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7 Tipps zur Erstellung eines Qualitätsmanagement-Handbuches mit Confluence

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Im fol­gen­den Artikel habe ich 7 Tipps aus mei­ner Beratungstätigkeit für sie zusam­men­ge­stellt, die ihnen die Erstellung eines Qualitätsmanagement-Handbuches (im Folgenden als QM Handbuch bezeich­net) mit dem Confluence Enterprise Wiki erleich­tern.

Das QM-Handbuch ist die Basis für den Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems in ihrem Unternehmen und für Ihre ISO 9001 Zertifizierung.

Es beschreibt die Qualitätspolitik und das QM-System einer Organisation. Dazu wer­den detail­liert die Prozesse eines Unternehmens doku­men­tiert, ebenso wie Verantwortlich- und zustän­dig­kei­ten.  Neben Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sind im QM Handbuch auch wich­tige Formblätter und Vorlagen hin­ter­legt.

Ein QM-Handbuch ist damit quasi eine Bedienungsanleitung für die Arbeit in einem Unternehmen.  Diese Bedienungsanleitung soll­ten des­halb nicht nur alle Mitarbeiter ken­nen, son­dern sie sollte auch immer prä­sent und leicht zugäng­lich sein. Ein Wiki kann sie des­halb sowohl  bei der Erstellung auch als bei der Abbildung unter­stüt­zen.

Tipp 1: Arbeiten sie von der ers­ten Minute an im Wiki

Die Definition der Unternehmensprozesse ent­steht in der Regel als Zusammenarbeit in einem Team, das sich aus ver­schie­de­nen Abteilungen zusam­men­setzt.  Das Confluence Wiki bie­tet sich des­halb bereits in der Entstehungsphase ideal als Werkzeug für die Unterstützung der Zusammenarbeit an.

Egal ob Ideen gesam­melt wer­den, Meetings zu pro­to­kol­lie­ren sind oder erste Prozesse grob defi­niert wer­den: legen sie dafür am bes­ten einen eige­nen Confluence-Bereich an, in dem das ganze Team arbei­tet. Funktionen wie z.B. das Verschieben einer Seite sowohl inner­halb des Wiki Seitenbaumes als auch in einen ande­ren Bereiche hel­fen ihnen spä­ter beim Umstrukturieren.

qualitätsmanagement_handbuch_confluence

Definieren sie anhand von Macros eine sinn­volle Startseite des Bereiches. Diese dient dem Team zur Orientierung  was gerade aktu­ell ist und wer schon was gemacht hat sowie zur Navigation zu den Inhalten.

Wenn sie in einer offe­nen Unternehmenskultur arbei­ten ist es bereits in die­ser Phase mög­lich, alle Mitarbeiter an der Entstehung teil­ha­ben  zu las­sen und so bereits wert­vol­les Feedback z.B. über die Kommentarfunktion zu erhal­ten. Ebenso ist es per Berechtigungen aber auch mög­lich, den Bereich oder ein­zelne Wiki-Seiten nur dem QM-Team frei­zu­schal­ten.

 

Tipp 2: Planen sie ihr QM Handbuch als Wiki Seitenbaum

Ruft ein Nutzer das QM Handbuch in ihrem Intranet auf, muss er sich leicht zurecht­fin­den kön­nen. Dazu gehört ein logi­scher und strin­gen­ter Aufbau.

Die erwar­te­ten Inhalte eines QM Handbuches wer­den zum gro­ßen Teil durch die ISO Norm vor­ge­ge­ben (Siehe dazu z.B. http://www.iso9001.qmb.info/allgemein/dokuumstellung.htm). Die Unterteilung sollte dabei logisch nach Prozessen und wei­ter nach Prozessschritten bzw. –pha­sen erfol­gen.

Das Confluence Wiki bie­tet ihnen die Möglichkeit, inner­halb eines Bereiches einen hier­ar­chi­schen Wiki-Seitenbaum anzu­le­gen. Dieser wird auf jeder Seite voll­stän­dig ange­zeigt, wenn sie das Documentation Theme für einen Bereich ver­wen­den.

Nutzen  sie die Hierarchie bei der Erstellung der Inhaltestruktur ihres Handbuches. Geben sie dabei den Wiki-Seiten-Titeln spre­chende Namen, so dass ihre Mitarbeiter sofort wis­sen, dass sich dahin­ter ver­birgt.  Das hat wei­ter­hin den Vorteil, dass sich alle Seiten nach­her auch in der Schnellsuche ein­fach über den Titel wie­der­fin­den las­sen.

Suche_nach_Conluence_Titeln

Tipp 3: Optimieren sie ihr QM Handbuch für die Bildschirmausgabe

Denken sie bereits bei der Erstellung der Inhalte daran, dass ihre Mitarbeiter die Texte nach Möglichkeit am Bildschirm lesen kön­nen und nicht erst aus­dru­cken müs­sen. Der Confluence Editor bie­tet viel­fäl­tige Möglichkeiten, Texte gut und über­sicht­lich zu gestal­ten. Nutzen sie so z.B. mehr­spal­tige Layouts für eine Ausgabe auf 16:9 Bildschirmen.

Tipp 4: Integrieren sie Prozessdiagramme direkt in die Wiki-Seiten

Verschiedene freie und kom­mer­zi­elle Produkterweiterungen ermög­li­chen es, Prozessdiagramme direkt in den Seiten zu erstel­len und zu bear­bei­ten. Der Vorteil ist, dass sie dazu Confluence nicht ver­las­sen müs­sen, son­dern den Prozesseditor aus dem Confluence Editor her­aus star­ten kön­nen. Die Anzeige der Diagramme erfolgt ent­we­der mit HTML 5 oder alter­na­tiv als Bilddatei.

diagramme_in_confluence

Zusätzlich zu den gezeich­ne­ten Diagrammen las­sen sich in den ein­zel­nen Elementen die pas­sen­den Wiki-Seiten auch direkt ver­lin­ken.

Tipp 5: Nutzen sie Vorlagen für eine ein­heit­li­che Erstellung von Prozessen und Verfahrensanweisungen

Damit alle Seiten ihres Prozesshandbuches eine ein­heit­li­che Struktur besit­zen, emp­fiehlt sich der Einsatz von Bereichsvorlagen für Prozesse und Verfahrensanweisungen. Diese Vorlage soll­ten sie erst erstel­len, wenn sie mit der ers­ten Prozessbeschreibung zufrie­den sind und alle wei­te­ren Inhalte nach dem glei­chen Vorbild erstel­len wol­len. Eine Confluence Vorlage und eine dar­aus erstellte Wiki-Seite haben nach dem Erstellprozess nichts mehr gemein­sam. Das bedeu­tet, dass das Layout aller mit einer bestimm­ten Vorlage erstell­ten Seiten nicht zen­tral über die Vorlage geän­dert wer­den kann. Einzeln kön­nen die  Seiten jeder­zeit ange­passt wer­den.

Tipp 6: Planen sie den Lebenszyklus eines Prozesses

Denken sie bereits bei der Erstellung des QM Handbuches daran, dass sich alles im Fluss befin­det und ihre Prozesse mit einer ein­ma­li­gen Definition nicht in Stein gemei­ßelt sind.  Confluence unter­stützt sie mit einer Versionierung der Seiten, so dass zu jeder Zeit nach­voll­zieh­bar ist, wer was wann geän­dert hat.

Oft reicht eine ein­fa­che Versionierung von Inhalte jedoch nicht aus. Spätestens wenn sicher­ge­stellt wer­den muss, dass alle Nutzer nur frei­ge­ge­bene Versionen eines Inhalts lesen dür­fen, müs­sen sie über einen Freigabemechanismus nach­den­ken. Diesen bie­tet Confluence mit der kom­mer­zi­el­len Produkterweiterung Ad Hoc Workflows. Mit die­sem Produkt erhält ein Confluence Administrator oder Bereichsadministrator die Möglichkeit, viel­fäl­tige Freigabeprozesse zu defi­nie­ren.

qm_handbuch_freigabeprozess

Tipp 7: Suchen sie sich einen erfah­re­nen Partner

Selbst mit einem aus­ge­feil­tes Enterprise Wiki wie Confluence kann es pas­sie­ren, dass sie bei der Erstellung des QM Handbuches auf Restriktionen sto­ßen, die sie so nicht erwar­tet haben und die aus Dokumentationen oder Produktbeschreibungen auch nicht her­vor­gin­gen. Daran ist nie­mand Schuld – dies wird ihnen mit jedem Produkt an irgend­ei­nem Punkt pas­sie­ren. Aus die­sem Grund ist es sinn­voll, sich einen Partner zu suchen, der gemein­sam mit ihnen Lösungen sucht, oder sie bei der Umsetzung klei­ne­rer Produktanpassungen unter­stützt. Planen sie des­halb ein Beratungs- oder Supportbudget mit ein.

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