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Dienstreiseverwaltung mit JIRA Software und JIRA Service Desk

DienstreiseJIRA Software wird bei sehr vie­len Unternehmen pri­mär im Kontext von Softwareentwicklungsprojekten ein­ge­setzt – der Produktname legt die Eignung dafür ja auch nahe 😉 In die­sem Blogpost möch­ten wir zei­gen wie JIRA Software (optio­nal auch in Verbindung mit JIRA Service Desk) mit sehr gerin­gem Aufwand auch für andere Unternehmensprozesse wie zum Beispiel die Dienstreiseverwaltung genutzt wer­den kann.

Die Zutaten für Dienstreiseverwaltung in JIRA:

  • JIRA Software
  • Eine Handvoll Benutzerdefinierter Felder
  • Ein geeig­ne­ter Workflow
  • Etwas Konfigurationsaufwand

Das Ergebnis:

  • Transparente Übersichten für Mitarbeiter und Bearbeiter
  • Keine über­höh­ten Kosten für unnö­tig späte Buchungen

Ein Beispiel:

Dienstreisenübersicht als Kanban Board

Auf die­sem Kanban Board wer­den alle anste­hen­den (oder kürz­lich durch­ge­führ­ten) Dienstreisen ange­zeigt. Bei Bedarf sind wei­tere Filter mög­lich um bei­spiels­weise nur Dienstreiseanträge aus einer bestimm­ten Abteilung o.ä. anzu­zei­gen.

Dienstreiseantrag stellenJeder Mitarbeiter erstellt sei­nen Dienstreiseantrag als JIRA Vorgang und muss wesent­li­che Reisedaten ange­ben. Hierbei han­delt es sich um benut­zer­de­fi­nierte Felder in JIRA, die kon­krete Umsetzung kann im Detail natür­lich sowohl von der Bezeichnung, als auch vom Umfang abwei­chen.

Über einen rela­tiv ein­fa­chen Workflow kön­nen nun optio­nal nötige Freigabeschritte hin­ter­legt wer­den. Ebenso wie bei den benut­zer­de­fi­nier­ten Feldern besteht die Hauptaufgabe eher darin, die kon­kret benö­tig­ten Schritte zu defi­nie­ren. Sobald alle benö­tig­ten Metadaten erfasst sind bie­tet JIRA Software neben den Übersichten (z.B. dem bereits gezeig­ten Kanban Board) Dienstreise priorisierenauch einige sehr hilf­rei­che Filtermöglichkeiten. So kann z.B. auf einen Blick erkannt wer­den, wel­che Dienstreisen bald anste­hen und somit am bes­ten als ers­tes bear­bei­tet wer­den soll­ten. Ebenso ist für den Dienstreisenden Kollegen sofort ersicht­lich wie der aktu­elle Stand sei­ner Buchung ist.

Und JIRA Service Desk?

Sofern JIRA Service Desk im Einsatz ist kann die Erstellung der Dienstreiseanträge für die Kollegen wesent­lich ele­gan­ter und auch optisch anspre­chen­der gestal­tet wer­den. JIRA Software sieht an vie­len Stellen eben doch nach einem Werkzeug für Softwareentwicklungsteams aus und nicht jeder Endanwender wird sich damit gut zurecht­fin­den. JIRA Service Desk ver­ein­facht sowohl die Erstellung, als auch die Nachverfolgung der Anträge  deut­lich wie die bei­den fol­gen­den Grafiken zei­gen:

 

Meine Dienstreisen blank

Ausblick

Das war ja eigent­lich gar nicht so schwer, oder? Dieser doch recht rudi­men­täre Prozess könnte nun z.B. wie folgt erwei­tert wer­den:

  • Dienstreiseabrechnung (ein­schließ­lich der Erfassung der Belege) abbil­den
  • Folgende Add-ons könn­ten durch­aus hilf­reich sein:

Bei der Implementierung die­ses und auch ande­rer Prozesse unter­stüt­zen wie Sie gern. Gerne bera­ten wir Sie auch indi­vi­du­ell zu Atlassian Lizenzen. Sprechen Sie uns an!

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