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Teil 6: Effektive Online-Meetings für die verteilte Zusammenarbeit im Team

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Teil 6 der #Office365Journey

Telefon- und Videokonferenzen zäh­len zu den wich­tigs­ten Kommunikationsinstrumenten in Unternehmen. Vor dem Hintergrund von Kosteneinsparungen und Nachhaltigkeitsüberlegungen stel­len sie eine sinn­volle Alternative zu Vor-Ort-Terminen dar, brin­gen sie doch räum­lich ver­teilte Kommunikationspartner schnell und zeit­spa­rend zusam­men. Dabei erge­ben sich ins­be­son­dere für Videokonferenzen zahl­rei­che Vorteile, was die Effektivität und Qualität der Zusammenarbeit angeht.

Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation stellte bereits im Jahr 2013 im Rahmen einer expe­ri­men­tel­len Studie die Nutzung einer inte­grier­ten Kollaborationsplattform mit HD-Video der klas­si­schen Kombination aus Telefon(-konferenz) und E‑Mail gegenüber.

Das Ergebnis:

  • Die Anwender der Videokonferenztechnik zeig­ten auf­grund der natür­li­chen Gesprächssituation eine höhere Motivation und mehr Engagement in der Teamdiskussion.
  • Sie berich­te­ten zudem von einer ent­spann­te­ren Arbeitsatmosphäre und lob­ten die gemein­same Lösungsfindung im Gegensatz zur blo­ßen Aufgabenverteilung per Telefon und E‑Mail.
  • Die Studienherausgeber kom­men zu dem Schluss, dass die Zusammenführung von Video, Ton und gemein­sam bear­bei­te­ten Dokumenten Teamarbeit als ech­ten Gruppenprozess ermög­licht und ins­be­son­dere dann einen Mehrwert schafft, wenn Themen einen ech­ten Austausch oder einer inten­si­ven Diskussion bedürfen.

Skype_for_Business_logoMicrosoft bie­tet mit Skype for Business (ehe­mals Lync) ein mäch­ti­ges und dabei gleich­zei­tig ein­fach zu bedie­nen­des Werkzeug, um im Geschäftsalltag schnell und unkom­pli­ziert Text-Chats sowie Audio- und Videokonferenzen durch­zu­füh­ren. Als Teil von Office 365 ist es direkt in die ver­traute Office-Umgebung ein­ge­bet­tet. Drittanbieter haben zudem die Möglichkeit, den Dienst über ein SDK in eigene mobile Anwendungen in iOS und Android zu integrieren.


Das Online-Meeting in der Praxis

Im fol­gen­den möchte ich anhand einer typi­schen Meeting-Situation dar­stel­len, wie Skype for Business Sie und Ihre Kollegen in der Zusammenarbeit unter­stüt­zen kann.

Die Ausgangssituation

Sarah, Angelika, Klaus und Tim sind damit beauf­tragt wor­den, die Einrichtung einer kürz­lich aus­ge­bau­ten Bürofläche im Gebäude ihres Unternehmens zu pla­nen. Dazu müs­sen Sie u. a. die Anordnung der Möbel bespre­chen und geeig­nete Lieferanten aus­wäh­len. Als Projektleiterin sieht sich Sarah einer kniff­li­gen Situation gegen­über: Angelika und Klaus sind die ganze Woche bei einem Kunden-Workshop vor Ort, wäh­rend Tim sich auf­grund sei­nes erkrank­ten Sohnes der­zeit im Home Office befin­det. Die Zeit drängt, da die Bestellung der Arbeitsgeräte, Möbel und Dekorationselemente bereits Ende des Monats aus­ge­löst wer­den muss, um die Räume schnellst­mög­lich bezie­hen zu kön­nen. Glücklicherweise setzt das Unternehmen auf Office 365 und Sarah kann die Projektteammitglieder unkom­pli­ziert über Skype for Business zusammenbringen.

Organisation und Einladung der Teilnehmer

Um das Online-Meeting ein­zu­rich­ten ver­sen­det Sarah eine Termin-Einladung an alle Teilnehmer bequem aus Outlook her­aus. Statt wie nor­ma­ler­weise einen Besprechungsraum zu buchen, legt sie nun hin­ge­gen eine Skype-Besprechung an.

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Optimale Vorbereitung für das Meeting

Sarah hat im Vorfeld des Termins einige Design-Vorschläge für zweck­mä­ßi­ges Mobiliar ein­ge­holt. Diese möchte sie in der Skype-Session den ande­ren Teilnehmenden vor­stel­len und dis­ku­tie­ren. Um wäh­rend des Termins keine Zeit zu ver­lie­ren, wählt sie sich bereits einige Minuten vor den ande­ren in die Online-Konferenz ein.

Sarah hat nun die Möglichkeit, ein­zelne Dateien als Anlage hin­zu­zu­fü­gen. Hierdurch kann sie wäh­rend des Termins schnell die ent­spre­chen­den Dokumente auf­ru­fen und den Teilnehmern prä­sen­tie­ren. Diese wie­derum kön­nen die Anhänge zusätz­lich her­un­ter­la­den, sofern Sarah sie frei­ge­ge­ben hat.

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Das Meeting kann beginnen

Einwahl der Teilnehmer

Nach und nach wäh­len sich Angelika, Klaus und Tim per Klick in der Termin-Erinnerung in die Web-Konferenz ein, in der Sarah bereits anwe­send ist. Die Teilnahme kann dabei fle­xi­bel vom Smartphone, Tablet oder PC erfolgen.

Ergebnisse pro­to­kol­lie­ren

Tim hat sich bereit erklärt, die Inhalte des Meetings zu pro­to­kol­lie­ren. Dies macht er direkt aus der Anwendung her­aus, indem er das gemein­same OneNote-Notizbuch des Teams aus­wählt. Praktischerweise wer­den die Rahmendaten wie Besprechungsteilnehmer, Datum und Uhrzeit sowie alle der Besprechung hin­zu­ge­füg­ten Dateien auto­ma­tisch in die OneNote-Seite inte­griert, so dass Tim direkt mit dem Protokollieren star­ten kann. Die Notizen wer­den auto­ma­tisch hin­zu­ge­fügt und sind für alle Teilnehmenden direkt abruf­bar. Sarah hätte sogar die Möglichkeit das Meeting als Video auf­zu­zeich­nen, um den kom­plet­ten Gesprächsverlauf im Nachgang an andere Kollegen wei­ter­zu­lei­ten. In die­sem Fall ist das aber nicht notwendig.

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Gemeinsam Ideen entwickeln

Sarah beginnt den Termin mit einer klei­nen Einführung zu den anste­hen­den Aufgaben und eini­gen Grunddaten zu der neuen Bürofläche. Der erste Agenda-Punkt sieht die Besprechung der Anordnung der Büromöbel vor. Um ihre Vorstellungen zu visua­li­sie­ren, grei­fen die Meeting-Teilnehmenden auf das vir­tu­elle Whiteboard zurück. Hier kön­nen sie ihre Ideen mit­hilfe grund­le­gen­der Grafik-Tools gemein­sam skiz­zie­ren und durch Textanmerkungen ergän­zen. Das Ergebnis kann als Grafik gespei­chert oder direkt in das Protokoll im OneNote-Notizbuch ein­ge­bun­den werden.

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Einfaches Präsentieren

Nach der Ideenentwicklung zur grund­sätz­li­chen Raumplanung möchte Sarah dem Projektteam die von ihr recher­chier­ten Design-Vorschläge für das künf­tige Mobiliar vor­stel­len. Dazu öff­net sie die von ihr kurz vor dem Termin hin­zu­ge­fügte PowerPoint-Präsentation und teilt ihren Bildschirm mit den ande­ren. Dabei kann sie den gesam­ten Desktop-Inhalt prä­sen­tie­ren oder ledig­lich ein­zelne Programme.

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Abstimmung wäh­rend des Meetings

Im Anschluss an die Präsentation der Design-Vorschläge soll eine Entscheidung gefällt wer­den, wel­ches Mobiliar für die neue Bürofläche ange­schafft wer­den soll. Sarah erstellt dazu inner­halb weni­ger Klicks eine Kurzumfrage mit den drei ver­schie­de­nen Vorschlägen als Antwortmöglichkeiten. Angelika, Klaus und Tim stim­men direkt für ihren jewei­li­gen Favoriten ab. Das Stimmungsbild ist ein­deu­tig, Vorschlag 1 wird von allen präferiert.

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Nachbereitung des Meetings

Das Meeting war erfolg­reich. Innerhalb der ange­setz­ten Zeit konn­ten alle Agenda-Punkte abge­ar­bei­tet wer­den. Die prä­sen­tier­ten und bear­bei­te­ten Inhalte sind für alle Teilnehmenden im von Tim geführ­ten Protokoll im gemein­sa­men OneNote-Notizbuch hin­ter­legt. Die ent­spre­chende OneNote-Seite kann nun noch mit ande­ren Kollegen geteilt oder der Inhalt des Protokolls direkt als E‑Mail ver­sen­det werden.

Fazit zum effek­ti­ven Online-Meeting

Sarah ist mit der Durchführung des Termins per Skype for Business hoch zufrie­den. Trotz räum­li­cher Distanz gestal­tete sich die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Projektteammitgliedern pro­blem­los. Neben der Videokommunikation an sich stell­ten sich ins­be­son­dere die Kollaborationsfunktionen wie die Bildschirmübertragung, das vir­tu­elle Whiteboard und die Umfrage-Funktion als wert­voll für die gemein­same Abstimmung und Ideenentwicklung her­aus. Sarah beschließt, von nun an immer einen Link zu einer Skype-Besprechung in rele­vante Termineinladungen ein­zu­fü­gen, damit auch die nicht vor Ort anwe­sen­den Teammitglieder an wich­ti­gen Terminen teil­neh­men und sich aktiv betei­li­gen können.


Der am Beispiel illus­trierte Anwendungsfall hat gezeigt, wie Skype for Business die ver­teile Kommunikation und Abstimmung im Team deut­lich ver­ein­fa­chen kann. In Kombination mit ande­ren Lösungen aus der Office 365 Produktfamilie erge­ben sich wei­tere Szenarien, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Sie erhal­ten Skype for Business als On-Premise Server Variante oder als Teil der Office 365 Business und Enterprise-Pläne bzw. als Standalone-Webanwendung. Wir bera­ten Sie gern bei der Einführung der belieb­ten Unified Communications & Collaboration Lösungen. Sprechen Sie uns an.

zu Teil 5: Wie Office 365 einen erfolg­rei­chen Sales-Prozess unterstützt
zu Teil 7: Office 365-Administration on the go

 

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