Das kann ein digitales Vertragsmanagement
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Die Kernanwendungsfälle
Sie suchen in Ihren Akten nach einem Vertrag aber können ihn nicht finden?
Mit einer digitalen Ablage gehört das lange Suchen oder gar Verlieren von Verträgen der Vergangenheit an.
Sie haben schon wieder eine Kündigungsfrist verpasst oder ein Vertrag ist unbemerkt ausgelaufen?
Lassen Sie sich in Zukunft einfach über alle Fristen benachrichtigen.
Die Unterlagen befinden sich im Büro und Sie sind unterwegs und können sie nicht einsehen?
Arbeiten Sie gemeinsam an einem Dokument, egal wann oder wo Sie darauf zugreifen möchten. Auch im Homeoffice.
Das papierbasierte Vertragsmanagement ist Ihnen zu zeitaufwendig?
Workflows machen Ihre Arbeit effizienter indem Sie z.B. Genehmigungs-prozesse übernehmen oder Berechtigungen automatisch vergeben.
Digitales Vertragsmanagement mit Office 365
Der Prozess im Überblick
Verträge einfach aus Vorlagen erstellen
Schluss mit nicht einheitlichen Verträgen und veralteten Formaten.
Gemeinsam arbeiten
Bearbeiten Sie Verträge gemeinsam um effizienter zu arbeiten. Egal wo Sie sind.
Genehmigungen & Berechtigungen automatisieren
Ein Workflow kümmert sich um notwendige Genehmigungen & Berechtigungen.
Strukturierte Ablage
Metadaten helfen Ihnen dabei, Ihre Verträge zu sortieren, kategorisieren und filtern.
Keine Frist mehr verpassen
Sie werden automatisch benachrichtigt wenn eine Frist ansteht.
Sie wollen mehr über das Vertrags- und Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 erfahren? Dann fordern Sie jetzt kostenfrei die Webinaraufzeichnung an und profitieren Sie von dem Wissen unseres Experten!
So funktioniert Vertragsmanagement mit Office 365
Die Lösung
1. Übersichtlicher Einstieg
- Auf der Startseite finden Sie die wichtigsten Links.
- Eine Übersicht über Ihre zuletzt verwendeten Dokumenten.
- Außerdem können Sie direkt auf der Startseite suchen und filtern.
Finden Sie schnell alles, was Sie brauchen.
2. Verträge erstellen
- Für alle Vertragsarten, die Sie regelmäßig verwenden, können Sie sich Vorlagen abspeichern.
- Selbstverständlich können Sie auch gemeinsam an Verträgen arbeiten.
So entstehen neue Verträge noch schneller.
3. Vertragssets
- Bis es zum Vertragsabschluss kommt fallen oft wichtige, vertragsergänzende Informationen an.
- Es werden E-Mails geschrieben, Notizen festgehalten und vielleicht werden Datenschutzbedingungen ausgetauscht.
Eine elektronische Akte schafft einen besseren Überblick.
4. Eingang neuer Verträge
- Neue Verträge (egal ob digital oder eingescannt) landen zunächst alle im Eingangsbereich.
- Dort behalten Sie den Überblick, wo noch Informationen fehlen und was noch nicht freigegeben wurden.
Jetzt können Sie den Workflow starten.
5. Intelligenter Workflow
- Je nach dem um was für einen Vertrag es sich handelt, werden entsprechende Genehmigungen angefordert.
- Wenn der Vertrag genehmigt wurde, werden noch die Berechtigungen für diesen Vertragstyp vergeben.
Anschließend landet der Vertrag automatisch in der Bibliothek.
6. Alle Verträge an einem Ort
- In Ihrer Bibliothek können Sie dann beliebig nach verschiedenen Kriterien filtern und gefilterte Ansichten auch abspeichern.
- Zum Beispiel sehen Sie auf einen Blick, welche Verträge aktuell gültig sind, welche demnächst auslaufen und für welche Verträge Sie verantwortlich sind.
7. Berechtigungen pflegen
- Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten, können Sie die Berechtigungen für verschiedene Vertragstypen direkt im SharePoint pflegen.
- Ein Workflow überprüft bei jedem neuen Vertrag, um welchen Vertragstyp es sich handelt und weist die Berechtigungen zu.
8. Fristenmanagement
- Auf der Startseite werden Sie immer über alle anstehenden Fristen informiert.
- Außerdem bekommen Sie rechtzeitig eine Erinnerung in Form einer Teams Nachricht oder E-Mail zugeschickt.
- Sie haben dann die Möglichkeit, einer erneuten Erinnerung oder eine Aufgabe in Microsoft To-Do oder Outlook.
9. Archivierung
- Ist die Vertragslaufzeit abgelaufen, wird der Vertrag ins Archiv verschoben.
- Dort haben Sie weiterhin auf alle Informationen Zugriff.
10. In Teams integrieren
- Durch eine Integration in Microsoft Teams finden Sie Ihre Verträge noch schneller.
- Die Seite wird als eigene App links in der Navigation eingebunden und kann dort angeheftet werden.
- Sie können die App auch zentral für bestimmte Nutzer ausrollen.
Weitere Vorteile der Lösung
Zusätzliche Optionen
Statt durch ChatBot Nachrichten in Microsoft Teams können die Genehmigungen und Benachrichtigungen auch an eine E-Mail-Adresse versendet werden.
Alle abgebildeten Prozesse sind lediglich Beispiele. Sie können Ihre eigenen, bestehenden Prozesse einbringen.
Sowohl die Farbauswahl, als auch die einzelnen Elemente auf der Startseite können auf Ihr Corporate Design angepasst werden.
Wenn Sie bereits ein bestehendes Microsoft 365 Umfeld im Einsatz haben, können Sie das Vertragsmanagement optimal in Ihr SharePoint und Teams integrieren.
Bringen Sie Ihre eigenen Ideen ein! Wenn Sie bei unserer Lösung noch etwas vermissen, sprechen Sie einen unserer Consultants an, gemeinsam können wir neue Features ausarbeiten.
Wieso sollte ich Office 365 verwenden?
Die Vorteile
Integrationen
Microsoft 365 bietet zahlreiche Integrationen u. a. von CRM-Systemen wie Salesforce, Dynamics 365 und Zoho CRM
Cloud-basiert
Zugriff überall und jederzeit – auch im Homeoffice
Berechtigungen
Nutzen Sie ein individuelles Berechtigungskonzept mit hoher Anpassungsfähigkeit.
Personalisierung
Sie kaufen kein vorgefertigtes Produkt, sondern können die gesamte Lösung optimal an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.
Lizenzen
Wenn Sie bereits Microsoft 365 Lizenzen besitzen, können Sie diese nutzen. So entstehen keine zusätzlichen Kosten für eine neue Software.
Communardo Angebot
einer einfachen Basis-Variante
Um die Vertragsmanagement Lösung nutzen zu können, benötigen Sie eine Microsoft 365 Lizenz.