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Vertragsmanagement

Vertragsmanagement

Mit unserer SharePoint Lösung verwalten Sie Ihre Verträge.
Freigaben, Berechtigungsmanagement, Erinnerungsfunktionen & Umfangreiche Suche.

Das Thema Vertragsmanagement, also die Verwaltung von bestehen­den und zukünf­ti­gen Verträgen (z.B. Leasingverträge, Kaufverträge, Mietverträge etc.), wird häu­fig noch mit Hilfe von Tools wie Microsoft Excel und des Filesystems, oder sogar noch in klas­si­scher Papierform umge­setzt.

Eine effi­zi­ente Suche sowie ein kom­for­ta­bles Verwalten der Dokumente gestal­tet sich auf einem sol­chen Weg oft sehr schwie­rig. Unsere SharePoint Vertragsmanagement Lösung hilft Ihnen bei die­sen Problemen.

Stärken des Vertragsmanagements mit SharePoint/Office 365

Zentrales brow­ser­ba­sier­tes Dokumenten Management System für Verträge

Vertrag, rele­vante Daten und mit­gel­tende Unterlagen (Office, gescannt oder E‑Mail etc.) wer­den struk­tu­riert erfasst

Umfangreiche und fle­xi­ble Suche durch Metadaten und Volltextsuchfunktion

indi­vi­dua­li­sier­ba­res ​Vertrags-Dashboard

Versionierung und revi­si­ons­si­chere Archivierung gemäß gesetz­li­cher Vorschriften

Einfache und klare Trennung von Berechtigungen in Bezug auf Dokumente gemäß Nutzern und deren Zuständigkeitsbereichen

Bündelung von mit­gel­ten­den Dokumenten

Abbildung von Vertragsabhängigkeiten und ‑bezie­hun­gen

Automatische Erinnerungen (z.B. Kündigungsfrist)

Dokumenten-Management und regel­ba­sierte Workflow-Prozesse unter­stüt­zen bei der Erstellung, Bearbeitung, Prüfung und Freigabe aller Vertragselemente

Minimierung der Vertragsbearbeitungszeit

indi­vi­du­ell anpass­bar

Details

Da in der Praxis sowohl Verträge in elek­tro­ni­scher Form (z.B. PDF-Dateien) und in Papierform (Ordner-Ablage in einem / meh­re­ren Archiven) ver­wal­tet wer­den müs­sen, kön­nen hierzu "Pseudo-Datensätze" mit einem Verweis auf den phy­si­ka­li­schen Ablageort (z.B. Raum / Regal / Ordner-Nr.) erfasst wer­den.

Weiterhin ist es oft gän­gig finale Vertragsdokumente (nach dem alle rele­van­ten Unterschriften ent­hal­ten sind) ein­zu­scan­nen und die­ses Dokument als fina­les unver­än­der­ba­res PDF zu archi­vie­ren. Für die­sen Prozess kön­nen ver­schie­dene "Eingangskörbe" (z.B. Dokumentenbibliotheken pro Abteilung / Bereich) genutzt wer­den, auf die der Scanner direkt zugrei­fen kann um die Dokumente dort abzu­le­gen.

Selbstverständlich ste­hen dank SharePoint auch viele wei­tere hilf­rei­che Funktionen aus dem Bereich Dokumentenmanagement zur Verfügung, wie z.B. Versionierung und Check-In/Check-Out.

Weitere kun­den­spe­zi­fi­sche indi­vi­du­elle Anpassungen sind pro­blem­los mög­lich. Sprechen Sie uns an.

Sprechen Sie unser Team an:

Gerne ste­hen wir Ihnen für Ihre Fragen zur Verfügung.
Nutzen Sie ein­fach unser Kontaktformular!

Lydia Schwaar
Sales / Vertrieb
Phone: 0800 125 5255

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