­dern sie kom­mu­ni­zie­ren mit­ein­an­der und wer­den häu­fig auch par­al­lel ein­ge­setzt. Wie das Zusammenspiel von Confluence und JIRA genau funk­tio­niert, möchte ich am Beispiel der Produktvermarktung etwas näher beschrei­ben. Um ein neues AddOn zu plat­zie­ren und zu ver­mark­ten, bedarf es einer guten Vorarbeit und Dokumentation. hier müs­sen Entwickler, Produktmanager und Marketing gut zusam­men­ar­bei­ten. Die gemein­same Plattform zur Dokumentation ist Confluence. Auf einer spe­zi­el­len Produkt-Seite wird durch die Produktmanager und Entwickler alles zum neuen Produkt nie­der­ge­schrie­ben und alle wich­ti­gen Inhalte wie Logo, Datenblatt oder auch Anleitung ange­fügt. Alle Aufgaben, die für die Vermarktung not­wen­dig sind, wer­den dort auf­ge­plant und dann mit einem JIRA-Task ver­se­hen. Die ein­zel­nen Tasks wer­den dann im JIRA Kanban-Board vom Marketing-Team wei­ter bear­bei­tet. Den aktu­el­len Arbeitsstand der Aufgaben kann man sowohl im Kanban-Board als auch an der Produktseite in Confluence ver­fol­gen. 

Enterprise 2.0 JIRA Kanban BoardInsgesamt gese­hen haben wir mit den haus­ei­ge­nen Boardmitteln einen ech­ten Mehrwert für das Marketing, aber auch für die Mitarbeiter ins­ge­samt geschaf­fen. Das Marketing bei Communardo ist nun prä­sen­ter, sicht­ba­rer, struk­tu­rier­ter und trans­pa­ren­ter und mehr braucht man für gutes Marketing nicht. Oder doch? Doch ja, das war ja noch ein Punkt, der sich mir regel­recht auf­ge­nö­tigt hat. Wenn ich etwas ver­mark­ten will, sei es ein Produkt, eine Leistung oder eine Geschichte, dann muss ich natür­lich viel über mein Zielpublikum wis­sen. Von Zielgruppenanalyse spricht man hier und auch davon, den Markt, die Touchpoints und den aktu­el­len Bedarf der Zielgruppe zu ken­nen. 

Marketing wird involvierter

Nun kann man das Wissen über die eige­nen Kunden erfra­gen oder erfor­schen, man kann sich aber auch des umfang­rei­chen Wissens der­je­ni­gen bedie­nen, die den gan­zen Tag am Kunden arbei­ten und ihn dem­nach genau ken­nen. Ab einer gewis­sen Firmengröße ist man ein­fach nicht mehr up to date, was neue Kunden und Projekte angeht. Man bekommt nicht mit, wenn sich ein Kunde beschwert oder wenn die Kundenzufriedenheitsbefragung ein her­vor­ra­gen­des Bild gezeich­net hat. Man weiß nicht genau, was gerade der Schmerz des Marktes oder was gerade beson­ders gefragt ist. Natürlich kann man sich mit diver­sen Webtracking- oder Monitoringtools eini­ger­ma­ßen behel­fen, aber der per­sön­li­che Austausch wird dadurch nicht ersetzt. Also ist es hilf­reich, sich immer mal mit den Consultants und Projektleitern zu unter­hal­ten, die direkt mit Kunden und Interessenten zu tun haben. Die haben nicht immer Zeit, aber … und hier wer­den wir wie­der 2.0iger … sie doku­men­tie­ren ihre Erkenntnisse genau so im inter­nen Social Intranet, wie ich meine Projekte dort doku­men­tiere. Damit hat man auf einer Plattform beide Seiten, beide Sichten, zusam­men – die des Marketing und die der Projektteams. Besser und effi­zi­en­ter geht es kaum. 

Ja und jetzt kann ich sagen – mehr braucht man für gutes Marketing nun wirk­lich nicht. Außer viel­leicht noch die Disziplin, auch wirk­lich alles über die E2.0 Tools zu kom­mu­ni­zie­ren. Sobald näm­lich einer die­ses Prinzip ver­nach­läs­sigt und wie­der anfängt, Excel-Dateien auf dem eige­nen Laptop zu spei­chern, fällt man sofort zurück ins kom­mu­ni­ka­tive Mittelalter. 

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