Communardo Software GmbH, Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden
Slider Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement
mit Microsoft 365

Lassen Sie das Suchen von Verträgen hinter sich,
nutzen Sie den Komfort einer digitalen Ablage.

Digitales
Vertragsmanagement
mit Microsoft 365

Das kann ein digi­ta­les Vertragsmanagement

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzep­tie­ren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfah­ren

Video laden


Die Kernanwendungsfälle

Vertragsmanagement Kernanwendungsfälle
Sie suchen in Ihren Akten nach einem Vertrag aber kön­nen ihn nicht finden?

Mit einer digi­ta­len Ablage gehört das lange Suchen oder gar Verlieren von Verträgen der Vergangenheit an.

Sie haben schon wie­der eine Kündigungsfrist ver­passt oder ein Vertrag ist unbe­merkt ausgelaufen? 

Lassen Sie sich in Zukunft ein­fach über alle Fristen benachrichtigen.

Vertragsmanagement Kernanwendungsfall
Vertragsmanagement Kernanwendungsfälle
Die Unterlagen befin­den sich im Büro und Sie sind unter­wegs und kön­nen sie nicht einsehen?

Arbeiten Sie gemein­sam an einem Dokument, egal wann oder wo Sie dar­auf zugrei­fen möch­ten. Auch im Homeoffice.

Das papier­ba­sierte Vertragsmanagement ist Ihnen zu zeitaufwendig?

Workflows machen Ihre Arbeit effi­zi­en­ter indem Sie z.B. Genehmigungs-prozesse über­neh­men oder Berechtigungen auto­ma­tisch vergeben.

Vertragsmanagement Kernanwendungsfälle

Digitales Vertragsmanagement mit Office 365

Der Prozess im Überblick

Verträge einfach aus Vorlagen erstellen​​
Verträge ein­fach aus Vorlagen erstellen

Schluss mit nicht ein­heit­li­chen Verträgen und ver­al­te­ten Formaten.

Gemeinsam arbeiten
Gemeinsam arbei­ten

Bearbeiten Sie Verträge gemein­sam um effi­zi­en­ter zu arbei­ten. Egal wo Sie sind.

Genehmigungen & Berechtigungen automatisieren​
Genehmigungen & Berechtigungen automatisieren

Ein Workflow küm­mert sich um not­wen­dige Genehmigungen & Berechtigungen.

Strukturierte Ablage​​
Strukturierte Ablage​​

Metadaten hel­fen Ihnen dabei, Ihre Verträge zu sor­tie­ren, kate­go­ri­sie­ren und filtern.

Keine Frist mehr verpassen​
Keine Frist mehr verpassen

Sie wer­den auto­ma­tisch benach­rich­tigt wenn eine Frist ansteht.


blank

Sie wol­len mehr über das Vertrags- und Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 erfah­ren? Dann for­dern Sie jetzt kos­ten­frei die Webinaraufzeichnung an und pro­fi­tie­ren Sie von dem Wissen unse­res Experten!


So funk­tio­niert Vertragsmanagement mit Office 365

Die Lösung

1. Übersichtlicher Einstieg
  • Auf der Startseite fin­den Sie die wich­tigs­ten Links.
  • Eine Übersicht über Ihre zuletzt ver­wen­de­ten Dokumenten.
  • Außerdem kön­nen Sie direkt auf der Startseite suchen und filtern​.

    Finden Sie schnell alles, was Sie brauchen.
Übersichtlicher Einstieg
Verträge erstellen
2. Verträge erstellen
  • Für alle Vertragsarten, die Sie regel­mä­ßig ver­wen­den, kön­nen Sie sich Vorlagen abspeichern. 
  • Selbstverständlich kön­nen Sie auch gemein­sam an Verträgen arbeiten​.

    So ent­ste­hen neue Verträge noch schneller.
3. Vertragssets
  • Bis es zum Vertragsabschluss kommt fal­len oft wich­tige, ver­trags­er­gän­zende Informationen an.
  • Es wer­den E‑Mails geschrie­ben, Notizen fest­ge­hal­ten und viel­leicht wer­den Datenschutzbedingungen ausgetauscht​.

    Eine elek­tro­ni­sche Akte schafft einen bes­se­ren Überblick.
Vertragssets
blank
4. Eingang neuer Verträge
  • Neue Verträge (egal ob digi­tal oder ein­ge­scannt) lan­den zunächst alle im Eingangsbereich.
  • Dort behal­ten Sie den Überblick, wo noch Informationen feh­len und was noch nicht frei­ge­ge­ben wur­den.​

    Jetzt kön­nen Sie den Workflow starten.
5. Intelligenter Workflow
  • Je nach dem um was für einen Vertrag es sich han­delt, wer­den ent­spre­chende Genehmigungen angefordert.
  • Wenn der Vertrag geneh­migt wurde, wer­den noch die Berechtigungen für die­sen Vertragstyp ver­ge­ben.​

    Anschließend lan­det der Vertrag auto­ma­tisch in der Bibliothek.
Intelligenter Workflow
Alle Verträge an einem Ort
6. Alle Verträge an einem Ort
  • In Ihrer Bibliothek kön­nen Sie dann belie­big nach ver­schie­de­nen Kriterien fil­tern und gefil­terte Ansichten auch abspeichern.
  • Zum Beispiel sehen Sie auf einen Blick, wel­che Verträge aktu­ell gül­tig sind, wel­che dem­nächst aus­lau­fen und für wel­che Verträge Sie ver­ant­wort­lich sind.
7. Berechtigungen pflegen
  • Um den Aufwand so gering wie mög­lich zu hal­ten, kön­nen Sie die Berechtigungen für ver­schie­dene Vertragstypen direkt im SharePoint pflegen.
  • Ein Workflow über­prüft bei jedem neuen Vertrag, um wel­chen Vertragstyp es sich han­delt und weist die Berechtigungen zu.
Berechtigungen pflegen
Fristenmanagement
8. Fristenmanagement
  • Auf der Startseite wer­den Sie immer über alle anste­hen­den Fristen informiert.
  • Außerdem bekom­men Sie recht­zei­tig eine Erinnerung in Form einer Teams Nachricht oder E‑Mail zugeschickt.
  • Sie haben dann die Möglichkeit, einer erneu­ten Erinnerung oder eine Aufgabe in Microsoft To-Do oder Outlook.
9. Archivierung
  • Ist die Vertragslaufzeit abge­lau­fen, wird der Vertrag ins Archiv verschoben.
  • Dort haben Sie wei­ter­hin auf alle Informationen Zugriff.
Archivierung
In Teams integrieren
10. In Teams integrieren
  • Durch eine Integration in Microsoft Teams fin­den Sie Ihre Verträge noch schneller.
  • Die Seite wird als eigene App links in der Navigation ein­ge­bun­den und kann dort ange­hef­tet werden.
  • Sie kön­nen die App auch zen­tral für bestimmte Nutzer ausrollen.

Weitere Vorteile der Lösung

Zusätzliche Optionen

blank

Statt durch ChatBot Nachrichten in Microsoft Teams kön­nen die Genehmigungen und Benachrichtigungen auch an eine E‑Mail-Adresse ver­sen­det werden. 

Eigene Workflows

Alle abge­bil­de­ten Prozesse sind ledig­lich Beispiele. Sie kön­nen Ihre eige­nen, bestehen­den Prozesse einbringen.

Ihr Design

Sowohl die Farbauswahl, als auch die ein­zel­nen Elemente auf der Startseite kön­nen auf Ihr Corporate Design ange­passt werden.

Office Integration

Wenn Sie bereits ein bestehen­des Microsoft 365 Umfeld im Einsatz haben, kön­nen Sie das Vertragsmanagement opti­mal in Ihr SharePoint und Teams integrieren.

Ihre Anpassungen

Bringen Sie Ihre eige­nen Ideen ein! Wenn Sie bei unse­rer Lösung noch etwas ver­mis­sen, spre­chen Sie einen unse­rer Consultants an, gemein­sam kön­nen wir neue Features ausarbeiten. 


Wieso sollte ich Office 365 verwenden?

Die Vorteile

Integrationen

Microsoft 365 bie­tet zahl­rei­che Integrationen u. a. von CRM-Systemen wie Salesforce, Dynamics 365 und Zoho CRM

Cloud-basiert

Zugriff über­all und jeder­zeit – auch im Homeoffice

Berechtigungen

Nutzen Sie ein indi­vi­du­el­les Berechtigungskonzept mit hoher Anpassungsfähigkeit.

Personalisierung

Sie kau­fen kein vor­ge­fer­tig­tes Produkt, son­dern kön­nen die gesamte Lösung opti­mal an Ihre Bedürfnisse anpas­sen lassen.

blank

Lizenzen

Wenn Sie bereits Microsoft 365 Lizenzen besit­zen, kön­nen Sie diese nut­zen. So ent­ste­hen keine zusätz­li­chen Kosten für eine neue Software.

Communardo Angebot

einer ein­fa­chen Basis-Variante

Um die Vertragsmanagement Lösung nut­zen zu kön­nen, benö­ti­gen Sie eine Microsoft 365 Lizenz.

Beratungsgespräch & Set-Up Abstimmung
Implementieren der Vertragsmanagement Lösung
Übergabe und Präsentation
der fer­ti­gen Vertragsmanagement Lösung

Nehmen Sie Kontakt auf!

Ihre Daten

Die Communardo Software GmbH nimmt den Schutz per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten sehr ernst. Aus die­sem Grund haben wir tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maßnahmen getrof­fen, die sicher­stel­len, dass die Vorschriften über den Datenschutz von uns beach­tet wer­den. Die Communardo Software GmbH gibt Ihre Daten nicht an Dritte weiter. 

Pin It on Pinterest