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Teil 6: Effektive Online-Meetings für die verteilte Zusammenarbeit im Team

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Teil 6 der #Office­365Jour­ney

Tele­fon- und Video­kon­fe­ren­zen zäh­len zu den wich­tigs­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­in­stru­men­ten in Unter­neh­men. Vor dem Hin­ter­grund von Kos­ten­ein­spa­run­gen und Nach­hal­tig­keits­über­le­gun­gen stel­len sie eine sinn­volle Alter­na­tive zu Vor-Ort-Ter­mi­nen dar, brin­gen sie doch räum­lich ver­teilte Kom­mu­ni­ka­ti­ons­part­ner schnell und zeit­spa­rend zusam­men. Dabei erge­ben sich ins­be­son­dere für Video­kon­fe­ren­zen zahl­rei­che Vor­teile, was die Effek­ti­vi­tät und Qua­li­tät der Zusam­men­ar­beit angeht.

Das Fraun­ho­fer-Insti­tut für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion stellte bereits im Jahr 2013 im Rah­men einer expe­ri­men­tel­len Stu­die die Nut­zung einer inte­grier­ten Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­form mit HD-Video der klas­si­schen Kom­bi­na­tion aus Telefon(-konferenz) und E-Mail gegen­über.

Das Ergeb­nis:

  • Die Anwen­der der Video­kon­fe­renz­tech­nik zeig­ten auf­grund der natür­li­chen Gesprächs­si­tua­tion eine höhere Moti­va­tion und mehr Enga­ge­ment in der Team­dis­kus­sion.
  • Sie berich­te­ten zudem von einer ent­spann­te­ren Arbeits­at­mo­sphäre und lob­ten die gemein­same Lösungs­fin­dung im Gegen­satz zur blo­ßen Auf­ga­ben­ver­tei­lung per Tele­fon und E-Mail.
  • Die Stu­di­en­her­aus­ge­ber kom­men zu dem Schluss, dass die Zusam­men­füh­rung von Video, Ton und gemein­sam bear­bei­te­ten Doku­men­ten Team­ar­beit als ech­ten Grup­pen­pro­zess ermög­licht und ins­be­son­dere dann einen Mehr­wert schafft, wenn The­men einen ech­ten Aus­tau­sch oder einer inten­si­ven Dis­kus­sion bedür­fen.

Skype_for_Business_logoMicro­soft bie­tet mit Skype for Busi­ness (ehe­mals Lync) ein mäch­ti­ges und dabei gleich­zei­tig ein­fach zu bedie­nen­des Werk­zeug, um im Geschäfts­all­tag schnell und unkom­pli­ziert Text-Chats sowie Audio- und Video­kon­fe­ren­zen durch­zu­füh­ren. Als Teil von Office 365 ist es direkt in die ver­traute Office-Umge­bung ein­ge­bet­tet. Dritt­an­bie­ter haben zudem die Mög­lich­keit, den Dienst über ein SDK in eigene mobile Anwen­dun­gen in iOS und Android zu inte­grie­ren.


Das Online-Meeting in der Praxis

Im fol­gen­den möchte ich anhand einer typi­schen Mee­ting-Situa­tion dar­stel­len, wie Skype for Busi­ness Sie und Ihre Kol­le­gen in der Zusam­men­ar­beit unter­stüt­zen kann.

Die Ausgangssituation

Sarah, Ange­lika, Klaus und Tim sind damit beauf­tragt wor­den, die Ein­rich­tung einer kürz­lich aus­ge­bau­ten Büro­flä­che im Gebäude ihres Unter­neh­mens zu pla­nen. Dazu müs­sen Sie u. a. die Anord­nung der Möbel bespre­chen und geeig­nete Lie­fe­ran­ten aus­wäh­len. Als Pro­jekt­lei­te­rin sieht sich Sarah einer kniff­li­gen Situa­tion gegen­über: Ange­lika und Klaus sind die ganze Woche bei einem Kun­den-Work­shop vor Ort, wäh­rend Tim sich auf­grund sei­nes erkrank­ten Soh­nes der­zeit im Home Office befin­det. Die Zeit drängt, da die Bestel­lung der Arbeits­ge­räte, Möbel und Deko­ra­ti­ons­ele­mente bereits Ende des Monats aus­ge­löst wer­den muss, um die Räume schnellst­mög­lich bezie­hen zu kön­nen. Glück­li­cher­weise setzt das Unter­neh­men auf Office 365 und Sarah kann die Pro­jekt­team­mit­glie­der unkom­pli­ziert über Skype for Busi­ness zusam­men­brin­gen.

Organisation und Einladung der Teilnehmer

Um das Online-Mee­ting ein­zu­rich­ten ver­sen­det Sarah eine Ter­min-Ein­la­dung an alle Teil­neh­mer bequem aus Out­look her­aus. Statt wie nor­ma­ler­weise einen Bespre­chungs­raum zu buchen, legt sie nun hin­ge­gen eine Skype-Bespre­chung an.

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Optimale Vorbereitung für das Meeting

Sarah hat im Vor­feld des Ter­mins einige Design-Vor­schläge für zweck­mä­ßi­ges Mobi­liar ein­ge­holt. Diese möchte sie in der Skype-Ses­sion den ande­ren Teil­neh­men­den vor­stel­len und dis­ku­tie­ren. Um wäh­rend des Ter­mins keine Zeit zu ver­lie­ren, wählt sie sich bereits einige Minu­ten vor den ande­ren in die Online-Kon­fe­renz ein.

Sarah hat nun die Mög­lich­keit, ein­zelne Dateien als Anlage hin­zu­zu­fü­gen. Hier­durch kann sie wäh­rend des Ter­mins schnell die ent­spre­chen­den Doku­mente auf­ru­fen und den Teil­neh­mern prä­sen­tie­ren. Diese wie­derum kön­nen die Anhänge zusätz­lich her­un­ter­la­den, sofern Sarah sie frei­ge­ge­ben hat.

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Das Meeting kann beginnen

Einwahl der Teilnehmer

Nach und nach wäh­len sich Ange­lika, Klaus und Tim per Klick in der Ter­min-Erin­ne­rung in die Web-Kon­fe­renz ein, in der Sarah bereits anwe­send ist. Die Teil­nahme kann dabei fle­xi­bel vom Smart­phone, Tablet oder PC erfol­gen.

Ergebnisse protokollieren

Tim hat sich bereit erklärt, die Inhalte des Mee­tings zu pro­to­kol­lie­ren. Dies macht er direkt aus der Anwen­dung her­aus, indem er das gemein­same One­N­ote-Notiz­buch des Teams aus­wählt. Prak­ti­scher­weise wer­den die Rah­men­da­ten wie Bespre­chungs­teil­neh­mer, Datum und Uhr­zeit sowie alle der Bespre­chung hin­zu­ge­füg­ten Dateien auto­ma­ti­sch in die One­N­ote-Seite inte­griert, so dass Tim direkt mit dem Pro­to­kol­lie­ren star­ten kann. Die Noti­zen wer­den auto­ma­ti­sch hin­zu­ge­fügt und sind für alle Teil­neh­men­den direkt abruf­bar. Sarah hätte sogar die Mög­lich­keit das Mee­ting als Video auf­zu­zeich­nen, um den kom­plet­ten Gesprächs­ver­lauf im Nach­gang an andere Kol­le­gen wei­ter­zu­lei­ten. In die­sem Fall ist das aber nicht not­wen­dig.

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Gemeinsam Ideen entwickeln

Sarah beginnt den Ter­min mit einer klei­nen Ein­füh­rung zu den anste­hen­den Auf­ga­ben und eini­gen Grund­da­ten zu der neuen Büro­flä­che. Der erste Agenda-Punkt sieht die Bespre­chung der Anord­nung der Büro­mö­bel vor. Um ihre Vor­stel­lun­gen zu visua­li­sie­ren, grei­fen die Mee­ting-Teil­neh­men­den auf das vir­tu­elle Whi­te­board zurück. Hier kön­nen sie ihre Ideen mit­hilfe grund­le­gen­der Gra­fik-Tools gemein­sam skiz­zie­ren und durch Text­an­mer­kun­gen ergän­zen. Das Ergeb­nis kann als Gra­fik gespei­chert oder direkt in das Pro­to­koll im One­N­ote-Notiz­buch ein­ge­bun­den wer­den.

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Einfaches Präsentieren

Nach der Ide­en­ent­wick­lung zur grund­sätz­li­chen Raum­pla­nung möchte Sarah dem Pro­jekt­team die von ihr recher­chier­ten Design-Vor­schläge für das künf­tige Mobi­liar vor­stel­len. Dazu öff­net sie die von ihr kurz vor dem Ter­min hin­zu­ge­fügte Power­Point-Prä­sen­ta­tion und teilt ihren Bild­schirm mit den ande­ren. Dabei kann sie den gesam­ten Desk­top-Inhalt prä­sen­tie­ren oder ledig­lich ein­zelne Pro­gramme.

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Abstimmung während des Meetings

Im Anschluss an die Prä­sen­ta­tion der Design-Vor­schläge soll eine Ent­schei­dung gefällt wer­den, wel­ches Mobi­liar für die neue Büro­flä­che ange­schafft wer­den soll. Sarah erstellt dazu inner­halb weni­ger Klicks eine Kurz­um­frage mit den drei ver­schie­de­nen Vor­schlä­gen als Ant­wort­mög­lich­kei­ten. Ange­lika, Klaus und Tim stim­men direkt für ihren jewei­li­gen Favo­ri­ten ab. Das Stim­mungs­bild ist ein­deu­tig, Vor­schlag 1 wird von allen prä­fe­riert.

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Nachbereitung des Meetings

Das Mee­ting war erfolg­reich. Inner­halb der ange­setz­ten Zeit konn­ten alle Agenda-Punkte abge­ar­bei­tet wer­den. Die prä­sen­tier­ten und bear­bei­te­ten Inhalte sind für alle Teil­neh­men­den im von Tim geführ­ten Pro­to­koll im gemein­sa­men One­N­ote-Notiz­buch hin­ter­legt. Die ent­spre­chende One­N­ote-Seite kann nun noch mit ande­ren Kol­le­gen geteilt oder der Inhalt des Pro­to­kolls direkt als E-Mail ver­sen­det wer­den.

Fazit zum effektiven Online-Meeting

Sarah ist mit der Durch­füh­rung des Ter­mins per Skype for Busi­ness hoch zufrie­den. Trotz räum­li­cher Dis­tanz gestal­tete sich die Kom­mu­ni­ka­tion und Zusam­men­ar­beit mit den Pro­jekt­team­mit­glie­dern pro­blem­los. Neben der Video­kom­mu­ni­ka­tion an sich stell­ten sich ins­be­son­dere die Kol­la­bo­ra­ti­ons­funk­tio­nen wie die Bild­schirm­über­tra­gung, das vir­tu­elle Whi­te­board und die Umfrage-Funk­tion als wert­voll für die gemein­same Abstim­mung und Ide­en­ent­wick­lung her­aus. Sarah beschließt, von nun an immer einen Link zu einer Skype-Bespre­chung in rele­vante Ter­min­ein­la­dun­gen ein­zu­fü­gen, damit auch die nicht vor Ort anwe­sen­den Team­mit­glie­der an wich­ti­gen Ter­mi­nen teil­neh­men und sich aktiv betei­li­gen kön­nen.


Der am Bei­spiel illus­trierte Anwen­dungs­fall hat gezeigt, wie Skype for Busi­ness die ver­teile Kom­mu­ni­ka­tion und Abstim­mung im Team deut­lich ver­ein­fa­chen kann. In Kom­bi­na­tion mit ande­ren Lösun­gen aus der Office 365 Pro­dukt­fa­mi­lie erge­ben sich wei­tere Sze­na­rien, um die Zusam­men­ar­beit zu ver­bes­sern.

Sie erhal­ten Skype for Busi­ness als On-Pre­mise Ser­ver Vari­ante oder als Teil der Office 365 Busi­ness und Ent­er­prise-Pläne bzw. als Stan­da­lone-Web­an­wen­dung. Wir bera­ten Sie gern bei der Ein­füh­rung der belieb­ten Uni­fied Com­mu­ni­ca­ti­ons & Col­la­bo­ra­tion Lösun­gen. Spre­chen Sie uns an.

zu Teil 5: Wie Office 365 einen erfolg­rei­chen Sales-Pro­zess unter­stützt
zu Teil 7: Office 365-Admi­nis­tra­tion on the go

 

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