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Teil 5: Aus der Praxis – Wie Office 365 einen erfolgreichen Sales-Prozess unterstützt

Kennen Sie Herrn Müller? Herr Müller ist Vertriebsmitarbeiter. Erfolgreich und zielorientiert geht er seine Aufgaben an. Immer steht der Kunde für ihn im Mittelpunkt. Dass er dabei - als Speerspitze des Unternehmens - aber immer nur so erfolgreich sein kann, wie es die Zusammenarbeit mit seinen Kollegen und die gelungene Integration von Prozessen erlaubt, ist allen bewusst. Zum Glück für Herrn Müller, denn genau aus diesem Grund setzt seine Firma seit einiger Zeit auf die Nutzung von Office 365 als zentrale Plattform, unter anderem auch zur Unterstützung des Vertriebsprozesses.

Kennen Sie Herrn Müller? Herr Müller ist Vertriebsmitarbeiter. Erfolgreich und ziel­ori­en­tiert geht er seine Aufgaben an. Immer steht der Kunde für ihn im Mittelpunkt. Dass er dabei – als Speerspitze des Unternehmens – aber immer nur so erfolg­reich sein kann, wie es die Zusammenarbeit mit sei­nen Kollegen und die gelun­gene Integration von Prozessen erlaubt, ist allen bewusst. Zum Glück für Herrn Müller, denn genau aus die­sem Grund setzt seine Firma seit eini­ger Zeit auf die Nutzung von Office 365 als zen­trale Plattform, unter ande­rem auch zur Unterstützung des Vertriebsprozesses.

Wie Herrn Müller das hilft, im täglichen Business erfolgreich zu sein? Ein Beispiel:

Schon sehr lange arbei­tet Herr Müller daran, einen neuen Großauftrag bei der Firma Morgenwieder AG zu gewin­nen. Zähe Verhandlungen, gute Angebote des Wettbewerbs, viele Anpassungen der Leistungsinhalte. Der Auftrag schien in wei­ter Ferne. Doch plötz­lich pas­siert es …

Morgens um 9 Uhr erhält er die Information, dass die Morgenwieder AG bestel­len möchte, wenn… ja, wenn sie kurz­fris­tig eine letzte Aktualisierung und Anpassung des Angebots bekommt. Was sich ein­fach anhört, hat große Auswirkungen auf das Team, das an die­sem Prozess betei­ligt ist.

Für die neue Kalkulation sowie die Personalplanung benö­tigt er Input von sei­nen Kollegen. Und dann fehlt noch die Freigabe von Herrn Berger, sei­nem Vertriebsleiter. Letzteres ist das kleinste Problem…wäre die­ser an dem Tag nicht auf einer Konferenz im Ausland. Aber dazu spä­ter mehr.

Glücklicherweise hat Frau Sonnenfroh, die den Kunden im lau­fen­den Projekt vor Ort betreut, noch am glei­chen Vormittag die Angebotsanfrage bereits in ihrem Activity Stream (Yammer) gese­hen – auf­grund ihrer Zuordnung zum ent­spre­chen­den Account-Team. So konnte sie schnell reagie­ren und mit ihren Kommentaren deut­lich machen, wel­che erfolgs­kri­ti­schen Faktoren berück­sich­tigt wer­den müs­sen:

  • Einsatz und früh­zei­tige Planung der rich­ti­gen Mitarbeiter
  • Projektstart fle­xi­bel hal­ten

Wie geht Hr. Müller nun damit um? Der Einsatz von Office 365:

Die Anforderung, die Kosten und Aufwände aktua­li­sie­ren und neu kal­ku­lie­ren zu müs­sen, hat sein Kollege bereits sei­nem Activity Stream ent­nom­men und sich nach einer kur­zen Chat-Abstimmung im fir­men­wei­ten Kommunikationswerkzeug (Skype for Business) sehr prag­ma­tisch an die Arbeit gemacht. Durch die nütz­li­che Versionskontrolle in der Dokumentenablage (SharePoint Online) hat er sofort die aktu­elle Version der Kalkulation zur Hand und kann mit den Anpassungen begin­nen. Das Ergebnis, als Basis für die wei­tere Bearbeitung, hat er bereits am Mittag im ent­spre­chen­den Projektraum (SharePoint Online) abge­legt. Ein Problem weni­ger.

Office 365 Vertriebsportal_Dokumente
Office 365 Dokumentenbibliothek im Vertriebsportal

Nun muss Herr Müller "nur" noch schauen, wie er den fle­xi­blen Projektstart sowie den Einsatz der rich­ti­gen Mitarbeiter und damit die ent­schei­den­den Faktoren im Angebotsprozess sicher­stel­len kann. Hierfür muss er sich am Nachmittag mit Herrn Förster, dem Leiter der Fachabteilung, abstim­men und mit ihm lösungs­ori­en­tiert an der aktu­el­len Herausforderung arbei­ten. Kurzerhand nutzt er auch hier­für die Möglichkeiten, die ihm Office 365 bie­tet und ruft Herrn Förster mit der Unified Communications Lösung an (Skype for Business). Hier kann er sehr ein­fach sei­nen Desktop tei­len, die Situation erklä­ren und mit der Möglichkeit der gleich­zei­ti­gen Bearbeitung des Dokuments das Angebot gemein­sam mit Herrn Förster fina­li­sie­ren. Beiden ist dabei bewusst, dass es eine ähn­li­che Kundensituation schon ein­mal gege­ben hat. Ohne Umschweife nut­zen Sie dafür Delve, was ihnen ähn­li­che Dokumente, pas­send zum aktu­el­len Angebot, vor­schlägt – die Finalisierung des Angebots ist damit mit weni­gen Mausklicks und kur­zen Anpassungen erle­digt.

Aber war da nicht noch das Problem mit der Freigabe von Herrn Berger, der an dem Tag nicht im Büro ist? Auch hier­für gibt es mit Office 365 eine effi­zi­ente Lösung:

Das CRM-System benach­rich­tigt Herrn Berger über den defi­nier­ten Workflow auto­ma­tisch, dass er das Angebot prü­fen und frei­ge­ben soll. Das ist ihm auch auf der Konferenz mög­lich, da er mit sei­nem Tablet auch die Office Web Apps bzw. Office Online nut­zen kann, um im Angebot einige Details anzu­pas­sen und es dann – kurz vor dem Feierabend von Hr. Müller – frei­zu­ge­ben.

Im Ergebnis kann Herr Müller das Angebot zum Ende sei­nes Arbeitstages nicht nur frist­ge­recht, son­dern auch mit den erfolgs­kri­ti­schen Faktoren ver­sen­den.

Ob das der Wettbewerb ebenso schnell und effi­zi­ent hin­be­kommt?

Das ist unge­wiss, denn wie leicht hät­ten die ein­zel­nen Schritte inner­halb des Prozesses ver­spä­tet, feh­ler­haft oder mit sehr hohem Aufwand ablau­fen kön­nen.

  • Man stelle sich nur vor, dass Frau Sonnenfroh vor Ort gar nichts von der Angebotsanfrage mit­be­kom­men hätte, somit auch keine ent­schei­den­den Hinweise hätte geben und den Verlauf nicht hätte beein­flus­sen kön­nen.
  • Oder dass Herr Berger nicht die Möglichkeiten einer mobi­len und inte­grier­ten Nutzung der Arbeitsumgebung auf dem Smartphone oder Tablet gehabt hätte.
  • Im ärger­lichs­ten Fall sind die tech­ni­schen Möglichkeiten in einem Unternehmen sogar vor­han­den , wer­den aber nicht genutzt, weil die Vorteile und Möglichkeiten unter den Benutzern nicht bekannt sind oder die tech­ni­schen, fach­li­chen und orga­ni­sa­to­ri­schen Voraussetzungen nicht geschaf­fen wur­den.
  • Ebenso könnte man sich vor­stel­len, dass auf­grund einer "ange­staub­ten" Firmenphilosophie, die Nutzung solch fan­tas­ti­scher Möglichkeiten über­haupt nicht erwünscht ist, die beschrie­ben Potenziale unge­nutzt ver­strei­chen und so die Entwicklung eines Unternehmens aktiv behin­dern.

Aber wer will das schon? Herr Müller sicher nicht!


Autoren des Beitrags

Harry Keller Michael Köhr
Harry Keller
Sales Manager
Communardo Software GmbH
Michael Köhr
Sales Manager
Communardo Software GmbH

Wenn Sie mehr über Office 365 und die Potentiale für Ihr Unternehmen erfah­ren möch­ten, spre­chen Sie uns gern an.

 

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