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5 Tipps für ein erfolgreiches Intranet mit Confluence

Das Intranet ist das Online-Portal für Ihr Unternehmen. Erfolgreich ist ein Intranet dann, wenn alle Mitarbeiter es wirklich täglich für ihre Arbeitsprozesse benötigen und nutzen.

In der Praxis zeigt sich allerdings leider immer noch sehr oft, dass Intranets in den Firmen ein Schattendasein fristen. Dies kann verschiedene Gründe haben. Atlassian zeigt in einem sehr guten Blogartikel 5 Wege, wie man mit Confluence frischen Wind in ein Intranet bringen kann.  Aber wir wären nicht Communardo, wenn wir nicht noch einen Schritt weiter denken würden: wie können wir Sie unterstützen, diese 5 Tipps erfolgreich umzusetzen?

Tipp 1 von Atlassian: Make your intranet comfortable: Give your intranet a friendly name and Brand your intranet

Für mich bedeutet dies: die Mitarbeiter müssen das Intranet gern nutzen. Dazu gehört ein schönes zur Firma passendes Design (das Auge isst schließlich mit) und auch ein sympathischer Name.

Einen passenden Namen zu finden ist nicht so einfach. Hier ein paar Tipps, die Sie beachten sollten:

  • Einfach: der Name muss leicht zu merken und einfach auszusprechen sein.  Dies ist eine besondere Herausforderung für internationale Intranets.
  • Aufmerksamkeit erregen: ein ungewöhnlicher Name bleibt leichter im Gedächtnis.
  • Negative Assoziationen vermeiden:  der Name muss sympathisch klingen und darf nicht an negative Ereignisse oder Projekte erinnern.

Sicher helfen alle Mitarbeiter gern mit, für das Intranet einen passenden Namen zu finden. Wie wäre es z.B. diese Diskussion direkt an einem Blogartikel in Confluence zu führen und anschließend über eins der Voting-Plugins abstimmen zu lassen?

Ein zur Firma passendes Design zu finden ist ebenfalls ein wichtiger Schritt. Einige einfache Styling-Möglichkeiten bringt Confluence bereits im Standard mit.  Wem das nicht ausreicht, der greift entweder auf vorhandene Erweiterungen wie Zen Foundation (briket) oder Refinedwiki zurück oder lässt sich von einem Dienstleister ein Design maßschneidern. Sinnvollerweise wird dafür die CUTE-Technologie von Communardo genutzt. Denn nur die CUTE-Technologie integriert sich in die vorhandene Oberfläche von Confluence und JIRA und erleichtert so das Update auf höhere Programmversionen. Erfahren Sie hier mehr über CUTE.

Tipp 2 von Atlassian:  Use your intranet for everyday affairs

Damit das Intranet auch wirklich im Unternehmen ankommt ist es wichtig, es auch in die tägliche Arbeit einzubinden. Dazu reicht es nicht aus, ein paar Unternehmensnews und den Speiseplan der Kantine zu veröffentlichen. Verlagern Sie deshalb passende Prozesse aus ihrem E-Mail Postfach direkt ins Intranet: so kann Confluence Sie z.B. bei der Erstellung von Protokollen wirkungsvoll unterstützen. Oder schreiben Sie doch statt einer E-Mail ein Blogpost. Der Vorteil: alle können kommentieren und mitlesen. Unsere Berater helfen Ihnen die passenden Anwendungsfälle zu finden!

Tipp 3 von Atlassian: Make it easy to create engaging content in your intranet

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern ihr Wissen zu teilen. Setzen Sie die Einstiegshürden deshalb so gering wie möglich. Jeder darf mitspielen und jeder Inhalt ist willkommen – egal wie er optisch aufbereitet wurde. Helfen Sie ihren Mitarbeitern aber auch zu lernen, wie man Inhalte in einem Wiki einfach und wirkungsvoll präsentiert. Communardo unterstützt Sie z.B. bei der Durchführung von Schulungen oder der Erstellung firmeneigener E-Learnings.

Tipp 4 von Atlassian: Make searching the intranet easy

Wichtig ist Inhalte in Confluence nicht nur zu erstellen, sondern sie einfach zu finden. Und zwar nicht nur Inhalte die Sie aktiv suchen, sondern auch Inhalte, von deren Existenz Sie bisher nichts wussten und die für Sie jedoch sehr wichtig sind.

Damit dies wirkungsvoll und nachhaltig klappt sollten bereits bei der Einrichtung einige Regeln beachtet werden:

„So viel Vorgaben wie nötig und so wenig wie möglich.“

Jedes Wiki benötigt eine grobe Struktur. Vorgaben sollen den Mitarbeitern jeodch lediglich als Hilfestellung dienen – nicht zum Gesetzt werden.

Denn schließlich besitzt Confluence eine Volltextsuche über alle Inhalte und Anhänge (z.B. Word, Excel, PDF). Bereits bei der Eingabe eines Suchwortes wird im Hintergrund die Schnellsuche ausgeführt und dem Nutzer werden passende Ergebnisse vorgeschlagen.

Damit wichtige Inhalte auch zu Ihnen finden ohne dass Sie explizit danach suchen müssen bietet Confluence wichtige Funktionen wie einen Aktivity Stream, Aufbau und Verfolgen eines Netzwerks von Kollegen oder die Anzeige Populäre Inhalte an.

Finden Sie so nicht nur Inhalte in Confluence sondern auch Kollegen, die Ihnen mit Ihrem Expertenwissen weiterhelfen. Communardo bietet dafür eine wirkungsvolle Erweiterung für das Benutzerprofil an. Erfahren Sie mehr zum User Profile Plugin.

Tipp 5 von Atlassian: Pull employees into the intranet with notifications

Wie auch bereits in Tipp 3 beschrieben ist es wichtig, alle Mitarbeiter ins Intranet zu ziehen. Neben der Auswahl geeigneter Anwendungsfälle gibt es eine weitere Menge nützlicher Funktionen: so lassen sich z.B. Inhalte mit Hilfe der „Share“ Funktion anderen Mitarbeitern teilen. Die @mention Funktion erlaubt es, Kollegen direkt in einem Inhalt zu erwähnen. Durch eintippen des @-Zeichens und der anschließenden Auswahl des Benutzers wird der erwähnte Kollege über diesen Vorgang benachrichtigt. Diese Funktion eignet sich sehr gut für den Einsatz in Protokollen.

Und zum Schluss soll auch die „Gefällt mir“ Funktion nicht unerwähnt bleiben. Viele Mitarbeiter fühlen sich motiviert Inhalte einzustellen, wenn anderen Mitarbeitern die Inhalte gefallen.

Sollten Sie noch neu im Enterprise 2.0 Umfeld sein: schauen Sie sich Arbeiten 2.0 auch direkt bei uns im Hause an.

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