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Dokumentenmanagement mit Confluence und Office 365

Gestalten Sie Ihr Dokumentenmanagement effektiv mit Confluence und Office 365 und nutzen Sie die Stärken der beiden Systeme, indem Sie sie verbinden.

Confluence ist ein groß­ar­ti­ges Werkzeug, um im Team zusam­men­ar­bei­ten, Wissen zu tei­len und zu doku­men­tie­ren. Und eigent­lich brau­chen wir Confluence-Fans auch fast nichts wei­ter. Aber eben nur fast.

Fast bedeu­tet für mich, dass ich trotz­dem

  • inten­siv mit Tabellen arbeite – sei es für eine Kalkulation oder auch für die Planung.
  • Präsentationen gern pro­fes­sio­nell gestalte – sprich mit allem arbeite, was PowerPoint so kann.
  • Dokumente gestalte, die nach­her als PDF oder gedruckt rich­tig gut aus­se­hen müs­sen.

Bei den oben genann­ten Fällen möchte ich in der Anwendung keine Kompromisse ein­ge­hen und bin des­halb dafür, eher ein Spezialtool zu ver­wen­den. Und Beides schließt sich defi­ni­tiv nicht aus, son­dern kann sich im bes­ten Fall sogar wun­der­bar ergän­zen.

In Confluence erkläre ich bei­spiels­weise auf einer Wiki-Seite, wie eine Datei zu ver­wen­den ist oder beschreibe den Kontext zu einem fach­li­chen Problem. Die Office-Datei ent­hält wie­derum die pas­sende Vorlage oder das Masterdokument. Der Confluence Standard bringt für die Verwaltung von Office-Dateien bereits viele Vorteile mit:

  • Dokumente kön­nen als Anhang an einer Seite ver­wal­tet wer­den
  • Volltextsuche für Dokumentenanhänge
  • Einbinden von Office Dokumenten direkt in Wiki-Seiten
  • Inline-Kommentare auf Office-Dokumenten

Das Alles funk­tio­niert bes­tens, solange die Bearbeitung der Dokumente nicht aus Confluence her­aus orga­ni­siert ist. Denn Confluence an sich ist kein Dokumentenmanagement System im Sinne einer Dateiverwaltung.

Um wich­tige Funktionen eines Dokumentenmanagement Systems auch in  Confluence nut­zen zu kön­nen, müs­sen diese per App ergänzt wer­den:

Cenote Lockpoint – Attachment Checkout

Mit die­ser App kön­nen Dokumente aus der Anhangsübersicht her­aus für die Bearbeitung gesperrt wer­den. So wird ver­hin­dert, dass Änderungen über­schrie­ben wer­den.

GoEdit – Simply edit attach­ments!

Mit die­ser App kön­nen Dateien aus Confluence her­aus in der jewei­li­gen Fachanwendung bear­bei­tet und danach als neue Version zurück in Confluence gespei­chert wer­den.

SharePoint Online Connector for Confluence

Diese App bringt Dokumentenmanagement-Flair für Confluence und ist meine favo­ri­sierte Alternative – immer vor­aus­ge­setzt SharePoint online oder onPremise ist im Hause. Die zu bear­bei­ten­den Dokumente wer­den statt in Confluence nun in einer SharePoint Dokumentenbibliothek ver­wal­tet.

Das bringt fol­gende Vorteile:

  • Dokumentenbibliotheken kön­nen mit Metadaten ange­rei­chert wer­den. Dies erleich­tert die Filterung von Dokumenten z.B. nach bestimm­ten Themen.
  • Dokumentenbibliotheken kön­nen mit Ordnern struk­tu­riert wer­den.
  • Es las­sen sich für Dokumente Haupt- und Nebenversionen ver­wal­ten.
  • Bei Bedarf kön­nen Hauptversionen nur für bestimmte Benutzerberechtigungen sicht­bar gemacht wer­den.
  • Bei Bedarf ist es mög­lich, Einzelberechtigungen auf Ordner oder Dokumente zu set­zen.
  • Eine Bearbeitung der Dokumente direkt in Office Online ist mög­lich – auch mit meh­re­ren Personen.
  • Öffnen von Dokumenten aus SharePoint her­aus auch in der Desktop-Variante von Office – damit kann das Dokument auch off­line bear­bei­tet wer­den.

Wie verbinde ich die Vorteile beider Systeme miteinander?

Mit dem SharePoint Online Connector for Confluence las­sen sich diese Dokumentenbibliotheken nun ent­we­der kom­plett oder auch teil­weise per Makro auf einer Wiki-Seite ein­bin­den.

  • Als kom­plette Bibliothek: Ordnerstrukturen sind in Confluence navi­gier­bar
  • Teilweise – ent­we­der als View oder nur ab einem bestimm­ten Ordner
  • Dokumente kön­nen aus Confluence her­aus in eine SharePoint Bibliothek hoch­ge­la­den wer­den
  • Dokumente kön­nen aus Confluence her­aus in Office bear­bei­tet wer­den – ohne läs­ti­ges download/upload

 

 

Sie wol­len mehr zu Dokumentenmanagement mit Confluence und Office 365 erfah­ren? Sehen Sie sich unsere Webinaraufzeichnung vom 13.8.2019 zu die­sem Thema an.

 

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