5 Tipps für ein erfolgreiches Intranet mit Confluence

Das Intranet ist das Online-Portal für Ihr Unternehmen. Erfolgreich ist ein Intranet dann, wenn alle Mitarbeiter es wirk­lich täg­lich für ihre Arbeitsprozesse benö­ti­gen und nutzen.

In der Praxis zeigt sich aller­dings lei­der immer noch sehr oft, dass Intranets in den Firmen ein Schattendasein fris­ten. Dies kann ver­schie­dene Gründe haben. Atlassian zeigt in einem sehr guten Blogartikel 5 Wege, wie man mit Confluence fri­schen Wind in ein Intranet brin­gen kann.  Aber wir wären nicht Communardo, wenn wir nicht noch einen Schritt wei­ter den­ken wür­den: wie kön­nen wir Sie unter­stüt­zen, diese 5 Tipps erfolg­reich umzusetzen?

Tipp 1 von Atlassian: Make your intra­net com­for­ta­ble: Give your intra­net a fri­endly name and Brand your intranet

Für mich bedeu­tet dies: die Mitarbeiter müs­sen das Intranet gern nut­zen. Dazu gehört ein schö­nes zur Firma pas­sen­des Design (das Auge isst schließ­lich mit) und auch ein sym­pa­thi­scher Name.

Einen pas­sen­den Namen zu fin­den ist nicht so ein­fach. Hier ein paar Tipps, die Sie beach­ten sollten:

• Einfach: der Name muss leicht zu mer­ken und ein­fach aus­zu­spre­chen sein.  Dies ist eine beson­dere Herausforderung für inter­na­tio­nale Intranets.
• Aufmerksamkeit erre­gen: ein unge­wöhn­li­cher Name bleibt leich­ter im Gedächtnis.
• Negative Assoziationen ver­mei­den:  der Name muss sym­pa­thisch klin­gen und darf nicht an nega­tive Ereignisse oder Projekte erinnern.

Sicher hel­fen alle Mitarbeiter gern mit, für das Intranet einen pas­sen­den Namen zu fin­den. Wie wäre es z.B. diese Diskussion direkt an einem Blogartikel in Confluence zu füh­ren und anschlie­ßend über eins der Voting-Plugins abstim­men zu lassen?

Ein zur Firma pas­sen­des Design zu fin­den ist eben­falls ein wich­ti­ger Schritt. Einige ein­fa­che Styling-Möglichkeiten bringt Confluence bereits im Standard mit.  Wem das nicht aus­reicht, der greift ent­we­der auf vor­han­dene Erweiterungen wie Zen Foundation (bri­ket) oder Refinedwiki zurück oder lässt sich von einem Dienstleister ein Design maß­schnei­dern. Sinnvollerweise wird dafür die CUTE-Technologie von Communardo genutzt. Denn nur die CUTE-Technologie inte­griert sich in die vor­han­dene Oberfläche von Confluence und JIRA und erleich­tert so das Update auf höhere Programmversionen. Erfahren Sie hier mehr über CUTE.

Tipp 2 von Atlassian:  Use your intra­net for ever­y­day affairs

Damit das Confluence Intranet auch wirk­lich im Unternehmen ankommt ist es wich­tig, es auch in die täg­li­che Arbeit ein­zu­bin­den. Dazu reicht es nicht aus, ein paar Unternehmensnews und den Speiseplan der Kantine zu ver­öf­fent­li­chen. Verlagern Sie des­halb pas­sende Prozesse aus ihrem E-Mail Postfach direkt ins Intranet: so kann Confluence Sie z.B. bei der Erstellung von Protokollen wir­kungs­voll unter­stüt­zen. Oder schrei­ben Sie doch statt einer E-Mail ein Blogpost. Der Vorteil: alle kön­nen kom­men­tie­ren und mit­le­sen. Unsere Berater hel­fen Ihnen die pas­sen­den Anwendungsfälle zu finden!

Tipp 3 von Atlassian: Make it easy to create enga­ging con­tent in your intranet

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern ihr Wissen zu tei­len. Setzen Sie die Einstiegshürden des­halb so gering wie mög­lich. Jeder darf mit­spie­len und jeder Inhalt ist will­kom­men – egal wie er optisch auf­be­rei­tet wurde. Helfen Sie ihren Mitarbeitern aber auch zu ler­nen, wie man Inhalte in einem Wiki ein­fach und wir­kungs­voll prä­sen­tiert. Communardo unter­stützt Sie z.B. bei der Durchführung von Schulungen oder der Erstellung fir­men­ei­ge­ner E-Learnings.

Tipp 4 von Atlassian: Make sear­ching the intra­net easy

Wichtig ist Inhalte in Confluence nicht nur zu erstel­len, son­dern sie ein­fach zu fin­den. Und zwar nicht nur Inhalte die Sie aktiv suchen, son­dern auch Inhalte, von deren Existenz Sie bis­her nichts wuss­ten und die für Sie jedoch sehr wich­tig sind.

Damit dies wir­kungs­voll und nach­hal­tig klappt soll­ten bereits bei der Einrichtung einige Regeln beach­tet werden:

„So viel Vorgaben wie nötig und so wenig wie möglich.“

Jedes Wiki benö­tigt eine grobe Struktur. Vorgaben sol­len den Mitarbeitern jeodch ledig­lich als Hilfestellung die­nen – nicht zum Gesetzt werden.

Denn schließ­lich besitzt Confluence eine Volltextsuche über alle Inhalte und Anhänge (z.B. Word, Excel, PDF). Bereits bei der Eingabe eines Suchwortes wird im Hintergrund die Schnellsuche aus­ge­führt und dem Nutzer wer­den pas­sende Ergebnisse vorgeschlagen.

Damit wich­tige Inhalte auch zu Ihnen fin­den ohne dass Sie expli­zit danach suchen müs­sen bie­tet Confluence wich­tige Funktionen wie einen Aktivity Stream, Aufbau und Verfolgen eines Netzwerks von Kollegen oder die Anzeige Populäre Inhalte an.

Finden Sie so nicht nur Inhalte in Confluence son­dern auch Kollegen, die Ihnen mit Ihrem Expertenwissen wei­ter­hel­fen. Communardo bie­tet dafür eine wir­kungs­volle Erweiterung für das Benutzerprofil an. Erfahren Sie mehr zum User Profile Plugin.

Tipp 5 von Atlassian: Pull employees into the intra­net with notifications

Wie auch bereits in Tipp 3 beschrie­ben ist es wich­tig, alle Mitarbeiter ins Intranet zu zie­hen. Neben der Auswahl geeig­ne­ter Anwendungsfälle gibt es eine wei­tere Menge nütz­li­cher Funktionen: so las­sen sich z.B. Inhalte mit Hilfe der „Share“ Funktion ande­ren Mitarbeitern tei­len. Die @mention Funktion erlaubt es, Kollegen direkt in einem Inhalt zu erwäh­nen. Durch ein­tip­pen des @-Zeichens und der anschlie­ßen­den Auswahl des Benutzers wird der erwähnte Kollege über die­sen Vorgang benach­rich­tigt. Diese Funktion eig­net sich sehr gut für den Einsatz in Protokollen.

Und zum Schluss soll auch die „Gefällt mir“ Funktion nicht uner­wähnt blei­ben. Viele Mitarbeiter füh­len sich moti­viert Inhalte ein­zu­stel­len, wenn ande­ren Mitarbeitern die Inhalte gefallen.

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