Ein Firmenwiki im Unternehmen einführen. Wozu?

Was ist eigent­lich ein Firmenwiki und wozu soll das gut sein? Im Großen und Ganzen dient ein Firmenwiki der ver­bes­ser­ten Zusammenarbeit durch die zen­trale Speicherung von Wissen. Wikipedia ist wohl das bekann­teste Wiki welt­weit. Die Vorteile eines Wikis, zum Beispiel die der Collaborations-Software Confluence, haben auch Unternehmen erkannt:

• Dokumentation und Speicherung von Wissen (z.B. Prozesse, Strategien, Protokolle, …)
• Teilen von Dokumenten
• Ergänzen und Aktualisieren von Inhalten
• Erleichterte Suche von Informationen
• Feedback sam­meln und Entscheidungen treffen

Was ist das Besondere an einem Firmenwiki wie Confluence?

Eines der wohl mäch­tigs­ten Firmenwikis ist Confluence von Atlassian. Das kom­mer­zi­elle Intranet eig­net sich für Unternehmen aus jeder Branche und jeder Größe. Ganz gleich, ob Sie Confluence als jun­ges Start-Up mit drei Mitarbeitern oder in einem Konzern ein­set­zen, um zusätz­lich die Kommunikation und Dokumentation mit Kunden und Lieferanten schlan­ker zu machen. Den tech­ni­schen Anforderungen Ihr Confluence indi­vi­du­ell anzu­pas­sen sind keine Grenzen gesetzt. Und was Confluence nicht schon als Basispacket mit­lie­fert, fin­den Sie als Add-On im Atlassian Marketplace.

Die erste Hürde: neue Werte schaffen

Die tech­ni­schen Möglichkeiten sind defi­ni­tiv nicht das Problem bei der Einführung eines Firmenwikis. Die größte Hürde ist es, Mitarbeiter zu moti­vie­ren das Wiki auch aktiv zu nut­zen und mit Leben zu fül­len. Bis es soweit ist, müs­sen Firmen oft Zeit und Ausdauer mit­brin­gen. Das bedeu­tet zuerst ein­mal, ein Chance Management auf­zu­bauen und Werte, wie Offenheit, Transparenz und Flexibilität in die Unternehmenskultur zu inte­grie­ren. Damit alle Mitarbeiter diese Prämissen ver­in­ner­li­chen, ist es beson­ders wich­tig, dass Führungskräfte und das Management dahin­ter ste­hen und als abso­lu­tes Vorbild agie­ren. Wenn diese erste Hürde der Veränderung von Werten und der Unternehmenskultur über­wun­den ist, pro­fi­tie­ren Sie lang­fris­tig von den Stärken eines Firmenwikis.

Schluss mit vol­len E-Mail-Postfächern und dezen­tra­len Ordnerstrukturen

„Schreib das mal ins Wiki!“ Diesen Satz habe ich in mei­ner Anfangszeit bei Communardo immer wie­der gehört. Informationen der kom­plet­ten Transparenz aus­zu­set­zen ist anfangs nicht ein­fach. Doch im Prinzip ist es für alle Beteiligten, die genau Ihr Wissen benö­ti­gen, sinn­voll. Überlegen Sie mal, wie viel Zeit ver­schwen­det wird, um Dokumente zu fin­den. Sie suchen in all mög­li­chen Ordnern oder fra­gen per E-Mail sämt­li­che Kollegen nach den gesuch­ten Informationen. Die Suche in Confluence erspart Ihnen Zeit und Nerven. Zusätzlich kön­nen Sie den Inhalt von Seiten jeder­zeit bear­bei­ten, ändern und erwei­tern. Natürlich kann man Bereiche auch admi­nis­tra­tiv nur für einen bestimm­ten Nutzerkreis frei­ge­ben (Rechteverwaltung). Verabschieden Sie end­lich Ihr vol­les E-Mail-Postfach. Wenn es not­wen­dig ist, dass ein Mitarbeiter defi­ni­tiv über eine Änderung infor­miert wer­den muss, dann set­zen Sie doch ein­fach ein @-mention. Sie wer­den von Ihrem gespei­cher­ten Wissen noch Jahre spä­ter pro­fi­tie­ren und neue Mitarbeiter wer­den es Ihnen danken.

Meetings ver­mei­den und Entscheidungen treffen

Ist es denn wirk­lich immer not­wen­dig, dass Sie wegen jeder Entscheidung das ganze Team zusam­men­trom­meln? Stellen Sie doch bei­spiels­weise ein Konzept oder einen Prozessablauf auf einer Wiki-Seite vor und for­dern dazu Feedback ein. Ihre Kollegen haben nun die Möglichkeit per Kommentar ihre Meinung zu äußern oder direkt auf der Seite Verbesserungen vor­zu­neh­men. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die nötige Flexibilität, bestimmte Themen zu pas­sen­den Zeiten zu bear­bei­ten. Auch kön­nen Sie Aufgaben zen­tral auf einer zutref­fen­den Seite ver­ge­ben ohne, dass dafür ein extra Treffen not­wen­dig ist. In Zeiten zuneh­men­der Globalisierung bringt ein Firmenwiki wie Confluence ent­schei­dende Vorteile. Sparen Sie Zeit und Kosten für unnö­tige Meetings. Arbeiten Sie von unter­schied­li­chen Orten zu ver­schie­de­nen Zeiten an der glei­chen Aufgabe. Das funktioniert!

Bitte den­ken Sie jetzt nicht, dass ein gemein­sa­mes Büro oder per­sön­li­che Meetings nicht mehr not­wen­dig sind. Im Gegenteil: Trinken Sie einen Kaffee zusam­men, tau­schen Sie sich über Ideen aus und brain­stor­men Sie auch mal auf Blatt und Papier. Aber doku­men­tie­ren Sie in ihrem Firmenwiki die Ergebnisse und las­sen die damit andere Kollegen an Ihren Unterhaltungen teilhaben!