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Teil 5: Aus der Praxis – Wie Office 365 einen erfolgreichen Sales-Prozess unterstützt

Kennen Sie Herrn Müller? Herr Müller ist Vertriebsmitarbeiter. Erfolgreich und zielorientiert geht er seine Aufgaben an. Immer steht der Kunde für ihn im Mittelpunkt. Dass er dabei - als Speerspitze des Unternehmens - aber immer nur so erfolgreich sein kann, wie es die Zusammenarbeit mit seinen Kollegen und die gelungene Integration von Prozessen erlaubt, ist allen bewusst. Zum Glück für Herrn Müller, denn genau aus diesem Grund setzt seine Firma seit einiger Zeit auf die Nutzung von Office 365 als zentrale Plattform, unter anderem auch zur Unterstützung des Vertriebsprozesses.

Kennen Sie Herrn Müller? Herr Müller ist Vertriebsmitarbeiter. Erfolgreich und zielorientiert geht er seine Aufgaben an. Immer steht der Kunde für ihn im Mittelpunkt. Dass er dabei – als Speerspitze des Unternehmens – aber immer nur so erfolgreich sein kann, wie es die Zusammenarbeit mit seinen Kollegen und die gelungene Integration von Prozessen erlaubt, ist allen bewusst. Zum Glück für Herrn Müller, denn genau aus diesem Grund setzt seine Firma seit einiger Zeit auf die Nutzung von Office 365 als zentrale Plattform, unter anderem auch zur Unterstützung des Vertriebsprozesses.

Wie Herrn Müller das hilft, im täglichen Business erfolgreich zu sein? Ein Beispiel:

Schon sehr lange arbeitet Herr Müller daran, einen neuen Großauftrag bei der Firma Morgenwieder AG zu gewinnen. Zähe Verhandlungen, gute Angebote des Wettbewerbs, viele Anpassungen der Leistungsinhalte. Der Auftrag schien in weiter Ferne. Doch plötzlich passiert es …

Morgens um 9 Uhr erhält er die Information, dass die Morgenwieder AG bestellen möchte, wenn… ja, wenn sie kurzfristig eine letzte Aktualisierung und Anpassung des Angebots bekommt. Was sich einfach anhört, hat große Auswirkungen auf das Team, das an diesem Prozess beteiligt ist.

Für die neue Kalkulation sowie die Personalplanung benötigt er Input von seinen Kollegen. Und dann fehlt noch die Freigabe von Herrn Berger, seinem Vertriebsleiter. Letzteres ist das kleinste Problem…wäre dieser an dem Tag nicht auf einer Konferenz im Ausland. Aber dazu später mehr.

Glücklicherweise hat Frau Sonnenfroh, die den Kunden im laufenden Projekt vor Ort betreut, noch am gleichen Vormittag die Angebotsanfrage bereits in ihrem Activity Stream (Yammer) gesehen – aufgrund ihrer Zuordnung zum entsprechenden Account-Team. So konnte sie schnell reagieren und mit ihren Kommentaren deutlich machen, welche erfolgskritischen Faktoren berücksichtigt werden müssen:

  • Einsatz und frühzeitige Planung der richtigen Mitarbeiter
  • Projektstart flexibel halten

Wie geht Hr. Müller nun damit um? Der Einsatz von Office 365:

Die Anforderung, die Kosten und Aufwände aktualisieren und neu kalkulieren zu müssen, hat sein Kollege bereits seinem Activity Stream entnommen und sich nach einer kurzen Chat-Abstimmung im firmenweiten Kommunikationswerkzeug (Skype for Business) sehr pragmatisch an die Arbeit gemacht. Durch die nützliche Versionskontrolle in der Dokumentenablage (SharePoint Online) hat er sofort die aktuelle Version der Kalkulation zur Hand und kann mit den Anpassungen beginnen. Das Ergebnis, als Basis für die weitere Bearbeitung, hat er bereits am Mittag im entsprechenden Projektraum (SharePoint Online) abgelegt. Ein Problem weniger.

Office 365 Vertriebsportal_Dokumente
Office 365 Dokumentenbibliothek im Vertriebsportal

Nun muss Herr Müller „nur“ noch schauen, wie er den flexiblen Projektstart sowie den Einsatz der richtigen Mitarbeiter und damit die entscheidenden Faktoren im Angebotsprozess sicherstellen kann. Hierfür muss er sich am Nachmittag mit Herrn Förster, dem Leiter der Fachabteilung, abstimmen und mit ihm lösungsorientiert an der aktuellen Herausforderung arbeiten. Kurzerhand nutzt er auch hierfür die Möglichkeiten, die ihm Office 365 bietet und ruft Herrn Förster mit der Unified Communications Lösung an (Skype for Business). Hier kann er sehr einfach seinen Desktop teilen, die Situation erklären und mit der Möglichkeit der gleichzeitigen Bearbeitung des Dokuments das Angebot gemeinsam mit Herrn Förster finalisieren. Beiden ist dabei bewusst, dass es eine ähnliche Kundensituation schon einmal gegeben hat. Ohne Umschweife nutzen Sie dafür Delve, was ihnen ähnliche Dokumente, passend zum aktuellen Angebot, vorschlägt – die Finalisierung des Angebots ist damit mit wenigen Mausklicks und kurzen Anpassungen erledigt.

Aber war da nicht noch das Problem mit der Freigabe von Herrn Berger, der an dem Tag nicht im Büro ist? Auch hierfür gibt es mit Office 365 eine effiziente Lösung:

Das CRM-System benachrichtigt Herrn Berger über den definierten Workflow automatisch, dass er das Angebot prüfen und freigeben soll. Das ist ihm auch auf der Konferenz möglich, da er mit seinem Tablet auch die Office Web Apps bzw. Office Online nutzen kann, um im Angebot einige Details anzupassen und es dann – kurz vor dem Feierabend von Hr. Müller – freizugeben.

Im Ergebnis kann Herr Müller das Angebot zum Ende seines Arbeitstages nicht nur fristgerecht, sondern auch mit den erfolgskritischen Faktoren versenden.

Ob das der Wettbewerb ebenso schnell und effizient hinbekommt?

Das ist ungewiss, denn wie leicht hätten die einzelnen Schritte innerhalb des Prozesses verspätet, fehlerhaft oder mit sehr hohem Aufwand ablaufen können.

  • Man stelle sich nur vor, dass Frau Sonnenfroh vor Ort gar nichts von der Angebotsanfrage mitbekommen hätte, somit auch keine entscheidenden Hinweise hätte geben und den Verlauf nicht hätte beeinflussen können.
  • Oder dass Herr Berger nicht die Möglichkeiten einer mobilen und integrierten Nutzung der Arbeitsumgebung auf dem Smartphone oder Tablet gehabt hätte.
  • Im ärgerlichsten Fall sind die technischen Möglichkeiten in einem Unternehmen sogar vorhanden , werden aber nicht genutzt, weil die Vorteile und Möglichkeiten unter den Benutzern nicht bekannt sind oder die technischen, fachlichen und organisatorischen Voraussetzungen nicht geschaffen wurden.
  • Ebenso könnte man sich vorstellen, dass aufgrund einer „angestaubten“ Firmenphilosophie, die Nutzung solch fantastischer Möglichkeiten überhaupt nicht erwünscht ist, die beschrieben Potenziale ungenutzt verstreichen und so die Entwicklung eines Unternehmens aktiv behindern.

Aber wer will das schon? Herr Müller sicher nicht!


Autoren des Beitrags

Harry Keller Michael Köhr
Harry Keller
Sales Manager
Communardo Software GmbH
Michael Köhr
Sales Manager
Communardo Software GmbH

Wenn Sie mehr über Office 365 und die Potentiale für Ihr Unternehmen erfahren möchten, sprechen Sie uns gern an.

 

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