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Ein Firmenwiki im Unternehmen einführen. Wozu?

Was ist eigentlich ein Firmenwiki und wozu soll das gut sein? Im Großen und Ganzen dient ein Firmenwiki der verbesserten Zusammenarbeit durch die zentrale Speicherung von Wissen. Wikipedia ist wohl das bekannteste Wiki weltweit. Die Vorteile eines Wikis, zum Beispiel die der Collaborations-Software Confluence, haben auch Unternehmen erkannt:

  • Dokumentation und Speicherung von Wissen (z.B. Prozesse, Strategien, Protokolle, …)
  • Teilen von Dokumenten
  • Ergänzen und Aktualisieren von Inhalten
  • Erleichterte Suche von Informationen
  • Feedback sammeln und Entscheidungen treffen

Was ist das Besondere an einem Firmenwiki wie Confluence?

Eines der wohl mächtigsten Firmenwikis ist Confluence von Atlassian. Das kommerzielle Intranet eignet sich für Unternehmen aus jeder Branche und jeder Größe. Ganz gleich, ob Sie Confluence als junges Start-Up mit drei Mitarbeitern oder in einem Konzern einsetzen, um zusätzlich die Kommunikation und Dokumentation mit Kunden und Lieferanten schlanker zu machen. Den technischen Anforderungen Ihr Confluence individuell anzupassen sind keine Grenzen gesetzt. Und was Confluence nicht schon als Basispacket mitliefert, finden Sie als Add-On im Atlassian Marketplace.

Confluence Box

Die erste Hürde: neue Werte schaffen

Die technischen Möglichkeiten sind definitiv nicht das Problem bei der Einführung eines Firmenwikis. Die größte Hürde ist es, Mitarbeiter zu motivieren das Wiki auch aktiv zu nutzen und mit Leben zu füllen. Bis es soweit ist, müssen Firmen oft Zeit und Ausdauer mitbringen. Das bedeutet zuerst einmal, ein Chance Management aufzubauen und Werte, wie Offenheit, Transparenz und Flexibilität in die Unternehmenskultur zu integrieren. Damit alle Mitarbeiter diese Prämissen verinnerlichen, ist es besonders wichtig, dass Führungskräfte und das Management dahinter stehen und als absolutes Vorbild agieren. Wenn diese erste Hürde der Veränderung von Werten und der Unternehmenskultur überwunden ist, profitieren Sie langfristig von den Stärken eines Firmenwikis.

Schluss mit vollen E-Mail-Postfächern und dezentralen Ordnerstrukturen

single-source

„Schreib das mal ins Wiki!“ Diesen Satz habe ich in meiner Anfangszeit bei Communardo immer wieder gehört. Informationen der kompletten Transparenz auszusetzen ist anfangs nicht einfach. Doch im Prinzip ist es für alle Beteiligten, die genau Ihr Wissen benötigen, sinnvoll. Überlegen Sie mal, wie viel Zeit verschwendet wird, um Dokumente zu finden. Sie suchen in all möglichen Ordnern oder fragen per E-Mail sämtliche Kollegen nach den gesuchten Informationen. Die Suche in Confluence erspart Ihnen Zeit und Nerven. Zusätzlich können Sie den Inhalt von Seiten jederzeit bearbeiten, ändern und erweitern. Natürlich kann man Bereiche auch administrativ nur für einen bestimmten Nutzerkreis freigeben (Rechteverwaltung). Verabschieden Sie endlich Ihr volles E-Mail-Postfach. Wenn es notwendig ist, dass ein Mitarbeiter definitiv über eine Änderung informiert werden muss, dann setzen Sie doch einfach ein @-mention. Sie werden von Ihrem gespeicherten Wissen noch Jahre später profitieren und neue Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Meetings vermeiden und Entscheidungen treffen

Ist es denn wirklich immer notwendig, dass Sie wegen jeder Entscheidung das ganze Team zusammentrommeln? Stellen Sie doch beispielsweise ein Konzept oder einen Prozessablauf auf einer Wiki-Seite vor und fordern dazu Feedback ein. Ihre Kollegen haben nun die Möglichkeit per Kommentar ihre Meinung zu äußern oder direkt auf der Seite Verbesserungen vorzunehmen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die nötige Flexibilität, bestimmte Themen zu passenden Zeiten zu bearbeiten. Auch können Sie Aufgaben zentral auf einer zutreffenden Seite vergeben ohne, dass dafür ein extra Treffen notwendig ist. In Zeiten zunehmender Globalisierung bringt ein Firmenwiki wie Confluence entscheidende Vorteile. Sparen Sie Zeit und Kosten für unnötige Meetings. Arbeiten Sie von unterschiedlichen Orten zu verschiedenen Zeiten an der gleichen Aufgabe. Das funktioniert!

Bitte denken Sie jetzt nicht, dass ein gemeinsames Büro oder persönliche Meetings nicht mehr notwendig sind. Im Gegenteil: Trinken Sie einen Kaffee zusammen, tauschen Sie sich über Ideen aus und brainstormen Sie auch mal auf Blatt und Papier. Aber dokumentieren Sie in ihrem Firmenwiki die Ergebnisse und lassen die damit andere Kollegen an Ihren Unterhaltungen teilhaben!

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Was ist ein Firmenwiki?

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Spannende Informationen!

Ein Firmenwiki ist sicherlich ein guter Weg, um eine Art Wissensmanagement umzusetzen. Anstatt das Informationen in Schreibblöcken, Notizen oder Word Dateien untergehen, kann man die Informationen zentral bereitstellen und jeder kann daran arbeiten.

Zudem ist das Konzept eines solchen Portals den meisten auch bekannt.

Confluence scheint zudem ein guter technologischer Ansatz zu sein.

Viele Dank für die Informationen.

Viele Grüsse
Sascha Thattil

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