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Confluence 6.13 - DSGVO Maßnahmen und mehr

Atlassian hat ein neues Release für Confluence angekündigt, das Anfang 2019 freigeschalten wird. Somit können Unternehmen das Upgrade bis zur Veröffentlichung planen. Hier die Neuerungen auf einen Blick:

Confluence ausführen mit AdoptOpenJDK 8

Nur noch im Januar wird man öffent­li­che Updates für Oracle JDK 8 erhal­ten. Danach wer­den aus­schließ­lich Oracle-Vertragskunden für Updates berech­tigt sein.

Daher ist es mög­lich, Confluence 6.13 mit AdoptOpenJDK 8 aus­zu­füh­ren. Vorteile: Das Tool ist kos­ten­los und es wer­den regel­mä­ßige Sicherheits-Updates  zur Verfügung gestellt (kos­ten­pflich­tige Supports sind zusätz­lich mög­lich und wer­den bspw. von IBM ange­bo­ten).

Weiterhin ist der Support von Java 11 in einem zukünf­ti­gen Release geplant.

DSGVO Maßnahmen

DSGVO ist in aller Munde. Daher gibt es ein paar nütz­li­che Neuerungen – auch für Unternehmen außer­halb der EU, wel­che die­ser Verordnung nicht unter­lie­gen:

Accounts löschen

Wenn Confluence auf das Directory Zugriff hat, ist der Vorgang ziem­lich ein­fach: User Management öff­nen, User suchen und löschen.

Wenn der Zugriff fehlt oder wenn die User in meh­re­ren Directories exis­tie­ren, ist ein Zwischenschritt not­wen­dig: User von allen exter­nen Directories tren­nen, Tab Unsynced from Directory öff­nen und User ent­fer­nen

unsynced from directory Confluence 6.13

Beim Löschen wer­den

  • der Account, das Profilbild sowie per­sön­li­che Informationen ent­fernt
  • Name und Nutzername durch einen Alias ersetzt
  • alle erstell­ten Inhalte und Erwähnungen die­ses Nutzers neu inde­xiert, sodass der Name in Suchergebnissen nicht mehr auf­taucht

Löschen vs. Deaktivieren

Das Deaktivieren eines Accounts ist sinn­voll, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen ver­lässt oder kei­nen Zugang mehr zu Confluence benö­tigt. Erstellter Content kann die­sen Personen dann immer noch zuge­ord­net und der Account kann schnell wie­der reak­ti­viert wer­den.

Content anonymisieren

Beim Löschen eines Accounts wer­den weder Seiten, Kommentare oder ande­rer Confluence Content wie der per­sön­li­che Bereich ent­fernt, da hier unter­neh­mens­ei­gene Informationen lie­gen kön­nen.

Der Name des gelösch­ten Accounts wird auf Seiten, Änderungshistorien, @mentions und Makros durch einen Alias wie user-12345 ersetzt. Der Nutzername wird durch einen User Key ersetzt.

Der Alias-Name bleibt dabei erhal­ten. Dadurch kann man erken­nen, dass Seiten und Kommentare von der­sel­ben Person erstellt wur­den, die Person lässt sich aller­dings nicht iden­ti­fi­zie­ren.

deleted user alias Confluence 6.13
User Anonymizer App for Confluence and Jira

Ein hilf­rei­che App im Zusammenhang mit den DSGVO-Richtlinien ist auch unser User Anonymizer for Confluence (GDPR):

  • Findet und anony­mi­siert alle per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten des Users in Spaces, Pages, Likes, Kommentaren, Erwähnungen etc.
  • Anonymisierung fin­det im Hintergrund statt – ohne die Seitenhistorie zu beein­flus­sen oder Benachrichtigungen über Aktualisierungen an Beobachter zu sen­den
  • inkl. Sandbox Mode, um Konfigurationen vor dem Aktivieren einer Anonymisierung zu tes­ten

» Zum Marketplace

Verbesserungen beim Exportieren von PDFs

Wer oft Confluence Content als PDF expor­tiert, wird die Änderungen des aktu­el­len Releases lie­ben:

  • Tabellen ent­spre­chen jetzt dem erstell­ten Pendant in Confluence (sie fül­len nun nicht mehr die gesamte Blattbreite aus und auch die Spalten haben keine glei­chen Breiten)
  • Überschriften sind aktua­li­siert und habe alle eine kon­sis­tente Größe
  • Recently worked onsta­tus und tip macros haben nun ein ein­heit­li­che­res Erscheinungsbild
  • jede Confluence Page beginnt auf einer neuen PDF-Seite
  • Zeilen lan­ger Wörter wer­den nun kor­rekt umge­bro­chen

Umzug in die Cloud

Für einen ein­fa­che­ren Umzug in die Atlassian Cloud steht der Cloud Migration Assistant for Confluence mit fol­gen­den Funktionen zur Verfügung:

Spaces migrieren

Der Migration Assistant hilft beim Analysieren von Inhalten, der Umzug von Spaces in die neue Cloud site kann zudem geplant wer­den. Die Auswahl der Spaces und der Umzugszeitpunkt obliegt ganz Ihnen. Der Migrationsprozess kann dabei in Echtzeit über­wacht wer­den.

Migration Assistant Select Spaces Confluence 6.13

Sicherer Datentransfer

Änderungen in der Firewall sind nicht not­wen­dig – es ist nur wich­tig, aus­ge­hen­den Datenverkehr von Ihrem Server zu migrations.atlassian.com-Service und der neuen Cloud site zuzu­las­sen.

Der Migration Assistant über­trägt nur Spaces, daher ist es rat­sam, die Cloud site zuerst mit den Usern zu befül­len, sodass die User naht­los mit dem bereits erstell­ten Content ver­knüpft wer­den.

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