Die starke Ausbreitung von Unternehmensplattformen wie Office 365 oder des Ökosystems von Atlassian versetzt Unternehmen in die Lage Innovationsvorhaben zu beschleunigen.
Heute teilen Teams Wissen mit Hilfe von SharePoint, kommunizieren via Slack und organisieren Projekte mit Jira, sodass es scheint, als hätten alle genau die richtigen Lösungen genau dort, wo sie gebraucht werden.
Die vorhandene Bandbreite an digitalen Lösungen wird dabei jeweils eingesetzt, um spezifische Probleme zu lösen. Bei genauerer Betrachtung fällt jedoch auf, dass eine solche Silobildung häufig die Produktivität und Kollaboration einschränken.
Wussten Sie, dass 56% aller Mitarbeiter die Suche nach Informationen in mehreren Anwendungen als störend empfinden? Wenn Apps isoliert genutzt werden, erzeugt dies Informationsbarrieren. Somit kommen Ihre Teams nicht in den Genuss der eigentlich angedachten Lösung.
Was sind App-Silos?
Vermutlich sind Sie vertraut mit dem Begriff Arbeitsplatzsilos, welcher Abteilungen und Teams in Organisationen beschreibt, die isoliert voneinander arbeiten. Diese Art von Silos erschwert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb der Organisation.
App-Silos beschreiben einen ähnlichen Effekt, da der Einsatz unterschiedlicher Apps die Kollaborationsmöglichkeiten einschränkt. Unterschiedliche Anwendungen erfüllen unterschiedliche Funktionen. Während OneDrive beispielsweise als Cloud-Speicher fungiert, wird SharePoint für eine bessere Kollaboration im Team eingesetzt.
Die Landschaft der Softwaretools ist breit gefächert und so existiert beinahe für jedes Unternehmensbedürfnis eine spezifische Anwendung. Werden diese jedoch abgegrenzt voneinander eingesetzt, werden Prozesse ineffizient und Informationen schwer auffindbar.
App-Silos und deren Auswirkungen auf die Produktivität am digitalen Arbeitsplatz
Digitale Anwendungen versetzen Mitarbeiter in die Lage, vernetzt und produktiv zu sein. Allerdings können mit der Anzahl der angewendeten Lösungen auch vermehrt Ineffizienzen entstehen.
RingCentral fand heraus, dass Mitarbeiter bis zu 4 verschiedene Kommunikationsanwendungen nutzen. Aus der gleichen Studie geht hervor, dass 7 von 10 Angestellten bis zu einer Stunde am Tag damit verschwenden, zwischen verschiedenen Apps hin und her zu navigieren. Dies türmt sich auf zu 32 Tagen Produktivitätsverlust pro Jahr!
Zusätzlich zu diesem Produktivitätsverlust tauchen weitere ähnliche Effekte auf:
- Informationssilos
- Appmüdigkeit
- Unterbrochene Arbeitsprozesse
Im Folgenden betrachten wir diese App-Silo-Effekte genauer.
App-Silo-Effekt 1: Informationssilos
Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihre Marketingabteilung bespricht Kampagnendetails über Microsoft Teams, während die Softwareentwickler Produktneuerungen mit Confluence veröffentlichen.
Beide Teams wissen somit nichts von den Aktivitäten des jeweils anderen Teams, sodass Arbeitsprozesse getrennt voneinander ablaufen und essenzielle Informationen möglicherweise übersehen werden. Darüber hinaus geht Zeit verloren, wenn jedes Teammitglied zwischen den Apps wechseln muss, um benötigte Informationen zu finden.
Hört sich das vertraut an? Dann tritt bei Ihnen vermutlich der erste Effekt von App-Silos auf – Informationsschranken.
App-Silos sind der Vorbote solcher Informationsbarrieren. Da dreiviertel der Angestellten bis zu 5 Apps gleichzeitig geöffnet haben, ergibt sich ein riesiges Informationspotenzial, welches auf den verschiedenen Plattformen verfügbar ist. Irgendwo zwischen diesen Informationsströmen können jedoch Lücken auftreten.
Eine solche zerstückelte Appnutzung führt dazu, dass sich häufig auf verschiedene Quellen bezogen wird. Daraus ergibt sich die Schwierigkeit, herauszufinden, welche die eine Quelle der Wahrheit ist, auf die Bezug genommen werden sollte. Dies erschwert eine einheitliche Ausrichtung und führt zu immer größeren Widersprüchen, wenn das Problem nicht frühzeitig adressiert wird.
App-Silo-Effekt 2: Appmüdigkeit
Seien wir ehrlich, digitale Lösungen bestimmen mittlerweile sowohl unser Privat- als auch unser Arbeitsleben. Wenn es um Apps am Arbeitsplatz geht, gilt das Motto "weniger ist mehr".
Je mehr Apps wir nutzen, desto mehr Komplexität und folglich Appmüdigkeit sehen wir uns gegenüber. Somit sinkt auch die Wahrscheinlichkeit, dass ihre Teams bestimmte Apps nach der Einführung verwenden, oder noch schlimmer, es kommt zu einem Produktivitätseinbruch durch die Überladung mit Apps.
Während eine Müdigkeit von Konsumenten gegenüber Technologien im B2C Bereich zu spüren ist, bleibt der Effekt auf Mitarbeiter im B2B Bereich noch unklar. Dennoch ist es wichtig zu erkennen, dass Ihre Teams auch Konsumenten und Endnutzer von Apps sind.
Verglichen mit Konsumenten, haben Ihre Teams jedoch vermutlich nicht das Privileg, die Nutzung von digitalen Plattformen zu reduzieren oder gar Anwendungen zu deinstallieren.
Daher sollten Sie sich folgende Fragen stellen, bevor Sie in die nächste "unverzichtbare" App im Unternehmen investieren:
- Können die bereits vorhandenen Apps aufgerüstet werden, um die Funktionen der neuen App auszuführen?
- Besteht ein guter Kompromiss zwischen der aufgewendeten Zeit für die Einführungsphase und der späteren Leistung?
- Wie kompatibel ist die Anwendung mit den bereits vorhandenen Anwendungen?
App-Silo-Effekt 3: Unterbrochene Arbeitsprozesse
Der Abbau von Informationssilos ist der Schlüssel zu einer verbesserten abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit.
Natürlich ist dies leichter gesagt als getan, denn verschiedene Teams benötigen unterschiedliche Software, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Allerdings bleiben Wissen und Informationen über verschiedene Anwendungen verteilt, wenn keine zentrale Plattform für das Wissensmanagement genutzt wird.
Die Zeit, welche benötigt wird, um die benötigten Informationen auf verschiedenen Plattformen und Anwendungen zu suchen unterbricht Arbeitsprozesse. Studienergebnisse hierzu sind interessant und alarmierend zugleich, da 31 Prozent der Mitarbeiter ihren Gedankengang vergessen, während sie zwischen Apps wechseln.
Daher ist es von zentraler Bedeutung für eine reibungslose Zusammenarbeit, eine Plattform zu finden, welche die Anforderungen aller Teams erfüllt und dabei nicht die Arbeitsprozesse behindert.
Die Vereinigung von digitalen Arbeitsräumen: Die Lösung für App-Silos
Wie können Sie also weiterhin Anwendungen am digitalen Arbeitsplatz nutzen, ohne dabei an Produktivität einzubüßen? Bringen Sie dazu einfach Ihre Anwendungen in einem einzigen digitalen Hub zusammen.
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Der Space Navigator fungiert als zentraler Hub für alle digitalen Arbeitsbereiche. Sie können dabei Ihre wichtigsten Bereiche am Seitenanfang anheften und so noch leichter und ohne Zeitverlust auf diese zugreifen.
Wenn alle wichtigen Projekte und Teams auf einer einzigen Plattform organisiert sind, sparen Sie die Zeit, welche sonst beim Navigieren zwischen Anwendungen verloren geht und reduzieren den Effekt von App-Silos.
Ein einheitlicher digitaler Arbeitsraum eliminiert die Ineffizienzen, welche normalerweise bei dem Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen entstehen und erlaubt es Ihnen von nun an, direkt und ohne Aufwand in Ihre Arbeitsprojekt zu starten.
Wenn Sie Space Navigator nutzen, können sie innerhalb weniger Sekunden alle relevanten Projektdaten mit Hilfe des Standortes, der Abteilung, Stichwörtern oder Kontaktpersonen filtern und suchen.
Schlussworte
Digitale Produktivität wäre nicht möglich ohne die Funktionen verschiedener Apps. Jedoch müssen Sie zunächst die bestehenden App-Silos abbauen, bevor Sie den vollen Nutzen der Technologien ausschöpfen können.
Erfolgreiche Unternehmen wählen eine Softwarelösung, die Kollaborationsapps in vorhandene Arbeitsprozesse integriert. Auf diesem Weg, ob es dabei um Office 365 oder Atlassian Lösungen geht, können Mitarbeiter durch einen verbundenen digitalen Arbeitsbereich effektiver zusammenarbeiten.
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