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Wie Enterprise 2.0 meine Arbeits- und Sichtweise veränderte

Es war einmal eine Zeit – und die ist noch nicht so lange her – da habe ich noch im Modus 1.0 gearbeitet. Die Kommunikation lief hauptsächlich über E-Mail ab und Wissen wurde in diversen Office-Produkten konserviert, deren Früchte in Form von Dateien dann auf irgendwelchen File-Servern oder im schlimmsten Fall auf dem eigenen Desktop-PC oder Laptop vor sich hin schlummerten, um nie wieder erweckt zu werden. Dieses Arbeiten im „Dornröschenmodus“ hat sich nun seit gut 10 Monaten schlagartig gewandelt. Als mich gesten mein Kollege Peter nach den Auswirkungen von Enterprise 2.0 Technologien und Arbeitsweisen auf meinen Bereich, das Marketing, fragte, habe ich begonnen, einmal intensiv über die Veränderungen nachzudenken, die mich ganz konkret betroffen haben. Das Ergebnis dieses Denkprozesses möchte ich hier nun einmal schildern.

Marketing wird sichtbarer

Ich glaube, viele Marketeers leiden an der Tatsache, dass sie im Unternehmen eine eher unsichtbare Rolle einnehmen. Es herrscht oftmals die Meinung vor, sie seien nicht „produktiv“, was damit zusammenhängt, dass das, was sie tun, von vielen Mitarbeitern schlichtweg nicht wahrgenommen wird. Dabei ist es doch genau das Marketing, was Sichtbarkeit bei Kunden und Interessenten herstellt, Interesse weckt, Conversions und Leads generiert und schlussendlich damit zum Umsatz beiträgt. Aber wenn man nicht gerade mal per Rundmail alle Mitarbeiter davon in Kenntnis setzt, dass es einen neuen Blogbeitrag, eine neue Anzeige oder ein neues Produktvideo gibt, erfährt in der Firma kaum jemand davon. Dabei sind doch die Mitarbeiter die wichtigsten Multiplikatoren, denn sie können diese Botschaften als erste und sehr authentisch nach außen tragen. Marketing hat also ganz oft ein internes Kommunikationsproblem. 

Nun, das hat sich mit den ganzen E2.0 Technologien geändert. Nachdem ich einmal verstanden habe, wie sie funktionieren und wie ich damit umgehen muss, kann ich heute guten Gewissens behaupten, dass mir diese neuen Arbeitsweisen – der E2.0 Consultant spricht da gern von Arbeiten 2.0 – in Fleisch und Blut übergegangen sind. Wir bei Communardo nutzen logischerweise unser eigenes Enterprise Microblogging Tool Communote für die interne Kommunikation. Nun wird jede Aktion, jedes Webinar, jedes Video und jedes Event im eigens dafür angelegten Marketingblog kommuniziert und verlinkt. Den Blog kann sich jeder Mitarbeiter abonnieren, was auch viele getan haben. Somit haben wir es geschafft, dass diejenigen, die sich dafür interessieren, auch wirklich gut informiert sind und die Informationen auch nach außen tragen können. Im übrigen lautet hier die Devise „Mittendrin statt nur dabei“ (zack, 5€ ins Phrasenschwein). Es ist jedoch wichtig, dass die Informationen nicht nur konsumiert, sondern das damit auch interagiert wird. Feedback ist also durchaus erwünscht und zwar von jedem, der etwas zum Thema beitragen kann.

Enterprise 2.0 Microblogging mit Communote

Marketing wird geordneter

Was habe ich nicht früher Word-Dateien produziert und PowerPoints erstellt, um Statusmeetings zu dokumentieren oder Konzepte zu schreiben. Heute läuft das alles in unserem Unternehmenswiki Confluence zusammen. Alles, was im Bereich Marketing passiert, wird hier dokumentiert und bearbeitet und ist somit für jeden einsehbar. Auch das gemeinsame Arbeiten an Konzepten oder Dokumentationen hat sich als echter Gewinn herausgestellt. Manchmal kommt man einfach nicht weiter mit einer Idee oder man hat einen wichtigen Punkt vergessen. Während man früher noch die ppt´s durch die Gegend geschickt hat und dann damit beschäftigt war, die einzelnen Versionen wieder zusammenzuklauben (die „Kunde_X_final_v2_überarbeitet_zurFreigabe.ppt“ kennt wohl jeder), kann nun jeder an der Wiki-Seite mitarbeiten – Social Collaboration ist hier das Stichwort. Die Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar und wiederherstellbar, sodass auch nichts versehentlich gelöscht werden kann. Da man an die Wiki-Seiten – der Fachmann spricht hier von Wiki-Spaces – auch Dateien oder Prozesscharts anhängen kann, lassen sich Projekte wunderbar geordnet bearbeiten. Ein Beispiel ist unsere Webinarplanung. Auf der Übersichtsseite sind alle geplanten und gehaltenen Webinare zusammengefasst und lassen sich nach Abteilung, Status oder Datum filtern. Per Klick komme ich zur Webinar-Detailseite, wo alle wichtigen Informationen für die Vermarktung zusammengefasst sind. An der Seite arbeiten beispielsweise der Webinarleiter und der Marketeer parallel. Makros unterstützen uns dabei und sorgen automatisch für Ordnung und für die Einhaltung der Struktur. Einmal angelegt und definiert, läuft nun der ganze Prozess wie geschmiert und am Schnürchen.

Enterprise 2.0 Wiki mit Confluence

Marketing feat. Projektmanagement

Communardo ist quasi mein Kunde, den ich mit meinem kleinen Team bearbeite. Genau wie bei „richtigen“ Kunden muss ich auch hier Projektmanagement machen und gleichzeitig die Fortschritte der Projekte transparent aufzeigen. Schließlich wollen alle über ihre Projektstände informiert sein. Nachdem ich mich einige Zeit mit JIRA herumgeärgert habe, weil das Tool schon recht mächtig und nicht immer selbsterklärend ist, haben wir nun eine äußerst praktische Lösung für das Projektmanagement gefunden. Über ein agiles Kanban-Board plane ich in wöchentlichen Sprints meine ganzen Projekte, erstelle Tasks und Sub-Tasks und ordne diese den jeweiligen Marketing-Modulen und Abteilungen zu. Jeder Mitarbeiter bei Communardo hat Zugriff auf dieses Board und kann so die aktuellen Arbeitsstände live mitverfolgen. Zuerst lege ich die Wochentasks fest. Dann zieht derjenige, der sich einer offenen Aufgabe annimmt, sich diese in den „Arbeitsmodus“, übergibt sie mir wieder zum „Feedback“ und ich schließe die Aufgabe dann zuletzt als „erledigt“ ab. Übersichtlicher geht es kaum Das Board selbst hat von uns noch einige nette Spezifikationen wie eine Aufwandsschätzung, bekommen – quasi „mehr Power“, um mal den Heimwerkerking zu zitieren. 

Nun sind Confluence und JIRA keine Insellösungen, sondern sie kommunizieren miteinander und werden häufig auch parallel eingesetzt. Wie das Zusammenspiel von Confluence und JIRA genau funktioniert, möchte ich am Beispiel der Produktvermarktung etwas näher beschreiben. Um ein neues AddOn zu platzieren und zu vermarkten, bedarf es einer guten Vorarbeit und Dokumentation. hier müssen Entwickler, Produktmanager und Marketing gut zusammenarbeiten. Die gemeinsame Plattform zur Dokumentation ist Confluence. Auf einer speziellen Produkt-Seite wird durch die Produktmanager und Entwickler alles zum neuen Produkt niedergeschrieben und alle wichtigen Inhalte wie Logo, Datenblatt oder auch Anleitung angefügt. Alle Aufgaben, die für die Vermarktung notwendig sind, werden dort aufgeplant und dann mit einem JIRA-Task versehen. Die einzelnen Tasks werden dann im JIRA Kanban-Board vom Marketing-Team weiter bearbeitet. Den aktuellen Arbeitsstand der Aufgaben kann man sowohl im Kanban-Board als auch an der Produktseite in Confluence verfolgen. 

Enterprise 2.0 JIRA Kanban BoardInsgesamt gesehen haben wir mit den hauseigenen Boardmitteln einen echten Mehrwert für das Marketing, aber auch für die Mitarbeiter insgesamt geschaffen. Das Marketing bei Communardo ist nun präsenter, sichtbarer, strukturierter und transparenter und mehr braucht man für gutes Marketing nicht. Oder doch? Doch ja, das war ja noch ein Punkt, der sich mir regelrecht aufgenötigt hat. Wenn ich etwas vermarkten will, sei es ein Produkt, eine Leistung oder eine Geschichte, dann muss ich natürlich viel über mein Zielpublikum wissen. Von Zielgruppenanalyse spricht man hier und auch davon, den Markt, die Touchpoints und den aktuellen Bedarf der Zielgruppe zu kennen. 

Marketing wird involvierter

Nun kann man das Wissen über die eigenen Kunden erfragen oder erforschen, man kann sich aber auch des umfangreichen Wissens derjenigen bedienen, die den ganzen Tag am Kunden arbeiten und ihn demnach genau kennen. Ab einer gewissen Firmengröße ist man einfach nicht mehr up to date, was neue Kunden und Projekte angeht. Man bekommt nicht mit, wenn sich ein Kunde beschwert oder wenn die Kundenzufriedenheitsbefragung ein hervorragendes Bild gezeichnet hat. Man weiß nicht genau, was gerade der Schmerz des Marktes oder was gerade besonders gefragt ist. Natürlich kann man sich mit diversen Webtracking- oder Monitoringtools einigermaßen behelfen, aber der persönliche Austausch wird dadurch nicht ersetzt. Also ist es hilfreich, sich immer mal mit den Consultants und Projektleitern zu unterhalten, die direkt mit Kunden und Interessenten zu tun haben. Die haben nicht immer Zeit, aber … und hier werden wir wieder 2.0iger … sie dokumentieren ihre Erkenntnisse genau so im internen Social Intranet, wie ich meine Projekte dort dokumentiere. Damit hat man auf einer Plattform beide Seiten, beide Sichten, zusammen – die des Marketing und die der Projektteams. Besser und effizienter geht es kaum. 

Ja und jetzt kann ich sagen – mehr braucht man für gutes Marketing nun wirklich nicht. Außer vielleicht noch die Disziplin, auch wirklich alles über die E2.0 Tools zu kommunizieren. Sobald nämlich einer dieses Prinzip vernachlässigt und wieder anfängt, Excel-Dateien auf dem eigenen Laptop zu speichern, fällt man sofort zurück ins kommunikative Mittelalter. 

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