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Teil 1: Digitalisierung & Digital Economy – die Veränderung.

Das Thema Digitalisierung und Digital Economy ist mittlerweile so dominierend, dass man es nicht einfach als kurzfristigen Hype wegsortieren kann. Unzählige Studien namhafter Herausgeber befassen sich mit diesem Megatrend aus verschiedenen Perspektiven. Vor diesem Hintergrund möchte ich in diesem Beitrag die Treiber für den Digitalen Arbeitsplatz diskutieren. Und weil dies auch nur der Anfang sein kann, starten wir hiermit mit einer Blogserie rund um die Themen Digital Workplace, Moderne Intranets und die fachlichen/technischen Möglichkeiten hinter Microsoft Office 365. Doch bevor wir uns mit dem Digital Workplace beschäftigen, schauen wir uns die Hintergründe an.

Office365Journey_Digitalisierung_Digital Economy

Das Thema Digitalisierung und Digital Economy ist mittlerweile so dominierend, dass man es nicht einfach als kurzfristigen Hype wegsortieren kann. Unzählige Studien namhafter Herausgeber befassen sich mit diesem Megatrend aus verschiedenen Perspektiven. Vor diesem Hintergrund möchte ich in diesem Beitrag die Treiber für den Digitalen Arbeitsplatz diskutieren. Und weil dies auch nur der Anfang sein kann, starten wir hiermit mit einer Blogserie rund um die Themen Digital Workplace, Moderne Intranets und die fachlichen/technischen Möglichkeiten hinter Microsoft Office 365. Doch bevor wir uns mit dem Digital Workplace beschäftigen, schauen wir uns die  Hintergründe an.

Die Digitalisierung verändert Branchen

In den letzten Jahren – man könnte auch meinen es sind nur Monate – vollzieht sich ein fundamentaler Wandel in der Wirtschaft. In der Musikbranche ändern Streaming-Dienste unser bisheriges Musikkonsumverhalten, sodass die eben etablierten Download-Angebote bereits jetzt schon überholt anmuten. Der ehemalige Weltmarktführer für Farbfilme Kodak wurde durch Digitalkameras und mehr noch durch digitale Apps wie Instagram und Co überholt. Die Taxibranche wird durch mobile Apps wie MyTaxi, wesentlich kundenfreundlicher und ganz nebenbei krempelt Uber gleich die komplette Branche um. Wir sehen solche Entwicklung ebenfalls für den Finanzsektor (FinTech), in der Industrie durch den Wandel in Richtung smarter Fabriken (Industrie 4.0), in der Hotelbranche mit AirBNB, usw. Wir sehen, das die Digitalisierung nicht nur die direkten technischen Entwicklungen, sondern die strategischen, betriebswirtschaftlichen und soziokulturellen Entwicklungen Branche für Branche verändert.

Wir müssen bisherige Verhaltensmuster und Unternehmensphilosophien überdenken

Die Umwelt der Unternehmen verändert sich, sodass neue (digitale) Strategien, Führungsprinzipien (Digital Leadership) und Strukturen entworfen werden müssen. Man kann die aktuellen Umweltveränderungen zusammenfassen, indem das VUCA-Akronym herangezogen wird:
  • Volatilität (V) – die schnellen Marktentwicklungen (Uber, FinTech, etc.) verlangen von Unternehmen, in Optionen zu denken, damit überhaupt eine Möglichkeit besteht, adäquat reagieren zu können.
  • Ungewissheit (U)  – beschreibt die Unternehmenssituationen, in denen man eben keine genauen Vorhersagen machen kann, sodass Interpretationen und Szenarien entwickelt werden müssen, um sich dieser anzunähern.
  • Komplexität (C)  – dieses Phänomen resultiert nicht nur aus den davor genannten Punkten, sondern erklärt sich auch aus dem Zusammenspiel vieler externer Elemente (Kunde, Trends, Entwicklungen, Innovationszyklen, Globalisierung, Stakeholder).
  • Ambivalenz (A) – ist die Widersprüchlichkeit, in der wir immer seltener Ursachen-Wirkungsketten aufstellen können. Experiementieren und aus Fehlern lernen sind hier notwendige Schritte, um sich einer Lösung anzunähern.

Was nützt uns nun diese Betrachtung? Diese Marktveränderungen zwingen uns, andere Strukturen und Kulturen in der Zusammenarbeit und in der Kommunikation einzusetzen. Und dies ist hinreichende Bedingung, wenn wir in diesen Marktsituationen agieren wollen. Petry/Buhse stellen hierfür das VOPA+ Modell auf, welches Elemente einer idealtypischen Unternehmenskultur zusammenfasst. Die Buchstaben stehen für Vernetzung (u.a. Austausch in Communities), Offenheit (u.a. Teilen von Informationen), Partizipation (u.a. gemeinsame Entwicklung von Ergebnissen) und Agilität (u. a. flexibles Vorgehen und Reagieren). Als notwendige Voraussetzung dieser vier Prinzipien wird Vertrauen vorausgesetzt, damit eine vernetzte, offen und agile Unternehmensführung möglich wird.

Digital Workplace Rahmen.png

Der Digital Workplace

In diesen Vorüberlegungen können wir einen Digital Workplace einbetten. E. Freed’s Versuch einer Definition finde ich treffend: „The employee’s digital experience of work“. Erkennbar, dass es aus Mitarbeitersicht um die Gesamtanmutung (One Workplace) geht und weniger um einzelne funktionale Betrachtungen. Aus meiner Erfahrung kristallisiert sich zudem heraus, dass Mitarbeiter eine produktive Plattform für die Zusammenarbeit benötigen, welche flexibel und mobil nutzbar ist, welche bisherige Intranetinformationen vereint und Mitarbeiterservices zum schnellen Erledigen von Prozessen ermöglicht. Ich sehe darüber drei wesentlichen Faktoren für eine zeitgemäße Plattform:

  1. Der Zugriff auf die Plattform muss von überall aus einfach möglich sein. Dazu zählt auch, dass Externe und Partner diese Plattform nutzen können.
  2. Die Mobilität spielt mehr und mehr eine essentielle Rolle und ist damit ein wesentlicher Erfolgs- und Produktivitätsfaktor. Hierbei ist es notwendig zu überlegen, welche Informationen in welchen Situationen mobil bereitgestellt werden müssen, z. B. mobile Konversation, mobile Dokumentenfreigabe und Services.
  3. Die Informationsaggregation ist entscheidend, da wir sonst in der Informationsflut untergehen. Wie werden Suchergebnisse gefiltert und visualisiert, damit Mitarbeiter die Informationen finden, die sie benötigen? Können Informationen zu einem Thema gebündelt werden oder bekomme ich mit, was andere gesucht haben und mich interessieren könnte (sollte)?

Mein Zwischenfazit und worauf Sie sich freuen dürfen

Der Trend der Digitalisierung und die Veränderung der Marktsituationen ist es immer mehr notwendig, sich mit Experten, Partnern und Kollegen übergreifend zu vernetzen, Informationen offen zu teilen und durch agile Methoden und Vorgehensweisen Komplexitäten und Ungewissheit zu reduzieren. Der Digitale Arbeitsplatz unterstützt uns dabei, standortübergreifend zusammenzuarbeiten und transparent zu kommunizieren.

Wenn wir nun von einer zeitgemäßen Plattform sprechen, möchten wir Sie im folgenden auf Microsoft Office 365 aufmerksam machen. Bei der Konzeption eines modernen Digitalen Arbeitsplatzes, welcher den genannten Anforderungen gerecht wird, bedenken immer mehr Unternehmen auch den Weg in die Cloud mit Office 365. Daher möchten wir Sie an unseren Erfahrungen in weiteren Blogbeiträgen unter dem Hashtag #Office365Journey teilhaben lassen. Ich lade Sie ein, uns auf der Reise des Digitalen Arbeitsplatz zu begleiten. Wir werden auf Fragen Antworten geben, u. a. Welche konkreten Anwendungsfälle bildet eigentlich der Digitale Arbeitsplatz aus Mitarbeitersicht ab? Social Intranets mit Office 365 – Wie? Welche Werkzeuge von Office 365 sind für meine Arbeit hilfreich? Wie können Mitarbeiterprozesse „digitaler“ werden? Technik aus der Cloud? – Da habe ich aber Fragen! Lassen Sie sich überraschen, welche Themen in den nächsten Wochen dazu kommen. Ich wünsche Ihnen eine spannende Reise und uns einen guten Austausch!

>> zu Teil 2: Office 365 für Unternehmen – ein Überblick

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