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App-Silos und die Realität von Produktivität am digitalen Arbeitsplatz

Der Einsatz mehrerer Apps gleichzeitig führt häufig zu App-Silos. Lernen Sie, wie Sie solche Silos abbauen und damit die Produktivität Ihrer Teams steigern.

Die starke Ausbreitung von Unternehmensplattformen wie Office 365 oder des Ökosystems von Atlassian ver­setzt Unternehmen in die Lage Innovationsvorhaben zu beschleu­ni­gen.

Heute tei­len Teams Wissen mit Hilfe von SharePoint, kom­mu­ni­zie­ren via Slack und orga­ni­sie­ren Projekte mit Jira, sodass es scheint, als hät­ten alle genau die rich­ti­gen Lösungen genau dort, wo sie gebraucht wer­den.

Die vor­han­dene Bandbreite an digi­ta­len Lösungen wird dabei jeweils ein­ge­setzt, um spe­zi­fi­sche Probleme zu lösen. Bei genaue­rer Betrachtung fällt jedoch auf, dass eine sol­che Silobildung  häu­fig die Produktivität und Kollaboration ein­schrän­ken.

Wussten Sie, dass 56% aller Mitarbeiter die Suche nach Informationen in meh­re­ren Anwendungen als stö­rend emp­fin­den? Wenn Apps iso­liert genutzt wer­den, erzeugt dies Informationsbarrieren. Somit kom­men Ihre Teams nicht in den Genuss der eigent­lich ange­dach­ten Lösung.

 

Was sind App-Silos?

Vermutlich sind Sie ver­traut mit dem Begriff Arbeitsplatzsilos, wel­cher Abteilungen und Teams in Organisationen beschreibt, die iso­liert von­ein­an­der arbei­ten. Diese Art von Silos erschwert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch inner­halb der Organisation.

App-Silos  beschrei­ben einen ähn­li­chen Effekt, da der Einsatz unter­schied­li­cher Apps die Kollaborationsmöglichkeiten ein­schränkt. Unterschiedliche Anwendungen erfül­len unter­schied­li­che Funktionen. Während OneDrive bei­spiels­weise als Cloud-Speicher fun­giert, wird SharePoint für eine bes­sere Kollaboration im Team ein­ge­setzt.

 

One DriveSharePoint

 

Die Landschaft der Softwaretools ist breit gefä­chert und so exis­tiert bei­nahe für jedes Unternehmensbedürfnis eine spe­zi­fi­sche Anwendung. Werden diese jedoch abge­grenzt von­ein­an­der ein­ge­setzt, wer­den Prozesse inef­fi­zi­ent und Informationen schwer auf­find­bar.

 

App-Silos und deren Auswirkungen auf die Produktivität am digitalen Arbeitsplatz

Digitale Anwendungen ver­set­zen Mitarbeiter in die Lage, ver­netzt und pro­duk­tiv zu sein. Allerdings kön­nen mit der Anzahl der ange­wen­de­ten Lösungen auch ver­mehrt Ineffizienzen ent­ste­hen.

RingCentral fand her­aus, dass Mitarbeiter bis zu 4 ver­schie­dene Kommunikationsanwendungen nut­zen. Aus der glei­chen Studie geht her­vor, dass 7 von 10 Angestellten bis zu einer Stunde am Tag damit ver­schwen­den, zwi­schen ver­schie­de­nen Apps hin und her zu navi­gie­ren. Dies türmt sich auf zu 32 Tagen Produktivitätsverlust pro Jahr!

Zusätzlich zu die­sem Produktivitätsverlust tau­chen wei­tere ähn­li­che Effekte auf:

  • Informationssilos
  • Appmüdigkeit
  • Unterbrochene Arbeitsprozesse

Im Folgenden betrach­ten wir diese App-Silo-Effekte genauer.

 

App-Silo-Effekt 1: Informationssilos

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihre Marketingabteilung bespricht Kampagnendetails über Microsoft Teams, wäh­rend die Softwareentwickler Produktneuerungen mit Confluence ver­öf­fent­li­chen.

Beide Teams wis­sen somit nichts von den Aktivitäten des jeweils ande­ren Teams, sodass Arbeitsprozesse getrennt von­ein­an­der ablau­fen und essen­zi­elle Informationen mög­li­cher­weise über­se­hen wer­den. Darüber hin­aus geht Zeit ver­lo­ren, wenn jedes Teammitglied zwi­schen den Apps wech­seln muss, um benö­tigte Informationen zu fin­den.

Hört sich das ver­traut an? Dann tritt bei Ihnen ver­mut­lich der erste Effekt von App-Silos auf – Informationsschranken.

App-Silos sind der Vorbote sol­cher Informationsbarrieren. Da drei­vier­tel der Angestellten bis zu 5 Apps gleich­zei­tig geöff­net haben, ergibt sich ein rie­si­ges Informationspotenzial, wel­ches auf den ver­schie­de­nen Plattformen ver­füg­bar ist. Irgendwo zwi­schen die­sen Informationsströmen kön­nen jedoch Lücken auf­tre­ten.

Eine sol­che zer­stü­ckelte Appnutzung führt dazu, dass sich häu­fig auf ver­schie­dene Quellen bezo­gen wird. Daraus ergibt sich die Schwierigkeit, her­aus­zu­fin­den, wel­che die eine Quelle der Wahrheit ist, auf die Bezug genom­men wer­den sollte.  Dies erschwert eine ein­heit­li­che Ausrichtung und führt zu immer grö­ße­ren Widersprüchen, wenn das Problem nicht früh­zei­tig adres­siert wird.

 

App-Silo-Effekt 2: Appmüdigkeit

Seien wir ehr­lich, digi­tale Lösungen bestim­men mitt­ler­weile sowohl unser Privat- als auch unser Arbeitsleben. Wenn es um Apps am Arbeitsplatz geht, gilt das Motto "weni­ger ist mehr".

Je mehr Apps wir nut­zen, desto mehr Komplexität und folg­lich Appmüdigkeit sehen wir uns gegen­über. Somit sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass ihre Teams bestimmte Apps nach der Einführung ver­wen­den, oder noch schlim­mer, es kommt zu einem Produktivitätseinbruch durch die Überladung mit Apps.

Während eine Müdigkeit von Konsumenten gegen­über Technologien im B2C Bereich zu spü­ren ist, bleibt der Effekt auf Mitarbeiter im B2B Bereich noch unklar. Dennoch ist es wich­tig zu erken­nen, dass Ihre Teams auch Konsumenten und Endnutzer von Apps sind.

Verglichen mit Konsumenten, haben Ihre Teams jedoch ver­mut­lich nicht das Privileg, die Nutzung von digi­ta­len Plattformen zu redu­zie­ren oder gar Anwendungen zu deinstal­lie­ren.

Daher soll­ten Sie sich fol­gende Fragen stel­len, bevor Sie in die nächste "unver­zicht­bare" App im Unternehmen inves­tie­ren:

  • Können die bereits vor­han­de­nen Apps auf­ge­rüs­tet wer­den, um die Funktionen der neuen App aus­zu­füh­ren?
  • Besteht ein guter Kompromiss zwi­schen der auf­ge­wen­de­ten Zeit für die Einführungsphase und der spä­te­ren Leistung?
  • Wie kom­pa­ti­bel ist die Anwendung mit den bereits vor­han­de­nen Anwendungen?

 

App-Silo-Effekt 3: Unterbrochene Arbeitsprozesse

Der Abbau von Informationssilos ist der Schlüssel zu einer ver­bes­ser­ten abtei­lungs­über­grei­fen­den Zusammenarbeit.

Natürlich ist dies leich­ter gesagt als getan, denn ver­schie­dene Teams benö­ti­gen unter­schied­li­che Software, um ihre Aufgaben zu erfül­len. Allerdings blei­ben Wissen und Informationen über ver­schie­dene Anwendungen ver­teilt, wenn keine zen­trale Plattform für das Wissensmanagement genutzt wird.

Die Zeit, wel­che benö­tigt wird, um die benö­tig­ten Informationen auf ver­schie­de­nen Plattformen und Anwendungen zu suchen unter­bricht Arbeitsprozesse. Studienergebnisse hierzu sind inter­es­sant und alar­mie­rend zugleich, da 31 Prozent der Mitarbeiter ihren Gedankengang ver­ges­sen, wäh­rend sie zwi­schen Apps wech­seln.

Daher ist es von zen­tra­ler Bedeutung für eine rei­bungs­lose Zusammenarbeit, eine Plattform zu fin­den, wel­che die Anforderungen aller Teams erfüllt und dabei nicht die Arbeitsprozesse behin­dert.

Die Vereinigung von digitalen Arbeitsräumen: Die Lösung für App-Silos

Wie kön­nen Sie  also wei­ter­hin Anwendungen am digi­ta­len Arbeitsplatz nut­zen, ohne dabei an Produktivität ein­zu­bü­ßen? Bringen Sie dazu ein­fach Ihre Anwendungen in einem ein­zi­gen digi­ta­len Hub zusam­men.

Unser Space Navigator for Office 365 ermög­licht Ihnen eine Übersicht all Ihrer Office 365 und Atlassian Workspaces an einem Ort.

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Der Space Navigator fun­giert als zen­tra­ler Hub für alle digi­ta­len Arbeitsbereiche. Sie kön­nen dabei Ihre wich­tigs­ten Bereiche am Seitenanfang anhef­ten und so noch leich­ter und ohne Zeitverlust auf diese zugrei­fen.

Wenn alle wich­ti­gen Projekte und Teams auf einer ein­zi­gen Plattform orga­ni­siert sind, spa­ren Sie die Zeit, wel­che sonst beim Navigieren zwi­schen Anwendungen ver­lo­ren geht und redu­zie­ren den Effekt von App-Silos.

Ein ein­heit­li­cher digi­ta­ler Arbeitsraum eli­mi­niert die Ineffizienzen, wel­che nor­ma­ler­weise bei dem Wechsel zwi­schen ver­schie­de­nen Anwendungen ent­ste­hen und erlaubt es Ihnen von nun an, direkt und ohne Aufwand in Ihre Arbeitsprojekt zu star­ten.

Wenn Sie  Space Navigator nut­zen, kön­nen sie inner­halb weni­ger Sekunden alle rele­van­ten Projektdaten mit Hilfe des Standortes, der Abteilung, Stichwörtern oder Kontaktpersonen fil­tern und suchen.

Schlussworte

Digitale Produktivität wäre nicht mög­lich ohne die Funktionen ver­schie­de­ner Apps. Jedoch müs­sen Sie zunächst die bestehen­den App-Silos abbauen, bevor Sie den vol­len Nutzen der Technologien aus­schöp­fen kön­nen.

Erfolgreiche Unternehmen wäh­len eine Softwarelösung, die Kollaborationsapps in vor­han­dene Arbeitsprozesse inte­griert. Auf die­sem Weg, ob es dabei um Office 365 oder Atlassian Lösungen geht, kön­nen Mitarbeiter durch einen ver­bun­de­nen digi­ta­len Arbeitsbereich effek­ti­ver zusam­men­ar­bei­ten.

 

Starten Sie noch heute mit dem Space Navigator for Office 365 und Atlassian Workspaces!

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