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Teil 5: Aus der Praxis – Wie Office 365 einen erfolgreichen Sales-Prozess unterstützt

Kennen Sie Herrn Müller? Herr Müller ist Vertriebsmitarbeiter. Erfolgreich und zielorientiert geht er seine Aufgaben an. Immer steht der Kunde für ihn im Mittelpunkt. Dass er dabei - als Speerspitze des Unternehmens - aber immer nur so erfolgreich sein kann, wie es die Zusammenarbeit mit seinen Kollegen und die gelungene Integration von Prozessen erlaubt, ist allen bewusst. Zum Glück für Herrn Müller, denn genau aus diesem Grund setzt seine Firma seit einiger Zeit auf die Nutzung von Office 365 als zentrale Plattform, unter anderem auch zur Unterstützung des Vertriebsprozesses.

Ken­nen Sie Herrn Mül­ler? Herr Mül­ler ist Ver­triebs­mit­ar­bei­ter. Erfolg­reich und ziel­ori­en­tiert geht er seine Auf­ga­ben an. Immer steht der Kunde für ihn im Mit­tel­punkt. Dass er dabei – als Speer­spitze des Unter­neh­mens – aber immer nur so erfolg­reich sein kann, wie es die Zusam­men­ar­beit mit sei­nen Kol­le­gen und die gelun­gene Inte­gra­tion von Pro­zes­sen erlaubt, ist allen bewusst. Zum Glück für Herrn Mül­ler, denn genau aus die­sem Grund setzt seine Firma seit eini­ger Zeit auf die Nut­zung von Office 365 als zen­trale Platt­form, unter ande­rem auch zur Unter­stüt­zung des Ver­triebs­pro­zes­ses.

Wie Herrn Müller das hilft, im täglichen Business erfolgreich zu sein? Ein Beispiel:

Schon sehr lange arbei­tet Herr Mül­ler daran, einen neuen Groß­auf­trag bei der Firma Mor­gen­wie­der AG zu gewin­nen. Zähe Ver­hand­lun­gen, gute Ange­bote des Wett­be­werbs, viele Anpas­sun­gen der Leis­tungs­in­halte. Der Auf­trag schien in wei­ter Ferne. Doch plötz­lich pas­siert es …

Mor­gens um 9 Uhr erhält er die Infor­ma­tion, dass die Mor­gen­wie­der AG bestel­len möchte, wenn… ja, wenn sie kurz­fris­tig eine letzte Aktua­li­sie­rung und Anpas­sung des Ange­bots bekommt. Was sich ein­fach anhört, hat große Aus­wir­kun­gen auf das Team, das an die­sem Pro­zess betei­ligt ist.

Für die neue Kal­ku­la­tion sowie die Per­so­nal­pla­nung benö­tigt er Input von sei­nen Kol­le­gen. Und dann fehlt noch die Frei­gabe von Herrn Ber­ger, sei­nem Ver­triebs­lei­ter. Letz­te­res ist das klein­ste Problem…wäre die­ser an dem Tag nicht auf einer Kon­fe­renz im Aus­land. Aber dazu spä­ter mehr.

Glück­li­cher­weise hat Frau Son­nen­froh, die den Kun­den im lau­fen­den Pro­jekt vor Ort betreut, noch am glei­chen Vor­mit­tag die Ange­bots­an­frage bereits in ihrem Activity Stream (Yam­mer) gese­hen – auf­grund ihrer Zuord­nung zum ent­spre­chen­den Account-Team. So konnte sie schnell reagie­ren und mit ihren Kom­men­ta­ren deut­lich machen, wel­che erfolgs­kri­ti­schen Fak­to­ren berück­sich­tigt wer­den müs­sen:

  • Ein­satz und früh­zei­tige Pla­nung der rich­ti­gen Mit­ar­bei­ter
  • Pro­jekt­start fle­xi­bel hal­ten

Wie geht Hr. Müller nun damit um? Der Einsatz von Office 365:

Die Anfor­de­rung, die Kos­ten und Auf­wände aktua­li­sie­ren und neu kal­ku­lie­ren zu müs­sen, hat sein Kol­lege bereits sei­nem Activity Stream ent­nom­men und sich nach einer kur­zen Chat-Abstim­mung im fir­men­wei­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­werk­zeug (Skype for Busi­ness) sehr prag­ma­ti­sch an die Arbeit gemacht. Durch die nütz­li­che Ver­si­ons­kon­trolle in der Doku­men­ten­ab­lage (Sha­re­Point Online) hat er sofort die aktu­elle Ver­sion der Kal­ku­la­tion zur Hand und kann mit den Anpas­sun­gen begin­nen. Das Ergeb­nis, als Basis für die wei­tere Bear­bei­tung, hat er bereits am Mit­tag im ent­spre­chen­den Pro­jekt­raum (Sha­re­Point Online) abge­legt. Ein Pro­blem weni­ger.

Office 365 Vertriebsportal_Dokumente
Office 365 Doku­men­ten­bi­blio­thek im Ver­triebs­por­tal

Nun muss Herr Mül­ler “nur” noch schauen, wie er den fle­xi­blen Pro­jekt­start sowie den Ein­satz der rich­ti­gen Mit­ar­bei­ter und damit die ent­schei­den­den Fak­to­ren im Ange­bots­pro­zess sicher­stel­len kann. Hier­für muss er sich am Nach­mit­tag mit Herrn Förs­ter, dem Lei­ter der Fach­ab­tei­lung, abstim­men und mit ihm lösungs­ori­en­tiert an der aktu­el­len Her­aus­for­de­rung arbei­ten. Kur­zer­hand nutzt er auch hier­für die Mög­lich­kei­ten, die ihm Office 365 bie­tet und ruft Herrn Förs­ter mit der Uni­fied Com­mu­ni­ca­ti­ons Lösung an (Skype for Busi­ness). Hier kann er sehr ein­fach sei­nen Desk­top tei­len, die Situa­tion erklä­ren und mit der Mög­lich­keit der gleich­zei­ti­gen Bear­bei­tung des Doku­ments das Ange­bot gemein­sam mit Herrn Förs­ter fina­li­sie­ren. Bei­den ist dabei bewusst, dass es eine ähn­li­che Kun­den­si­tua­tion schon ein­mal gege­ben hat. Ohne Umschweife nut­zen Sie dafür Delve, was ihnen ähn­li­che Doku­mente, pas­send zum aktu­el­len Ange­bot, vor­schlägt – die Fina­li­sie­rung des Ange­bots ist damit mit weni­gen Maus­klicks und kur­zen Anpas­sun­gen erle­digt.

Aber war da nicht noch das Pro­blem mit der Frei­gabe von Herrn Ber­ger, der an dem Tag nicht im Büro ist? Auch hier­für gibt es mit Office 365 eine effi­zi­ente Lösung:

Das CRM-Sys­tem benach­rich­tigt Herrn Ber­ger über den defi­nier­ten Work­flow auto­ma­ti­sch, dass er das Ange­bot prü­fen und frei­ge­ben soll. Das ist ihm auch auf der Kon­fe­renz mög­lich, da er mit sei­nem Tablet auch die Office Web Apps bzw. Office Online nut­zen kann, um im Ange­bot einige Details anzu­pas­sen und es dann – kurz vor dem Fei­er­abend von Hr. Mül­ler – frei­zu­ge­ben.

Im Ergeb­nis kann Herr Mül­ler das Ange­bot zum Ende sei­nes Arbeits­ta­ges nicht nur frist­ge­recht, son­dern auch mit den erfolgs­kri­ti­schen Fak­to­ren ver­sen­den.

Ob das der Wett­be­werb ebenso schnell und effi­zi­ent hin­be­kommt?

Das ist unge­wiss, denn wie leicht hät­ten die ein­zel­nen Schritte inner­halb des Pro­zes­ses ver­spä­tet, feh­ler­haft oder mit sehr hohem Auf­wand ablau­fen kön­nen.

  • Man stelle sich nur vor, dass Frau Son­nen­froh vor Ort gar nichts von der Ange­bots­an­frage mit­be­kom­men hätte, somit auch keine ent­schei­den­den Hin­weise hätte geben und den Ver­lauf nicht hätte beein­flus­sen kön­nen.
  • Oder dass Herr Ber­ger nicht die Mög­lich­kei­ten einer mobi­len und inte­grier­ten Nut­zung der Arbeits­um­ge­bung auf dem Smart­phone oder Tablet gehabt hätte.
  • Im ärger­lichs­ten Fall sind die tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten in einem Unter­neh­men sogar vor­han­den , wer­den aber nicht genutzt, weil die Vor­teile und Mög­lich­kei­ten unter den Benut­zern nicht bekannt sind oder die tech­ni­schen, fach­li­chen und orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­aus­set­zun­gen nicht geschaf­fen wur­den.
  • Ebenso könnte man sich vor­stel­len, dass auf­grund einer “ange­staub­ten” Fir­men­phi­lo­so­phie, die Nut­zung solch fan­tas­ti­scher Mög­lich­kei­ten über­haupt nicht erwünscht ist, die beschrie­ben Poten­ziale unge­nutzt ver­strei­chen und so die Ent­wick­lung eines Unter­neh­mens aktiv behin­dern.

Aber wer will das schon? Herr Mül­ler sicher nicht!


Autoren des Beitrags

Harry Keller Michael Köhr
Harry Kel­ler
Sales Mana­ger
Communardo Soft­ware GmbH
Michael Köhr
Sales Mana­ger
Communardo Soft­ware GmbH

Wenn Sie mehr über Office 365 und die Poten­tiale für Ihr Unter­neh­men erfah­ren möch­ten,

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