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Teil 6: Effektive Online-Meetings für die verteilte Zusammenarbeit im Team

UCC_Online Meeting_Office365
Teil 6 der #Office365Journey

Telefon- und Videokonferenzen zählen zu den wichtigsten Kommunikationsinstrumenten in Unternehmen. Vor dem Hintergrund von Kosteneinsparungen und Nachhaltigkeitsüberlegungen stellen sie eine sinnvolle Alternative zu Vor-Ort-Terminen dar, bringen sie doch räumlich verteilte Kommunikationspartner schnell und zeitsparend zusammen. Dabei ergeben sich insbesondere für Videokonferenzen zahlreiche Vorteile, was die Effektivität und Qualität der Zusammenarbeit angeht.

Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation stellte bereits im Jahr 2013 im Rahmen einer experimentellen Studie die Nutzung einer integrierten Kollaborationsplattform mit HD-Video der klassischen Kombination aus Telefon(-konferenz) und E-Mail gegenüber.

Das Ergebnis:

  • Die Anwender der Videokonferenztechnik zeigten aufgrund der natürlichen Gesprächssituation eine höhere Motivation und mehr Engagement in der Teamdiskussion.
  • Sie berichteten zudem von einer entspannteren Arbeitsatmosphäre und lobten die gemeinsame Lösungsfindung im Gegensatz zur bloßen Aufgabenverteilung per Telefon und E-Mail.
  • Die Studienherausgeber kommen zu dem Schluss, dass die Zusammenführung von Video, Ton und gemeinsam bearbeiteten Dokumenten Teamarbeit als echten Gruppenprozess ermöglicht und insbesondere dann einen Mehrwert schafft, wenn Themen einen echten Austausch oder einer intensiven Diskussion bedürfen.

Skype_for_Business_logoMicrosoft bietet mit Skype for Business (ehemals Lync) ein mächtiges und dabei gleichzeitig einfach zu bedienendes Werkzeug, um im Geschäftsalltag schnell und unkompliziert Text-Chats sowie Audio- und Videokonferenzen durchzuführen. Als Teil von Office 365 ist es direkt in die vertraute Office-Umgebung eingebettet. Drittanbieter haben zudem die Möglichkeit, den Dienst über ein SDK in eigene mobile Anwendungen in iOS und Android zu integrieren.


Das Online-Meeting in der Praxis

Im folgenden möchte ich anhand einer typischen Meeting-Situation darstellen, wie Skype for Business Sie und Ihre Kollegen in der Zusammenarbeit unterstützen kann.

Die Ausgangssituation

Sarah, Angelika, Klaus und Tim sind damit beauftragt worden, die Einrichtung einer kürzlich ausgebauten Bürofläche im Gebäude ihres Unternehmens zu planen. Dazu müssen Sie u. a. die Anordnung der Möbel besprechen und geeignete Lieferanten auswählen. Als Projektleiterin sieht sich Sarah einer kniffligen Situation gegenüber: Angelika und Klaus sind die ganze Woche bei einem Kunden-Workshop vor Ort, während Tim sich aufgrund seines erkrankten Sohnes derzeit im Home Office befindet. Die Zeit drängt, da die Bestellung der Arbeitsgeräte, Möbel und Dekorationselemente bereits Ende des Monats ausgelöst werden muss, um die Räume schnellstmöglich beziehen zu können. Glücklicherweise setzt das Unternehmen auf Office 365 und Sarah kann die Projektteammitglieder unkompliziert über Skype for Business zusammenbringen.

Organisation und Einladung der Teilnehmer

Um das Online-Meeting einzurichten versendet Sarah eine Termin-Einladung an alle Teilnehmer bequem aus Outlook heraus. Statt wie normalerweise einen Besprechungsraum zu buchen, legt sie nun hingegen eine Skype-Besprechung an.

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Optimale Vorbereitung für das Meeting

Sarah hat im Vorfeld des Termins einige Design-Vorschläge für zweckmäßiges Mobiliar eingeholt. Diese möchte sie in der Skype-Session den anderen Teilnehmenden vorstellen und diskutieren. Um während des Termins keine Zeit zu verlieren, wählt sie sich bereits einige Minuten vor den anderen in die Online-Konferenz ein.

Sarah hat nun die Möglichkeit, einzelne Dateien als Anlage hinzuzufügen. Hierdurch kann sie während des Termins schnell die entsprechenden Dokumente aufrufen und den Teilnehmern präsentieren. Diese wiederum können die Anhänge zusätzlich herunterladen, sofern Sarah sie freigegeben hat.

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Das Meeting kann beginnen

Einwahl der Teilnehmer

Nach und nach wählen sich Angelika, Klaus und Tim per Klick in der Termin-Erinnerung in die Web-Konferenz ein, in der Sarah bereits anwesend ist. Die Teilnahme kann dabei flexibel vom Smartphone, Tablet oder PC erfolgen.

Ergebnisse protokollieren

Tim hat sich bereit erklärt, die Inhalte des Meetings zu protokollieren. Dies macht er direkt aus der Anwendung heraus, indem er das gemeinsame OneNote-Notizbuch des Teams auswählt. Praktischerweise werden die Rahmendaten wie Besprechungsteilnehmer, Datum und Uhrzeit sowie alle der Besprechung hinzugefügten Dateien automatisch in die OneNote-Seite integriert, so dass Tim direkt mit dem Protokollieren starten kann. Die Notizen werden automatisch hinzugefügt und sind für alle Teilnehmenden direkt abrufbar. Sarah hätte sogar die Möglichkeit das Meeting als Video aufzuzeichnen, um den kompletten Gesprächsverlauf im Nachgang an andere Kollegen weiterzuleiten. In diesem Fall ist das aber nicht notwendig.

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Gemeinsam Ideen entwickeln

Sarah beginnt den Termin mit einer kleinen Einführung zu den anstehenden Aufgaben und einigen Grunddaten zu der neuen Bürofläche. Der erste Agenda-Punkt sieht die Besprechung der Anordnung der Büromöbel vor. Um ihre Vorstellungen zu visualisieren, greifen die Meeting-Teilnehmenden auf das virtuelle Whiteboard zurück. Hier können sie ihre Ideen mithilfe grundlegender Grafik-Tools gemeinsam skizzieren und durch Textanmerkungen ergänzen. Das Ergebnis kann als Grafik gespeichert oder direkt in das Protokoll im OneNote-Notizbuch eingebunden werden.

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Einfaches Präsentieren

Nach der Ideenentwicklung zur grundsätzlichen Raumplanung möchte Sarah dem Projektteam die von ihr recherchierten Design-Vorschläge für das künftige Mobiliar vorstellen. Dazu öffnet sie die von ihr kurz vor dem Termin hinzugefügte PowerPoint-Präsentation und teilt ihren Bildschirm mit den anderen. Dabei kann sie den gesamten Desktop-Inhalt präsentieren oder lediglich einzelne Programme.

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Abstimmung während des Meetings

Im Anschluss an die Präsentation der Design-Vorschläge soll eine Entscheidung gefällt werden, welches Mobiliar für die neue Bürofläche angeschafft werden soll. Sarah erstellt dazu innerhalb weniger Klicks eine Kurzumfrage mit den drei verschiedenen Vorschlägen als Antwortmöglichkeiten. Angelika, Klaus und Tim stimmen direkt für ihren jeweiligen Favoriten ab. Das Stimmungsbild ist eindeutig, Vorschlag 1 wird von allen präferiert.

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Nachbereitung des Meetings

Das Meeting war erfolgreich. Innerhalb der angesetzten Zeit konnten alle Agenda-Punkte abgearbeitet werden. Die präsentierten und bearbeiteten Inhalte sind für alle Teilnehmenden im von Tim geführten Protokoll im gemeinsamen OneNote-Notizbuch hinterlegt. Die entsprechende OneNote-Seite kann nun noch mit anderen Kollegen geteilt oder der Inhalt des Protokolls direkt als E-Mail versendet werden.

Fazit zum effektiven Online-Meeting

Sarah ist mit der Durchführung des Termins per Skype for Business hoch zufrieden. Trotz räumlicher Distanz gestaltete sich die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Projektteammitgliedern problemlos. Neben der Videokommunikation an sich stellten sich insbesondere die Kollaborationsfunktionen wie die Bildschirmübertragung, das virtuelle Whiteboard und die Umfrage-Funktion als wertvoll für die gemeinsame Abstimmung und Ideenentwicklung heraus. Sarah beschließt, von nun an immer einen Link zu einer Skype-Besprechung in relevante Termineinladungen einzufügen, damit auch die nicht vor Ort anwesenden Teammitglieder an wichtigen Terminen teilnehmen und sich aktiv beteiligen können.


Der am Beispiel illustrierte Anwendungsfall hat gezeigt, wie Skype for Business die verteile Kommunikation und Abstimmung im Team deutlich vereinfachen kann. In Kombination mit anderen Lösungen aus der Office 365 Produktfamilie ergeben sich weitere Szenarien, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Sie erhalten Skype for Business als On-Premise Server Variante oder als Teil der Office 365 Business und Enterprise-Pläne bzw. als Standalone-Webanwendung. Wir beraten Sie gern bei der Einführung der beliebten Unified Communications & Collaboration Lösungen. Sprechen Sie uns an.

zu Teil 5: Wie Office 365 einen erfolgreichen Sales-Prozess unterstützt
zu Teil 7: Office 365-Administration on the go

 

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