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Vertragsmanagement

Mit unserer SharePoint Lösung verwalten Sie Ihre Verträge.
Freigaben, Berechtigungsmanagement, Erinnerungsfunktionen & Umfangreiche Suche.

Vertragsmanagement

Das Thema Vertragsmanagement, also die Verwaltung von bestehenden und zukünftigen Verträgen (z.B. Leasingverträge, Kaufverträge, Mietverträge etc.), wird häufig noch mit Hilfe von Tools wie Microsoft Excel und des Filesystems, oder sogar noch in klassischer Papierform umgesetzt.

Eine effiziente Suche sowie ein komfortables Verwalten der Dokumente gestaltet sich auf einem solchen Weg oft sehr schwierig. Unsere SharePoint Vertragsmanagement Lösung hilft Ihnen bei diesen Problemen.

Stärken des Vertragsmanagements mit SharePoint/Office 365

Zentrales browserbasiertes Dokumenten Management System für Verträge

Vertrag, relevante Daten und mitgeltende Unterlagen (Office, gescannt oder E-Mail etc.) werden strukturiert erfasst

Umfangreiche und flexible Suche durch Metadaten und Volltextsuchfunktion

individualisierbares ​Vertrags-Dashboard

Versionierung und revisionssichere Archivierung gemäß gesetzlicher Vorschriften

Einfache und klare Trennung von Berechtigungen in Bezug auf Dokumente gemäß Nutzern und deren Zuständigkeitsbereichen

Bündelung von mitgeltenden Dokumenten

Abbildung von Vertragsabhängigkeiten und -beziehungen

Automatische Erinnerungen (z.B. Kündigungsfrist)

Dokumenten-Management und regelbasierte Workflow-Prozesse unterstützen bei der Erstellung, Bearbeitung, Prüfung und Freigabe aller Vertragselemente

Minimierung der Vertragsbearbeitungszeit

individuell anpassbar

Details

Da in der Praxis sowohl Verträge in elektronischer Form (z.B. PDF-Dateien) und in Papierform (Ordner-Ablage in einem / mehreren Archiven) verwaltet werden müssen, können hierzu „Pseudo-Datensätze“ mit einem Verweis auf den physikalischen Ablageort (z.B. Raum / Regal / Ordner-Nr.) erfasst werden.

Weiterhin ist es oft gängig finale Vertragsdokumente (nach dem alle relevanten Unterschriften enthalten sind) einzuscannen und dieses Dokument als finales unveränderbares PDF zu archivieren. Für diesen Prozess können verschiedene „Eingangskörbe“ (z.B. Dokumentenbibliotheken pro Abteilung / Bereich) genutzt werden, auf die der Scanner direkt zugreifen kann um die Dokumente dort abzulegen.

Selbstverständlich stehen dank SharePoint auch viele weitere hilfreiche Funktionen aus dem Bereich Dokumentenmanagement zur Verfügung, wie z.B. Versionierung und Check-In/Check-Out.

Weitere kundenspezifische individuelle Anpassungen sind problemlos möglich. Sprechen Sie uns an.

Rufen Sie uns an:

+49 351 83382 245

Montag – Freitag von 9 bis 17 Uhr

Anja Blume
Sales

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